DMS _ EO Comfort - Informationsfeld zum Mandanten

[#1]

Guten Morgen,

wir nutzen seit 3 Jahren DMS und haben noch keine für uns glückliche Möglichkeit gefunden auf wichtige Fakten zu einem Mandat von übergeordneter Bedeutung hinzuweisen. Früher lag bei uns ein Zettel/Deckblatt "oben" auf der Handakte.

Beispiel -

a) Informationen aus der Jahresabschlusserstellung für die Jahresabschlusserstellung fürs Folgejahr weitergeben. (Im Zweifel kann es ein Sachbearbeiterwechsel geben...)

b) Kollege möchte nachfolgendem Sachbearbeiter (noch nicht benannt) mitteilen, dass in jedem Jahr ein Antrag auf Aufteilung der Steuerschuld zu stellen ist.

c) Angehöriger eines Mandanten ist verstorben, Mandant hat eine Auszeichnung bekommen.

Das Feld Informationen in den Stammdaten kennen wir, da schaut in der Regel niemand drauf. Wir würden uns wünschen, dass etwas bei der Mandatsbearbeitung als Hinweis aufpoppt. (ähnlich wie beim Öffnen von DMS Dokumenten, wenn dort ein Hinweis hinterlegt ist.

Hat jemand hierzu ein Lösung oder Idee - zu einem digitalen Deckblatt in der Handakte?

Wie wird das in anderen Büros gelöst?

Vielen Dank.

[#2]

Guten Morgen,

für mich ist in diesem Zusammenhang ganz wichtig, dass Dokumente in DMS mit dem richtigen Veranlagungsjahr abgelegt werden. Alle Infos, die sich bis zur Erstellung des Jahresabschlusses z. B. für 2019 ansammeln, werden in einem DMS-Dokument (Telefonnotiz, Aktennotiz, gescannter Beleg etc.) abgelegt mit dem Veranlagungsjahr 2019. Zu Beginn der Erstellung des Jahresabschlusses 2019 filtere ich dann die DMS-Dokumente des Mandanten nach Veranlagungsjahr 2019 und habe alle Infos parat.

Zum Filtern: ich gebe hier unter Schnellsuche "2019" ein.

Viele Grüße aus dem Norden.

[#3]

Hallo Herr Meyer,

wir haben das über das Programm Abschlussprüfung und dort über die Arbeitspapiere gelöst. Bei jedem Mandant mit Gewinneinkünften wird ein Arbeitspapier (bei uns kurz AP 8 genannt) jedes Jahr angelegt und dort gibt es eine Prüfungsfeststellung mit "Dauerangaben", die im Folgearbeitspapier des nächsten Jahres des Mandanten als so genannte "Dauerfeststellung" AUTOMATISCH angezeigt wird:

Unten in der kleinen Schriftart "Feststellungen des Vorjahres" sind die Bemerkungen des Vorjahres erfasst, die dann automatisch (Haken Dauerfeststellung) oben in der größeren Schrift übernommen werden. Auch verknüpfte DMS Dokumente werden übernommen (hier in noch kleiner Schrift).

Für Einkommensteuer machen wir das über ProCheck über die Hinweise zum Mandanten (oberstes Element) diese werden automatisch in alle ProChecklisten aller VJ angezeigt:

Leider kann man hier keinen DMS Link einfügen (eine DATEV IDES Unmöglichkeit (siehe Re: Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung).

Daneben nutzen wir das Notizfeld der ZMSD für z. B. nachstehende Infos:

Leider kann man auch hier keinen DMS Link einfügen (eine DATEV IDES Unmöglichkeit (siehe Re: Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung).

Für alle unsere vertraglichen Informationen haben wir bei jedem Mandanten eine bei uns so genannte Mandaten Vertrags Mappe (MVM) als Vorgangsmappe angelegt in der nachstehende Informationen gespeichert werden:

Schön wäre es natürlich, wenn es in der DMS neben einer Leseliste auch einen Bereich für Dauerangaben gäbe, die bei jedem Auftrag (EO-comfort) immer angezeigt würden. D. h. es müsste eine automatische 1:n Verknüpfung geben. Ein Dokument wird bei allen Aufträgen automatisch immer oben angezeigt (eine DATEV Ideas Vision siehe auch Re: Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung).

Gruß

Ralf Blum

[#4]

Hallo Herr Blum,

da ich in meiner Kanzlei weder das Programm Abschlussprüfung (ich bin lediglich Steuerberaterin) noch EO comfort (ich nutze EO classic) nutze, ist die von mir geschilderte Vorgehensweise für mich die praktikabelste, um keine Infos zu übersehen. Für Dauerhinweise zu einem Mandanten ist die Verlinkung eines Dokumentes in den ProCheck-Listen natürlich auch eine gute Sache. Das Notizfeld nutze ich relativ selten, dann aber für Angaben, die Aufgabenübergreifend zur Verfügung stehen sollen, wie z. B. dass alle E-Mails eines Mandanten an eine bestimmte Adresse geschickt werden sollen und man nicht einfach auf "Antworten" klicken sollte.

Viele Grüße,

B. Fitschen

Edit: Hinweis an Herrn Blum gelöscht.

[#5]

Oje.

Danke für den Hinweis.