Fastdocs

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Liebe Community,

hat jemand von Ihnen Fastdocs im Einsatz und kann über Erfahrungen berichten?

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e.oettinger@stbin-oettinger.de​?

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https://www.steuerkoepfe.de/2019/05/10/kanzleifunk-94/

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Hallo laBlue,

das Tool fastdocs kommt „aus meiner Steuerberatungskanzlei“.

Wir hatten in der Praxis solche Probleme, die Fragebögen vollständig zu erhalten, so dass wir irgendwann beschlossen Haben uns, sprich dem Lohnteam selbst zu helfen und zwar mit einem digitalen Fragebogen.

Der Fragebogen wurde drei geteilt.

Es gibt einen Part, den der Arbeitgeber ausfüllt Über einen Link, den die Steuerkanzlei den Arbeitgebern zur Verfügung stellt.

Nachdem der Arbeitgeber den Vorgang angestoßen hat, bekommt im Anschluss der Arbeitnehmer eine Mail sowie die Kanzlei. Die Kanzlei ergänzt Daten wie Mandantennummer, Beraternummer. Das ist notwendig für den Import in Lodas oder Lohn & Gehalt.

Sobald der Arbeitnehmer auch vervollständigt hat, erhalten sämtliche Parteien ein ausgefülltes pdf sowie die Kanzlei eine Datei, die eingespielt werden kann.

Der Arbeitnehmer kann seine Daten am Handy, am Tablet oder am Rechner ergänzen. Er erhält verständliche Hilfen, teils auch Videos, falls Fragen zu den gewünschten Angaben auftauchen. Smarte Validierungen prüfen, ob die Daten korrekt sind. Ist das nicht der Fall, kommt der Arbeitnehmer nicht weiter.

Das ist der entscheidende Vorteil, die Kanzlei erhält vollständige und korrekte Daten. Wenn Sie möchten kann ich Ihnen gerne eine Referenzkanzlei nennen, die von den Erfahrungen mit fastdocs berichten kann,

viele Grüße

Emmy Oettinger

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Hallo Frau Oettinger,

ist es nötig, für jeden neuen Arbeitnehmer einen eigenen Link zu erstellen, oder kann der Arbeitgeber jedem neuen Mitarbeiter den gleichen Link zusenden und die Kanzlei ergänzt zum Schluss nur noch die Mitarbeiternummer?

Über die Erfahrungen einer Referenzkanzlei würde ich mich auch freuen.

Viele Grüße aus Südbaden

Manuela Denzel

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Hallo Frau Denzel,

das System funktioniert so, dass Sie als Kanzlei einen Link zugeteilt bekommen, z.B. https://kanzlei-stb.fastdocs.de

Die Bezeichnung des Links darf die Kanzlei aussuchen.

Die Kanzlei versendet den Link an den Mandanten und der Arbeitgeber/Mandant startet den Vorgang der Neuanlage.

Er ist mit dem Link auf einem Arbeitgeberportal, auf dem er wählen kann, wen er eingestellt hat:

- Arbeitnehmer bis 450 EUR

- Arbeitnehmer größer 450 EUR

- Auszubildender

- Sofortmeldung

Im letzten Schritt erfragen beim Arbeitgeber seine eigene E-Mail Adresse ab, sowie die des neuen Mitarbeiters. Sobald der Arbeitgeber den Vorgang abgeschlossen hat, erhält der Arbeitnehmer eine Mail mit der Aufforderung, seine notwendigen Daten noch zu ergänzen. Bereits versehen mit Videos/Hilfestellung, was das Thema “Herausfinden der SV Nummer und der Steuer ID Nummer„ angeht.

herzliche Grüße

Emmy Oettinger

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Hört sich sehr gut an nur leider komme ich mit dem link

https://kanzlei-stb.fastdocs.de

nicht weiter: Habe es gerade noch mit 2 anderen Browsern versucht geht auch nicht ( Edge, mx5, vivaldi, ie, opera)

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bodensee​:

das System funktioniert so, dass Sie als Kanzlei einen Link zugeteilt bekommen, z.B. https://kanzlei-stb.fastdocs.de

Die Bezeichnung des Links darf die Kanzlei aussuchen.

Das war auch nur ein Beispiel. Unter kanzlei-stb ist Ihre eigene Internetseite gemeint.

e.oettinger@stbin-oettinger.de​: Das klingt ziemlich interessant. Ich werde es direkt Anfang Oktober einmal bei uns abfragen, ob es von Interesse ist und wenn ja, werden wir das weiter verfolgen/testen/etc.

Voll digital ist voll mein/unser Ding!

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Im letzten Schritt erfragen beim Arbeitgeber seine eigene E-Mail Adresse ab, sowie die des neuen Mitarbeiters. Sobald der Arbeitgeber den Vorgang abgeschlossen hat, erhält der Arbeitnehmer eine Mail mit der Aufforderung, seine notwendigen Daten noch zu ergänzen.

Hallo Frau Oettinger,

das klingt nach einer willkommenen Alternative zur "Vorerfassung" von Datev in UO. Wie erfolgen bei Ihnen die Registrierung und Authentifizierung der Benutzer (Arbeitgeber/Arbeitnehmer)?

