Digitale Personalakte

[#1]

Hallo zusammen,

wir würden gerne in nächster Zeit die digitale Personalakte einführen.

Wer hat darin Erfahrungen und kann mir weiterhelfen welche Ablagestruktur man anlegen sollte?

Habt ihr kanzleieeinheitliche Register / Dokumentenkategorien oder sind diese pro Mandant unterschiedlich?

Oder wird mit den Datev Standardregistern gearbeitet?

Schon jetzt vielen Dank für euren Input...

[#2]

Hallo,

die Ordnerstruktur in Belege online können Sie entweder allgemein halten, da die Belege in der Digitalen Personalakte „verschlagwortet" werden und so anschließend wieder gefunden werden können. Oder Sie legen eine Ordnerstruktur in Belege online an.

Diese wird dann auch in die Digitale Personalakte übernommen.

Die Zuordnung der Register bzw. der Dokumentenkategorien erfolgt auf Mandantenebene.

Weiterführende Informationen finden Sie auch im Dokument  Digitale Personalakte - Informationen für den Einsatz.

Beste Grüße aus Nürnberg

Katharina Dietl

Personalwirtschaft

DATEV eG

[#3]

Hallo,

hier in der Community gibt es schon diverse Threads zu diesem Thema. Ohne Gewähr af Vollständigkeit sind hier mal ein paar Links, die Ihnen evtl. weiterhelfen:

Digitale Personalakte

Digitale Personalakte - Ablagestruktur

LODAS-Digitale Personalakte-Belege bearbeiten

Weiter Links finden Sie auch hier nebenan unter "Weitere ähnliche Themen".

Viele Grüße,

Birthe Fitschen

[#4]

Hallo Frau Dietl,

vielen Dank für Ihre Antwort.

Es ginge mir eigentlich um die Dokumenten-Kategorien im Programm Digitale Personalakte.

Werden hier in der Praxis eher die DATEV-Kategorien verwendet oder haben hier die Kanzleien eher eigene Kategorien angelegt ?

Und als ergänzende Frage: Die Kanzlei "sucht die Dokumente" über die digitale Personalakte und der Mandant dann über Unternehmen online. Ist dies so korrekt ?

Mit freundlichen Grüßen...

[#5]

Hallo,

bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine Aussage treffen können, welche Kategorien der Digitalen Personalakte in der Praxis häufiger verwendet werden.
Korrekt ist, dass die Kanzlei über die Digitale Personalakte die zugeordneten Belege sucht. Der Mandant, hingegen, arbeitet in Belege online.

Mit freundlichen Grüßen
Wolfgang Stein
Personalwirtschaft
DATEV eG

[#6]

Vielen Dank Herr Stein,

die Frage ging auch eher an andere Kanzleien, die damals bei der Einführung vor einem ähnlichen Problem standen wie wir jetzt.

Falls hier jemand bereits Erfahrungen gemacht hat wäre dies für uns wieder sehr hilfreich...

[#7]

Ich beschäftige mich auch mit dem Thema - die vorgegebenen DokumentKategorien gefallen mir gar nicht. Ich möchte es mit DMS verknüpfen und parallel die gl. Kategorien nehmen. DMS läuft bei uns schon seit Jahren.Folgende Themen/Kategorien: Eintritt / Austritt/ Arbeitsvertrag / BAV  / Kfz-Nutzung / Schwerbehind./ Bescheinigungen/ Fehlzeiten (AU/ Elternzeit..)/ Urlaub / Reisekosten.

[#8]

Sehr geehrte Frau Dietl, sehr geehrter Herr Stein,

zu Ihren Ausführungen habe ich noch die folgenden Anmerkungen und Fragen:

1. Wieso ist es im Lohn-Programm nicht möglich, kanzleiweit eine einheitliche Ablagestruktur zu definieren, die dann für alle Mandanten gilt.  Im DMS habe ich den Knigge, der ja gerade verhindern soll, dass jeder Mitarbeiter seine eigene Struktur anlegt. Dies wäre doch auch für die digitale Personalakte sinnvoll!

