Informationen zu blum - DATEV-Community

blum · ‎04.03.2019

Leider nein.

blum · ‎04.03.2019

Hallo Herr Kramer, ich habe so eben folgende Antwort über den Servicekontakt erhalten: Sehr geehrter Herr Blum, vielen Dank für Ihre zahlreichen Anregung zum Programm Freizeichnung Online. Bitte haben Sie Verständnis, dass eine Realisierung derzeit nicht vorgesehen ist. Im Rahmen der Weiterentwicklung der DATEV-Steuerprogramme stehen in nächster Zeit - neben den vorrangig zu berücksichtigenden gesetzlichen Änderungen - die folgenden Themen im Vordergrund: - Verknüpfen von Belegen mit den Erfassungsfeldern im Programm Einkommensteuer (voraussichtliche Freigabe: in 2019) - elektronischer Datenaustausch zwischen Kanzlei und Mandant über die gemeinsame, cloud-basierte ESt-Plattform "Meine Steuern" (voraussichtliche Freigabe: in 2019) - elektronische Übermittlung von Belegen an die Finanzverwaltung über die neue Anwendung "Sonstige Nachricht" (voraussichtliche Freigabe: in 2020) - Abholen von digital bereitgestellten ESt-Bescheiden (Erstbescheid) bei der Finanzverwaltung (voraussichtliche Freigabe: in 2020) - Erneuern der technischen Architektur, um Verbesserungen und Programmergänzungen künftig schneller und einfacher realisieren zu können Ihre Anregung haben wir selbstverständlich dokumentiert: Abhängig von dem Nutzen für den einzelnen Programmnutzer, der Gesamtanzahl der betroffenen Programmnutzer sowie dem voraussichtlichen Entwicklungsaufwand wird eine spätere Realisierung geprüft. Mit freundlichen Grüßen DATEV eG Also passiert hier bei FZO wahrscheinlich nichts. Gruß Ralf Blum

blum · ‎03.03.2019

Hallo Herr Klein, nach unserer Rechtsauffassung, ist auch nach § 4 Abs. 3 EStG mit der Vereinnahmung des Geldbetrages ertragsteuerlich die Einnahme zu versteuern. USt und ESt gehen somit beim Einzweckgutschein im "Gleichklang". Aufpassen muss Ihr Mandant aber, dass er bei der Einlösung des Gutscheines hoffentlich nicht nochmal einen Beleg mit USt ausstellt, denn dann schuldet er die USt nach § 14c UStG ein zweites mal. Vielmehr muss er die Kasse umprogrammieren und ggf. einen speziellen Beleg mit der Kasse erstellen: Einlösung Gutschein ohne USt-Ausweis. Wir empfehlen unseren Mandanten die Führung eines "Gutscheinbuches". Gruß Ralf Blum

blum · ‎02.03.2019

Hallo Herr Kramer, Sie haben recht, aus der E-Mail kann man nicht erkennen, wer freigezeichnet hat. Da mir persönlich bekannt ist, wem ich hier Rechte gegeben habe, hatte ich darüber noch nie nachgedacht. Aber Zuständigkeiten können sich ändern. Ich habe daher so eben folgenden "Servicekontakt" als Verbesserungsvorschlag erfasst: Wir benutzten das Produkt "Freizeichnung online" und hätten hierzu folgenden Verbesserungsvorschlag: In der E-Mail die wir bei Freizeichnung durch den Mandanten erhalten sollte auch der Freizeichner (Mandantenname bzw. die Person die freigezeichnet hat) genannt werden. Der Freizeichner sollte auch im "Arbeitsplatz / Elektronische Übermittlung" angezeigt werden. Noch besser wäre, wenn die Mail bzw. die Freizeichnungsinformation direkt als neues "Dokument" in den Dokumenten zur Erledigung in der DMS gespeichert würde (Status offen). Noch besser wäre es, wenn es möglich wäre in dem Prozess zu hinterlegen (optional), dass sobald der Mandant freizeichnet, auch die EDÜ zur Finanzverwaltung erfolgen würde. Die freigezeichneten Dokumente sollten in FZO dauerhaft (optional) gespeichert werden, so dass der Mandant diese dort jederzeit wieder einsehen kann. Gruß Ralf Blum