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Hallo Uwe,

das war ja nur ein Beispiel und geht so natürlich nicht.

Du darfst dir deine Wunschseite aussuchen, wir registrieren diese Seite für dich und dann kann es los geht.

liebe Grüße

[#11]

Die Authentifizierung erfolgt darüber, dass wir für den Vorgang eine JobID vergeben.

Nur, wer Mail und Job ID kombiniert, hat dann Zugriff auf den weiteren Vorgang.

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Hallo Frau Oettinger,

sind die Fragebögen auf eigene Bedürfnisse individualisierbar? (bspw. haben wir den DATEV-Fragebogen stark gekürzt um Baulohn, Kostenstellen, Statistikangaben usw)

Viele Grüße

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Guten Morgen Sue,

alle unserer Fragebögen sind intelligent und es wird immer nur das abgefragt, was auch tatsächlich benötigt wird.

Also ja, die Fragebögen sind stark reduziert.

Als Beispiel: Wir fragen beim Mini-Jobber z.B.

„Hast du noch einen anderen Job?“

Im Standard steht die Ansicht auf Ja und nein.

Klickt der Minijobber „Nein“ an, geht er einfach weiter.

Klickt er „ja“ an, öffnen sich weitere Felder, die auszufüllen sind.

Wir haben eine Software gemacht, die nicht „für Steuerberater“ geschrieben wurde, sondern für Mandanten und Mitarbeiter, also einfach und in verständlicher Sprache. So versuchen wir alle abzuholen und hoffen, das ist und gut gelungen.

viele Grüße

[#14]

Hallo Frau Denzel,

die Datev hat meine Antwort abgelehnt. Ohne Kommentar, warum. dies nur für alle, die den Thread lesen.

Evelyn Oettinger

[#15]

Hallo Frau Oettinger,

der Beitrag wurde „ausgeblendet“, da er Werbung enthielt. In unserer Netiquette ist geregelt, dass dies nicht zulässig ist. Sie haben dazu auch eine Benachrichtigung erhalten. Bitte passen Sie den Beitrag dementsprechend an, dann wird er von uns wieder freigegeben.

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Stein

Personalwirtschaft

DATEV eG

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Hallo Frau Oettinger,

ist es möglich das ganze Tool auch in Englisch aufzusetzen?

Besten Dank

D. Termin

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Auch wenn die letzte Frage etwas älter ist: Ist Fastdocs auch auf Englisch verfügbar / umsetzbar? Oder kenn vielleicht jemand eine Möglichkeit Stammdaten und weitere Abfragen für Mandanten auf Englisch umzusetzen?

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Moin Mentalposaunist,

der Beitrag ist schon etwas älter, aber habt ihr Fastdocs bei euch in der Kanzlei getestet?

Ist es wirklich so gut, wie es im ersten Moment klingt?

Sind auch am Überlegen es einzuführen und nun bin ich auf der Suche nach Erfahrungsberichten 🙂

Viele Grüße

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@_Nina_ schrieb:

Moin Mentalposaunist,

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So ähnlich. Deshalb das @ nutzen und dann wird automatisch alles korrekt vorgeschlagen @_Nina_ 🙂.  

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@_Nina_ schrieb:

aber habt ihr Fastdocs bei euch in der Kanzlei getestet?

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Wir haben fastdocs schon Jahre im Einsatz bei der megra. Für die Stammdatenerfassung ist das top. Als ich in 10/21 bei der megra angefangen habe, habe ich auch meine Stammdaten online am Laptop ausgefüllt. Dank AutoFill füllt der Browser alle bekannten Daten (Vorname, Nachname, Adresse, ...) schon per 1 Klick aus und den Rest kann man copy/paste von seiner letzten Abrechnung machen, die einem dank www.datev.de/ano bereits vom alten AG vorliegt und man eigentlich genau 0 Fehler machen kann. Die eigene IBAN habe ich mir in einer TXT Datei am Laptop abgespeichert: copy/paste - done. Wobei auch die auf der Abrechnung steht, oder? 🤔

Das Portal kann aber noch mehr, soweit ich weiß @e_oettinger, oder?

Also das PDF von DATEV braucht niemand mehr und ich will auch keine komischen Excel Tabellen mit solchen Daten füllen. Zumal wir als megra uns entschlossen haben: An E-Mails dürfen PDF und TXT dran hängen. Mehr nicht. Keine ZIP, keine Office Dateien - nichts. Daher geht der Weg bei uns schon nicht; erhöht aber die Sicherheit in der Kanzlei. 

Einzig: hat man noch mehr Portale im Einsatz wie z.B. https://kanzlei.land muss man den Mandanten beibringen: 

1. Stammdatenerfassung neue Mitarbeiter > fastdocs
2. gesicherter Daten- und Nachrichtenaustausch > kanzlei.land
3. deine Auswertungen findest Du in > DUO 

Da kommen nicht alle klar mit; zumal kanzlei.land auch eine Möglichkeit wie fastdocs bietet; nur in uncool 👎, weil kanzlei.land keine TXT Datei draus macht, die man importieren kann; dann geht copy/paste auf Kanzleiseite wieder los 🙄. Und dem Mandanten zu sagen: fülle nochmal alles bei fastdocs aus - hm, schwierig, wenn der doppelte Arbeit machen muss. "Das mit der Digitalisierung klappt nicht". Hm. 

