Guten Tag, ich frage mich wie die anderen Kanzleien die Bearbeitung mit Digitalen Bescheiden durchführen. Vorab Arbeitsablauf zuvor. (Kleine Kanzlei -arbeiten mit Dokumentenablage). 1. Der Berater prüft die Bescheide 2. Vermerkung: geprüft oder Einspruch und Namenskürzel 3. Weitergabe an Mitarbeiter die Posteingang, Postausgang, Anschreiben an Mandanten erledigen und den Bescheid versenden. (Ggf. Anschreiben zum unterschreiben an den Berater zurück geben) Jetzt zu den Digitalen Bescheiden. Da haben wir bis jetzt keinen besonderen Workflow herausarbeiten können. 1. Mail mit Bescheid Daten zum Abruf stehen bereit. Da macht eventuell Sinn das alle Mitarbeiter diese auf einen gemeinsamen Posteingangsordner bekommen. 2. Abruf der Bescheide. Wie vermerkt man nun, dass alle Bescheide geholt wurden? Eventuell einen Unterordner beim Posteingang im Mailprogramm, wenn der Bescheid geholt wurde?? Somit Mail verschieben auf Bescheid geholt. 3. Wer holt die Bescheide. Die Bescheide werden im Dokumentenkorb geholt, somit hat auch nur dieser Mitarbeiter die Bescheide. Wenn der Mitarbeiter die Bescheide holt und den Posteingang durchführt, wie bekommt der Berater dann die Info welche Bescheide er prüfen muss und wie bekommt der Mitarbeiter dann die Info, dass der Bescheid geprüft ist und an den Mandanten gesendet werden muss. Falls der Berater die Bescheide holt, muss er den Posteingang etc. erledigen. Wie bekommt der Mitarbeiter dann die Info welche Bescheide er an die Mandanten senden muss? (Was zuvor in einer Postausgangsmappe zum abarbeiten da war ist dann ja nicht möglich). 4. Wenn der Bescheid nun geprüft wurde und an den Mandanten gesandt wird. Wie und wo weis der Mitarbeiter ob der Bescheid ausgedruckt per Post oder auf anderem Wege wie z.B. nach meine Steuern hochgeladen wird? Kann man irgendwo einstellen, dass bei der Mandantenansicht dieses offensichtlich angezeigt wird oder wie machen das die anderen Kanzleien? 5. Wie kann der Berater am Ende prüfen, dass alle Bescheide geholt und an den Mandanten gesandt wurden? Kann man irgendwo einsehen z.B. 2 Bescheide noch nicht geholt und 2 von 5 Bescheiden noch ohne Postausgang? Viele Dank für eure Anregungen. Für alle Tipps und Tricks würde ich mich sehr freuen. Viele Grüße 😀
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