DMS-Cloud-Migration

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Hallo Zusammen,

schon mal jemand in DATEV DMS 17.0 den Filter "Nicht hochladbare Dokumente (Dateityp)" aufgerufen?

Da stellt sich für mich die Frage: Dürfen wir im DMS in der Cloud nur noch Dokumente ablegen, deren Datentyp von DATEV freigegeben ist?

VG

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Moin Moin,

eigentlich keine Ahnung - aber mit der Erfahrung wie Datev so tickt und welche Möglichkeiten zwingend implementiert sein müssen:

Die DMS-Dokumente sollten auf alle Fälle exportierbar sein - auch als Originaldatei (wie jetzt auch) Mit dem entsprechenden Programm kann man dann die Daten weiter ansehen.

Ich denke die "Freigabe" welche Dokumente abgelegt werden (nicht "dürfen", sondern) sollten, orientiert sich daran, was der Datev-Viewer kann. Was er nicht kann, da braucht man halt ein eigenes Anzeigeprogramm.

In diesem Zusammenhang eine Anregung für Datev:

Derzeit kann man nur Pauschal für die gesamte Kanzlei (bzw. für alle Niederlassungen zusammen) wechseln zwischen Datev Viewer oder externe Anzeigeprogramme. Ist nicht so schön, weil manche brauchen den Datev Viewer andere haben mit dessen Schwächen zu kämpfen und möchten gerne externe Anzeigeprogramme nutzen. Was in der Summe dazu führt, dass die Hälfte der Leute enttäuscht werden muss.

Wie wäre es, wenn Datev dort für jeden einzelnen die Möglichkeit bereitstellt, je nach Datenformat den Viewer oder eine externe Anwendung zu definieren. Mit Vorschlägen die aus der Windows-Verwaltung die die Standard-Anwendungen bezieht. Meinetwegen mit Voreinstellung, was der Datev Viewer beherrscht, übernimmt erstmal dieser.

Das wäre bei uns ein echter Hit!!!

QJ

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Hallo @de_stb 

Da stellt sich für mich die Frage: Dürfen wir im DMS in der Cloud nur noch Dokumente ablegen, deren Datentyp von DATEV freigegeben ist?

Ja - so wird’s kommen.

MfG, F.Lange

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Und dann sage ich dem Amtsgericht, ich bin mir sicher, dass ich Euch den Antrag geschickt habe, die Nachricht und den Anhang nach § 702 Abs. 2 ZPO konnte ich jedoch nicht sowie das Übertragungsprotokoll im DATEV DMS ablegen und auch nicht im Postausgangsbuch eintragen, weil wir jetzt nur noch Geschäftsbriefe u. a. archivieren, deren Datentyp in's DMS passt und zu groß dürfen die auch nicht sein. Das ist nur schwer vermittelbar.

Ich könnte mir vorstellen, dass auch bei den Steuerberaterkammern der eine oder andere Berufsrechtler damit nicht so glücklich ist, wenn wir unsere Ein- und Ausgangspost zukünftig nur noch dann aufbewahren, wenn sie bestimmten Dateitypen und bestimmten Größenvorgaben entspricht.

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Hallo @de_stb 

naja die Liste der unterstützten Formate ist schon recht lang.  Unterstützte Dateiformate in MyDATEV Kommunikation 

Dass beSt-Nachrichten nicht unterstützt sein sollen, finde ich allerdings auch sehr schräg.

Hier  Dokumente bereinigen im Filter „Nicht hochladbare Dokumente (Dateityp)“  schlägt DATEV vor, aus nicht unterstützten Dateitypen ZIP-Dateien zu machen.

Etwas speziell dabei: in der Dokumentenablage sind beSt-Nachrichten eigentlich ZIP-Dateien und im DMS sind es strukturierte Dokumente.

Haben Sie DMS im Einsatz und bereits in Version 17?

MfG, F.Lange

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Ja, Pilotierung.

Dann die E-Mail mit nicht akzeptiertem Dateianhang, die vom Mandanten kommt, zippen bevor die dort importiert wird, Wenn das die Lösung ist, dann könnte man automatisiert auf DATEV Serverebene machen, wenn das die Lösung ist. Bei importieren lokal zippen, rein in die Datenbank und beim ausliefern lokal wieder entzippen. Problem mit den Datentypen gelöst. Dann brauchts keine Beschränkung und der Viewer kann das ja auch machen.

Konvertieren? Also, wenn ich dann sage, ich hab die Daten vom Mandanten so bekommen und verarbeitet und lege als Beweis dann eine konvertierte Datei vor? Das wird sicher lustig.

Das ist, weil im Anhang der BEST Nachricht eine Datei mit der Endung .eda (Elektronischer Datenaustausch) ist. Also eigentlich sollten die Programmierer es kennen, die Wissensplattform kennt das Format jedenfalls:

https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1001548

Aber ILA (Lohnviewer), DATEVs eigenes Produkt, will es auch nicht mit DATEV-Smartcard-signierten PDFs. (PK7) und vieles mehr. MHT-Webseitenarchiv: Dafür brauche ich auch keinen besonderen Viewer, das kann jeder Browser. OpenOffice/StarOffice sxc, sxw usw.

Mir ist das schon klar, dass auch für DATEV und damit auch für uns als Genossen, das Risiko mit jedem unbekannten Format besteht, dass da was dabei ist, was dafür sorgt, dass der Server Dokumente ausliefert, die er nicht soll. Aber das an der Dateiendung festzumachen, ist jetzt auch nicht der Weisheit letzter Schluss. Da muss man schon den Inhalt scannen beim Hochladen. Magic Bytes/Numbers und anschauen, ob das jeweilige Format korrekt ist usw. Und die Datensicherheit ist ja auch in unserem Interesse. Und auch wird müssen sicherstellen, dass da kein Mist hochgeladen wird.

Aber gleichzeitig möchte ich auch meine Berufspflichten erfüllen können und ein sauberes Posteingangs-/Postausgangsbuch und ein revisionssicheres DMS haben. Und nicht sagen, die und die Dateien sind außerhalb, weil der Programmierer bei DATEV das Format nicht kennt. Auch nicht bei der Migration E-Mails oder andere Daten verlieren. Zu sagen, wir hatten mal ein lückenloses Posteingangs- und Postausgangsbuch, aber die Dateien, die verlinkt sind, die gibt es nicht mehr, das ist doch auch nicht das Gelbe vom Ei.

Wir werden sehen, was wird...

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Hallo @de_stb 

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Aber gleichzeitig möchte ich auch meine Berufspflichten erfüllen können und ein sauberes Posteingangs-/Postausgangsbuch und ein revisionssicheres DMS haben. Und nicht sagen, die und die Dateien sind außerhalb, weil der Programmierer bei DATEV das Format nicht kennt. Auch nicht bei der Migration E-Mails oder andere Daten verlieren. Zu sagen, wir hatten mal ein lückenloses Posteingangs- und Postausgangsbuch, aber die Dateien, die verlinkt sind, die gibt es nicht mehr, das ist doch auch nicht das Gelbe vom Ei.

da bin ich völlig bei Ihnen.

Ich verstehe auch nicht, warum nur bestimmte Dateitypen erlaubt sein sollen.

Alles, was die Cloud-Anwendung nicht selbst beherrsch, sollte einfach als Download kommen und dann kann man ja selbst sehen mit welchem Programm man das bearbeitet.

So hat es DMS/DokAb ja bisher auch gehandhabt.

MfG, F.Lange