Umgang mit den Originalen von digitalisierten Bescheiden

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Hallo zusammen,

ich hoffe jemand hat eine Info zu Folgendem Thema:

Wir haben im Rahmen der Digitalisierung folgenden Prozess für den Umgang mit Papier-Steuerbescheiden etabliert:

• Die Steuerbescheide die bei uns auf dem Postweg ankommen, werden gescannt und revisionssicher in DATEV DMS gespeichert.
• Hier können die Bescheide gem. den Vorschriften unter Beachtung der Archivierungsfristen aufbewahrt werden.
• Die Bescheide werden geprüft, bearbeitet und digital an die Mandanten geschickt.

Nun sind wir nicht sicher, wie rechtlich der Umgang mit den Originalunterlagen geregelt ist:

• Können wir die Originale vernichten?
• Müssen wir sie trotzdem aufbewahren (obwohl sie archiviert sind) ?
• Oder müssen wir sie zusätzlich im Original dem Mandanten zurücksenden – obwohl sie diese bereits elektronisch bekommen haben?

Kennt jemand die rechtliche Grundlagen, die die Vorgehensweise mit den Original-Bescheiden regeln?

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Da viele Bescheide nun digital kommen, würde ich die Originalen noch 10J aufbewahren und dann vernichten. Mit Papier würde ich mich gar nicht mehr so sehr beschäftigen 😉.  

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Papier aufbewahren? Und das gerade von @metalposaunist ? 🙂

Sofern es eine Verfahrensdokumentation gibt (ersetzendes Scannen) können die Papieroriginale mE vernichtet werden. 

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@Marcel_Kruse schrieb:

Papier aufbewahren? Und das gerade von @metalposaunist ? 🙂

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Immer den Weg des geringsten Widerstandes nehmen. Papier ist geduldig. Eine Verfahrensdokumentation aufwendig 😅. Man muss sich ja nicht mehr Arbeit machen als nötig, oder? 😉

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Moin Moin,

Marcel Kruse hat den Königsweg geschrieben.

Wer sich nicht traut: Ab in die Handakte und wenn der Mandant irgendwann in den nächsten 10 Jahren kündigt (oder gekündigt wird) ihm die Handakte im Original übergeben.

Aber "ersetzendes Scannen" ist schon der beste Weg.

QJ

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"Ersetzendes Scannen" war mir schon immer zu riskant.

Aus diesem Grund archiviere ich die allerwichtigsten Papier-Dokumente grundsätzlich (zusätzlich) im (Papier-)Original ...

... ob das nun überflüssig ist oder nicht

... und auch im Zweifel für Mandanten, wenn sie es allzu 'locker' sehen und nach einer Betriebsaufgabe gleich alles vorschnell entsorgen wollen

... nach dem Motto "doppelt genäht hält besser"

Ich war nämlich in mehreren Situationen schon heilfroh, dass ich noch Original-Dokumente präsentieren konnte,

... z.B.

• uuuralte Versicherungspolicen,
• uuuralte Grundschuldbriefe
• uuuralte Bankbelege für eingezahltes Stammkapital
• uuuralte privatrechtliche Verträge
• uuuralte Einheitswertbescheide
• u.a.
• ... und Steuerbescheide (auf Papier) gehören (für mich) auch zu den archivierungs-'geeigneten' Dokumenten, die man mE nicht ohne Not entsorgen sollte

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Wir lassen uns die Bescheiddaten übertragen und scannen alle Papierbescheide ein.

Alle Originale in Papierform werden umgehend an die Mandanten versendet, wir haben ja keine Lagerhalle um alles aufzuheben... Dies ist auch rechtlich die beste Lösung der Papierbescheid gehört immer dem Mandanten!

Damit sind die Mandantenordner/Akten sehr überschaubar und dies spart zudem viel Platz im Büro. Zudem ist nur so ein Homeoffice tatsächlich möglich.

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@noescher Hast du eine Meinung zu dem Thema?

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@xyzmic schrieb:

Alle Originale in Papierform werden umgehend an die Mandanten versendet, wir haben ja keine Lagerhalle um alles aufzuheben.

