digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

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@rschoepe  schrieb:

 MyDATEV Mandantenregistrierung mit dem passenden Mandanten geöffnet?

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Moment mal... ist der "passende Mandant" der Kanzleimandant oder der Mandant, für den ich Datev Personal nutzen will?

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Okay, grad mal getestet, MyDatev Mandantenregistrierung mit dem Kanzleimandant geöffnet, unter "Personen auswählen" die mandantengenutzte Beraternummer des Mandanten ausgewählt, für den ich Datev Personal nutzen will, Ergebnis:

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Es muss zwingend DUo vorhanden sein nur dann kann Datev Personal bestellt werden. Ist halt ein Zusatzprodukt für DUo.

Datev Personal muss auf den DUo Bestand des Mandanten bestellt werden.

Ich bin der Meinung dass ich schonmal für einen Mandanten der nur Kanzleiintern über DUo bearbeitet wird Datev Personal bestellen wollte. Und da ging das eben nicht.

Kann natürlich sein dass sich das inzwischen geändert hat. Werd ich morgen nochmal in der Kanzlei versuchen

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@NaJu2008  schrieb:

Es muss zwingend DUo vorhanden sein nur dann kann Datev Personal bestellt werden.

Das weiß ich. Aber hier in der Community geistert ja immer wieder die Aussage rum, dass Datev Personal kanzleiintern auch über das kostenfreie Kanzlei-DUO nutzbar ist. Dem wollte ich halt gern mal auf den Grund gehen. Eventuell äußert sich ja noch mal jemand dazu, der diese Aussage in den Raum gestellt hat, wie genau er das geschafft hat. Einzige Option anhand der gezeigten Fehlermeldungen scheint Personal Add-on zu sein, das ggf bei den Mandanten schon im Einsatz war. Das entfällt ja aber auch irgendwann.

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Das war für mich aus deinem Post nicht so ganz ersichtlich.

Aber dann bestätigt sich ja meine Aussage, dass man Personal nur auf die Unterberaternummer bestellen kann bzw. nur wenn man ein kostenpflichtiges DUo hat.

Das mit der kanzleiinternen Nutzung hatte ich auch schonmal überlegt, schon allein um die Unterlagen aus DMS rauszuholen und ein einheitliches Ablagesystem zu bekommen.

Datev sagt einem ja immer wieder bei den Seminaren/Workshops, dass DMS nicht für Lohnunterlagen da ist. Bloß gut, dass es ja schon immer eine Personalakte gab...

Im Moment sucht man ja im DMS und ggf. der Personalakte.

Eine programmübergreifende Suchfunktion gibt es ja leider nicht und ich bezweifle dass es die jemals geben wird...

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@hexhex  schrieb:
Moment mal... ist der "passende Mandant" der Kanzleimandant oder der Mandant, für den ich Datev Personal nutzen will?

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Der Mandant, für den du's benutzen willst. Und im nächsten Schritt würdest du dann die ("geheime" - also nicht die, unter der die ganzen Mandanten-Bestände liegen) Kanzlei-Beraternummer angeben.

Ich weiß da leider gerade auch nicht mehr weiter. Ich habe DATEV Personal auf die Weise schon für frisch angelegte Mandanten bestellt, bei denen ich noch nicht mal die LODAS-Stammdaten ins RZ gesendet hatte. Und ich habe auch gestern nochmal geschaut, da wurde mir der Bestell-Button weiterhin angeboten.

Da muss dann vermutlich mal ein SK bei dir drüber schauen, warum das nicht geht.

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Hab das jetzt nochmal Schritt für Schritt bei einem kanzleiinternen DUo-Mandat ausprobiert:

Ich kann noch nicht einmal bestellen.

Vielleicht läuft bei euch das DUo ja nicht über die kostenfrei Kanzleiversion sondern als Mandantenvertrag? Würde man wahrscheinlich nur über die Datev-Rechnung rausbekommen.

Haben die Mandanten einen SmartLogin oder Stick bekommen? Sobald ein Mandantenzugriff möglich ist (unabhängig der tatsächlichen Rechtevergabe), liegt meines Wissen keine reine Kanzleiversion mehr vor.

Ich habe DATEV Personal auf die Weise schon für frisch angelegte Mandanten bestellt, bei denen ich noch nicht mal die LODAS-Stammdaten ins RZ gesendet hatte.