2.  Wieso ist es nicht möglich bestehende Hauptkategorien wieder zu löschen? Die von DATEV vorgegebenen Hauptkategorien machen für mich überhaupt keinen Sinn,  lege ich jetzt sinnvolle Dokumentenkategorien an, wird es sehr schnell unübersichtlich. Für mich sind sinnvolle Dokumentkategorien zum Beispiel Arbeitsverträge, Studienbescheinigungen,  Personalfragebogen, Krankenscheine etc.

3.  Verstehe ich es richtig, dass es eigentlich keinen Sinn macht im Unternehmen Online einzelne Register anzulegen,  da die Verschlagwortung  über das Lohnprogramm erfolgt?  Dann wäre es aber umso wichtiger, eine vernünftige Struktur im Lohn vorgeben zu können, damit die Dokumente dann auch im Unternehmen online gefunden werden können.

Ich würde mich freuen, wenn Sie kurz detailliert zu meinen einzelnen Fragen Stellung nehmen könnten und vielleicht auch kurz erläutern könnten, ob bereits Planungen für eine Änderung im Bereich der Ablagestruktur vorliegen.

Grundsätzlich finde ich die digitale Personalakte nicht schlecht, die praktische Umsetzung könnte aber noch wesentlich besser sein!

Viele Grüße

Rasmus Lüke

[#9]

Hallo Herr Lüke,

für die beiden ersten Punkte sind uns bereits Kundenwünsche bekannt. Eine Umsetzung ist derzeit noch nicht erfolgt.

Zum Punkt 3: Das Programm Belege online ist nach einer einfachen Struktur aufgebaut, da man die einzelnen Dokumente der Personalnummern über die Suche finden kann.

Wenn Sie eine Ansicht benötigen, die ähnlich der in der Digitalen Personalakte ist, finden Sie diese im Dokument 1071622 - Belege online: Dokumente der Digitalen Personalakte suchen und sortieren beschrieben.

Freundliche Grüße

Monique Schauer

Personalwirtschaft

DATEV eG

[#10]

Sehr geehrter Herr Huber,

es empfiehlt sich die Ablage in der digitalen Personalakte analog zu der bereits vorhandenen in Papierform zu organisieren. Ob hierfür eigenen Kategorien angelegt werden müssen oder die DATEV-Standardvorgaben ausreichen muss jede Kanzlei für sich entscheiden. Von der zusätzlichen Nutzung von Registern rate ich aber dringend ab, da es für den Mandanten übersichtlicher ist in Belege online ein Sammelregister mit sämtlichen Dokumenten zu haben und dort spezifisch suchen/filtern zu können. Dies entspricht dann auch am ehesten der Ansicht der digitalen Personalakte, wie aus dem Lohnprogramm.

Ich hoffe dies hilft Ihnen weiter.

MfG

Tobias Ettl

[#11]

Sehr geehrte Frau Schauer,

vielen Dank für Ihre Antwort.

Das die Umsetzung meiner (und anderer) "Kundenwünsche" noch nicht erfolgt ist, ergibt sich ja aus meinem Beitrag. Meine Frage war, ob die Umsetzung der Wünsche bereits konkret in Planung ist und wann die Umsetzung erfolgt. Sie wissen ja selbst, die Umsetzung von "Kundenwünschen" bei der DATEV ist immer so eine Sache.

Ich halte es auch für problematisch, Programmfunktionen, die für einen sinnvollen Programmeinsatz notwendig sind, unter der Rubrik "Kundenwunsch" zu erfassen.

Eigentlich müssten die von mir beschriebenen "Wünsche" doch von Anfang an in so einem Programm umgesetzt sein, damit es auch flächendeckend im Einsatz ist. Ich hoffe daher auf eine zeitnahe Umsetzung.

Viele Grüße nach Nürnberg

Rasmus Lüke

[#12]

Hallo Herr Lück,

im Moment wird sich mit der Weiterentwicklung der Digitalen Personalakte auseinandergesetzt. Im Zuge dessen wird entschieden, ob die Wünsche umgesetzt werden. Wir melden uns anschließend wieder.

Freundliche Grüße

Kristin Frohmeyer
Personalwirtschaft
DATEV eG

[#13]

Guten Morgen Frau Frohmeyer,

gibt es zur "Weiterentwicklung der Digitalen Personalakte" einen Zeitplan?

Wäre von Vorteil für diejenigen, die sich ernsthaft mit der Einführung auseinandersetzen. U.a.  für Mandanten, die hier mitlesen.