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Sponsoren by Deutsche Post 😅 Ist sicher deren Kerngeschäft mittlerweile. 

Kann ich als Unternehmer meine Bescheide eigentlich auch digital abrufen? Mein Berater hat keine Vollmacht und bekommt sie auch nicht. Ich mache bestmöglich viel selbst. Wo landet der digitale Bescheid? Im ELSTER Postfach? 

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Wo landet der digitale Bescheid? Im ELSTER Postfach? 

Ja zumindest ein ESt-Bescheid ohne Probleme. Andere noch nicht getestet.

Andere Frage zum digitalen Bescheid an Mandanten. Wie stellt ihr den dem Mandanten zur Verfügung? Portale wie kanzleidrive etc. Meine Steuern? Mail kennwortgeschützt? 

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@Chris607 schrieb:

Portale wie kanzleidrive

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Ja. Mit DMS Schnittstelle geht das ja relativ easy. Das geht bei kanzlei.land nur mit dem AddOn der digitalbar. KanzleiDrive und milia.io bieten das von Haus aus an. 

[#12 · Accepted solution]

Lieber @Marcel_Kruse ,

da hätte ich bei der Vernichtung Zweifel. 

der Papierbescheid ist ein „Dokument des Mandanten“ - auch wenn wir im Rahmen der Empfangsvollmacht dieses berechtigt zugestellt bekommen. Es bleibt ein „dem Mandant gehörendes Dokument“. 

Da hilft mE auch nicht, dass eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen in der Kanzlei vorliegt - die betrifft lediglich die Sphäre der Kanzlei. 

Auch wenn es „blöd ist“ - wir senden deshalb die Papierbescheide im Original mit Prüfungsvermerk per guter alter Post an den Mandant. Wenn der „ersetzend scannt“ ist es in seiner Sphäre ok. 

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Hallo Daniel @metalposaunist ,

klar bekommst Du Deine Bescheide auch elektronisch. Siehe hier: https://www.elster.de/eportal/helpGlobal?themaGlobal=help_diva

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Hallo @Chris607 ,

ESt-Bescheide kommen bundesweit - alles andere ist sehr bundeslandabhängig. 
siehe: https://apps.datev.de/help-center/documents/1024456

in Ba-Wü kommen zwischenzeitlich alle Anfragen zur ESt auch elektronisch und vereinzelt KSt-Bescheide.

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@Michael-Renz  schrieb:

Lieber @Marcel_Kruse ,

da hätte ich bei der Vernichtung Zweifel. 

der Papierbescheid ist ein „Dokument des Mandanten“ - auch wenn wir im Rahmen der Empfangsvollmacht dieses berechtigt zugestellt bekommen. Es bleibt ein „dem Mandant gehörendes Dokument“. 

Hallo @Michael-Renz ,

und wenn der Bescheid elektronisch an die Kanzlei zugestellt wird? 

Dann müssen Sie zwangsweise den elektronischen Bescheid an den Mandanten weiterleiten. Ein Papierbescheid hat er dann nicht mehr. Und m.E. auch kein "Originalbescheid", weil Sie diesen ja erhalten haben.

Gruß

Martin Heim

[#16]

Genau 

[#17]

Wie @Michael-Renz bereits ausführte erhalten wir (BaWü) zunehmend Bescheide elektronisch übermittelt; in der VDB-Vollmacht kann der elektronische Überlassungswunsch ausdrücklich angewählt werden.

Dennoch werden immer auch wieder Bescheide in Papier zugestellt (bspw. Änderungsbescheide, Gewst-Mess . . .) und ich habe durchgängig Empfangsvollmacht.

Ich denke hier eine Debatte zu führen, wem der Bescheid tatsächlich zusteht, gehört oder weitergeleitetet werden müsste, tut m.E. nichts weiter zur Sache.

Sämtliche Bescheide werden nach Prüfung meiner Dokumentenablage zugeführt, mit Prüfungsvermerk signiert (feS) und dem Mandanten in "Meine Steuern" zugeführt.

