Hallo Community, wir haben die DVD 12.0 bereits installiert. In der Vergangenheit haben wir E-Mails in Outlook über den Arbeitsplatz erstellt: Schnellinfo Stammdaten Kommunikation markieren der E-Mail-Adresse (oder auf das Symbol @ klicken, wenn in Outlook noch kein Text vorhanden ist) rechte Maustaste über kopieren Nummer/Adresse die E-Mail Adresse in die Zwischenablage kopieren und dann in Outlook eingefügt Ggf. den gleichen Weg nochmal für CC oder BC dann manuell die Briefanrede und die Grußzeile in Outlook geschrieben (oder Signatur eingefügt). Seit der DVD 12.0 gibt es im Arbeitsplatz über die kontextbezogenen Links folgenden neuen Eintrag: Über diesen Link kann jede beliebige Word-Vorlage aus der Vorlagenverwaltung geöffnet und alle in der Vorlage enthaltenen Platzhalter werden gefüllt. Es öffnet sich kurz Word und anschließend ist der Text mit gefüllten Platzhaltern in einer Mail in Outlook enthalten. Wir haben uns eine spezielle (unser Briefvorlage aber ohne Kopf- und Fußzeilen sowie ohne Sachbearbeiterblock) Dokumentenvorlage für unsere Standard-E-Mails erstellt. Nicht wundern, zum Erstellen der Vorlage wird nicht Outlook verwendet, sondern Word. Dort setzt man die entsprechenden Platzhalter. Unsere Vorlage sieht zurzeit wie folgt aus (Platzhalter wurden gelb markiert): Der erste Platzhalter ist ein variabler Platzhalter und fügt beim Empfänger Finanzamt „Sehr geehrte Damen und Herren“ und bei sonstigen Empfängern die jeweilige Briefanrede aus den Stammdaten ein. Die Platzhalter die mit „BOP“ beginnen sind Bausteine, die auch so in unsren Word-Brief-Dokumentenvorlagen enthalten sind. Obiger Baustein hat folgenden Inhalt: Der erste Platzhalter prüft wieder, ob der Empfänger das Finanzamt ist und fügt dann „Mit freundlichen Grüßen“ ein und bei sonstigen Empfängern die Grußformel aus den Stammdaten. Bei der Erstellung der E-Mail können nun mehrere E-Mail-Empfänger (Ansprechpartner in den Stammdaten eines Mandanten stehen unter „Sonstiges“) ausgewählt werden wie z. b.: Das Ergebnis sieht dann wie folgt aus (gefüllte Platzhalter sind wieder gelb markiert): Zusammenfassung: E-Mails mit ausgefüllten Platzhaltern mit der Vorlagenverwaltung schnell erstellt! Nichts desto trotz: Verbesserungsvorschläge: 1. Anlagen zu einer E-Mail aus der DMS: Alltag: Ich möchte aus der DMS ein Dokument, welches kein PDF ist (z. B. TIF oder DOC), als PDF an den Mandanten mailen. Weg zurzeit: rechte Maustaste auf das Dokument: Problem: ich kann die Vorlage nicht verwenden. Verbesserungsvorschlag: Die Programmierer der Vorlagenverwaltung müssen mit denen der DMS sprechen (Motto des IT-Campus: Kooperation über alle Teams hinweg) und die Kollegen davon überzeugen, unter dem den Eintrag „Senden per E-Mail“ zur Vorlagenverwaltung zu wechseln.   Alternativer Weg: „E-Mail erstellen“ mit dem Komfort der Vorlagen und Platzhalter. Nachteil: Per drag and drop wird das Dokument im Originalformat eingefügt. Verbesserungsvorschlag: beim einfügen könnte das Programm fragen: „Originalformat oder PDF“. 2. Mandant über geprüften Bescheid per E-Mail informieren. Wir prüfen alle unsere Bescheide über das Programm Fristen und Bescheide über die Registerkarte „Bescheidprüfung“. Dort gibt es aber nur die Auswahl:   Den Eintrag „Mail erstellen“ sucht man vergebenes. Ebenso im Programm PFB unter „Alle offenen Fristen“ findet man die Möglichkeit eine E-Mail zu erstellen nicht. Verbesserungsvorschlag: Die Programmierer der Vorlagenverwaltung müssen mit denen von PFB sprechen und die Kollegen davon überzeugen, den Eintrag „E-Mail erstellen“ auch dort einzufügen. Gruß Ralf Blum ... Mehr anzeigen

