Sehr geehrte Frau Mohr, für einen Erstbeitrag stellen Sie eine sehr große Frage, bei der mir ein Paar Dinge auffallen: Wir sind bisher "sehr klassisch" aufgestellt ... wollen wir nun endlich einen "großen Schritt" in die digitale Welt "wagen" Dies wird "teilweise" von "einigen" Mitarbeitern genutzt Bevor nun aber allen Mitarbeitern ... ..wollte "ich" mich "erstmal ausführlich" mit dem Thema auseinandersetzen Das von Ihnen genannte Ziel: "Die materiellen Akten sollen (soweit möglich) mehr und mehr verschwinden" und "in DATEV speichern, sodass auch jeder darauf zugreifen kann" kann jede digitale Ablage erfüllen. Sie haben jedoch ein Organisationsproblem, welches unabhängig von der Technik gelöst werden muß. Wo liegt bei Ihnen im Haus der Bremser, daß das nicht bereits vor Jahren umgesetzt werden konnte? bzw. Wie und wo wird heute die Korrespondenz abgelegt (Emails, Briefe, usw.) Lassen Sie sich doch von DATEV beraten, welche Programme zu ihrer Kanzlei am besten passen und lassen Sie sich dann gleich eine für Sie passende Ablagestruktur einrichten und versuchen Sie einen technisch versierten Mitarbeiter (oder den EDV- Admin) mit der Datenkontrolle Pflege und langfristigen Schrittweisen Schulung der anderen Mitarbeiter zu beauftragen. Unsere Erfahrung mit der DokOrg: Unbedingt eine sinnvolle Ablagesrtuktur getrennt nach Tätigkeiten anlegen Unbedingt einen wirklich schnellen und von jedem einfach zu bedienenden Scanner bereitstellen, der mit einem Knopfdruck Dokumente in die Ablagemappe (hier Homeverzeichnis) des Mitarbeiters legt. Unbedingt auf eine einheitliche Verschlagwortung bestehen (z.B. GewStMB 2015 vom xx.yy.zzz". Letztlich hat das Projekt nur dann Erfolg, wenn sichergestellt ist, daß wirklich alle Mitarbeiter dafür Sorge tragen, daß wirklich alle wichtigen Unterlagen und die komplette Korrespondenz digital abgelegt werden und keine privaten Nebenablagen gepflegt werden.. Wir haben uns auf folgende "Dateiformate" festgelegt: Original Doc, Docx, xls, usw. für Arbeitsunterlagen und laufende Korrespondenz, wo wir keine "Versionierung" benötigen sondern Wert darauf legen, daß das gespeicherte Dokument einfach aktuell ist. Versioniert wird - wie aus DOS- Zeiten - mit dem Dateinamen, wo z.B. das Abschlußjahr selbstverständlich manuell angehängt wird. PDF- Format für Ausdrucke aus dem System (Bilanzberichte, Rechnungen, Auswertungen für den Mandanten) Diese Ausdrucke dienen der Festschreibung, da z.B. in den Steuerprogrammen, BiBer usw. nicht sichergestellt ist, daß man später noch den Ausdruck rekonstruieren kann, den man an den Mandanten oder das FA rausgegeben hat. Wie leicht gibt es noch Nachbuchungen oder Bedienfehler, die die Daten unwiederbringlich ändern. TIF- Format (SW, 200 dpi) für alle Scans von Papierunterlagen. Wichtig hierbei: Auf allen Arbeitsplätzen muß für jeden Mitarbeiter Anzeige und Druck funktionieren. Hier der "Microsoft Office Document Imaging", der eine wirklich funktionierende Vorschau zum Blättern in mehrseitigen Dokumenten bietet, OCR hat, und natürlich einzelne Seiten drucken kann, als Vorgabe eingestellt. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg, und Sie werden erstaunt über den Mehrwert der digitalen Ablage sein. PS: Ein Update von der DOKORG zur DMS ist meines Wissens jederzeit möglich, der Weg zurück jedoch nicht mehr. PS II. Hier die Beiträge über DMS (Premium- Produkt) suchen und lesen...
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