Guten Morgen @Carmen1 ,   Mehrarbeit ist bei KUG nicht zulässig (dann hätten wir ja auch keine Kurzarbeit mehr). Der Mitarbeiter darf während der Kurzarbeit maximal die vereinbarten Stunden zahlen; ansonsten gibt es Probleme mit der Arbeitsagentur.   MfG,   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Guten Morgen @susanne1234 ,   ohne DUO geht die digitale Personalakte leider nicht, da die Belegablage online genutzt werden muss.   Wenn das Ganze nur intern in der Kanzlei genutzt wird, fallen, soweit ich das weiß, fällt die Grundgebühr nur einmal an, unabhängig davon, wie viele Mandanten tatsächlich darin gespeichert sind. Relevant sind dann nur die Kosten für die Speicherung der Belege (das ändert sich ab 01.07.), was dann auch nicht pro Mandant sondern für alle in der Kanzlei zusammen gespeicherten Belege gilt.   Eigentlich dürfte bei einem durchschnittlichen Lohnmandat nicht sooooo viel an Belegen zusammen kommen, dass da wer weiß was an Kosten entsteht.   So weit ich weiß, gibt es von Seiten der Datev auch kein anderes, ähnliches Produkt, das man für solche Zwecke einsetzen könnte.   Mfg,   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Guten Morgen @IK1 ,   mit den Abrechnungen zum KUG und den entsprechenden Auszahlungsbeträgen habe ich mich auch schon ausgiebigst rumschlagen müssen.   So ganz kann ich diesen Sachverhalt ohne konkrete Zahlen aber nicht nachvollziehen. Eigentlich müsste ja das Steuer- (und SV-) Brutto durch die drei Tage sinken, d.h. Bruttobetrag sinkt, der Arbeitnehmer bekommt etwas Steuern u. SV-Beiträge zurück. Gleichzeitig kommt noch das KUG oben drauf. Mir würde jetzt kein Fall einfallen, wie man dadurch ein höheres Netto bekommt als vorher. Oder wurde da noch etwas Anderes korrigiert?   Falls tatsächlich ein höheres Netto richtig sein sollte, darf natürlich kein Zuschuss mehr gewährt werden.   Aber wie gesagt, ich müsste da mal konkrete Zahlen sehen, um was Genaues sagen zu können. Oder hat sich das Problem zwischenzeitlich geklärt?   Mfg,   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Hallo @Birgit_Lehner ,   vielen Dank für Ihre Tipps. So konnte ich mir zwar alle Vorauszahlungen zu dem Mandanten anzeigen lassen, aber wirklich geholfen hat es leider nicht.   Meine Befürchtung ist, dass noch irgendwo etwas gespeichert, was aber keine Daten enthält, und daher bei den Vorauszahlungen nicht angezeigt wird. Oder, was ich mir auch vorstellen kann, dass die Vorauszahlungsarten nicht richtig geschlüsselt sind. Und gerade dazu bräuchte ich eine Anleitung, die etwas ans Eingemachte geht und nicht nur das reine Anlegen von Vorauszahlungen beinhaltet.   Hintergrund ist einfach, dass es immer mal wieder vorkommt, dass bei der Übergabe von Vorauszahlungswerten Umsatzsteuer aus Kanzlei-Rechnungswesen kein Hinweis kommt, dass die Daten korrekt übertragen wurden. Es kommt einfach gar nichts und in den Vorauszahlungen sind auch keine Daten gespeichert.   Ich hoffe, ich konnte das Problem etwas klarer machen. Ich weiß einfach nicht wo und nach was ich suchen soll...   MfG und bleiben Sie gesund,   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Guten Morgen Max,   ein Punkt, der bei uns öfter mal vorkommt: Wir arbeiten über ASP und wenn dann zwischendurch mal die Verbindung weg ist, muss danach das Passwort erneut eingegeben werden, auch wenn es schon mal im Laufe des Tages erfasst wurde.   