E-Mail-Ablage -> DMS -> mit/ohne Anlagen zusätzlich in Dokumentstruktur

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Hallo,

ich habe zwei Fragen zur u.g. Maske im Rahmen der E-Mail-Ablage:

1) kann ich kanzleiweit eine Vorgabe machen (die das Fenster womöglich sogar unterdrückt)?

2) wo genau liegt jetzt der Vorteil, wenn die Anlagen zusätzlich in der Dokumentenstruktur abgelegt werden?

• im Moment sehe ich nur den Nachteil, dass sich das Strukturfenster nach dem Öffnen einer E-Mail aus dem DMS nicht automatisch schließt und ich zwei Fenster "bedienen" muss

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

[#2 · Accepted solution]

Hallo Herr Hüwe,

Zur ersten Frage: ich kenne keine kanzleiweite Einstellung!

Zur zweiten Frage: Wenn ich richtig informiert bin, funktioniert die DATEV OCR nur, wenn die Dokumente in der Dokumentenstruktur sind. Die Dokumente innerhalb der Mail werden nicht mit der OCR durchsucht (mein Kenntnisstand; habe mir schon öfters gewünscht, dass auch die Anlage in einer E-Mail durchsucht werden).

Ein Vorteil liegt auch darin, wenn ein Mandant eine E-Mail mit vielen Anlagen mailt, geht die Übersicht in Outlook aus meiner ganz persönlichen Meinung verloren. Dann ist die Dokumentenstruktur besser. Hier können Sie die Dateien evtl. auch sinnvoller umbenennen.

Wir haben uns in unserer Kanzlei für folgende Vorgaben entschieden:

• Transportmails vom Mandanten werden nicht gespeichert.
• Wir speichern die Mails in der Regel ohne Anlagen in der Dokumentenstruktur (zweite Alternative)
• Wichtige Anhänge werden gesondert als Einzeldateien in der DMS (damit diese in der DMS weiterverarbeitet werden können) gespeichert.

Gruß

Ralf Blum