Hallo Community, wir haben die DVD 12.0 bereits installiert. In der Vergangenheit hat das Erstellen eines Briefs (Viele Platzhalter) über die Vorlagenverwaltung der DATEV bei uns rd. 15 Sekunden gedauert. Nun nach Umstellung der Vorlagen auf *.dotx dauert das Erstellen des Briefes nur noch ca. 3 Sekunden. Ihr könnt beim Erstellen erkennen, ob Ihr schon jetzt eine fehlerfreie *.dotx Vorlage unter OpenXML verwendet. Wenn beim Erstellen des Dokumentes folgendes Fenster aufgeht: handelt es sich wahrscheinlich um eine alte Vorlage. So könnt Ihr vorgehen: Alte Vorlagen bitte nicht löschen, sondern vor dem Anpassen der Vorlagen über rechte Maustaste eine „Vorlage duplizieren“ Kopie erstellen (sicher ist sicher). Alte Vorlagen am besten in einem gesonderten Ordner in der Vorlageverwaltung über „duplizieren“ und verschieben per drag and drop „sichern“. Dann kann man die alte Vorlage beim Bearbeiten der neuen Vorlage immer nochmal öffnen und nachsehen. Die Kopie kann dann umbenannt werden und über rechte Maustaste „Vorlagen konvertieren/reparieren“ in eine *.dotx Vorlage umgewandelt werden. Ob die Vorlage schon eine *.dotx Vorlage ist, kann man erkennen, wenn man die Vorlage (rechte Maustaste „bearbeiten“ oder Doppelklick) öffnet und in die Titelleiste von Word schaut. Steht dort die Dateierweiterung *.dotx hat das konvertieren funktioniert. Tipp: Damit der Anwender auch beim Erstellen schon erkennen kann, ob man die Vorlage schon angepasst wurde oder nicht, haben wir die Vorlagen immer um „OpenXML“ ergänzt. Dass sieht dann in der Titelleiste der Vorlage von Word wie folgt:                                    bzw. beim der Auswahl der Vorlage (über Dokument erstellen) wie folgt:                               aus. Auch die Bausteine oder variablen Bausteine haben wir so benannt. Diese liegen nicht in der Datenbank, sondern können hier eingesehen werden: L:\DATEV\DATEN\BSOFFICE\DATA\STANDARD\Baustein Leider besteht bei der ein oder anderen Kopf- und Fußzeile bei uns noch ein Problem (wir suchen weiter nach der Ursache) und auch manche variablen Platzhalter oder alte Platzhalter funktionieren noch nicht unter OpenXML. Hier haben wir dann nacheinander aus der Vorlage die Platzhalter herausgelöscht um den „fehlerhaften“ Platzhalter zu identifizieren und dann ggf. neue Platzhalter gesetzt. Bereiche in Vorlagen, die immer wieder verwendet werden wie z. B. unser Sachbearbeiterblock oder die Grußzeile haben wir in Bausteine umgewandelt. In der aktuellen Vorlage sieht, dass dann wie folgt aus:                     In den Bausteinen ist dann folgender Inhalt:           Sachbearbeiterblock:                     Grußzeile:           Zusammenfassung: Bei OpenXML flutscht es! Gut gemacht. Nichts desto trotz: Verbesserungsvorschläge/Wünsche: Haken „Verschlagwortungsknigge“ (für DMS Anwender): Fenster nicht brauchbar. Zu klein. Anstatt nur einen „Absender“ einzustellen wäre es praktisch zu unterscheiden zwischen:           Sachbearbeiter (für Daten in obigen Sachbearbeiterblock)           und           Unterzeichner Schön wäre noch wenn die obigen Felder „Sachbearbeiter“, „Unterzeichner“ im Knigge (für DMS Anwender) mit den Eintragungen aus den Stammdaten vorbelegt werden könnten (Unterzeichner: Mandatsverantwortliche oder Kanzleileitung / Partner). Schön wäre auch, wenn man den Empfänger direkt bearbeiten könnte. Nachstehendes Symbol fehlt leider:           Perfekt wäre es wenn hier nicht nur die Adresse, sondern auch die Briefanrede angezeigt würde. Gruß Ralf Blum ... Mehr anzeigen

Hallo zusammen, die ist eine Fortsetzung des Beitrages: EO comfort / Zeiterfassung ohne comfort / Industrieminuten - Echte Minuten Beispiel: Auf dem Arbeitsblatt "Kurzübersicht" eines Auftrages stehen aufgelaufene Sunden in Höhe von 389,42. Auf dem Arbeitsblatt "Aufwände" stehen 387,70 Stunden. Ähnliche Differenzen haben wir bei vielen Aufträgen mit vielen Stunden. Maßnahmen unsererseits bzw. der DATEV: Servicekontakt, Frenbetreuung mit DATEV Mitarbeiter 1: Auskunft des DATEV Mitarbeiters: das kann nicht sein. Rückruf eines zweiten DATEV Mitarbeiters: Fernbetreuung 2: Auskunft des DATEV Mitarbeiters: das kann nicht sein / Rückfrage bei der Entwicklung Rückruf des Mitarbeiters 2: Das sei halt so. In der Kurzübersicht wird die Summe aller "Echte Minuten" umgerechnet und im Arbeitsblatt "Aufwände" wird jede einzelne Zeiterfassung von "Echte Minuten" in Industrieminuten umgerechnet. Dadurch ergeben sich die Differenzen! Das macht mich sprachlos! Ralf Blum ein genervter unzufriedener aber konstruktiver EO comfort Kunde ... Mehr anzeigen