MfG,   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Guten Morgen,   das kann ich nur bestätigen. Wir behelfen uns damit, dass wir den Vorgang temporär erlauben. Wenn es aber wirklich ein Microsoft-Problem ist, dann werden wir hier wohl auf ein Hotfix warten müssen.   MfG,   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Guten Morgen,   die Vorgangsmappe gibt es, soweit ich weiß, nur in DMS (neu sowie classic - in letzterer hieß sie aber glaube ich anders). Das Problem bei der Vorgangsmappe ist, dass man (noch) nicht in ihr suchen kann. Für die Suche bietet sich also am besten (derzeit noch) eine Dokumentstruktur an.   Ob und inwiefern man dies auch in der Dokorg abbilden kann, vermag ich nicht zu sagen, da ich damit nicht lang genug gearbeitet habe.   MfG,   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Guten Morgen,   die Mandantenübersicht in Bestandsdienste Rechnungswesen lässt sich auch nicht aktualisieren auf Grund dieses Fehlers. Genauso wurde die Rückschreibung von Beleginformationen wegen zu langer Übertragungsdauer abgebrochen.   MfG,   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Man hat ja als erstes die Zuordnung zum jeweiligen Mitarbeiter (oder zum Mandanten für allgemeine Unterlagen); dann die Kategorie (die man so beibehalten sollte). In der Bezeichnung sollte man sich dann (am besten kanzleiweit) relativ einheitliche Bezeichnungen überlegen, über die man die Unterlagen wiederfindet. Abrechnungsmonat schränkt dann die Suche noch weiter ein.   Bei der Überlegung einer einheitlichen Beschriftung sollte man überlegen, wie detailliert das im Einzelfall sein muss. Wenn ich einen Mandanten habe, der nur 1-2 Belege pro Monat hat, die in die Personalakte sollen, findet man alles auch mit einer einfachen Bezeichnung, bei 20-30 Belegen pro Mitarbeiter pro Monat sieht das schon wieder anders aus.   Ich muss gestehen, dass wir hier in der Kanzlei erst im "digitalen Aufbau" sind und ich mich erklärend um die Einrichtung bei den Kollegen kümmere.   Lange Rede, kurzer Sinn: Sie sollten möglichst ein einheitliches Konzept in Ihrer Kanzlei vereinbaren (damit nicht jeder sein eigenes Süppchen kocht), aber sicher kann man nicht alles für alle Mandanten vereinheitlichen, da jeder Mandant nunmal anders ist...   MfG,   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Guten Morgen @mhelm,   ich muss mich meiner Vorrednerin anschließen. Das wurde mir auch so auf einer DATEV-Fortbildung zum Thema Digitalisierung in der Lohnabrechnung so vermittelt. Man soll möglichst die Strukturen in der Digitalen Personalakte so lassen, wie sie sind. Eigentlich kann man dort alles unterbringen.   Das Einzige, wo Sie aufpassen müssen, ist bei den Bezeichnungen, die Sie selbst vergeben. Hier sollten (vielleicht kanzleiweit) einheitliche gefunden werden, damit die zugeordneten Belege leichter gefunden werden (z.B. "AU" oder "Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung"). Weil, wenn jeder Mitarbeiter hier vielleicht andere Formulierungen benutzt, kann die Suche schonmal etwas länger dauern, wenn jemand Vertretung macht. Leider ist es derzeit nicht möglich so etwas wie einen Knigge (wie bei der DMS) zu hinterlegen.   MfG,   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Da ich im aktuellen Büro nun seit etwa 2 Monaten mit der DMS neu, davor etwa 5 Monate mit der DokOrg und davor bei meinem alten Arbeitgeber seit etwa 7 Jahren mit der DMS classic gearbeitet habe, würde ich folgendes dazu sagen:   Ich persönlich möchte behaupten, dass die Ablagestruktur die durch Datev vorgegeben ist, also Ordner und Register, relativ unwichtig ist und könnte meiner Meinung nach auch (fast) weggelassen werden. Das ist aber nur meine persönliche Meinung.   