Zeitgleich erhält der Mandant eine Hinweis-E-Mail, dass diese oder jene Bescheide in "Meine Steuern" zur weiteren Verwendung zu finden sind.

KEIN Bescheid verlässt die Kanzlei in Papierform, sondern wird nach dem Scannen geschreddert.

Sollte es zum Ernstfall kommen und ein Mandant partout einen Bescheid vom Finanzamt im Original und Papier wollen, wäre erst zu prüfen, ob der Bescheid überhaupt in Papierform zugestellt wurde und wenn ja, ließe sich zur Not per Einzeiler eine Kopie vom FA anfordern.

Außer Mandantenunterlagen, die zur Bearbeitung in Papier überlassen wurden, verlässt hier kein Blatt Papier unnötig die Kanzlei.

Nun kann man drüber streiten, ob dies rechtlich alles wasserdicht ist oder nicht. Obgleich der ein oder andere meinen könnte, ich ignoriere rechtliche Vorgaben, ist dem nicht so, aber ich bevorzuge stets ein Risikoabwägung in der Vorgehensweise.

Wir erleben vielseitig, dass die Rechts- und Gesetzeslage den Veränderungen, durch Digitalisierung von Arbeitsabläufen, nicht mehr hinterherkommt und es werden sich immer Aspekte für Zweifel ergeben. Wer ständig den Kopf schüttelt, wird sicher irgendwann ein Haar in der Suppe finden.

Mit der Ausweitung der elektronischen Bescheidüberlassung wächst sich das genannte Problem von selbst mittelfristig aus.

Ich habe die (für mich) effizienteste und praktischste Vorgehensweise gewählt und habe hierbei keinerlei Bedenken.

[#18]

Ja du kannst deine digitalen z.B. ESt Bescheide über ELSTER abrufen, wenn du eine entsprechenden Einwilligung nach

§ 122a AO erteilt hast.

Sonst werden dir die Bescheiddaten elektronisch übermittelt, außer der Steuerberater klickt dies nicht an (was ich nicht empfehlen würde):

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@Michael-Renz  schrieb:

Lieber @Marcel_Kruse ,

da hätte ich bei der Vernichtung Zweifel. 

der Papierbescheid ist ein „Dokument des Mandanten“ - auch wenn wir im Rahmen der Empfangsvollmacht dieses berechtigt zugestellt bekommen. Es bleibt ein „dem Mandant gehörendes Dokument“. 

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Stimmt - ohne Zweifel.

Die Vernichtung könnte nur mit dem geringen "Risikoaspekt" (nach Ablauf der Einspruchsfrist) gewagt werden. 

[#20 · Accepted solution]

Hallo zusammen,

vielen Dank für die Zahlreichen Antworten und Impulse. 😊

In der Zwischenzeit habe ich auch die Antwort von der Steuerberaterkammer erhalten und es wurde bestätigt, was Michael Renz geschrieben hat: "der Papierbescheid ist ein Dokument des Mandanten", also sein Eigentum. Und es ist egal, dass andere Bescheide digital zugestellt werden. Das was dem StB auf Papier zugestellt wird, ist Eigentum des Mdt. und somit an die Aufbewahrungspflichten gem. §66 Abs.1 Satz1 StBerG gebunden. 

"Mit der Aufforderung an den Mandanten, seine Unterlagen (berufsrechtlicher Begriff der Handakte) in Empfang zu nehmen, kann der Steuerberater seine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren verkürzen (§ 66 Abs. 1 Satz 2 StBerG). Diese erlischt mit der Übergabe der Handakten an den Auftraggeber, spätestens jedoch binnen 6 Monaten, nachdem der Auftraggeber die Aufforderung des Steuerberaters oder Steuerbevollmächtigten erhalten hat, die Handakten in Empfang zu nehmen."