blum · ‎01.03.2019

Hallo Frau Radicek, wenn Sie mit dem Programm arbeiten würden, würden Sie sich Tastenkombinationen wünschen. Sie sollten einfach mal 100 mehrseitige Lieferantenrechnungen in U-Online als TIF-Dateien hochladen und heften. Danach werden Sie den Programmierer anflehen, er möchte doch bitte für das Heften und Entheften eine Tastenkombination einbauen. Oder habe ich da evtl. etwas übersehen? Gruß Ralf Blum

blum · ‎01.03.2019

Sehr geehrter Herr Seidel, es wäre sehr hilfreich, wenn es die Möglichkeit in der DMS Neu gäbe, direkt in der Ablagemaske anzugeben, dass eine Verknüpfung auch bei weiteren Mandanten und Aufträgen (EO-Comfort) erfolgen könnte. Gruß Ralf Blum

blum · ‎01.03.2019

Sehr geehrter Herr Kramer, sobald wir die Erklärung per Freizeichnung-Online bereitgestellt haben, leget der Sachbearbeiter eine Aufgabe "MSP Standard EDÜ" (Fälligkeit 10 Tage; Erinnerung 5 Tage) im Arbeitsplatz an (ist in unserer Checkliste ESt so als Punkt hinterlegt). So können wir den Mandanten ggf. an die fehlende Freizeichnung erinnern. Sobald der Mandant freizeichnet bekommt der Sachbearbeiter nachstehende E-Mail von der DATEV: Diese E-Mail speichern wir in unserer DMS zum Auftrag (EO-Comfort) ab. Diese E-Mail ist dann auch Anlass, die Daten an das FA zu übertragen. Den Status unter "Elektronische Übermittlung" interessiert uns daher in der Regel nicht. Die Aufgabe wird dann erledigt. Verbesserungsvorschlag für die DATEV: Es wäre hilfreich, wenn in den Steuerprogrammen unter "Erklärungen abschließen" man noch eine Aufgabe (Mit Auswahl aus den "Aufgabenarten") automatisch anlegen könnte, sobald der Button "Erklärung abschließen" gedrückt wird. Gruß Ralf Blum

blum · ‎27.02.2019

Hallo Herr Kiesel, wir benutzen die DMS classic und dort funktioniert der Button, wenn die Einstellungen richtig gepflegt sind. Auch über die Dokumentenablage sollte über das Einschalten der Revisionssicherheit (nach meinem Kenntnisstand kostenlos) auch eine revisionssicher Ablage über den Button möglich sein (Einstieg in die DMS neu - light). Siehe: Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1002791 Gruß Ralf Blum

blum · ‎26.02.2019

Hallo zusammen, wir benutzen den Button "Erklärung abschließen" d. h. 1 Klick! Info-Datenbank, Dok.-Nr. 9231617 Gruß Ralf Blum

blum · ‎04.01.2019

Sehr geehrter Herr Rominger, wir arbeiten mit EO-Comfort. Dort wird es in den Auftragsvorlagen als Auswahl der Felder aus der ZMSD hinterlegt. Mit freundlichen Grüßen Ralf Blum

blum · ‎17.12.2018

Sehr geehrte Frau Pech, ich hätte mir gewünscht, dass die Zusammenarbeit unter den verschiedenen DATEV-Programmen (hier DMS zu Abschlussprüfung) schon über die "Analysephase" hinaus wäre und es nur noch um den Umsetzungstermin DVD 12.1 oder 13.0 ginge. Wie schon beschrieben, wäre es für Anwender die DATEV Programme allumfassend einsetzen und prozessorientiert in Teams arbeiten sinnvoll, wenn auch Abschlussprüfung mehr Verbindungen zu den anderen DATEV Programm hätten wie z. B. dass an dieser Stelle (wahlweise) auch die Dokumente aus der DMS und bei EO-Comfort Anwender zum passenden Auftrag angezeigt würden: Mit freundlichen Grüßen Ralf Blum

