Hallo zusammen, ich wurde öfter gefragt, wie meine Meinung bzw. die Meinung der Kanzlei, in der ich arbeite, zum DATEV Automatisierungsservice Rechnungen (kurz ASR) steht, da wir ihn schon über ein Jahr im Einsatz haben. Deshalb wollte ich einen eigenen Thread dafür eröffnen. Zunächst einmal, in unserer Kanzlei, die sich an einem Standort befindet und rund 160 Mitarbeiter umfasst, sind wir in mehrere Abteilungen / Teams aufgeteilt. Wenn ich "Wir haben in unserer Kanzlei ..." schreibe, beziehe ich mich oft nur auf zwei bis vier "Test-Abteilungen" und nicht auf alle Mitarbeiter. Ich möchte auch kurz festhalten, wie ich den ASR innerhalb unserer Kanzlei präsentiere: "Der FiBu-Roboter soll wiederkehrende, unspektakuläre Sachverhalte automatisiert bearbeiten und auf ungewöhnliche oder Einzelfälle hinweisen. Er kann auch Sachverhalte mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen automatisch aufteilen. Das erleichtert bei einem Großteil der Buchhaltungen unsere Arbeit und verkürzt die Bearbeitungszeit spürbar." Intern sprechen wir auch vom "FiBu-Roboter," weil "DATEV Automatisierungsservice Rechnungen" ein umständlicher Name ist. Wir haben zunächst alle unsere Unternehmen online Mandanten, die bereits für mindestens 3 Monate/Buchungsperioden Unternehmen online im Einsatz hatten, testweise für 3 Monate mit dem ASR ausgestattet. Das Aktivieren und Deaktivieren ist zum Glück sehr einfach. Eventuell gerade deshalb, weil die meisten unserer Bestände bereits 6 Monate oder länger auf Unternehmen online gebucht wurden, hatten wir von Anfang an bei vielen unserer Fälle positive Erfahrungen mit dem ASR. Für interne Zwecke haben wir neben den Ausschlusskriterien von DATEV auch eigene Ausschlusskriterien für die Anwendung des ASR entwickelt: Der Bestand wurde vor weniger als drei Buchungsperioden (monatlich / vierteljährlich) auf OPOS bzw. UO umgestellt. Da jeder von der KI erzeugte Buchungssatz Geld kostet, sollten die meisten Debitoren / Kreditoren vor Aktivierung bereits angelegt sein, um das Vorschlagen von vollständigen Buchungssätzen zu ermöglichen. Mandanten mit vielen Buchungen, die auf verschiedene Konten aufzuteilen sind. Hiermit sind nicht Buchungen mit unterschiedlichen Steuersätzen gemeint. Es sollte sich jeder Sachbearbeiter fragen, ob eine perfektionistische Aufteilung tatsächlich notwendig ist. Mandanten mit vielen Kassenbons als Eingangsrechnungen. Mandanten mit vielen Sachverhalten, die im Einzelnen geprüft werden müssen. Immer, wenn der Sachbearbeiter bisher in seiner Arbeit unterbrochen wurde, um einen besonderen Sachverhalt zu prüfen, wird es der FiBu-Roboter auch. Es gibt natürlich auch das Argument, den ASR von Anfang an zu nutzen, da die Debitoren / Kreditoren Anlage spürbar erleichtert wird. Da jedoch jeder Buchungssatz 5 Cent kostet, haben wir uns hiergegen entschieden. Wir möchten den ASR so nutzen, dass die grün erkannten Buchungssätze automatisch gebucht werden. Die Mitarbeiter in unseren Test-Abteilungen finden den ASR super. Bei ein paar Mandanten lohnt er sich aber einfach nicht. Das konnten wir mit oben genannten Kriterien gut aussortieren. Aktuell werden durchschnittlich ca. 50 % der Eingangsrechnungen automatisch gebucht. Man muss der KI zu einem gewissen Grad vertrauen und selber sauber arbeiten (z. B. keine Belege nachträglich an Sachkonten-Buchungen hängen). Stichprobenartig und bei Durchsicht der BWA kann man dann die Arbeit der KI überprüfen. Schade ist für unsere Kanzlei speziell, dass der SKR14 nicht unterstützt wird, da wir auch sehr viele landwirtschaftliche Mandanten betreuen. Abschließend würde ich behaupten, dass wenn man seine Mitarbeiter an so etwas herangewöhnen will, man die bereits gut laufenden Mandanten zuerst umstellt, damit nicht nur 50 % sondern noch mehr grün leuchtet und automatisch gebucht werden kann. Dann sind die Mitarbeiter auch leichter für die Umstellung zu begeistern.
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