Es bleiben also die Möglichkeiten:

• die Originale 10 Jahre aufbewahren
• die Aufbewahrung auf 6 Monate verkürzen (mit Aufforderung an Mdt.)
• oder die Originale dem Mandanten zukommen zu lassen

Vielen Dank und Beste Grüße

Agnieszka Retzlaw

[#21]

Ja du kannst deine digitalen z.B. ESt Bescheide über ELSTER abrufen, wenn du eine entsprechenden Einwilligung nach

§ 122a AOerteilt hast.

Sonst werden dir die Bescheiddaten elektronisch übermittelt, außer der Steuerberater klickt dies nicht an (was ich nicht empfehlen würde):

Nur als Ergänzung:

Der Haken im Steuerprogramm gilt nur für die Rückübermittlung der Bescheidwerte für den Bescheidabgleich - dieser Haken hat keinen Einfluss auf die eventuelle elektronische Bescheidbekanntgabe.

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@xyzmic  schrieb:

Sonst werden dir die Bescheiddaten elektronisch übermittelt, außer der Steuerberater klickt dies nicht an (was ich nicht empfehlen würde):

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Aber dieser Haken hat doch nichts mit der elektronische Bekanntgabe eines Bescheides zu tun. Diese Angabe ist nur für die elektronische Mitteilung der Bescheiddaten zur Übernahme in Post, Fristen und Bescheide notwendig.

Die elektronische Bekanntgabe von Bescheides muss in der Vollmachtsdatenbank aktiviert werden und ist unabhängig davon möglich, ob man im Programm den Haken für die Übermittlung der Bescheiddaten gesetzt hat.

... zu langsam 🙄

[#23]

Hallo zusammen,

Hinweis: Nach § 66 Abs. 4 StBG können die Handakten auch elektronisch geführt werden.

Wir mailen alle Mandanten mit der weiter unten dargestellten Mustermail (Verzicht auf Papierpost = VPP) an, bei denen wir denken, dass diese gut mit "EDV" umgehen können. D. h. Mandanten von denen wir wissen, dass diese keine E-Mail-Adresse haben oder eher ungern damit umgehen, mailen wir gar nicht an.

Der Ablauf ist dann stark vereinfacht wie folgt:

• Der SB erstellt und versendet die weiter unten dargestellte VPP Mustermail an den Mandanten
• Wenn der Mandant dem VPP zustimmt dann passiert folgendes:
• Die Antwortmail des Mandanten auf die VPP Mail kommt in die DMS (macht der Sachbearbeiter; die Orga-Abteilung wird über den Knigge automatisch zur Kenntnis gesetzt)
• Die Orga-Abteilung verknüpft die VPP Mail in die MVM Mappe (Vorgangsmappe Mandanten Vertrags Mappe MVM  oder auch hier: MVM Vorgangsmappe jeweils am Ende meines Beitrages)
• Die Orga-Abteilung nimmt den Hinweis in die Mandantennotiz in den Stammdaten auf
• Die angegebene E-Mail-Adresse wird im Adressaten der Stammdaten ein "VPP" vorangestellt wie z. B. "(VPP) (MVV) Musterholz@T-online.de" // MVV bedeutet bei uns, dass der Mandant die E-Mail-Verschlüsselung von DATEV nutzt)
• Alle Papierbescheide werden in die DMS eingescannt und eine Frist in PFB angelegt; der SB ist Erlediger, der Teamleiter wird zur Kenntnis gesetzt. Der Bescheid wird ein EO (un-)comfort einem Bescheidprüfungsauftrag zugeordnet
• Wenn der Papier-Bescheid eingeht, gibt es in der Orga einen Ordner je Monat mit einem 1-31 Register (hier werden die Papierbescheide abgeheftet)
• Nach Prüfung und Freigabe durch den TL (Auftrag wird ihm weitergeleitet und ggf. mit Notiz zurück) ist der Ablauf dann wie folgt:
• VPP liegt vor: Bescheid geht per Mail (Vorlageverwaltung mit Platzhalter aus den Steuerprogrammen) an die VPP Mail-Adresse
• VPP licht nicht vor: SB erstellt Anschreiben und druckt dieses aus, geht an den Ordner mit den Papierbescheiden und sotiert den Papierbescheid dem Anschreiben zu, so dass der Mandant den Papierbescheid erhält
• Nach Ablauf von 3 Monaten, vernichtet die Orga die Papierbescheide.