blum · ‎17.12.2018

Hallo Herr Vogtsburger, ich denke, die Version hat keine Einschränkungen gegenüber der Vollversion. Wir haben aber bisher im Wesentlichen nur die Schnittstelle über DATEV genutzt. Die installierte Version des Programmes können wir auch gesondert aufrufen: Das mit dem signieren von PDF-Dateien außerhalb der Datev Schnittstelle haben wir schon getestet, da die DATEV Schnittstelle am Anfang nicht so funktionierte wie sie sollte. Wir können damit jede PDF-Datei auch außerhalb der DATEV Programme qualifiziert elektronisch signieren. Gruß Ralf Blum

blum · ‎17.12.2018

Hallo Herr Bohle, leider habe ich bezüglich ASP keine Erfahrungswerte. Gruß Blum

blum · ‎16.12.2018

Hallo Community, das Programm Abschlussprüfung und Bilanzbericht unterstützen die Möglichkeit Berichte rechtssicher digital qualifiziert zu signieren. Siehe: Info-Datenbank, Dok.-Nr. 9225996 Hierzu wird folgendes benötigt: Fremdsoftware Sign Live! von In tarsys (siehe hier: https://www.intarsys.de/DATEV-Edition-erwerben) Einen Kartenleser (wir haben folgenden Kartenleser für alle Berufsträger erworben: https://shop.reiner-sct.com/chipkartenleser-fuer-die-sicherheitsklasse-3/cyberjack-rfid-komfort-usb-2718700000) Signaturkarte für qualifizierte Signaturkarten (wir haben diese von der Bundesdruckerei für alle Berufsträger erworben) Im DATEV Programm Abschlussprüfung kann man dann in einer "Signatur-/Siegelbild" Verwaltung: ein eingescanntes Siegelbild und eingescannte Unterschriften wie in einer Textbausteinverwaltung (das erstmalige Einrichten mit dem Einscannen und Platzieren ist etwas "fummelig") einfügen. Wir hatten aber ein ungutes Gefühl, dass in unserem Netzwerk von allen Berufsträgern JPG-Dateien mit den Unterschriften existieren und wir hatten ebenfalls ein ungutes Gefühl, dass unsere Unterschriften in den erzeugten PDF-Dateien z. B. per Snipping-Tool von Dritten ggf. in andere Dokumente (natürlich dort nicht digital signiert - erweckt aber einen falschen Eindruck) sehr einfach eingefügt und somit missbraucht werden könnten. Wir haben daher unsere Unterschriften um folgenden Hintergrund ergänzt: "Digital unterzeichnet; nur gültig mit qualifizierter elektronischer Signatur in der PDF." Das sieht dann z. B. wie folgt aus: Im Programm Abschlussprüfung/Bilanzbericht erstellt man dann eine PDF und über das Programm Sign Live! wird dann die qualifizierte Unterschrift in der PDF angebracht. Wenn zwei Berufsträger unterschreiben sieht das dann dort wie folgt aus: Wird dann eine Änderung/Ergänzung (z. B. Notiz) an der PDF angebracht, ist das in der PDF zu erkennen: Wenn nun der Mandant diese Version der PDF-Datei (von uns qualifiziert elektronisch signiert) an z. B. eine Bank (noch ohne DIFIN) weiterleitet, hat die Bank evtl. ein Problem damit, dass der Bericht nicht vom Mandanten unterschrieben ist. Wir haben daher die WPK angeschrieben und die WPK hat uns mit Schreiben vom 11.10.2018 wie folgt geantwortet: Wir haben das für uns so gelöst, dass wir uns eine unterschriebene Version des Jahresabschlusses vom Mandanten vorlegen lassen und wir in unserem Bericht folgende Zeile einfügen: Unser Auftragsformular haben wir dann noch ergänzt um: Nichts desto trotz: Verbesserungsvorschläge/Wünsche: Das erstmalige Speichern des Dokumentes wird zur Zeit außerhalb der DMS in der Aktenverwaltung von Abschlussprüfung vorgenommen, da es nur dort möglich ist, eine zweite Signatur anzubringen. Erst danach wird das Dokument in der DMS gespeichert. Das ist ein sehr umständlicher Weg, ohne work-flow und ohne comfort. Besser: Auch die DMS muss die Software Sign Live! unterstützten, so dass dort der work-flow über die "Weiterleitung" von DMS-Dokumenten möglich wäre. In Abschlussprüfung sollt es alternativ neben der eigenen Aktenverwaltung eine Verbindung zur DMS bzw. digitalen Dokumentenablage geben. Dann wäre es ein Programm mit "comfort" bzw. wir hätten zwei Datev Programme, die sinnvoll miteinander zusammenarbeiten. Gruß Ralf Blum

