Revisionssicherheit Dokumentenablage

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Haben Kollegen Kanzleien schon Erfahrung mit der Umstellung der Dok.ablage auf Revisionssicher gemacht.

Nimmt die Speicherflut überhand ?

Lassen sich alte Dokumente ( Arbeitspapiere) ändern oder neu speichern unter ?

... usw.

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Hallo Herr Eberhardt,

bei jeder Revision wird im Grunde erneut das Dokument gespeichert, der Speicherplatz wächst also im Verhältnis der Revisionen an.

Die üblichen Möglichkeiten bleiben erhalten, zum Beispiel Speichern zum anderen Mandant etc. Dabei werden aber auch die Revisionen mitgenommen. Beispiel: Kopieren Sie einen Brief an die Eheleute Muster und fügen Ihn bei den Eheleuten Test ein, können Sie zwar die Adresse/Anrede überschreiben, die ursprünglichen Daten zu den Musters bleiben jedoch (innerhalb der Revision) erhalten.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#3]

Was passiert revisionstechnisch, wenn das Dokument per "Eigenschaften" einem anderen Ort zugeordnet wird, ohne das Dokument zur Bearbeitung zu öffnen?

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Hallo Herr Kolberg,

werden lediglich die Dokument-Eigenschaften geändert, wird zwar eine neue Revision erzeugt, es findet m. E. aber keine erneute Speicherung des eigentlichen Dokumentes statt.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

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Mit anderen Worten:

Wenn ein Mitarbeiter den Ablageort per "Eigenschaften" ändert, dann hat man folgende Ergebnisse:

- Eine (Schrott) Version bleibt beim Umsortieren innerhalb des Mandanten im alten Pfad stehen.

- aber... Niemand (außer dem Admin) kann eine Datei aus der Ablage eines Mandanten unwiederbringlich wegsortieren.

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Hallo Herr Kolberg,

nein - das Dokument wird dann beim anderen Mandanten / Ablageort angezeigt.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

PS: Ganz allgemein gesprochen, muss wohl jeder für sich entscheiden, ob er diese Zusatzfunktion wirklich braucht bzw. haben muss....

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Damit verlieren wir die doch Revisionssicherheit, da sich unliebsame Dokumente noch in letzter Sekunde mit geänderter Verschlagwortung in geschützte Bereiche verbergen lassen.

Wichtiger wäre mir eine Versionierung in den Steuerprogrammen, die es dem Anwender möglich machen könnte, nach Beispielrechnungen den an die Finanzverwaltung übermittelten Bestand wider herzustellen ohne gleichzeitig die Berechnungen in die Tonne zu treten.

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Hallo Herr Kolberg,

Revisionssicherheit bedeutet ja nicht, dass Daten, hier z. B. ein MS-Word-Dokument, nach der erstmaligen Speicherung auf Ewigkeiten an einer Stelle bleiben müssen. Die Änderungen werden deshalb ja innerhalb der Revisionen vermerkt.

Revisionssicherheit bedeutet im Übrigen auch nicht, dass Daten überhaupt nicht gelöscht oder verschoben werden dürfen.

Also ich sehe schon im Einzelfall eine Daseinsberechtigung für dieses (kostenlose) Feature, besonders in Hinblick auf Archivierung von buchführungsrelevanten Daten. Wie ich aber bereits schrieb, muss diese Entscheidung jeder für sich selbst treffen.

Ich denke auch, dass DATEV hier tätig werden musste, um mit der angebotenen Dokumentenablage überhaupt (im Einzelfall!) gesetzkonform arbeiten zu können.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

PS: Für Ihr Anliegen mit der Versionierung in den Steuerprogrammen nutzen Sie am besten einen neuen Beitrag.

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Sehr geehrter Herr Wielgoß,

vielen Dank für die Antworten. In dem Fall setzen Sie das derzeit kostenlose Feature ein.

Ich gebe Ihnen Recht hier muss wohl jede Kanzlei entscheiden ob ggf. mit einer nicht GOBD konformen Dok. ablage gearbeitet wird oder ob die Revisionssicherheit durch Revisionierte Dokumente erreicht werden kann und wie wichtig ist mir das als Kanzleiinhaber im Zweifel.

Ich denke hier wäre Aufklärungsarbeit seitens der Datev mehr als gut und nötig.

Das wäre mir ein genosenschaftliches Anliegen, da es alle Kanzleien ohne DMS betrifft.

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Hallo Herr Eberhardt,

ich nutze die Dokumentenablage (mit Revisionen) für Testzwecke auf einem nichtproduktiven System.

Ich denke, man muss sich wirklich die Frage stellen, in welchen Teilbereichen diese Funktion Sinn macht - diese Frage bzw. rechtliche Einschätzung wird einem niemand abnehmen können.

Es kann ja auch nicht nur rechtliche Gründe, sondern auch organisatorische Gründe geben, diese Funktion zu nutzen.

In der Praxis sehe ich weiterhin, unabhängig von der Revisionsfähigkeit der Dokumentenablage, eher ein organisatorisches Problem. Es dürfte weit verbreitet sein, Dokumente zwar nach einer gewissen Logik und Verschlagwortung abzulegen, eine weitere Klassifikation der Dokumente (Unterlagen) erfolgt aber oftmals nicht (Vermutung !). Dies kann beispielsweise in Hinblick auf beschlagnahmefreie Unterlagen höchst kritisch sein.

Zumindest schafft die Revisionierung nun die Möglichkeit, auch mit der Dokumentenablage Dinge wie das ersetzende Scannen abzubilden. Die Aktivierung sollte meiner Meinung nach aber wegen der diesbezüglichen Einbahnstraße und Auswirkungen auf organisatorische Abläufe schon wohl überlegt sein.

Viele Grüße

Christian Wielgoß

[#11]

exakt deshalb bin ich am überlegen , weil der Weg eben unumkehrbar.

Weil einerseits fände ich es gut eine revisionssichere Dok.ablage zu haben, die

Verschlagwortung und Ablage 'sollte' zwar einheitlich erfolgen was es in der Praxis aber nicht tut.

so ich das bemerke korrigiere ich das bei der Abschlusskontrolle und gebe das als feedback an die Mitarbeiter weiter, aber das ist leider letztlich auf Zufallsbasis. Und in der Tat im Falle der Beschlagnahmung von Unterlagen ( Mandanten) wird das wohl schwierig mit den internen Kanzleiunterlagen.

Daher lasse ich wohl erst mal die Zeit arbeiten und setze das fürs nächste Jahr erneut auf meine Agenda.

[#12]

Ich möchte das Thema noch einmal aufwärmen und zwar im Lichte der SmartIT.

Als das Upgrade revisionssichere Dokumentenablage erstmalig angeboten wurde, hieß es seitens DATEV noch man solle sich keinen Kopf um den Speicherbedarf machen (neeeeein bei einer Änderung würde sich der Speicherbedarf nicht verdoppeln), nun heißt es ganz aktuell aber: Doch, Achtung, Speicher kann explodieren.

Jedes Dokument wird mit jeder Änderung bzw. Speicherung erneut abgelegt. Wird das Dokument somit 10x verändert, verzehntfacht sich auch der Speicherbedarf.

Unter SmartIT ist der Speicherbedarf ja begrenzt, da muss man vorher wohl doch über diesen reversiblen Vorgang genau nachdenken.

Gibt es Erfahrungen? Vielen Dank.

[#13]

Vielen Dank für Ihren Beitrag. Ich kann mich noch an die Diskussion erinnern. Wir spielen ja auch mit dem Gedanken.

Und das ist ja schon ein entscheidender Punkt und würde mich auch sehr interessieren.