Hier ist mein aktueller Zwischenstand aus der Praxis: 🟢 Schritt 1: Automatische Ablage der Bescheide Schritt 1 habe ich bereits erfolgreich umgesetzt – und es hat einwandfrei funktioniert! Rund 3000 von 19000 Bescheidabgleiche wurden vollautomatisch und sauber zu den einzlenen Mandanten in die Dokumentenablage übernommen. Der Rest wird die nächsten Nächte durchlaufen (immer nur max. 1.250). Hinweis für Nachahmer: Falls das Skript bei euch hakt, lasst es einfach kurz von einer KI anpassen. Ich habe selbst keinerlei Programmierkenntnisse und hatte das Thema nach ca. 2 Stunden im Griff. Für euch sollte es mit den Vorlagen jetzt deutlich schneller gehen! 🟡 Mein individueller Zwischenschritt: Lokales PDF-Archiv importieren Bei mir gab es noch eine Besonderheit: Auf meiner Festplatte lagen ca. 10.000 PDFs von Steuererklärungen (ESt, USt, GewSt), die ich den Mandanten zwar per Mail geschickt, aber nie in DATEV-Dok.-Org abgelegt hatte. Um vor dem finalen Export ein wirklich vollständiges Kanzlei-Archiv aufzubauen, wollte ich diese PDFs zuerst sauber in die Dok.-Org importieren: Der Weg: Zusammen mit der KI habe ich etwa 10 Stunden an einem Makro getüftelt, das die manuellen Klicks simuliert. Da heißst es testen, verbesser, testen, verbesser, testen, verbessern..... PDF's die von DATEV erzeugt wurden sind alle kein Problem. Da steht immer der Mandantennahme und das Steuerjahr im Dateinahmen. Probleme machen die ca. 10% der von mir selbst erstellen und mit Namen versehenen Dateien. Da muss man diverse Regel definieren. Problem kann es auch geben, wenn der Mandant seinen Namen inzwischen geändert hat usw., also 10% der PDF's bleiben auf der Strecke. Die kann man manuell ablegen oder eben im alten Archiv auf der Festplatte lassen. Wichtig ist, ich habe instand Zugriff (inkl. OCR-Schrifterkennen) auf alle von mir erstellten Steuererklärungen. Das Ergebnis: Es läuft gut. Allein heute Nacht hat das Makro die ersten 1.400 Dokumente exakt dem richtigen Mandanten und Veranlagungsjahr zugeordnet. Man kann live zusehen, wie das Makro durch die Menüs steuert. Mein Fazit: Ohne KI wäre so ein Vorhaben unmöglich gewesen. KI macht uns extrem unabhängig von teuren Dienstleistungen Dritter! (Zusatznutzen: Das von mir anvisierte neue DMS verfügt über eine OCR-Volltextsuche, wodurch später alle alten Erklärungen durchsuchbar und für KI nutzbar werden). 🔴Schritt 3: Der finale Export (PowerShell-Skript) Schritt 3 steht bei mir als Nächstes an. Der Code ist als Vorarbeit mit der KI geschrieben (ca. 30 Minunten sparing mit KI, aber noch ungetestet. Da es sich um ein reines Skript auf Dateisystem-Ebene handelt, sollte die Umsetzung aber sogar einfacher werden als der Makro-Durchlauf aus Schritt 1. Aber bevor ich den finale Export ausführe, bringe ich die Dok-Org und die Ordnerstruktur auf einen perfekt bereinigten und vollständigen Stand. Auch um die Daten aus der Rechnungsschreibung muss ich mich noch kümmern.
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