Datev Personal kann davon unabhängig bestellt werden.

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Ich meinte damit, dass der Mandant frisch angelegt und noch überhaupt nichts (kein DUO, keine Zugangsmedien oder sonst irgendwas) darauf bestellt war. 😉

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Folgendes habe ich gerade durch ausprobieren herausgefunden:

Für Mandanten, die noch keine eigene mandantengenutzte Beraternummer haben, ist der Bestell-Button bei Datev Personal vorhanden. Unter Personen festlegen kann dann die Kanzlei-Nummer verwendet werden.

Ist schon eine mandantengenutzte Beraternummer vorhanden, fehlt der Bestellbutton für Datev Personal mit dem Hinweis, dass ein DUO Vertrag nötig ist.

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Ah, guckste mal. Wobei du das vielleicht austricksen kannst, indem du die mandantengenutzte Beraternummer aus dem Arbeitsplatz löschst (Rechtsklick darauf > Basisfunktionen > Löschen) und sie nachher wieder einträgst.

Wenn der Mandant noch keine mgBNR hat, trägt es dir nämlich auch die Kanzlei-Beraternummer dort ein und du musst sie wieder löschen.

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Aber ich denke hier sollte man abwägen ob das so ein Kleinstmandat ist, dem die zusätzlichen Kosten zu hoch sind oder eingrößerer Selbstbucher der u.U. ja auch eine Fremdsoftware nutzen kann.

Ich war ja schon am Überlegen ob man dann eine sog. "digitalisierungs Pauschale" beim Lohn erhebt wenn der Mandant einfach zu faul ist und nur aus "Bequemlichkeit" das ganze auf uns abwälzt.

Ich hab so nen Mandanten der sich gegen DUo sperrt. Bringt immer fleißig Papierbelege.

Beim Lohn bekommt er die Druckauswertungen, will aber immer sofort die Überweisungsliste per Mail. Und stellt dann noch doofe Rückfragen zu den Zahlungen nur weil ihm der Lohnzettel noch nicht vorliegt.

Bin ja sowieso gespannt wenn dann die E-Rechnung kommt wie sich unsere Kanzleileitung dazu positioniert, dass dann alle ins DUo müssen die bei uns gebucht werden.

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Daher mein Hinweis dass wenn DUO auf die Kanzlei-Beraternummer für das Mandat bestellt ist ( Interne Nutzung ) auch Datev Personal gebucht werden kann. 

Es werden dann auch nicht die 11,00 Netto in Rechnung gestellt sondern nur die Belege Online kosten plus die kosten für Datev Personal 

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Auch wenn vieles Möglich ist, sollte man die Mandanten trotzdem nicht von ihrer Pflicht entbinden.

In dem Fall würde ich dann im Prüfungsfall aber trotzdem die Verantwortung auf den Mandant abschieben auch wenn wir in der Kanzlei für eigene Zwecke die Unterlagen im gewünschten Format liefern könnten.

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Wir hatten vor zwei Wochen ein Seminar wo gesagt wurde, dass die Pflicht zur Führung einer zertifizierten „digitalen Personalakte“ besteht. Pflicht ab 2027 

Es wurde gesagt, dass scannen und in der Dokumentenverwaltung verwahren rechtlich in keinem Fall ausreicht. Egal wie viele Arbeitnehmer der Mandant hat.

Wir haben alle Mandaten in der letzten Woche informiert . Sie sollen überlegen ob sie Datev nutzen wollen oder andere Programme .

Grosse Mandanten sollen die digitale Akte selber bearbeiten. Hier habe wir generell zu 80 % keine Unterlagen außer Personalstammbgen zur Erfassung .

Die kleinen Mandanten (teils nur 1-2 Minijobber) sehen das garnicht ein - kostet natürlich. Die meisten meinen sie scannen und speichern in Ordnern oder behalten Papierakten …..

Wir haben informiert und haben erstmal unsere Schuldigkeit getan .

Entscheidung und Verantwortung liegt beim Mandaten 

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Schlussendlich muss man ja auch im Hinterkopf behalten, wer das den bitte wie kontrollieren will.

