Ich habe meine Mandanten "intensiv" instruiert, dass eine doppelte oder fehlende Belegebereitstellung äußerst zeit- und kostenintensiv ist. Kostenintensiv für den Mandanten ! Auf Seite des Mandanten sind Maßnahmen zu ergreifen, die das vermeiden. Bei gescannten hochgeladenen Belegen eine Markierung auf dem physischen Beleg (bspw. Haken, S, ok.) oder ein entsprechender Ablageknigge, welchen die Belege durchlaufen "Eingang ungeprüft", "Eingang geprüft", "Eingang übermittelt"; adäquate Workflows für elektronisch eingegangene Rechnungen sind auch kein Hexenwerk. "Damals" zu Papierzeiten mussten wir unsere Mandanten auch massiv drängen, keine Kopien (nur die Originale) zur Buchführung zu überlassen und darauf zu achten, dass die Rechnungen vollständig sind. Das ständige hinterherhampeln zu Belegen gibt vereinzelt einen Extraposten auf der Rechnung, weil das nicht abgedeckt ist. Wer sich schlampern leisten kann oder will, kann dies dann gerne tun, aber die Erfahrung zeigt, dass Besserung eintritt. Es werden immer vereinzelt Rechnungen fehlen, aber es gibt eben spezielle Kandidaten die gesondert "justiert" werden müssen. Ich bin ja sicher auch einer der größten Kritiker der DATEV-Cloudgeschichten, aber man sollte mal auf dem Boden der technischen Möglichkeiten bleiben. Ob Belegtransfer oder d&d in Belege hochladen, sieht lediglich eine Datei in der Rechnung; zumeist sind die Dateibezeichnungen vom Scanner automatisiert und mehrere Rechnungen können durchaus die gleiche Bezeichnung haben. Bis zum Gelangen der Rechnung in den Posteingang hat DATEV also keinerlei Möglichkeit Dubletten zu prüfen. Die Lösung liegt eindeutig bei der "Sensibilisierung" des Mandanten zu einer ordentlichen Vorbereitung der Buchführung; wie das schon immer gefordert war. Die Kritik an die DATEV, keine Dublettenerkennung beim Hochladen, zu können, ist m.E. nicht gerechtfertigt. Möglicherweise greift eine Dublettenerkennung bei elektronischen Belegen, die eine einmalige Dateikennung haben, was das Problem minimieren könnte, aber eben nicht ausschließen. Nicht vergessen: Das Werkzeug ist lediglich ein Upload-Möglichkeit für Dokumente und ich kenne kein Portal, welches beim Hochladevorgang eine Erkennung hat, dass ein Dokument bereits hochgeladen wurde. Wir buchen bspw. Zahlungen ohne Belege auf 1465, überlassen monatlich das Kontoblatt und bitten um Nachreichung. Bei Eingang und Buchung erfolgt eine Auszifferung auf 1465, womit man einen laufenden Prozess erhält. "Offene Posten" auf 1465 werden später bei den Abschlussarbeiten auf 2100 "ausgeziffert"; eine weitere Nachfrage erfolgt nur bei markanten Beträgen. In Anbetracht der Enwicklung zur E-Rechnung ist schon davon auszugehen, dass nicht weiter in die Entwicklung zum Hochladen von Papierbelegen investiert wird; das kann man schon kritisch sehen, ist aber sehr wahrscheinlich.
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