Dann kann man ungefähr abschätzen, was Sie mit dem Satz "Wir melden uns anschließend wieder" meinen.

Danke für Feedback,

MfG

A. Hofmeister

[#14]

Ausserdem wäre sicher auch wichtig, was angedacht ist, damit man sehen kann, wo noch Vorschläge fehlen bzw. womit man dann rechnen kann.

[#15]

Hallo zusammen,

die Weiterentwicklung steht derzeit noch in den „Startlöchern“. Aus diesem Grund ist eine zeitliche Eingrenzung unsererseits nicht möglich.

Wir bleiben am Thema dran und werden Sie rechtzeitig über geplante Änderungen informieren.

Viele Grüße

Verena Heinlein

Personalwirtschaft

DATEV eG

[#16]

Das klingt zuversichtlich.

Danke für Ihre Rückmeldung.

[#17]

Sehr geehrte Frau Heinlein, sehr geehrte Frau Frohmeyer, sehr geehrte Frau Schauer,

ich freue mich zu hören, dass das Produkt Digitale Personalakte weiterentwickelt wird.

Vielleicht könnten Sie ja einmal kurz zusammenfassen, welche "Wünsche" Ihnen bislang in welcher Häufigkeit vorliegen, sodass sich die Community in die Weiterentwicklung einbringen kann!

Aus der Praxis für die Praxis!

Viele Grüße nach Nürnberg

Rasmus Lüke

[#18]

Sehr geehrter Herr Rasmus,

Vielleicht könnten Sie ja einmal kurz zusammenfassen, welche "Wünsche" Ihnen bislang in welcher Häufigkeit vorliegen, sodass sich die Community in die Weiterentwicklung einbringen kann!

Das sehen Sie zu optimistisch. Lesen Sie mal tiefer in die Community rein und Sie werden feststellen, dass dieses Einbringen (mindestens) schwierig ist. Im Übrigen können Sie sich über diverse threads dazu ein Bild machen:

Workflow dig. Personalakte

Kundeneinbezug

Schade

Letzter Hoffnungsschimmer adé....

Gelöschter Nutzer

Lodas: Lohn-Id

Hallo verenaheinlein​,

die Weiterentwicklung steht derzeit noch in den „Startlöchern“. Aus diesem Grund ist eine zeitliche Eingrenzung unsererseits nicht möglich.

Wenn nur die zeitliche Eingrenzung schwierig ist, wäre ja ein Ausblick in die thematische Weiterentwicklung schon einmal interessant.

Was heißt Startlöcher? Wird das Team noch zusammengestellt? Wird noch überlegt, wann man überhaupt für die Weiterentwicklung Zeit findet? Stehen andere Themen in einer Prioritätenliste darüber?

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen

T. Reich

[#19]

Wir schließen uns den Fragen von Herrn Reich an.

Insbesondere sollte sich das Entwicklungsteam die relevanten Punkte zur digitalen Personalakte in den o.g. Threads durchlesen. Da sind viele Problemfelder der Nutzer angesprochen.

Danke

[#20]

Danke t.r.​

für Deine Aufbereitung der Anforderungen, die hier ja schon eindeutig thematisiert wurden.

Von daher hat man einen wunderschönen Überblick über die Wünsche/Anforderungen.....

Bestens!

VG,

A. Hofmeister

[#21]

Hallo zusammen,

gut zu wissen, dass sämtliche Cloud-Anwendungen im Fokus der DATEV sind und ich bin gespannt, wie die DATEV hier in zwei bis drei Jahren aufgestellt ist.

Wunsch zur digitalen Personalakte:

Bzgl. der digitalen Personalakte muss aber zwingend eine Verschlagwortung vom Mandanten über DUO ermöglicht werden. Hier scheitert es anscheinend an einer getrennten "Posteingangs- und Bearbeitungslogik". In Zeiten der Digitalisierung will auch der Mandant, wenn er so ein Progamm hat, dieses für sich als Archiv nutzen. Dann muss aber zwingend auch eine Verschlagwortung für ihn möglich sein, sodass die Kanzlei nicht abrechnungsrelevante Dokumente nicht zusätzlich verschlagworten muss, sodass diese in gewünschter Form im DUO bereitgestellt sind.