In den SV-Prüfungen werden ja die Besuche in den Kanzleien und direkt beim Mandanten in den letzten Jahren immer weniger. Alles soll digital bereit gestellt werden und die Prüfungen finden im Amt statt. Es sollen halt weniger Prüfer mehr Fälle prüfen können. Unter dem Gesichtspunkt ist mir unklar, wie eine Kontrolle erfolgen soll, ob eine digitale Personalakte vorliegt oder nicht. Und ich kann mir auch nicht vorstellen, dass dafür nun extra Prüfer eingestellt werden, die rumfahren und das kontrollieren.

Von daher kann ich die Kleinstmandanten nachvollziehen: Erstmal abwarten, was passiert. Digitales Vorhalten im Dateisystem würde mir da auch reichen.

Unabhängig davon sehe ich es auch so: Als Kanzlei schriftlich informieren, damit man sich haftungsrechtlich abgesichert hat.

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Das wird das geringste Problem sein und sich rein technisch überprüfen lassen. Momentan kann man manuell auf Cryptshare hochladen, da kann niemand überprüfen wie wir die Daten vorhalten oder ob wir erst für diese Prüfung gescannt haben (außer der Prüfer schaut in den Metadaten auf das Erstelldatum der Datei). 

Perspektivisch kann ich es mir aber vorstellen, das ein manueller Upload entfällt und es direkt in der zukünftig genutzten Software eine authentifizierte Möglichkeit zum weitergeben der Belege gibt. Dann sieht ein Prüfer ja woher die Daten kommen oder kann die Daten sowieso nur über so eine Lösung annehmen. Für den Prüfer ergibt sich dann im Umkehrschluss: Upload nicht über authentifizierte Software d.h. keine "ordnungsgemäße" digitale Personalakte.

Das Prinzip kennen wir ja heute schon mit dem Finanzamt und den Steuererklärungen. Nur weil etwas im DMS gespeichert ist kann man nicht an das Finanzamt übermitteln.

Ob das wirklich so kommt bzw. wann ist natürlich Spekulation, wundern würde es mich aber nicht.

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@FrauSmith 

Und was wurde als gesetzliche Grundlage dafür genannt, dass es zwingend eine zertifizierte Personalakte sein muss?

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Ja, wie haben auf einem Seminar auch solche Aussagen erhalten.

Wir haben recherchiert und sind zu dem Ergebnis gekommen das eine explizite „Digitale Personalakte“ noch dazu Zertifiziert und geprüft und kostenpflichtig in keinster Weise Pflicht wird.

Es wird verpflichtend Unterlagen digital bereitstellen zu können.

Wir habe alle Mandaten informiert.

Manche gerade größere MA haben die Datev Personalakte bzw. ein externes Modele und bestückt die selber .

Gerade bei kleinen MA speichern wir die Dokumente in der DMS oder die speichern selber bei sich 

Ist ausreichend nach unseren Erkenntnissen 

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@mick  schrieb:

@FrauSmith 

Und was wurde als gesetzliche Grundlage dafür genannt, dass es zwingend eine zertifizierte Personalakte sein muss?

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Quelle?

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Könnte § 8 (2) BVV sein.

mfg

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@Interceptor  schrieb:

Könnte § 8 (2) BVV sein.

mfg

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Da ist doch "nur" von elektronischer Form die Rede. Demnach dürfte auch die einfache Ablage im Dateiexplorer ausreichen.

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Darum schrieb ich "Könnte"! mir erschließt es auch nicht warum es "zertifiziert" sein sollte.

Guten Wochenstart 😊

mfg

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- bitte löschen -

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Moin,

die Vorschrift für die elektronische Form der Unterlagen ist m.E. §9a BVV (§ 9a BVV - Einzelnorm). Dies wurde dann in den Gemeinsamen Grundsätzen entsprechend umgesetzt.

Im Heft Summa Sumarum 02/2022 hat die DRV dies noch einmal erläutert. Dort heißt es zur Form der elektronischen Speicherung:

Wo der Arbeitgeber die Entgeltunterlagen in elektronischer Form führt, bleibt ihm überlassen. In Betracht kommen z.B. 
> professionelle Dokumentenablagen,
> Dateimanagementsysteme,
> zertifizierte Lohnabrechnungsprogramme,
> Ordnerverzeichnisse auf seinem Computer oder
> in einer Cloud

Ein Programm für eine elektronische Personalakte ist also m.E. (derzeit?) nach wie vor nicht erforderlich (dürfte die Arbeit aber erleichtern). Was aber nicht mehr ausreichend ist, ist der Ordner mit den Ausdrucken auf Papier.

