@aschreiber: stimmt. Aber auf diese Weise kann das Dokument nicht mit der externen Anwendung bearbeitet werden.   Herr Herrmann möchte sicher bei Bedarf mit einen PDF-Programm seiner Wahl das Dokument öffnen.   Die allgemeine Konfigurationsmöglichkeiten ist hier zu starr, zumal diese Kanzleiweit gilt.   mfg, F.Lange ... Mehr anzeigen

Da müsste dann PFB beim Festschreiben das DMS-Dokument anfassen. Das stammt aus einer anderen Programmschmiede.   mfg, F.Lange ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Herrmann,   zum ersten Wunsch gibt es bereits was. Wählen Sie mal mit gedrückter STRG-Taste einen Ausschnitt und schauen Sie, was beim loslassen der Maustaste passiert. Die OCR ist an dieser Stelle zwar etwas raw aber es immer noch besser, als Abtippen.   Den zweiten Wunsch stimme ich zu.   mfg, F.Lange ... Mehr anzeigen

Oder überhaupt ein Umwandeln in PDF direkt über das Kontextmenü wäre klasse.   mfg, F.Lange ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Lerm,   im Moment fällt mir zwar kein konkretes Szenario ein, aber in der Vergangenheit hatte ich schon einige Male den Wunsch, so etwas zu implementieren.   Insbesondere die Möglichkeit von Auswahlfeldern mit vorgegebenen Inhalten finde ich sehr interessant.   Man könnte hier an Projekte denken oder an das Abbilden von Organisationsstrukturen, die mit den Standardmöglichkeiten nicht darstellbar sind. Freitextfelder und Datumsfelder sind auch sehr interessant. Datumsfeld z.B. für eine Art Fälligkeit.   Also setzen Sie diesen Plan ruhig um. Wer es nicht braucht, muss es ja nicht nutzen.   mfg, F.Lange ... Mehr anzeigen

Jawoll. So wie‘s früher in DMS classic war. Bitte bitte!   MfG, F.Lange  ... Mehr anzeigen

Das ist vermutlich nicht so einfach.   Beim Heften werden ja mehrere Dateien zu einer vereinigt. Das kann nur per Formatumwandlung funktionieren und dann ist‘s nicht mehr der Original-Beleg.   Sie können im Dokumentenkorb doch aber Strukturen bilden (Taste F3). Dann landen mehrere Dateien (auch unterschiedliche) in einem Dokument.   Vielleicht ist das ja, was Sie suchen?   MfG, F.Lange ... Mehr anzeigen

Oh ja... die Fachabteilung DMS sollte mit den anderen Fachabteilungen mal ein paar Workshops abhalten, damit die mal erfahren wie DMS-Kanzleien so arbeiten und was DMS alles so kann. Knigge, Status, strukturierte Dokumente, Kenntnisnehmer u.v.m. Obwohl einiges durch den Knigge alleine schon gelöst würde.   mfG, F.Lange ... Mehr anzeigen

Aber die Kunden/Mandanten haben nun mal keine qualifizierte Signatur. Deshalb braucht es ja Lösungen, die das Unterschriftsproblem digital und trotzdem gerichtsverwertbar abbilden. Und das ist typischerweise eine fortgeschrittene Signatur in Kombination mit dokumentierter Eigenhändigkeit der Unterschrift. Oder ein etwas komplizierterer Prozess mit starken Indizien, dass eine Willensbekundung abgegeben wurde. Wie z.B. Freizeichnung Online.   Und niemand sagt, dass der Mandant dazu in die Kanzlei muss. ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Lerm,   leider ist in den aktuellen Ankündigungen zu Neuerungen im DMS nichts in dieser Richtung zu entdecken.   Ein einfaches „öffnen mit...“ im DATEV Arbeitsplatz (wie der Windows-Explorer es bietet) würde fürs Erste schon mal weiter helfen. So könnte man ein PDF-Dokument einfach mit der gewünschten Anwendung öffnen und z.B. das Dokument signieren.   Es könnte so einfach sein. Ich habe aber Angst, dass DATEV hier die ganz große Lösung plant und wir deshalb ewig warten werden.   Also geben Sie sich einen Ruck und machen das auf die Schnelle mit einem SR möglich.   Freundliche Grüße,   F.Lange  ... Mehr anzeigen

