MyDatev Kommunikation: Vertretungsregelung

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Liebe Datev, liebe Community,

wir haben heute in der Kanzlei das Thema "Vertretungsregelungen in MyDatev Kommunikation" diskutiert. Die Anwendung wird sowohl von unseren Kolleginnen und Kollegen als auch von unseren Mandanten gut angenommen. Die zunehmende Nutzung führt aber auch dazu, dass wir uns intern über grundlegende Dinge im Zusammenhang mit der Nutzung von MyDatev Kommunikation Gedanken machen müssen, bevor etwas "anbrennt".

Aus unserer Sicht fehlt aktuell noch eine technische Möglichkeit, Vertretungsregelungen bzw. Zuständigkeiten bei Krankheit, Urlaub oder während des Kanzleiurlaubs zu erfassen. Wir können dies in der Kanzlei für E-Mail-Korrespondenz und für Briefpost problemlos umsetzen und würden uns diese Möglichkeit auch für MyDatev Kommunikation wünschen.

Eine Hinterlegung von geänderten Zuständigkeiten in der Mandantenverwaltung ist zu aufwändig, weil hier jeder Mandant einzeln geändert und auch wieder zurück geändert werden müsste. Sinnvoll wäre unseres Erachtens die Möglichkeit, Vertretungsregelungen für MyDatev Kommunikation auf Benutzerebene zu hinterlegen.

@Datev:  gibt es hier schon eine Planung?

Grüße

Felix Stieber

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@Felix_Stieber,

eine klassische "Vertreter Regel" gibt es aktuell noch nicht.

Wir haben dazu bereits einen Wunsch in der Produktentwicklung, können aber nicht mitteilen ob oder wann dieser umgesetzt wird.

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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@Anton_Friesen :

Sehr schade, DATEV lässt hier - mal wieder - echtes Potential liegen, weil eine für die Praxis grundlegende Funktion fehlt. Und dann folgt auch wieder einmal die nichtssagende und frustrierende Antwort: "Haben wir vermerkt, ist nicht in Planung, keine Ahnung ob überhaupt und wenn ja wann."

Da können Sie persönlich nicht für, aber ihr Arbeitgeber verspielt mit diesen Dingen Kundenvertrauen und damit Ihren Arbeitsplatz...

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@Anton_Friesen 

Lieber Herr Friesen,

danke für Ihre Antwort. Dass es hier aktuell keine Lösung gibt war mir ja nun schon bewusst 😉

Bitte kommunizieren Sie doch intern mal folgenden Fall an die Entscheidungsträger bei der DATEV:

Die Kanzlei stellt ihre digitalen Bescheide nach Prüfung samt digitalem Anschreiben in MyDatev Kommunikation für den Mandanten bereit. Der Mandant erhält über die Bereitstellung eine Standard-Benachrichtigung per E-Mail. Super digitaler Prozess. Soweit so gut.

Nun fällt dem Mandanten auf, dass er versehentlich einen Beleg über Renovierungskosten in Höhe von 60.000 Euro nicht angegeben hat. Er schreibt in MyDatev Kommunikation eine Nachricht an seine Sachbearbeiterin bzw. seinen Sachbearbeiter mit der Bitte um fristwahrende Einlegung eines Einspruchs und Nachreichung des Beleges. Diese Person ist gerade krank oder im Urlaub, was für den Mandanten im Portal nicht ersichtlich ist.

Da in MyDatev Kommunikation keine Vertretungsregelungen hinterlegt werden können wird die Nachricht erst nach der Rückkehr aus dem Urlaub oder nach Genesung gelesen. Die Frist für den Rechtsbehelf ist abgelaufen. Schaden 42% aus 60.000 Euro = 25.200 Euro. Schuld trägt die Kanzlei. Das sieht auch die Versicherung so, weil der Berater nicht für eine Vertretungsregelung gesorgt hat. Die Kanzlei zahlt den Schaden.

Wird die Problematik an diesem Beispiel verständlich?

Grüße aus Ulm

Felix Stieber

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MyDATEV Kommunikation ist eine Kollaborationslösung für die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant. Dabei werden Personen in der Kanzlei und beim Mandanten auf Mandanten und Themen berechtigt.

Die Berechtigten können alle Unterhaltungen einsehen und antworten.

Um die Benachrichtigungsflut einzudämmen wird bei einer von der Kanzlei initiierten Unterhaltungen nur der Ersteller benachrichtigt. Die Benachrichtigungs-E-Mail könnte im Krankheits- oder Vertretungsfall anderen zugänglich gemacht werden. Damit werden diese aktiv informiert, wenn ein Mandant etwas geschrieben hat.

Erstellt der Mandant initial eine neue Unterhaltung, so wird der für das ausgewählte Thema Zuständige Mitarbeiter in der Kanzlei benachrichtigt. Hier könnte im Bedarfsfall die Benachrichtigungs-E-Mail wiederum weitergeleitet werden.

Wir sind aktuell dabei, die Benachrichtigungen gezielter steuern zu können. Voraussichtlich ab März 2026 können Berechtigte in der Kanzlei die Benachrichtigungen zu Unterhaltungen per Dialog steuern. Diese können an einer Unterhaltung Benachrichtigte auf Kanzlei- und Mandantenseite hinzufügen oder entfernen.

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Lieber Herr Friesen,

vielen Dank für Ihre Antwort und die Erläuterungen zur Benachrichtigung. Die aktuellen Möglichkeiten sind uns klar. Sie lassen aber beispielsweise eben keine Vertretung im Krankheitsfall zu, wenn ich keinen Zugriff auf das E-Mail-Postfach des Erkrankten habe. Die krankheitsbedingte Abwesenheit ist ja im Normalfall eben nicht geplant. So ist das zumindest bei uns 😕.

Also nochmal: nicht geplanter krankheitsbedingter Ausfall einer Kollegin oder eines Kollegen = keine Möglichkeit einer Vertretungsregelung in MyDatev Kommunikation = im Zweifel Haftungsfall (siehe meinen letzten Beitrag).

Bin gespannt, was die DATEV ab März 2026 dann diesbezüglich anbietet. Ich bleibe aber dabei, dass nur die Möglichkeit einer Vertretungsregelung für MyDatev Kommunikation auf Benutzerebene sinnvoll ist.

Und noch was: um uns herum steigen gerade viele befreundete Kanzleien auf die Lösung von milia.io um. Uns wäre eine Lösung der DATEV lieber, weshalb wir aktuell nicht auf diesen Zug aufspringen möchten. Aber die Konkurrenz schläft offensichtlich nicht. Falls sich das bei der DATEV noch nicht herumgesprochen hat nehmen Sie das doch intern mit in Ihre nächsten Besprechungen.

Grüße aus Ulm

Felix Stieber

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Sorry Datev, aber wenn Sie die fehlende Vertreterregelung, auch bei ungeplantem Krankheitsausfall, nicht als echtes, sofort zu lösendes Problem erkennen, dann sind Sie weit weit weg von dem was Steuerberater zugemutet werden kann. Hier geht es um echtes Schadenspotential und nicht um ein nice to have.