Digitale Bescheide Handhabung mit Fristen und Info an Sachbearbeiter

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Wir sind gerade dabei auf digitale Bescheide umzustellen, damit es keine Probleme zum 01.01.2026 gibt. Bisher wurde der Papier-Bescheid gescannt, im Fristenbuch eingetragen und der Papier-Bescheid den Sachbearbeiter weitergeleitet.

Wie läuft es jetzt digital? Ich gehe davon aus, dass der Bescheid wie aktuell die W-ID-Nr. über die Kommunikation Finanzverwaltung abgerufen wird. Gibt es eine Schnittstelle zum elektronischen Fristbuch der Datev? Wie kann eine Info an den Sachbearbeiter erfolgen?

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Es macht keinen Unterschied ob der Papierbescheid gescannt wird oder als PDF digital im Dokumentenkorb landet.

Die weitere Erfassung des Posteingangs, Verfristung und Zuordnung der Dokumente an den jeweiligen Bearbeiter ändert sich nicht.

Der Status des Dokument wird als "offen" gekennzeichnet und der Bearbeiter hat es in seinem "Postfach" "Zur Erledigung"

Der Bearbeiter erhält über die Mitteilungssteuerung in der Taskleiste

 das Infosymbol und sieht, dass neue Post (z.B. neue Dokumente "Zur Erledigung") vorhanden sind.

EDIT:  ... und durch die elektronische Fristenüberwachung wird der Bearbeiter alle 4 Stunden daran erinnert, dass z.B. noch offene Fristen für ihn vorhanden sind.

mfg

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Hallo @Interceptor 

ich vermute, @tbehrens hat kein DMS im Einsatz. Deshalb würde das so nicht funktionieren. Mit DMS macht man das natürlich über den Dokumentenstatus.

@tbehrens : Die Sachbearbeiter können aber ihre Bescheide in den Fristenlisten sehen, sofern sie als zuständig eingetragen sind. Ich empfehle auch die Fristüberwachung zu aktivieren.

Zusätzlich können Sie Aufgaben mit den Dokumenten verknüpfen und damit einen Workflow abbilden.

Es ist aber auf jeden Fall sinnvoll den Dokumentenkorb zu benutzen. Dann ist der Ablauf für gescannte und digitale Bescheide gleich am Anfang identisch.

MfG, F.Lange

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Wir haben nicht DMS, sondern nur die Dokumentenablage im Einsatz. Wir werden über den Dokumentenkorb die Bescheide in die Dokumentenablage und damit auch gleich ins Fristenbuch eintragen. Wir warten aktuell auf den ersten digitalen Bescheid um zu sehen, ob alles so funktioniert, wie wir uns dies denken.

Aktuell gibt es diesen Datenabgleich der Bescheide, wo schön die beantragten Werte mit den vom FA festgelegten Werte und insbesondere die Differenz angezeigt werden. Aber sobald der Bescheid im Posteingang/Fristenbuch eingetragen wird, steht der Datenabgleich nicht mehr zur Verfügung. Wieso? Ist dies so gewollt? Ist der Datenabgleich nur eine Vorschau bis der Bescheid da ist? Ich gehe davon aus, dass mit dem digitale Bescheid gleichzeitig auch der Datenabgleich gesandt wird, oder? Das würde aber bedeuten, dass es den Datenabgleich nicht mehr nützlich ist, da der Posteingang/Fristenbuch mit geringer Verzögerung im Grunde sofort erfolgt.

[#5 · Accepted solution]

Hallo @tbehrens 

den Bescheidabgleich gibt es weiterhin.

Ist dies so gewollt? Ist der Datenabgleich nur eine Vorschau bis der Bescheid da ist?

So ähnlich. Der Bescheidabgleich ermöglicht den direkten Vergleich zwischen Deklaration und Festsetzung, ist aber keine rechtsverbindliche Bekanntgabe.

Ich gehe davon aus, dass mit dem digitale Bescheid gleichzeitig auch der Datenabgleich gesandt wird, oder?

Das wäre schön - ist aber im Moment leider nicht so.

Das würde aber bedeuten, dass es den Datenabgleich nicht mehr nützlich ist, da der Posteingang/Fristenbuch mit geringer Verzögerung im Grunde sofort erfolgt.

Es leider etwas komplizierter.

Die digitalen Bescheide kommen relativ flott in der Kanzlei an.

Die (weiterhin nützlichen) Bescheidabgleichsdaten kommen mit deutlicher Verzögerung an.

Die Bescheidabgleichsdaten werden dem Eintrag im Fristenbuch automatisch zugeordnet - sofern alles passt und sie denn schon in der Kanzlei sind.

Aber sobald der Bescheid im Posteingang/Fristenbuch eingetragen wird, steht der Datenabgleich nicht mehr zur Verfügung. Wieso?

Die Abgleichsdaten hängen jetzt an der Frist.

MfG, F.Lange