Eine Anbindung an externe Programme zum PDFs offline zu bearbeiten wäre deutlich einfacher, wenn es eine Möglichkeit gäbe mehrere markierte Dokumente einfach in ein selbst definiertes Verzeichnis auszuchecken. Diesen Ordner synchronisiert man von vor der Besprechung mit dem Tablett, macht dort seine Notizen drauf und synchronisiert zurück. In DMS checkt man dann wieder ein. DMS sieht ja, welche Dokumente geändert wurden und speichert diese als Revision ins DMS zurück. Könnte alles ganz einfach sein.   mfg, F.Lange ... Mehr anzeigen

Hallo mvw,   wählen Sie oben bei Dokumentenklasse mal was anderes als alle aus. Dann können Sie die Reihenfolge ändern. Die Sortierung funktioniert nur innerhalb einer Dokumentenklasse.   mfg, F.Lange  ... Mehr anzeigen

Ja. Wenn man im Kontext eines DMS-Dokumentes ein neues erzeugt (Rechtsklick auf das Dokument) oder einen elektronischen Einspruch startet, sollte dieser Zusammenhang per automatischer Verlinkung dokumentiert werden. ... Mehr anzeigen

Hmmm... verständlicher Wunsch. Programmtechnisch aber sicher schwer umzusetzen. solche Backlinks stellen die Datenlogik vor erhebliche Herausforderungen. Wenn z.B. eine Vorgangsmappe gelöscht wird, die 100 verlinkte Dokumente enthält, müssten bei diesen 100 Dokumenten diese Backlinks entfernt werden. Würde andererseits die Möglichkeit bieten das Verwaisen von Links zu verhindern.   Ich bin dafür. 🙂 ... Mehr anzeigen

Vorgangsmappen in der Vorlagenverwaltung wäre doch auch mal was...   MfG, F.Lange  ... Mehr anzeigen

Jawoll! Und dann noch eine Funktion „öffnen mit“, um das PDF in SignoSign oder was auch immer zu öffnen. Dann wird der Workflow richtig rund.   MfG, F.Lange  ... Mehr anzeigen

Hallo,   hier: https://www.datev-community.de/t5/Ideen-zu-DATEV-DMS/Springen-aus-den-Schnellinfos-zu-anderen-Informationen/idi-p/141087/highlight/true    hatte ich schon mal was dieser Richtung vorgeschlagen. Meinen wir das Selbe? MfG, F.Lange      ... Mehr anzeigen

Ich würde dafür plädieren, dass es schon aus Gründen der einheitlichen Bedienung überall so ist, dass ein bereits existierender Betreff „gerettet“ wird.   mfG, F.Lange ... Mehr anzeigen

Hallo @freiburgersteuermann,   > Meine Fragen gebe ich jetzt mal wieder an die Community weiter: > > Wie ist eine elektronische Kommunikation sinnvoll zu lösen? > > Wie kann ein Buchhaltungs- oder Lohnsachbearbeiter schnell mal ein paar fehlende Belege anfordern > und gleichzeitig verhindert werden, dass haftungsrechtlich relevante Informationen ungeprüft die > Kanzlei auf deren Absenderadresse verlassen?   Ich sehe es ähnlich wie Ihr Systembetreuer. Das können Sie nicht. Ihre Mitarbeiter sollten ihre Grenzen kennen.   Dabei wäre ein DMS-Basierter Workflow beim Mailversand hilfreich. Dann wäre es nämlich durch die Revisionen dokumentiert ob und von wem eine Mail frei gegeben wurde. Also liebe DATEV: legt Euch mal in Zeug! Frohe Ostern!   ... Mehr anzeigen

