Das "Löschkonzept" per se ist nicht das Problem. Wie soll aber bei der real existierenden Datenhaltung (Dokumentenablage) die Löschung mandantenübergreifend vollzogen werden und dieses in einem lesbaren Löschprotokoll - natürlich beim Mandanten abgelegt - dokumentiert werden? Ja, nach 5 bis 10 Jahren müssen die monatlichen Pendel- Emails mit Lohn bzw. Buchhaltungsdaten aus dem System raus. Die eigentlichen Buchungsstapel könnten analog eines USB- Sticks nach dem erfolgreichem Einspielen gleich weg, aber regelmäßig gibt es aufbewahrungspflichtige Texte in den Emails oder gar Verträge als Anlage. Frage: Wie kann das kanzleiweit gelöst werden, wenn insbesondere die Vorgabe besteht, daß aktuell noch gültige Verträge keinesfalls weg dürfen und die Löschung dokumentiert werden soll? Wie kann der Mitarbeiter ein wichtiges Dokument vor der routinemäßigen Löschung schützen, außer es in seinen "eigenen Dateien" abzulegen? Problem: Jeder Mitarbeiter weiß, wo er seine Dokumente abgelegt hat, durch die Verschlagwortung in der Dokumentenablage legen aber alle betroffenen Mitarbeiter Unterlagen zu dem Mandanten ab, so daß niemand letztlich sagen kann: "das kann alles weg". Selbst das Mandantenübergreifende Löschen der Steuerkonto- online- Abfragen ist nicht unproblematisch, denn es könnte ja sein, daß bei einem Mandanten noch alte Dinge in Bearbeitung sind. (Rechtstreit) Arbeitstechnisch überhaupt nicht in Frage kommt, daß ein Mitarbeiter sich alles ansieht, um bei jeder Datei individuell über die Löschung zu befinden. Die korrekte Vorgehensweise wäre doch folgende: Der Admin wählt per Filter mandantenübergreifend die zu löschenden Daten aus. Die betreffenden Mandatsverantwortlche zeichnen diese Auswahl ab bzw. korrigieren diese. Der Admin vollzieht die Löschung und überreicht den Mandatsverantwortlchen die Löschprotokolle zur Kenntnisnahme und zur Ablage im Stammordner. Technisch besteht das Problem, daß eine Auswahl nicht speicherbar ist, um diese nach Prüfung Tage später löschen zu können. Interessant wäre wenn das Flag."Löschen am", welches man per Eigenschaften erfassen kann, automatisch zu füllen wäre bzw. auch irgendwo in der Übersicht sichtbar wäre.
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