Es gibt genug Möglichkeiten, Dokumente in der DMS neu über unzählige Filter und Aufstellungsmöglichkeiten und Suchmasken zu finden. Essentiell ist natürlich ein gut ausgearbeiteter Ablage-Knigge. Wir haben noch vor Umstellung auf die DMS neu zu Zeiten der DokOrg schon so getan, als gäbe es den Knigge und die weitestgehend die einheitlichen Bezeichnungen (manuell) erfasst. Dadurch konnten wir schon früh sehen, was wir aus dem Standard-Knigge brauchen und was noch ergänzt oder geändert werden muss. Wenn das alles einheitlich ist, kann man eigentlich alles gut wiederfinden.   Und man kann als Admin für den Knigge auch einstellen, dass bestimmte Felder - wie der Knigge selbst - Pflichtfelder sind. So MUSS jeder den Knigge nutzen und alles wird einheitlich.   Was nun den Aufbau der Dokumente selbst angeht (Stichwort Vorgangsmappe) kommt es sicherlich auf die kanzleibezogenen Abläufe an. Wir sind, was das angeht, noch im Aufbau, aber ich habe viel aus meinem alten Büro mitgenommen und kombiniere das nun mit den neueren Möglichkeiten:   Abschluss- und Steuerakten in digitaler Form würde ich mit einem Aufbau anhand der Bilanz/EÜR bzw. der Steuererklärungsformulare aufbauen.   Lohnakten kann man eigentlich gut in der digitalen Personalakte abbilden.   Fibuakten braucht man eigentlich gar nicht mehr. Auswertungen werden bei Bedarf einfach direkt in der DMS abgelegt, Belege an die Buchungen gehängt.   Für V+V- und ähnliche Fälle würde ich pro Objekt eine Grundbesitzakte machen, wo alles, was das Objekt betrifft reinkommt und ergänzt wird, wenns was Neues gibt...   Ich hoffe ich konnte ein nützliche Anregungen bieten.   MfG   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Guten Morgen @nadiny ,   auf einer Veranstaltung der Datev zum Thema digitale Schnittstellen im Rechnungswesen wurde auch kurz das Thema Kontoauszugsmanager bei Kreditkarten angesprochen. Aktuell (Stand Dezember war das) können wohl nur Umsätze von Banken (und Paypal) abgeholt werden. Kreditkarten sollen wohl demnächst auch unterstützt werden, aber das kommt dabei dann wohl auch auf den Anbieter an, also sollte an der Stelle dann vielleicht nochmal nachgehakt werden.   MfG,   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Guten Morgen,   vielen Dank für die vielen Anregungen. Ich denke, dass ich jetzt eine ungefähre Richtung habe, die mit meinen Kolleginnen und Kollegen, die hier im Hause die Löhne machen, besprechen kann. Ich denke, es wird ein Mix aus Digitaler Personalakte und Personalakte DMS werden.   MfG,   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Hallo petrareichenbach,   danke für die Information. Vorgangsmappe klingt mir jetzt etwas nach DMS classic, aber in der neuen DMS lässt sich etwas ähnliches anlegen.   Dann werde ich wohl erstmal noch etwas Zeit mit der Digitalen Personalakte verbringen und die Datev-Schulung Ende Januar mitnehmen und mir dann mit den entsprechenden Lohnsachbearbeitern Gedanken machen, wie wir das dann am besten umsetzen, ohne großartig noch Akten zu verwenden.   MfG,   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Hallo T. Reich,   vielen Dank für die schnell Antwort.   Das ist grundsätzlich auch mein Eindruck, dass man das a) vom Mandanten abhängig machen muss und b) wahrscheinlich auch nicht um eine Papierakte rumkommt.   Im Zweifel könnte man höchstens noch eine digitale Akte in der DMS abbilden. Aber ich warte erstmal, ob es noch andere Erfahrungen zu dem Thema gibt...   