Die DATEV könnte uns bei dem Postausgang (@Michael-Renz: Kärcher) und beim Posteingang (@Michael-Renz: Staubsauger) viel und effektiv helfen, wenn es dazu ein sicheres und mit verbindenden Elementen (roter Faden) ausgestattetes Plattformprogramm gäbe. Aber leider verzettelt sich die DATEV in einer wahnsinnigen Atomisierung der Ablageorte ohne sinnvolle und erforderliche übergreifende Möglichkeit einen Beleg/Information zu suchen und hoffentlich auch zu finden und weiterzubearbeiten:

• Meine Steuern
• U-Online
• FZO
• AN-Online
• Kommunikation mit der Finanzverwaltung
• KanzleiBox
• usw.

Keine dieser Anwendung hat eine vollautomatische Schnittstelle zur DMS (hier liegen alle unsere eingehenden Dokumente und hier werden alle Anschreiben über die Vorlagenverwaltung erzeugt und liegen ebenfalls hier)! Noch nicht mal die neu geplante KanzleiBox verwendet die gute alte vollautomatische Schnittstelle "DATEV connect". Das machen nur externe Anwendungen wie FP Sign. Aber das interne DATEV Öko-System nutzt diese sinnvollen vorhandenen und gut funktionierenden Schnittstellen leider nicht!

Ansätze gab und gibt es z. B. in Meine Steuern: Eigene Anwendung Posteingang für jegliche "Post" freigeben

Aber solche sinnvollen Anwendungen hat bei der DATEV keine Priorität und unserer Kritikorgan schweigt bzw. ist für uns Anwender nicht sichtbar.

So macht leider jede Abteilung bei der DATEV seine eigenes Ding und legt Dokumente an einem eigenen Ort mit eigenen Kriterien ab (Atomisierung der Ablageorte). Es fehlt hier der DATEV Prozessmanager (siehe Abspann) der mit:

• Weitblick
• Kenntnisse und Fähigkeiten vieler DATEV Anwendungen (alte und neue)
• Kenntnisse und Fähigkeiten der Organisation unserer Kanzleien

Gruß R. Blum

Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung) man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter (Der Spock des (T)Raumschiffes DATEV-Cloud) nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich (ist somit deutlich mehr als das stille zentrale Anforderungsmanagement der DATEV) auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen. Liebe DATEV: bitte helft uns heute bei der Organisation unserer Kanzleien!

Zitat von Altbundeskanzler Helmut Kohl: "Wer die Vergangenheit nicht kennt, kann die Gegenwart nicht verstehen und die Zukunft nicht gestalten". Ihr jungen DATEV Wilden lernt von den alten Hasen (auch von den alten DATEV Programmen).

Mustermail über die Vereinbarung Verzicht auf Übermittlung Papierpost

Nachstehender Teil ist gelb markiert:

Vorspann (gelb markierter Bereich ist eine Info für intern Zwecke; bitte vor dem Versenden löschen):

Achtung; dies ist nur eine E-Mail-Vorlage und muss ggf. an die bereits bestehenden individuellen Verhältnisse angepasst werden. Wenn z. B. der Mandant schriftlich angewiesen hat, die E-Mails (OMV-Vorlage) unverschlüsselt zu senden, sollte hier nochmal nachgefragt werden, ob wir das auch für die Bescheide so machen sollen, oder ob die Bescheide verschlüsselt überlassen werden sollen. Dieses Mail wird mit dem Kinigge „Mandat Schreiben an MD Vereinbarung Verzicht Übermittlung Papierpost VPP“ gespeichert und die Antwort unter dem Knigge „Mandat Schreiben von MD Verzicht Übermittlung Papierpost VPP".

Weitere Ergänzungen sind z. B. evtl. erforderlich, wenn die Mail an Unternehmens-Gruppen versendet wird.