Exkurs digitale Workflows mit DATEV:

im Endeffekt und überspitzt formuliert läuft es doch so, dass wir als "DATEV-Vertriebler" mit dem Mandanten an der Front und als DATEV-Anwender in der Kanzlei, evtl. Programm-Features und -Bugs mit dem Mandanten und Kollegen durchgehen und evtl. zu einer Workaround-Lösung im Programm selbst oder mit organisatorischen Zwischenschritten kommen um die Features und Bugs zu heilen und die Programme nach unseren Bedürfnissen zu "missbrauchen". Nachdem die DATEV weiterentwickelt, werden wir irgendwann vor vollendete Tatsachen gestellt und die DATEV fängt den "Missbrauch" ihrer Produkte wieder ein, indem ein Programmzopf komplett abgeschnitten wird bzw. so angepasst wird, dass die vereinbarten Prozesse nur noch äußerst umständlich genutzt werden können. Ich spreche hier explizit von dem Bereich digitaler Workflows, den die DATEV konsequent nicht als Hauptthema für die Digitalisierung anerkennt und konsequent jedes Programm als "Insel" beibehält. Hier sind div. Fallstricke im DUO mit den neuen Versionen unbrauchbar gemacht worden und ich gehe davon aus, dass die neue DMS-Entwicklung hier zumindest keine Verbesserung bringt. Die DMS müsste nach meinem Verständnis aber den Rahmen für übergreifende Workflows bieten. Wer jetzt mit Argumenten kommt, es gibt doch einen Workflow in DATEV DMS oder alternativ DATEV-ProCheck aufführt, weiß vermutlich gar nicht was mit digitalen Workflows mit DMS-Konkurrenzprodukten(die nicht teurer sind) Stand heute alles möglich ist oder gibt sich bei dem Thema mit sehr wenig zufrieden. Auch die Alleinstellungsmerkmale mit direkten Programmverknüpfungen DMS zu PFB, FiBu, Aufträge etc. sind keine mehr...

@DATEV: ich bitte Sie für unsere Mandanten und die Kanzlei zumindest für die Neuprogrammierungen der CLOUD-Anwendungen ordentliche digitale Workflows(aus Mandanten- und Kanzleisicht) mit zu berücksichtigen!

Besten Dank.

MfG

Tobias Ettl

[#22]

ich bitte Sie für unsere Mandanten und die Kanzlei zumindest für die Neuprogrammierungen der CLOUD-Anwendungen ordentliche digitale Workflows(aus Mandanten- und Kanzleisicht) mit zu berücksichtigen!

Jetzt sei mir bitte keiner böse, aber warum sollte sich auf einmal hier was ändern? Der Einbezug funktioniert bisher schon an vielen Stellen nicht so wie von vielen (?) gewünscht.   Ich lasse mich aber gerne eines Besseren belehren.

[#23]

Hallo Herr Reich,

bin Ihnen nicht böse, aber aus Ihrem Post kann man sehr viel Erfahrungen mit DATEV heraushören. Allerdings ist Ihnen das Thema offensichtlich noch genauso ernst wie am Anfang, sonst hätten Sie wohl bereits resigniert oder wären nicht mehr in der Community so aktiv. Ich kann Ihnen versichern, dass die DATEV heute mehr auf uns Anwender hört und zwar auch direkt in höchster Ebene, ob das allerdings die gewünschten Änderungen bringen wird und hier die (aus unserer Sicht) richtigen Schlüsse gezogen werden wird sich zeigen.

Ich stimme Ihnen grundsätzlich auf ganzer Linie zu und wir alle hoffen doch , dass die DATEV uns eines besseren belehrt und zwar schneller als wir uns dies zu träumen wagen 🙂

MfG

Tobias Ettl

[#24]

Ich bin von der "Digitalen Personalakte" enttäuscht. Aus meiner Sicht gibt es ein solches Produkt unter DUO gar nicht. Es handelt sich doch mehr oder weniger nur um einen Filter, der bestimmte digitale Belege als Lohnbelege anzeigt. Der Weg dort hin ist kompliziert (Meine Anwendungen/Belege/Belegtyp und dann noch weitere Filtereinstellungen), somit der Mandant ggf. vollkommen überfordert.