MfG, Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Hallo @ChrissySKB ,   kürzlich habe ich mal alle Schriftgutvorlagen platzhaltertechnisch überarbeitet und unnütze bereinigt.   Dabei habe ich leider keine Funktion in Datev gefunden, dass man da irgendwas mit einem Passwort schützen kann. Allerdings haben wir das auch, wie @hoorpeter bereits sagte, per Nutzerkontrolle alle bis auf einige wenige ausgeschlossen.   Eventuell hilft vielleicht aber auch die Formularfunktion von Word, in der man Dokumente per Passwort schützen und nur bestimmte Bereiche ausfüllbar sind?   MfG,   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Wie gesagt, das ist noch alles ziemlich am Anfang bei uns, weswegen es für die viele Dinge auch noch keine Vorgaben "von oben" gibt.   Ich würde aber, allein von der Übersichtlichkeit her, einzelne Dokumente immer heften.   Auch bei gescannten Belegen zur ESt oder zum JA würde ich keine Struktur anlegen bei kleinen Fällen (so ca. 30 Seiten). Bei umfangreicheren Fällen würde ich der Übersicht halber eine Struktur machen, damit man direkt in den gewünschten Bereich über die Dokumentstruktur springen kann.   Bei einem Schreiben mit Anlagen würde ich die Anlagen auch separat dazu speichern und auch dort ggfs. noch eine (Unter-)Struktur machen.   Am Anfang habe ich ein bisschen die Strukturierungsmöglichkeiten der DMS classic vermisst, aber ich habe festgestellt, dass durch das Heften (auch von Teilen) eine gewisse Struktur entsteht.   Einzelne Bescheide würde ich (egal wie viele Seiten) immer heften, so dass ein Dokument (=ein Bescheid) da ist. Ansonsten würde ich schauen, was für mich (bzw. die Kollegen) am übersichtlichsten ist. Und im Zweifel kann man ja auch später noch trennen oder heften, wenn einem das nicht gefällt... ... Mehr anzeigen

Hallo chrischan83,   ich unterstelle mal, dass es um die DATEV DMS geht und nicht um die DMS classic.   Hier im Büro haben wir seit gut drei Wochen die DATEV DMS, vorher nur die Dokorg. Alle Workflows sind noch nicht digital angepasst, aber der Posteingang der Bescheide sieht bei uns eigentlich so aus, dass die komplette Eingangspost, die abgelegt werden soll, "in einem Rutsch" eingescannt wird. Danach wird dann bei der Ablage über den Dokumentenkorb jeder Bescheid (und jedes Schreiben) entsprechend geheftet, so dass sich einige 1 bis mehrseitige Dokumente ergeben, die dann als Posteingang und ggfs. auch für die Fristberechnung erfasst werden. Das habe ich entsprechend der Dokumentart im Knigge vorgegeben.   Was jetzt den Posteingangsassistenten angeht, gibt es bei uns eigentlich keine Probleme bei mehrseitigen Dokumenten. Lediglich die bekannten Probleme wie GewSt-Bescheide (da diese von Gemeinde zu Gemeinde unterschiedlich aussehen), Bescheide mit mehreren Steuerarten sowie Bescheide mit dem Steuerberater als Empfangsbevollmächtigten (das lässt sich aber durch Ausnahmen etwas verbessern) führen zu ungenauer oder keiner Erkennung. Ansonsten bin ich als früherer DMS classic-Nutzer von der neuen DMS und auch dem Posteingangsassistenten schwer begeistert.   Lange Rede kurzer Sinn: Seit den diversen Einführungen, die ich für die DMS bereits besucht habe, versuche ich mir alles immer analog vorzustellen. Ein Steuerbescheid, der aus mehreren Seiten besteht, ist letztlich ein einzelnes Dokument. Ich würde doch wahrscheinlich auch so die Papiere mit einem Tacker oder einer Büroklammer zusammenheften - wieso also nicht auch in DMS?   Ich hoffe, ich konnte etwas weiterhelfen.   