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#25]

Wobei 9a im Wortlaut davon spricht, dass eine analoge Anwendung der GoBDs zulässig ist. Das würde Ordnerstruktur mal ziemlich sicher ausschließen, nach Summa Summarum wäre das aber egal, es müssten nur um veränderbare PDFs gespeichert werden, für TIFF und Co. gilt das nicht? 

Die spinnen, die Römer 

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@Uwe_Lutz  schrieb:

Moin,

die Vorschrift für die elektronische Form der Unterlagen ist m.E. §9a BVV (§ 9a BVV - Einzelnorm). Dies wurde dann in den Gemeinsamen Grundsätzen entsprechend umgesetzt.

Im Heft Summa Sumarum 02/2022 hat die DRV dies noch einmal erläutert. Dort heißt es zur Form der elektronischen Speicherung:

Wo der Arbeitgeber die Entgeltunterlagen in elektronischer Form führt, bleibt ihm überlassen. In Betracht kommen z.B. 
> professionelle Dokumentenablagen,
> Dateimanagementsysteme,
> zertifizierte Lohnabrechnungsprogramme,
> Ordnerverzeichnisse auf seinem Computer oder
> in einer Cloud

Ein Programm für eine elektronische Personalakte ist also m.E. (derzeit?) nach wie vor nicht erforderlich (dürfte die Arbeit aber erleichtern). Was aber nicht mehr ausreichend ist, ist der Ordner mit den Ausdrucken auf Papier.

Viele Grüße

Uwe Lutz

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Danke, damit kann man doch arbeiten.

Verstehe dann nicht, warum hier auf einigen Seminaren (DATEV und andere Anbieter) von einer verpflichtenden Personalakte gesprochen wird.

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@CKB83  schrieb:

Wobei 9a im Wortlaut davon spricht, dass eine analoge Anwendung der GoBDs zulässig ist. Das würde Ordnerstruktur mal ziemlich sicher ausschließen, nach Summa Summarum wäre das aber egal, es müssten nur um veränderbare PDFs gespeichert werden, für TIFF und Co. gilt das nicht? 

Die spinnen, die Römer 

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Klingt für mich auch nicht nach "muss"

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Nicht dass das wie DBAs gelesen werden muss, wo ein "kann" nahezu immer ein "ist" ist. 

Oder ist das "zulässig" eher für die SV Träger gemeint? Die beschließen ja auch täglich Dinge die nicht Gesetz sind, bspw. Phantomlohn und Co. 

Egal, hab jetzt einen Infobrief geschrieben, dass Summa Summarum hinten dran gehängt und sollen die Mandanten mal machen. 

P.S. 

Verlinken auf die DATEV Lösung tue ich nur im Kleingedruckten, der Schmerz der letzten Jahre sitzt zu tief als das ich nochmal DATEV empfehlen würde. Vor allem, wer weiß ob wir mit Lohn Cloud noch die DATEV nutzen wollen

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Also wir führen im DMS jeweils eine Personalakte, da wir sowieso digitalisiert haben.

Eine Pflicht, die DATEV Personalakte zu nutzen, erkenne ich (noch) nicht?! Es heißt ja bisher nur, dass es digital vorgehalten werden bzw. zur Prüfung vorgelegt werden muss. Da wiederum macht ja eine digitale Personalakte Sinn. 

Unterlagen mit Unterschriftserfordernis können ohne Signatur bleiben, so lange das Original aufbewahrt wird.

Ich kann mir aber vorstellen, dass die Dokumente zur BP irgendwann mal mit der euBP übermittelt werden müssen, genau so wie FIBU Daten.

Wenn ich mich richtig erinnere, ist der Vorteil bei der DATEV Personalakte, dass die Dateien beim Export schon so bezeichnet werden, wie es lt. BVV vorgeschrieben ist. Dann müsste man nicht selbst alles texten. 

Ich würde mir aber natürlich wünschen, dass mehr Mandanten die digitale Zusammenarbeit mit angehen.

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@mick  schrieb:
Verstehe dann nicht, warum hier auf einigen Seminaren (DATEV und andere Anbieter) von einer verpflichtenden Personalakte gesprochen wird.

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Die wollen schließlich ihre Software verkaufen.