blum · ‎07.12.2018

Hallo Herr Geppert, wir haben die Acrobat Vollversion. Dort kann man individuelle Stempel anlegen. Bei uns sieht das wie folgt aus: Der "grüne Haken" ist ein Anachronismus aus vergangener Zeit. Eigentlich steht in unserer Prozessbeschreibung: Wer den Stempel "Bescheid OK" setzt, hat alle Prüfungen des Bescheides gem. Prozessbeschreibung durchgeführt. Aber auch im Acrobat Reader (kostenlos) können Sie zumindest Notizen (Kommentare) erfassen und auch den "Textmarker" verwenden: Danach aber bitte das lästige einchecken der PDF-Datei nicht vergessen. Evtl. erfassen Sie über DATEV-Servicekontakt eine Verbesserungsvorschlag: Bitte das Einchecken der PDF-Dokumente automatisieren. Bisher wird mir seit 2013 immer wieder erzählt, dass wir eine der wenigen Kanzleien sind, die das Einchecken als lästig (mir fallen auch noch unschönere Worte dazu ein) empfinden. Oder unser Wunsch wird nicht wahrgenommen (Herr Seidel hat auf meinen Post auch nicht geantwortet - was soll er auch schreiben). Gruß Blum

blum · ‎07.12.2018

Hallo Herr Kleenlof, wir haben die DMS. Dort kann man die Dokumente aus dem Arbeitsplatz per drag and drop in den Dokumentenkorb kopieren. Dann wie oben beschrieben verfahren. Dann haben Sie leider 1 richtiges und 5 falsche Dokumente in der Dokumentenablage. Sie müssen dann noch die 5 falschen Dokumente löschen (Wegbeschreibung ohne Verknüpfung zu PFB). Gruß Blum

blum · ‎05.12.2018

Hallo Herr Martens, mir ging es hier nicht um die schnelle Bearbeitung von PDF-Dateien, sondern um den Massenvorgang Bescheiderfassung, wenn uns der Mandant mehrere Bescheide als eine PDF-Datei mailt. Und hier kann die PDF-Datei per drag and drop in den Dokumentenkorb (ist bei uns im Sekretariat fast immer geöffnet - Starten dauert auch bei uns mit 10 Sekunden zu lange) verschieben, trennen und heften (beides neu seit der DVD 12.0) und der Posteingangsassistent übernimmt die Verschlagwortung und die Fristerfassung und die Zuordnung zu den Aufträgen (EO-Comfort). Ich kenne zur Zeit keinen schnelleren Weg um PDF-Dateien aufzuteilen, in der DMS zu speichern, einem Auftrag von EO comfort zuzuordnen, gleichzeitig die Daten für PFB erfassen und noch mit einem mini work-flow (Erlediger und Kenntnisnehmer) zu versehen. Um einzelne PDF-Dateien (keine Bescheide d. h. ohne PFB) zu archivieren benutzen wir das Add-in: Um mehrere PDF-Dateien einzeln zu archivieren ist der Dokumentenkorb wegen der Möglichkeit der: am schnellsten, wenn man vorher den Posteingangsassistenten: ausschaltet. Gruß Ralf Blum

blum · ‎05.12.2018

Hallo Her Martens, wenn ich die PDF-Datei "trenne", kann ich im Dokumentenkorb auf der linken Seite die einzelnen Seiten (hier die Seite 12 per drag and drop hinter die Seite 1 verschoben) verschieben: Gruß Ralf Blum