Wie schön wäre 1 Portal für alles 😍. Aber träumen darf man noch ... 

Hast Du Mandanten mit personio, braucht es fastdocs nicht, weil das zentrale Tool dann personio heißt: das Mandat lädt seine eigenen AN in personio ein, tippt dort alle Stammdaten ein und per Lohnimportdatenservice landen die Daten fix und fertig im DATEV Lohnprogramm. Man muss keine TXT manuell importieren, sondern lädt die Daten aus dem DATEV RZ einfach ins Lohnprogramm. 

Wer heute noch Stammdaten im Lohnprogramm manuell eintippt: go for it 💪!

Als Alternative steht von DATEV mittlerweile DATEV Personaldaten zur Verfügung. Dann kannst Du aber pro Mandat keine Bewegungsdaten in der Lohnvorerfassung online mehr zur Verfügung stellen. Wann Bewegungsdaten in Personaldaten zur Verfügung stehen, weiß ich aktuell nicht. Nachteil ebenfalls: fängt 1 AN doch nicht beim AG an, muss man den erst bis ins Lohnprogramm importieren und kann ihn danach erst löschen. Bei fastdocs löscht man einfach die TXT Datei und fertig ist man 😎.

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@andreashofmeister man könnte auch jemand von der DATEV direkt verlinken. 😇

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Da fastdocs auf dem Marktplatz zu erhalten ist müsste auch der Status von Frau Oettinger angepasst werden oder?

DATEV-Partner wie bei anderen auch.🤔 

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@jjunker: Gib' DATEV Zeit ⏳. DATEV homogenisiert aktuell erstmal alle DATEV Usernamen auf vorname_nachname. Daher nicht wundern, wenn Du DATEV Mitarbeiter jetzt nicht mehr da findest, wie sie früher mal hießen 😉.  

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ich hätte ja erwartet, dass in diesem Fall eine proaktive Meldung bei DATEV eingegangen wäre.... 🤗 

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@metalposaunist  schrieb:

@jjunker: Gib' DATEV Zeit ⏳. DATEV homogenisiert aktuell erstmal alle DATEV Usernamen auf vorname_nachname. Daher nicht wundern, wenn Du DATEV Mitarbeiter jetzt nicht mehr da findest, wie sie früher mal hießen 😉.  

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Ups, ach so, @metalposaunist 

Spezialwissen oder gibt's dazu nen Dokument im DHC?

Potzblitz.....

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@andreashofmeister schrieb:

Spezialwissen oder gibt's dazu nen Dokument im DHC?

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PowerUser Wissen 😎, weil ich DATEV Mitarbeiter öfter erwähne, wenn es von Fall zu Fall passt. 

Aber ja @jjunker, ein Thread mit proaktiver Mitteilung von DATEV hätte was gehabt. Kommunikation und so. Könnte man ja in den Bereich packen, den es noch nicht gibt: alles, rund um die DATEV Community - antworten für uns User verboten und dann ab damit, wenn sich technisch etwas ändert, jemand Moderationsrechte erhält, und, und, und ... 

Aber 🔙 to topic, bevor wir noch kapern 😜.

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Wer heute noch Stammdaten im Lohnprogramm manuell eintippt: go for it 💪

Ich will ja nichts sagen aber für kleine Lohnmandate die Hausgemeinschaft mit Hausmeister auf 450€ Stelle, der Selbständige mit einer studentischen Aushilfe auf Stundenbasis, Architekturbüro mit nur einer Angestellten,..... Ganz ehrlich? Lieber manuell von einer kompetenten Kraft ins System eingepflegt und dabei gleich auf Richtigkeit geprüft.

Für größere Lohnmandate wo jemand mit Ahnung als Schnittstelle zur Kanzlei sitzt gerne vorerfasst, gerne automatisiert. 

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Hallo zusammen,

zu der Frage, ab wann Bewegungsdaten in DATEV Personaldaten erfasst werden können, kann ich Ihnen leider auch noch keine Auskunft geben. 

Alternativ können über die Vorerfassung Online Bewegungsdaten sowie Personaldaten erfasst und in LODAS eingespielt werden.

Zu beachten ist, dass eine Parallelnutzung von DATEV Personaldaten und LODAS Vorerfassung allerdings nicht möglich ist.

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Alternativ können über die Vorerfassung Online Bewegungsdaten sowie Personaldaten erfasst und in LODAS eingespielt werden

@Verena_Heinlein Es wird keine Differenzierung nach Monat und Vormonat bei den Stunden gemacht. So zumindest die Aussage der Lohnfachkräfte bei uns im Haus.

Bei studentischen Kräften muss doch der Monat der Leistungserbringung festgehalten werden. Um im Nachgang auch feststellen zu können ob nicht doch mehr als 20 Stunden in der Woche gearbeitet wurde. 🤔