MfG,   Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Gestern war ich der DATEV-Fortbildung "DMS für Neuanwender". Bei der Vorführung des Dozenten trat das Problem mit Outlook genauso auf, wie ich es bereits kannte. Ich könnte mir vorstellen, dass das auftritt, weil Datev nicht als sicheres Programm in Outlook registriert ist oder zumindest der Teilbereich DMS, der da den Zugriff macht. Aktuell tritt das also noch auf.   Das Problem mit den nicht eingecheckten Dokumenten kann ich bestätigen. Es tritt bei uns auch sporadisch auf, allerdings kann ich (noch) nicht sagen, ob es sich dabei um einen Benutzerfehler oder um einen Programmfehler handelt. Merkwürdigerweise sind es nämlich meist dieselben Benutzer, wo das auftritt... ... Mehr anzeigen

Hallo,   das genannte Problem mit den Annotationen haben wir hier genauso. Beim Speichern sieht alles noch okay aus; beim erneuten Öffnen sind die Annotationen über die komplette Seite verteilt und lassen sich auch nicht mehr verschieben.   Ein Problem mit dem Dokumentenkorb ist heute noch nicht aufgetreten.   Allerdings gibt es seit heute noch Probleme, wenn man versucht ein Dokument per Mail aus dem Arbeitsplatz heraus zu verschicken: Es erscheint ein Sicherheitshinweis, dass ein fremdes Programm auf die Email-Adresse zugreifen will. Einen derartigen Hinweis gab es bis letzte Woche auch noch nicht.   MfG,   Dirk Schmakies   P.S.: Ein Bearbeiten als solches von PDF-Dokumenten kann Datev nicht. Es ist aber möglich, auf PDFs Anmerkungen und Markierungen anzubringen. (DMS neu) ... Mehr anzeigen

Hallo 0815,   der generelle Ablauf zum Zusammenführen von Dubletten ist mir eigentlich bekannt und die beiden Dokumente habe ich mir bereits im Vorfeld angesehen.   Das Problem hier ist eher, dass ich nicht einfach Dubletten zusammenführen möchte (außer bei denen, wo es wirklich eindeutig ist), sondern zuvor mit den zuständigen Kollegen sprechen, da diese ihre Mandanten sicherlich besser kennen und eher wissen, was richtig ist und was nicht und vielleicht gibt es ja auch einen Grund für diese Dubletten.   Wo ich nur die Schwierigkeit habe, ist die zum einen die Anzahl der Dubletten (aktuell sind es noch über 17.000 Adressaten bei uns im System und davon sicherlich noch ein vierstelliger Wert an Dubletten), die nicht vorhandene Möglichkeit, sich den zuständigen Sachbearbeiter anzeigen zu lassen (manchmal sind die Namen in den Adressaten auch nicht mit den Mandantennamen identisch, was es dann noch schwerer macht, etwas zu finden) und die mehreren Standorte bzw. Home-Office-Mitarbeiter.   Im Moment tendiere ich dazu, mir die Adressaten rauszusuchen, eine Liste nach Mitarbeiter sortiert zu machen in Excel und dann die entsprechenden Mitarbeiter per Mail bitten, sich die Adressaten einmal anzusehen. Das wird zwar viel Kleinarbeit für mich, aber eine wirklich andere Lösung sehe ich aktuell in den für die Adressaten möglichen Übersichten leider nicht.   MfG, Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Hallo e_baeumle,   ich hatte gehofft, dass es für die SDD-Platzhalter eine Möglichkeit gibt, so dass ich nicht so viele verschiedene Vorlagen für die verschiedenen Empfänger anlegen muss. Aber so ist das natürlich auch eine Möglichkeit, die ich erstmal im Hinterkopf behalten werden. Vielen Dank dafür.   MfG, Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Hansch,   vielen Dank für die Info, ich hatte schon etwas damit gerechnet, in den sauren Apfel beißen zu müssen.   MfG, Dirk Schmakies ... Mehr anzeigen