blum · ‎03.12.2018

Hallo Herr Seidel, damit Sie über die Anzahl der jährlich bei uns einzucheckenden PDF-Dateien eine Vorstellung haben, habe ich mal in der DMS abgefragt, wie viele PDF-Dateien wir in der DMS für den VJ 2017 gespeichert haben: Es sind bei uns für das VJ 2017 (das VJ ist aber noch nicht vollständig abgeschlossen) 37.350 PDF-Dateien (unter Dokumente) gespeichert. Da wir den Prozess der Bescheidprüfung erst vor kurzem auf PDF umgestellt haben, kommen hier nochmal rd. 3.000 PDF-Dateien hinzu. Diese 3.000 Bescheide müssen in der Regel 3 x eingecheckt werden. D. h. hier alleine in unserer Kanzlei 9.000 mal rechte Maustaste und mit der Maustaste den Menüpunkt "einchecken" suchen und klicken. Darüber hinaus wurden auch obige rd. 38.000 PDF-Dateien geschätzt zu 50% mehrmals geöffnet und Kommentare oder Notizen hinzugefügt, so dass nochmal ca. 40.000 mal Einchecken hinzukommt. Somit rd. 50.000 mal rechte Maustaste und mit der Maustaste den Menüpunkt "einchecken" suchen und klicken im Jahr für unsere Kanzlei. Im Schnitt wird somit rd. 10 mal am Tag von jedem Mitarbeiter eine PDF-Datei "händisch" eingecheckt. Frust! Das Einchecken sollte möglichst schnell (DVD 12.1) automatisiert werden. Gruß Blum

blum · ‎03.12.2018

Hallo Herr Ulrich, der freundliche Mitarbeiter von DATEV hat uns folgendes Dokument genannt: Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1004415 Der Mandant hat dieses selbst abgearbeitet. Danach funktionierte der Upload wieder. Gruß Ralf Blum

blum · ‎03.12.2018

Hallo Herr Scherm, nach dem wir unsere Sparkasse Rhein-Nahe auf obige Dokumente von Herrn Briefs hingewiesen hatten, und deren EDV-Abteilung die Dokumente umgesetzt hatte, funktioniert es in der Zwischenzeit reibungslos. Auch der ein oder andere große Mandant hat das Dokument Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1000593 umgesetzt, so dass deren Mitarbeiter die E-Mails in Ihrem Client entschlüsselt zugestellt bekommen. Gruß Ralf Blum

blum · ‎03.12.2018

Hallo Mosachse, ja das funktioniert auch im Dokumentenkorb: Z. B. drei PDF-Dateien per drag and drop in den Dokumentenkorb schieben, die Strukturierung aufheben, Dateien markieren, Dateien heften, die so erstellt Datei per drag and drop wieder in den Datei-Explorer verschieben ggf. Datei umbenennen Wir benutzen zu Zusammenführen aber die Vollversion von Arcobat. Im Dateiexplorer rechte Maustaste: Oder auch zwei PDF-Dateien nebeneinander öffnen und dort einzelne Seiten von einer PDF-Datei in die andere per drag and drop verschieben. Sie können hier ganze PDF-Dateien in die Seiten einfügen. Auch ermöglicht die Vollversion die Erstellung eines "Inhaltsverzeichnisses" (dort Lesezeichnen genannt). Gruß Blum

blum · ‎02.12.2018

Hallo Herr Bohle, ja wir haben mehrere Access-Points über mehrere Stockwerke mit einer SSID. Die sind schön, aber für die Verwendung mit OneNote nicht unbedingt erforderlich. Wichtig ist eine Synchronisierung nur ein Netzwerkzugang. Das geht auch über Kabel. Die Synchronisierung über WLAN z. B. in den Besprechungszimmer müsste ja nicht unbedingt zeitgleich erfolgen. Auch wenn ich bei Mandanten unterwegs bin, erfolgt ja auch nicht immer über eine stehende VPN-Verbindung die Synchronisierung zeitgleich. Spätestens wenn ich das Tablet auf die Basisstation auf meinem Schreibtisch lege (Stromanschluss und Netzwerkkabel) erfolgt die Synchronisierung. Im Alltag müsste das vollkommen genügen. Gruß Ralf Blum