Alle beteiligten Mitarbeiter sind zur Kenntnis zu setzen. In der Mandantennotiz ist entweder:

• VPP Behördenpost per Mail (MV oder OMV) an folgende E-Mail-Adresse.
• Behördenpost per Post

Hier endet die gelbe Markierung

Sehr geehrte Damen und Herren,

zurzeit erhalten wir Ihre Korrespondenz vom Finanzamt auf verschiedenen Übertragungswegen:

1. vollelektronisch (sicherer verschlüsselter Übertragungsweg über die DATEV in Verbindung mit dem Elsterportal der Finanzverwaltung) als PDF-Dokument (die Finanzverwaltung nennt dieses System „digitaler Verwaltungsakt“, kurz DIVA):
1. alle Einkommensteuerbescheide aller Bundesländer
2. GewSt-Messbescheide und KSt-Bescheide aus Nordrhein-Westfalen
3. Bescheide zur Aussetzung der Vollziehung, Stundungsbescheide und Erlassbescheide aus RLP und 10 weiteren Bundesländern
4. Sonstige Schreiben zu bestimmten Sachverhalten aus RLP und 10 weiteren Bundesländern
2. Papierpost (die Finanzämter verwenden leider auch freie Postdienstleister): für sonstige Rückfragen, Steuerbescheide anderer Steuerarten

Von der Finanzverwaltung ist perspektivisch geplant, jeglichen Schriftverkehr nur noch digital (medienbruchfrei) ohne Papier zu übermitteln (jeden Monat kommen neue Arten von Bescheiden hinzu, die wir dann nur noch vollelektronisch über DIVA erhalten werden).

Wir verfügen in unserer Kanzlei über ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS), in dem beide Übertragungswege dauerhaft und unveränderbar gespeichert werden:

• DIVA PDF-Dateien (ohne Medienbrüche)
• Papierbescheide werden von uns gescannt und als PDF gespeichert (erster Medienbruch)

Zurzeit gehen wir mit den Bescheiden bzw. mit der Behördenpost, die wir Ihnen überlassen möchten, wie folgt um:

• die DIVA PDF-Dateien der Finanzverwaltung werden von uns für Sie ausgedruckt (erster Medienbruch) und Ihnen per Briefpost zugesendet
• die Papierbescheide werden unserem Anschreiben beigefügt und Sie erhalten das Original (den Bescheid) per Briefpost

Wir würden gerne die in unserer Kanzlei eingehende Finanzamts- und Behördenpost dergestalt umgestalten, dass wir Ihnen diese Post nicht mehr in Papierform zur Verfügung stellen, sondern nur noch per verschlüsselter sicherer DATEV Mail (jegliche Post ist immer vollständig in unserem DMS dauerhaft gespeichert). D. h. wir würden die Original-Behördenpost nach Ablauf einer Frist von 3 Monaten nach dem einscannen in unser DMS vernichten.

Die Umstellung hat folgende Vorteile:

• Postlaufzeiten werden vermieden
• Nachhaltigkeitsaspekte: Ersparnis von Toner, Druckerressourcen, Papier, Porto, Verkehr der Beförderung des Briefes
• interne Prozesse werden deutlich verkürzt
• evtl. wird das nochmalige Einscannen (zweiter Medienbruch) bei Ihnen vermieden
• Die verschlüsselte Mail kommt bei der von Ihnen benannten Person an und kann nicht aus Versehen von Unbefugten eingesehen werden
• usw.

Wenn Sie trotzdem gerne weiterhin die Originalpapierpost haben möchten, so antworten Sie uns bitte auf diese E-Mail einfach mit:

Bitte senden Sie uns weiterhin die Originale per Post zu.

Wenn Sie künftig die Finanzamts- und Behördenpost per E-Mail-Übermittlung erhalten möchten, so antworten Sie bitte auf diese E-Mail:

Wir sind mit der Übermittlung per E-Mail an diese Absender-E-Mail-Adresse:

_________________________

einverstanden.

