Mich hatte letztens ein Mandant gefragt, wie das laufen soll. Hier meine Antwort (Auszug): Am allerbesten Sie, wenn Ihr Personalsystem das her gibt und Sie geben mir dann nur noch eine Liste mit den Fehlzeiten. Der Alternativweg (wird Ihnen sicher gefallen): Der Arbeitnehmer meldet sich bei Ihnen Krank. Sie melden mir weiter, welche Arbeitnehmer sich pro Tag oder Woche bei Ihnen Krank gemeldet haben (mit erstem Fehltag) Ich erfasse diese Fehlzeiten im Lohnprogramm in einer Abfragenliste und sende diese an die Datev. Die Datev überprüft automatisch ab wann die Abfrage gesetzlich zulässig ist. (Das richtet sich danach, bis wann bei Ihnen die AUB vorgelegt werden muss. Nach meiner Recherche, muss diese bisher am 4. Tag bei Ihnen vorliegen. Am Folgetag ist dann der Abruf zulässig). Die Datev ruft nunmehr ebenfalls automatisch am ersten zulässigen Tag bei der betreffenden Krankenkasse ab, bzw. stößt den Abruf an. Jetzt hat die Krankenkasse Zeit. Irgendwo habe ich etwas von 9-14 Tage gelesen, bei meinen Testabrufen kamen die Rückantworten zwischen 3 und 5 Tagen. Aber es arbeiten ja die meisten noch nicht so … Irgendwann kommt dann die Rückmeldung der Krankenkasse an die Datev. Die Datev sendet die Rückmeldung an mich weiter. Wenn ich das nächste Mal das Lohnprogramm öffne, erhalte ich automatisch ein Protokoll über die eingespielten Rückmeldungen (Ich öffne das Programm nicht jeden Tag, kann aber vorher nicht sehen, ob es eine Rückmeldung gibt oder nicht). Die Daten aus dem Protokoll werden automatisch in den Lohn eingetragen. Ich leite Ihnen das Protokoll weiter. Fertig. Oder doch nicht? Also zum einen ist das Protokoll natürlich keine Liste mit allen Mitarbeitern, die Rückgemeldet wurden übersichtlich dargestellt. Es wird jeder AN je nach Rückmeldung einzeln mit mehreren Zeilen dargestellt. Aufliste ist nach Rückmeldezeit. Die Rückmeldung beinhaltet immer nur die Daten bis zum Rückmeldezeitpunkt der Krankenkasse. Ist der AN länger Krank und die KK hatte die neue AUB nicht, muss erneut abgefragt werden. Hier gibt es wohl einiges an Problemen, weshalb ich mich bisher damit nicht weiter beschäftigt habe. Schlussendlich: kommt die Frage auf, ob es nun eine Folgeerkrankung einer vorangegangenen Erkrankung ist, welche zusammengerechnet werden müssen, dann kommt diese Info natürlich nicht gleich mit. Dafür muss dann eine weitere, spezielle „Vorerkrankungsabfrage“ gestartet werden (diese gibt es jetzt schon). Auch hier kann es bis zu 14 Tagen bis zu einer Rückantwort dauern. Dazu kommt: die Datev protokolliert zwar, was abgefragt wird. Den Abgleich, was davon zurückgemeldet wird, muss ich dann aber manuell vornehmen. Es soll zwar im Lohn eine Liste geben, wo man das erkennen kann, diese muss ich dann aber natürlich jedes Mal aktiv aufrufen. Wenn Sie mich jetzt fragen, warum man das nicht einfacher machen kann. Die Krankenkasse kennt doch durch die SV-Anmeldung den Arbeitgeber. Und dann sollte sie das doch einfach richtig melden können. – Nein. Aus Datenschutz- und organisatorischen Gründen ist eine Push-Abfrage weder möglich noch zulässig. Nur das Pull-Verfahren ist erlaubt. Wenn Sie mich jetzt fragen, wer sich soetwas ausdenkt: Keine Ahnung. Wahrscheinlich irgendein Honk mit zu viel Tagesfreizeit. Auf unserer Seite für das zu massiver Mehrarbeit und einer höheren Quote, das Dingen durch die „Maschen schlüpfen“. Aber vielleicht ist das ja auch gewollt. Häufig sparen dann ja die Krankenkassen daran. Seine Antwort: Öhm, warten wir mal ab.
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