blum · ‎02.12.2018

Hallo Herr Vogtsburger, Ich erfasse alle Notizen am Tablet handschriftlich und die in der WTS-Sitzung mit der Tastatur. Aus den handschriftlichen Notizen werden in der Regel keine automatischen Aktenvermerke in Word (dafür ist meine Handschrift zu unleserlich für die automatische Umwandlung; für die Suche genügt die ...klaue). Die Vorgehensweise bei Tablet-Notizen ist in der Regel so: Es verbleibt bei der handschriftlichen OneNote Notiz. Sollt es eine wichtige Notiz sein, die leserlich ist, wird aus der Notiz eine PDF-Datei erstellt und in der DMS gespeichert und die Kollegen als Erlediger oder Kenntnisnehmer eingetragen. Bei komplexen Vorgängen, werden die handschriftlichen Notizen (oft nur Stichpunkte oder Skizzen) dazu verwendet um diese dann mit der Tastatur in der WTS-Sitzuung in Word abzuschreiben und in einen Word-Aktenvermerk zu überführen. Sparnachrichten habe ich noch nie gemacht, müsste aber auch möglich sein. Sie können in OneNote Notizen mit Kategorien versehen. Diese Funktion habe ich aber noch nie benutzt. Im meinem Notizbuch gibt es einen Abschnitt (oben) "Mandantennotizen" dort habe ich Seiten (rechts) eingefügt. Dort gibt jeweils Seiten mit z. B. folgender Struktur: 10000 Musterholz (Auf dieser Seite steht nur die Mandantennummer u. Name 2018.11.01 Bsp. wegen Verschmelzung (Seiten können eingerückt werden) 2018.11.15 Bsp. wegen Jahresabschlussbesprechung 2017 2018.12.01 Anruf wegen Einstellung neuer Mitarbeiter 10001 Anita Musterholz 2017.10.05 Annahmegespräch ESt 2016 Über diese Suche und die Volltextsuche (mit Handschrifterkennung) finde ich eigentlich alle meine Notizen, so dass ich die Möglichkeit der Kategorien bisher nicht vermisst habe. Daneben gibt es Abschnitte wie z. B.: Schnellnotizen, EDV, Interne Besprechungen, Mitarbeiter, Seminare, todo usw.. Daneben habe ich noch ein "Notizbuch" (links) "Archiv" in dem ich sehr alte Notizen (auf der rechten Seite von OneNote = Seiten) verschiebe (geht sehr einfach mit der rechten Maustaste). Gruß Ralf Blum

blum · ‎30.11.2018

Hallo Herr Ulrich, wir haben bei einem Mandanten das gleiche Problem. Ich habe heute einen Service-Kontakt eröffnet, aber noch keine Antwort. Gruß Ralf Blum

blum · ‎28.11.2018

Hallo Community, seit der DVD 12.0 kann man eine PDF-Datei: die aus mehreren Seiten besteht trennen: Folgendes Ergebnis: Anschließend können dann einzelne Seiten wieder geheftet werden; Und wie schon immer auch strukturiert werden: Im Ergebnis hat man aus einer PDF-Datei mit vier Seiten z. B. zwei PDF-Dateien erstellt, die man dann auch getrennt archivieren kann. Zusammenfassung: Auch DATEV kann in zwischen im Dokumentenkorb mit PDF-Dateien sinnvoll umgehen! Gut gemacht. Praktische Anwendung: Die meisten Mandanten mailen uns PDF-Dateien. Oft sind mehrere Bescheide in einer einzigen PDF-Datei zusammengefasst. In der Vergangenheit haben wir diese Bescheide per "PDF Creator" in TIF-Dateien umgewandelt um diese dann sinnvoll im Dokumentenkorb heften zu können. Nun haben wir unseren kompletten Fristprozess von TIF auf PDF-Dateien umgestellt. Nichts desto trotz: Verbesserungsvorschläge/Wünsche: Das einchecken von PDF-Dateien muss automatisiert werden siehe auch: https://archiv.datev-community.de/index.php?r=topic%2Fview&id=84516 Gruß Ralf Blum