Guten Tag,   Eine Ablage der Mail als PDF ist sicher für die spätere Nachvollziehbarkeit des Vorgangs sinnvoll. Aber nur die Mail im Outlook-Format ist das Original der E-Mail. Die GoDB (Ich weiß, da geht's hier nicht drum.) schließt so ein Umwandeln der Mails im Prinzip sogar aus, wenn die Mail selbst die  Nachricht darstellt.   Wenn man natürlich konsequent nur Schreiben im PDF-Format und Anlagen per Mail versendet und keine weiteren Informationen im Mailbody transportiert, kann man die Mail quasi als Briefumschlag betrachten und muss sie nicht speichern. Das scheitert im Kanzleialltag aber vermutlich an der Disziplin aller Beteiligten.   Da bleibt dann nur die Frage der korrekten Dokumentation von Versandzeitpunkt, Absender und Empfänger. Das dokumentiert sich bei der kompletten Mail selbst.   Ich bin mir auch ziemlich sicher, dass man gespeicherte Outlook-Mails im MSG-Format auch in 30 Jahren noch irgendwie öffnen kann. Größere Sorgen sollte man sich da um digitale Signaturen bzw. S/MIME-Verschlüsselte Mails machen.   mfG, F.Lange ... Mehr anzeigen

Guten Abend,   ich würde mir ja wünschen, dass es überhaupt möglich wäre einen Mail-Workflow per DMS zu realisieren.   z.B. Folgendermaßen:   1. Mitarbeiter erstellt eine Mail und speichert diesen Entwurf mit Status z.B. „zur Freigabe“ im DMS 2. Chef prüft die Mail bzw. ergänzt und ändert vielleicht den Status oder leitet im DMS weiter. 3. Sekretariat bzw. Mitarbeiter oder der Chef selbst (je nach Kanzlei-Workflow) versendet die Mail.   Wichtig ist natürlich, dass bei jedem Schritt eine Revision der Mail im DMS gespeichert wird - der Entstehungsprozess und der Versandzeitpunkt sollen ja dokumentiert sein. Am Ende muss die fertige versendete Mail gespeichert sein.   Das Problem: die Office-Schnittstelle kann keine Revision einer Mail speichern (auch die frisch programmierte des neuen DMS nicht)   Das müsste DATEV bitte erst mal realisieren! Dann kann man sich bei Bedarf auch einen 4-Augen Prozess überlegen.   mfG, F.Lange ... Mehr anzeigen

Hallo Community,   mein Vorschlag wäre hier, daß man jederzeit zwischen VGM und strukturiertem Dokument wechseln könnte. Auch wenn beides technisch quasi des Selbe sind, kann es für beides Gründe geben.   Entweder als ein Attribut des Dokumentes oder über die Dokumentenklasse.   Freundliche Grüße,   F.Lange  ... Mehr anzeigen

Hallo Community,   an dieser Stelle möchte ich auf eine Lösung hinweisen, die bereits durch DATEV Österreich realisiert wurde.   https://www.datev.at/343-digisign Mit Hilfe von SignoTec-Unterschriftenpads werden fortgeschrittene aber gerichtsverwertbare weil eigenhändig (mit biometrischen Merkmalen) elektronische Unterschriften auf PDF-Dokumente angebracht. So könnten dann natürlich auch Mandanten unters Diese Lösung kann Dokumente direkt aus allen DATEV-Dokumentenverwaltungssystem öffnen, signieren und wieder speichern.   Wermutstropfen:   1. Die Dokumente müssen bereits als PDF im DMS liegen. Wie kann man ein Word-Dokument ohne Umweg direkt innerhalb von DMS in PDF umwandeln? 2. Es ist eine separate Anwendung. Somit keine direkte Integration in den Kontext eines Dokumentes.   Alternativ kann man auch mit der Software von Signotec signieren. Da wird aber die Integration in den DATEV-Workflow zur Herausforderung.   Freundliche Grüße,   F.Lange      ... Mehr anzeigen

Hallo Community,   ich würde bei diesem Wunsch sogar noch einen Schritt weiter gehen. Ich wünsche mir zum direkt öffnen per externer Standardanwendung auch noch ein „öffnen mit“ (wie man es von Windows gewohnt ist).   Hintergrund ist die Einbindung von PDF-Spezialprogrammen. (Stichwort digitale Unterschrift)   Alternativ könnte ich mir auch vorstellen, dass man konfigurieren kann, mit welchem Programm der Arbeitsplatz ein PDF öffnet.  Freundliche Grüße,   F.Lange  ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Lerm,   seit Herbst kann im Knigge auch der Status hinterlegt werden.   Die Schnittstelle aus den Steuerprogrammen respektiert das auch. Ein interessantes Attribut wäre bei der Übergabe aber sicher auch das (Dokument-)Datum.   Freundliche Grüße,   F.Lange  ... Mehr anzeigen