2 Antworten Neueste Antwort am 14.07.2017 09:40 von mosachse

    Workflow dig. Personalakte

    dstoll Beginner

      Ein sonniges Hallo an alle

       

      Wir beschäftigen uns aktuell mit der Umstellung von einzelnen Mandanten auf die digitale Personalakte in unserer Lohnabteilung. Ziel ist es, den Austausch von Unterlagen komplett digital abzuwickeln.

       

      Bei unseren ersten praktischen Schritten ist nun die Frage aufgetaucht, wie der Lohnmitarbeiter vom Eingang neuer Belege erfährt?

       

      Beim bisherigen "Papieraustausch" hat der Lohnmitarbeiter die eingegangenen Belege je nach Eingang auf seinen Schreibtisch bekommen und hat die Belege in der "Lohnvorzeit" zeitnah beim jeweiligen Mandanten erfasst. Zum Lohnstichtag ist dann die eigentliche Lohnabrechnung durchgeführt worden.

       

      Da es jetzt keine Papierbelege mehr auf seinen Schreibtisch gibt, müsste der Lohnmitarbeiter nun jeden Tag jeden Mandant im Unternehmen online oder im Programm dig. Personalakte öffnen und schauen, ob es neue Belege gibt?!? Das kam in der Lohnabteilung verständlicherweise gar nicht gut an

       

      Erste Idee war es nun, die E-Mail Benachrichtigung bei Belegeingang im Unternehmen online zu aktivieren. Dies ist aber auch nutzlos, da in der E-Mail zwar der Mandant, aber nicht der Belegtyp aufgeführt wird - so daß man auch wieder den Mandant öffnen und kontrollieren müsste, ob jetzt eine Eingangsrechnung (der wesentlich häufigere Fall) oder ein Lohnbeleg übermittelt wurde.

       

      Haben wir eine Möglichkeit übersehen? Wie wird das in anderen Kanzlei vom Workflow gehandhabt? Wie hat sich Datev den Ablauf vorgestellt?

       

      Vielen Dank für etwaige Anregungen,

      Dana Stoll

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        • 1. Re: Workflow dig. Personalakte
          Loan Bui DATEV-Mitarbeiter

          Hallo Frau Stoll,

           

           

          der beschriebene Prozess von Ihnen ist richtig. Sie können sich über E-Mail eine Benachrichtigung in Belege online einrichten lassen. Das Anzeigen des Belegtyps ist bisher noch nicht möglich.

           

          Die Anforderung für die Produktplanung haben wir bereits für die Produktweiterentwicklung vorgemerkt.

           

          Mit freundlichen Grüßen

           

          Loan Bui

          DATEV eG

          Geändert am 14.07.17 um 14:02 Uhr
          • 2. Re: Workflow dig. Personalakte
            mosachse Einsteiger

            Wir setzen die Digitale Personalakte bei diversen Mandanten ein.

             

            Die Tatsache, dass ein Lohnmitarbeiter nicht gezielt informiert werden kann bei Zugang einer Lohnunterlage, ist sehr schwach gelöst von DATEV.

            Es wird nur eine allgemeine Benachrichtigung bei Belegzugang unterstützt - unabhängig vom Belegtyp!

            Dem Kanzleimitarbeiter aus dem Geschäftsfeld "Lohn" ist aber beispielsweise völlig egal, ob der Mandant wieder eine neue Lieferantenrechnung eingescannt hat.

            Der Lohnmitarbeiter kann auch nicht bei jedem Mandanten täglich schauen, ob ein Lohndokument dabei war.

             

            In der Praxis sind nach der Umstellung auf die digitale Personalakte größere Probleme in unserer Kanzlei aufgetreten. Beispielsweise hat ein Mandant einen neuen Mitarbeiter eingestellt, bei dem wir eine Sofotmeldung hätten durchführen müssen.

            Erst viele Tage später hat die Lohnmitarbeiterin aus Kanzlei dann die normale Abrechnung gemacht und die Anmeldedokumente in der DPA gesehen. Wir haben dem Mandanten eigentlich gesagt, dass er immer anrufen soll wenn er jmd. neues eingestellt hat, aber er meinte "habe ich Ihnen doch in die digitale Personalakte gestellt".

             

            Wir haben den Verbesserungsvorschlag (Benachrichtigung nach Belegtyp) vor ca. 1 Jahr an DATEV mitgeteilt. Passiert ist nichts. Ich verstehe auch nicht, warum da noch ewig abgewogen und analysiert werden muss. Die Entwicklung soll das umsetzen - fertig.