blum · ‎14.11.2018

Hallo Herr Vogtsburger, wir verwenden das zurzeit um einen digitalen Prüfungsbericht als PDF-Datei an den Mandanten zu übermitteln. Nach Änderung der Berufssatzung (§ 20 BS WP/vBP) ist es nun möglich, das Berufssiegel und auch die "Unterschrift" unter den Bericht mit einer qualifizierter elektronischer Signatur vorzunehmen (wird bei uns D-Bericht genannt). Davor musste immer zwingend berufsrechtlich zumindest ein Papier-Testatsexemplar gefertigt werden. Der Mandant hat die Wahl zwischen: - 10 Berichte in Papier (kostenlos) - Mehrexemplare kosten 25 EUR ODER - D-Bericht (kostenlos) ODER - 10 Berichte in Papier und D-Bericht = 50 EUR Ab dem VZ 2017 werden wir dies auch den Erstellungsmandanten so anbieten. Wir rechnen zukünftig damit, dass immer mehr große Mandanten die ein DMS haben, die Berichte nur noch digital haben möchten. Gruß Ralf Blum

blum · ‎13.11.2018

Hallo Herr Müller, wir benutzen: https://www.datev.de/web/de/m/marktplatz/sign-live-cc-signature-batch/ Gruß Ralf Blum

blum · ‎29.10.2018

Sehr geehrter Herr Braun, wir haben den DiFin erst für drei Mandanten für die Jahre 2016 und 2017 durchgeführt. Wenn man den Assistenten für den E-Bundesanzeiger und auch für die E-Bilanz bedienen kann, ist auch der Assistent für den DiFin eigentlich kein Problem. Der Prozess ist bei uns zur Zeit wie folgt gestaltet: Wir haben eine Produktbroschüre "Wir erstellen Ihren Jahresabschluss" in dem auch der DiFin erläutert ist, die dem Mandaten zur Verfügung gestellt wird. Der Mandant erteilt uns einen schriftlichen (oder auch in Textform) Auftrag In EO-Comfort wird dann ein Auftrag "DiFin" angelegt. Einholung der Teilnahmeerklärung und der Vereinbarung mit der Bank/Mandanten werden an die Bank versendet. Wenn alle Unterschriften und Angaben der Teilnahmeerklärung und der Vereinbarung vorhanden sind wird der Assistent gestartet. Die Vorschau inkl. Anlagen wird dem Teamleiter (zuständiger StB) zur Kenntnis gesetzt. Wenn der Teamleiter die Freigabe erteilt hat, bekommt der Mandant die Daten zur Freigabe (verschlüsselte E-Mail). Sobald die Freigabe des Mandanten vorliegt, werden die Daten an die Bank übermittelt. Die übermittelten Daten inkl. Anhänge werden in der DMS unter einem einheitlichem Knigge gespeichert. Im Auftrag wird der Haken "Arbeiten abgeschlossen" gesetzt und die Rechnung wird erstellt. Im Erstjahr ist die Einholung der Teilnahmeerklärung bzw. der Vereinbarung etwas aufwendig. Fällt aber im zweiten Jahr, wenn die Bank die gleichen Stammdaten hat und keine Änderung des Umfanges des Anlage erforderlich ist, weg. Verbesserungsvorschläge: Dem Mandant muss der komplette DiFin inkl. angehängter Abschlussunterlagen vorher zur Kenntnis übermittelt werden. Zur Zeit wird über die Vorschau bei uns eine PDF erzeugt (enthält nur den DiFin) und anschließend die dem Assistenten bereits angehängten Abschlussunterlagen manuell der E-Mail an den Mandanten hinzugefügt. Besser wäre wenn es möglich wäre den DiFin wie auch die E-Bilanz über z. B. Freizeichnung online (FZO) dem Mandanten inkl. Anlage zur Verfügung und Freigabe gestellt würde. Gleiches Problem ergibt sich bei der Ablage des DiFin in der DMS. Hier wird nur der DiFin und nicht die angehängten Abschlussunterlagen an die DMS weitergegeben. Mit der Anlage des Auftrages sollten auch automatisch das Vertragspaket (Teilnahmeerklärung und Vereinbarung) erstellt werden und in der DMS inkl. vorbereiteter Postausgang gespeichert werden (work-flow). Neben der Schnellinfo "Steuern" sollte es eine Schnellinfo "Digitale Dokumente" geben in der neben der Infos zu Elster auch FZO, E-Bilanz, Offenlegung und DiFin angezeigt werden. Änderung Reihenfolge im Assistenten von zur Zeit: Vorschau / Jahresabschlussauswertungen / Datenübermittlung in: Jahresabschlussauswertungen / Vorschau (inkl. angehängter Dokumente) / Datenübermittlung / Dokumentation im Dokumentenmanagementsystem (Weitergabe aller Daten an DMS oder digitale Dokumentenablage) optional mit der Möglichkeit "Soll der Haken Arbeiten abgeschlossen im Auftrag gesetzt werden (work-flow)" Gruß Ralf Blum