Danke für Ihre Unterstützung und Verständnis, die Übermittlungswege medienbruchfrei und digital zu gestalten.

Mit freundlichen Grüßen

[#24]

Es bleiben also die Möglichkeiten:

• die Originale 10 Jahre aufbewahren
• die Aufbewahrung auf 6 Monate verkürzen (mit Aufforderung an Mdt.)
• oder die Originale dem Mandanten zukommen zu lassen

@A_Retzlaw schriftliches jeder Zeit zu widerrufendes Einverständnis des Mandanten die originale nach seiner Empfangsbestätigung für die digitale/digitalisierte Variante zu vernichten. ?

[#25]

Danke, hatte es zuerst geschrieben 😜...

[#26]

Richtig habe auch nichts anderes geschrieben...😜

[#27]

Danke, hatte ich auch so geschrieben...😜

[#28]

Nur mal so (leicht provokant) in die Runde gefragt: was macht denn einen Bescheid zum „Original“?

Wenn man den Bescheid scannen und wieder ausdrucken würde - wäre der weniger „original“ als der Ausdruck vom FA?

Es gibt doch da keinerlei Echtheitsmerkmale oder sowas!?

Ein Papierbescheid ist nur ein auf Papier gedruckter Verwaltungsakt. Deshalb ist ja auch einfach so (ohne digitale Signatur oder so etwas) ein digitaler Bescheid (DIVA) möglich.

MfG, F.Lange

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@blum  hat natürlich recht. Beim ersetzenden Scannen und damit bei der digitalen Handakte.

Habe ich auch so geschrieben, meine ich.

Wenn man aber unsicher ist, an wen kann man sich (außer der Community) wenden? Wie ist der absolut sichere Weg?

Traurig, dass diese Fragen überhaupt auftauchen, denn das bedeutet, jemand hat die Regeln nicht hinreichend genau beschrieben. Also in diesem Fall die Anwendung der GoBD.

Die wohl entscheidende Probleme ist, wann ist ein Scan papierersetzend und und wie sieht es mit dem Mandanten aus?

Und da denke ich immer noch: Kopie in Handakte und DMS, Original an Mandanten verschicken und dem Mandanten nach der Mandatskündigung die Handakte zu schicken.

Im DMS mag der Bescheid GoBD-konform liegen, wäre aber die Übermittlung der digitalen Akten an den Mandanten es auch noch? Mal ehrlich, ich kann mir da Manipulationsmöglichkeiten vorstellen (auch ohne KI).

Sprich: Da sind noch weitere Vorgaben von Nöten!

Z.B., Egal, was an Papier und digitalen Dateien herumfliegt, Wenn es ein revisionssicher abgelegtes Dokument gibt, dann gilt dieses - ohne Ausnahme, es sei denn, das DMS ist bekannt kompromittierbar. Wohlgemerkt "bekannt", wenn mit hinreichend Ressourcen kann natürlich jedes revisionssichere DMS manipuliert werden.

Ergo: DMS-Systeme müssen freigegeben werden als Systeme denen vertraut wird.

Es gibt eben Restrisiken. Wobei ich glaube, diese sind von der Finanzverwaltung nicht gewollt.

Aber der Übergang von Papier zu Datei führt bei einer Gesetzgebung, die hauptsächlich auch Papier und entsprechenden Prozessen beruht halt zu Unsicherheiten. Das zeigt übrigens auch, dass das Fax immer noch beweiskraft hat und deshalb immer noch genutzt wird.

QJ

[#30]

... mich würde interessieren, ob es zum Thema "Ersetzendes Scannen" schon Gerichtsverfahren bzw -urteile gab bzw. dass die Scans der vernichteten Papierbelege nicht anerkannt wurden und es dadurch zu massiven Komplikationen kam

... wie bereits erwähnt, habe ich es bisher noch nicht gewagt, wichtige Papierbelege tatsächlich nach dem Scannen und noch während der aufbewahrungspflichtigen Zeit zu vernichten

... ich scheue eben Risiken, wenn sie sich relativ einfach vermeiden oder minimieren lassen