Hallo Community, vielen Dank für die Diskussion und die berechtigte Nachfrage zur Einordnung. Wichtig ist die fachliche Unterscheidung: Nach § 8 BVV müssen bestimmte Entgeltunterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen genommen werden. Diese Verpflichtung besteht im Grundsatz bereits seit 2022. Arbeitgeber konnten sich jedoch auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung bis zum 31.12.2026 von der elektronischen Führung befreien lassen. Ab 01.01.2027 greift diese Befreiungsmöglichkeit nicht mehr. Daraus folgt aber nicht, dass eine digitale Personalakte als solche oder ein bestimmtes Produkt gesetzlich verpflichtend ist. Verpflichtend ist die elektronische Führung der in § 8 BVV genannten Entgeltunterlagen. Wo der Arbeitgeber diese elektronischen Entgeltunterlagen führt, hängt von der konkreten Organisation, den eingesetzten Systemen und den Anforderungen an Ablage, Auffindbarkeit, Lesbarkeit und Prüfbarkeit ab. DATEV Personalakte bzw. DATEV Personal kann DATEV-Anwender dabei unterstützen, Entgeltunterlagen digital aufzunehmen und strukturiert zu verwalten. Aus DATEV-Sicht ist das eine sinnvolle Möglichkeit, die anstehenden Anforderungen organisatorisch gut vorzubereiten. Eine pauschale Aussage „DATEV Personalakte ist ab 2027 Pflicht“ wäre jedoch nicht korrekt. Bei rechtlichen Einzelfragen, insbesondere zur konkreten Ausgestaltung der Ablage und zu Unterlagen mit Unterschriftserfordernis, sollte eine rechtliche Beratung bzw. der zuständige Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung einbezogen werden.
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