Ich hätte hier einen Unterpunkt unter Personalwirtschaft erwartet, der exakt so aufgebaut ist, wie die "Digitale Personalakte" unter LuG mit klaren Ordnerstrukturen. Dann erst wäre überhaupt eine Kommunikation mit dem Mandanten über die Inhalte dieser Akte möglich (man muss ja gleichlautende Infos am PC haben).

[#25]

Darf war auch nicht nur auf Sie bezogen, sondern auch auf z. Bsp. Datev-Mitarbeiter.

Mein Name sagt ja alles, ich solidarisiere mich hier auch noch immer mit den weiteren Nutzern, die hier aktuell (hoffentlich nur vorübergehend) ihre "Arbeit" eingestellt bzw. sehr eingeschränkt haben. Aber ja, ich habe die Hoffnung noch nicht vollständig aufgegeben....

Allerdings ist die Datev aktuell für mein Empfinden als Lohnbuchhalter ganz weit von einer zeitgemäßen Lösung weg. Bei dem, was heute an interaktiver Zusammenarbeit online möglich ist, müsste in der Personalwirtschaft wesentlich mehr gehen. Bei den anderen Themen halte ich mich bedeckt, da ich in den anderen Bereichen - außer natürlich Eigenorganisationsprogramme - einfach zu wenig arbeite.

Als Beratender eines Mandanten - meine Frau leitet das Unternehmen ihrer Schwiegereltern - eines Datev-Steuerberaters rate ich im Moment von den Fakturierungsprogrammen der Datev ab. Hier schaue ich mich immer wieder mal um, da wir ggf. auf eine SaaS-Lösung umsteigen wollen. Hier wundere ich mich immer wieder mal was es bereits so alles auf dem Markt gibt, aber bei Datev noch nicht so angekommen ist.

Mir ist durchaus bewusst, dass Datev hier auch andere Schwerpunkte legen muss (Datenschutz, vorrangig Entwicklung der Software für Steuerberater etc.), allerdings kann man diese strikte Trennung zwischen Steuerberaterprogrammen und Mandantenprogrammen in der heutigen Zeit bei jüngeren oder auch bei moderneren Unternehmen nicht mehr halten. Hier geht meiner Ansicht nach zu viel weg zu (Software-)Wettbewerbern. Diese Mandanten holt man zur Datev so schnell nicht mehr zurück. Gut, hier kann man sich die Frage stellen, ob man noch Buchführungsmandate haben will...

Aus Kostengründen (Speicherkosten) würde ich auch von Belege online abraten.

Ach, ich schweife zu sehr ab.

Wie war das, die Hoffnung stirbt zuletzt.

[#26]

LODAS/LuG blieben doch bei auf der Strecke bei der (wer kann sich noch erinnern) "PRO"-Umstellung.

Jetzt will man anscheinend die Digitale Personalakte (gibt's dafür eigentlich keine plausible Abkürzung) in DUO "integrieren".

Tolle Sache. Anstatt das ganze mal zu überdenken (stehen die PWS-System auf der Roadmap ??).

Alles irgenwie "halbgar".

Und wer bringt´s an den "Kunden" (Klassiker eines DATEV-Aussendienstmitarbeiters bei einer beabsichtigen Mandantenaquise, in der es um DUO plus Auftragsverarbeitung etc. pp. ging: "Bei einem Produkl für € 9 kommen wir nicht raus und beraten.....")?

[#27]

(...) Digitale Personalakte (gibt's dafür eigentlich keine plausible Abkürzung) (...)

Die DATEV verwendet das Kürzel "DPA" für die digitale Personalakte

[#28]

LODAS/LuG blieben doch bei auf der Strecke bei der (wer kann sich noch erinnern) "PRO"-Umstellung.

Wenn ich so einige über dieses Thema stöhnen höre...kann ich nur sagen, Gott sei Dank ist der Kelch an uns Löhner vorüber gegangen.

Jetzt will man anscheinend die Digitale Personalakte (gibt's dafür eigentlich keine plausible Abkürzung) in DUO "integrieren".

DUO für Unternehmen online ist ja auch nicht so plausibel. Ich wäre er bei UO. Somit könnte man für die Digitale Personalakte(DP)  DP oder DDP oder DUODP nehmen.