blum · ‎13.09.2018

Hallo Herr Schönecker, ich schreibe seit 2013 alle meine Notizen (privat und beruflich) im Programm OneNote von Microsoft. Im Büro arbeiten wir mit Terminalserver und jeweils zwei 27 Zoll Monitoren. Das Tablet liegt zusätzlich immer auf meinem Schreibtisch. Jegliche Notiz wird über OneNote erstellt. Die OneNote-Datei liegt auf einem unserer Server (nicht in der MS Cloud OneDrive). OneNote synchronisiert dabei permanent das geschriebene über WLAN oder Netzwerkkabel vom Tablet auf den Server und umgekehrt. In der WTS-Sitzung kann ich die gleiche OneNote Datei gleichzeitig öffnen und mir das handgeschriebene ansehen. Auch wenn ich in der WTS-Sitzung mit der Tastatur Notizen in OneNote einfüge, wird dies automatisch über WLAN mit dem Tablet synchronisiert. Word, Excel und PDF-Dateien lassen sich auch sehr gut in OneNote speichern und bearbeiten. Das gleiche funktioniert auch so von unserem Besprechungszimmer bzw. in allen unseren Kanzleiräumen (WLAN). Beim Mandantengespräch vor Ort erfolgt die Speicherung im ersten Schritt natürlich nur auf dem Tablet (unbemerkt). Bei Rückkehr in die Kanzlei erfolgt die Synchronisierung (in der Regel bei geöffnetem Notizbuch auf dem Tablet automatisch) wieder im Hintergrund über WLAN, so dass ich nach dem Anmelden am WTS dort die Notizen auf den große Monitoren schon einsehen kann. Ich habe das Notizbuch im Netzwerk z. B. für das Sekretariat freigegeben, so dass diese meine Notizen auch einsehen können. Einzelne Abschnitte des Notizbuches kann man mit einem Passwort versehen. Für meine privaten Notizen habe ich ein weiteres Notizbuch angelegt, welches mit einem kleinen Server Zuhause synchronisiert. Über die Synchronisation wird das im Netzwerk liegende Notizbuch somit automatisch auch in die Datensicherung der Kanzlei einbezogen. Bei einem defekt des Tablets wären somit nur die letzten noch nicht synchronisierten Notizen weg. Wenn es mir wichtig ist, wähle ich mich über VPN in das Kanzleinetzwerk ein und synchronisiere das Notizbuch somit auch während einer längeren Dienstreise. Die auf dem Server liegenden Dateien von meinem OneNote Notizbuch haben in der Zwischenzeit eine Größe von rd. 4,47 GB. Ist aber bezüglich der Synchronisationszeit (wenige Sekunden) immer noch kein Problem. Nur Viwas braucht bei unserem wöchentlichen Scann der Festplatte (SSD) des Tablet einige Zeit um das Notizbuch zu scannen. Eine Speicherung in der DMS ist nur über die Ausgabe einer Notizbuchseite als PDF möglich. Im Ergebnis habe ich somit alle meine Notizen (privat und beruflich) immer per Volltextsuche bei mir. Gruß Ralf Blum

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