Da ich gerade gefragt wurde, ob wir nach einem Jahr die Lizenz für den MailStore-Server verlängern wollen, bin ich auf diesen Artikel gestoßen. Zum einen ist mir aufgefallen, dass wir MailStore nicht ein einziges Mal gebraucht haben, zum anderen finde ich weder in den Postfächern, noch im Archiv von MailStore, ob unsere ausgehenden Nachrichten genehmigt wurden und tatsächlich das Haus verlassen haben. Jede ausgehende Nachricht von unseren Mitarbeitern muss von einem Berufsträger freigegeben werden, erst dann geht sie tatsächlich raus. Näheres ist hier beschrieben, leider bislang ohne hilfreiche Kommentare: 4-Augen-Prinzip beim Versenden von E-Mails mit Outlook und/oder DMS https://www.datev-community.de/t5/ideas/ideapage/blog-id/Ideen-zu-DATEV-DMS/article-id/232#M232 Auch ist es so, dass die vermeintlich gesendete Nachricht das Gesendet-Datum trägt, als sie zur Genehmigung versandt wurde. Die Berufsträger haben nun die Möglichkeit, den Versand zu genehmigen oder abzulehnen. Die Aufforderung zur Genehmigung wird ebenso archiviert, jedoch nicht das Ergebnis. Einen Einspruch habe ich kürzlich wieder aus Post, Fristen und Bescheide per ELSTER übermittelt. Das hat gut funktioniert und ich bekam auch die Empfangsbestätigung der Finanzverwaltung, die ich dann per E-Mail als Anhang an den Mandanten weiterleiten konnte. Ob jedoch ein Mitarbeiter den Einspruch vorbereiten kann und ein Berufsträger diesen dann versenden kann, haben wir noch nicht herausgefunden. Vermutlich muss dies in der Fristerfassung als Notiz erfasst und der für die Frist zuständige geändert werden. Zur "flüssigen Dokumentendrehscheiben" geht es hier: "Pinnwand" - Austausch zwischen Mandant / Kanzlei DMS neu Nahtstellen 5: das P von PFB muss die DMS neu ersetzen Ein im Rechenzentrum liegender DATEV Arbeitsplatz mit DMS online könnte alle Informationen bündeln. Workflow Tool mit DATEV Schnittstelle Würden dann die Datenbanken von Unternehmen online, MyDATEV, DATEV meine Steuern und SmartExperts mit denselben Stammdaten arbeiten, wäre recht schnell auch ein schönes, intuitives Dokumentenmanagementsystem mit Vorgangssteuerung dabei. E-Mails bräuchte es dann nicht mehr. Der Blick ginge häufiger auf diese Anwendung als auf Outlook.
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