Tolle Sache. Anstatt das ganze mal zu überdenken (stehen die PWS-System auf der Roadmap ??).

Alles irgenwie "halbgar".

Das habe ich auf der letzten Cebit kritisiert. Das wurde natürlich nicht bestätigt, aber auch nicht wirklich entkräftet.

PWS classic wird wie ein Stiefkind behandelt, da damit die Steuerberater in der Regel nichts anfangen können. Sie kriegen das Programm nicht an den Mann respektive Frau gebracht und wollen in der Kanzlei nicht die klassische administrative Personalarbeit machen. Der zweite Teil ist verständlich, da in der Regel hier eine Frage der Kosten bzw. des Honorars steht. Wir hier in der Kanzlei nutzen es auch nur für vereinzelte Mandanten, hauptsächlich für Briefe oder als Datendrehscheibe, da der Mandant es im Einsatz hat.

Und da, wo es für beide Seiten interessant wird, da kriegt Datev das Programm nicht hin. Nämlich als Datendrehscheibe in die cloud mit Integration von DP.

Beide Seiten greifen darauf zu, der Mandant kann Daten wie z. Bsp. Adressen pflegen, Serienbriefe schreiben und auch seine Personalaktenbelege hinterlegen. Die Belege können als für den Steuerberater relevant gekennzeichnet werden und der Steuerrater kann darauf zugreifen, Damit wäre zeitgleich das Problem DSGVO gelöst, da der Steuerberater ja Lebensläufe, Telefonnummern etc. der Mitarbeiter nicht sehen will (darf/muss). Administrativ lassen sich solche Sachen auch direkt durch Zugriffsrechte einschränken und alle wären glücklich. Der Steuerberater läd sich die benötigten Daten in das jeweilige Lohnprogramm und braucht viele Dinge nicht noch einmal zu erfassen.

Die Sahnehäubchen wären ein

1. (Lese-)Zugriff für die Mitarbeiter auf ihre Daten inklusive Gehaltsabrechnung , ggf. an bestimmten Stellen mit Änderungsfunktion (z. Bsp. Bankverbindung),

2. Integration des neuen Datev-Lohnprogramms in die cloud, was die guten Seiten beider Lohnprogramme vereint,

3. Erweiterungsmodule für den Mandanten, wie jetzt schon in den verschiedenen PWS-Systemen und

4. Kommunikationsmöglichkeiten direkt über das System mit den Arbeitnehmern.

Aber bis so etwas kommt...

[#29]

Die DATEV verwendet das Kürzel "DPA" für die digitale Personalakte

Oh stimmt, die Deutsche Presseagentur hatte ich vergessen.

[#30]

Hallo Community,

zunächst möchte ich mich für die verspätete Rückmeldung entschuldigen.

Ich möchte Ihnen einen Überblick über den aktuellen Stand geben:

Für Auswertungen online Personalwirtschaft ist die Modernisierung fast abgeschlossen.

Die Lohn Vorerfassung online wurde ebenso eine modernisiert und die Pilotierungsphase ist bereits angelaufen.

Für die Digitale Personalakte ist die Modernisierung – wie bereits erwähnt - in Planung. Die Überarbeitung der Digitalen Personalakte steht somit als nächster Schritt an. Es werden dabei alle Wünsche, Anforderungen und Hürden gesammelt und dokumentiert. Anschließend wird geprüft, welche Maßnahmen realisiert werden können. Natürlich achten wir dabei auch darauf, dass die Lohn Vorerfassung online und Auswertungen online dabei nicht beeinträchtigt werden.

Sobald mit der Überarbeitung der Digitalen Personalakte begonnen wird, finden unterschiedliche Kundeneinbezugsmethoden (u.a. Befragung, Workshops, Benutzerlabor) statt.

Sie möchten sich als Diskussionsteilnehmer bei DATEV vormerken lassen? Teilen Sie uns Ihre Beraternummer, den Ansprechpartner sowie den Produktname formlos via E-Mail: pilot-stabiphase@datev.de mit. Unter www.datev.de/mitmachen können Sie sich außerdem jederzeit bei Produktneuerungen, Konzepten etc. beteiligen.

Freundliche Grüße aus Nürnberg

Monique Schauer

Personalwirtschaft

DATEV eG