Ein sonniges Hallo an alle 
Wir beschäftigen uns aktuell mit der Umstellung von einzelnen Mandanten auf die digitale Personalakte in unserer Lohnabteilung. Ziel ist es, den Austausch von Unterlagen komplett digital abzuwickeln.
Bei unseren ersten praktischen Schritten ist nun die Frage aufgetaucht, wie der Lohnmitarbeiter vom Eingang neuer Belege erfährt?
Beim bisherigen "Papieraustausch" hat der Lohnmitarbeiter die eingegangenen Belege je nach Eingang auf seinen Schreibtisch bekommen und hat die Belege in der "Lohnvorzeit" zeitnah beim jeweiligen Mandanten erfasst. Zum Lohnstichtag ist dann die eigentliche Lohnabrechnung durchgeführt worden.
Da es jetzt keine Papierbelege mehr auf seinen Schreibtisch gibt, müsste der Lohnmitarbeiter nun jeden Tag jeden Mandant im Unternehmen online oder im Programm dig. Personalakte öffnen und schauen, ob es neue Belege gibt?!? Das kam in der Lohnabteilung verständlicherweise gar nicht gut an
Erste Idee war es nun, die E-Mail Benachrichtigung bei Belegeingang im Unternehmen online zu aktivieren. Dies ist aber auch nutzlos, da in der E-Mail zwar der Mandant, aber nicht der Belegtyp aufgeführt wird - so daß man auch wieder den Mandant öffnen und kontrollieren müsste, ob jetzt eine Eingangsrechnung (der wesentlich häufigere Fall) oder ein Lohnbeleg übermittelt wurde.
Haben wir eine Möglichkeit übersehen? Wie wird das in anderen Kanzlei vom Workflow gehandhabt? Wie hat sich Datev den Ablauf vorgestellt?
Vielen Dank für etwaige Anregungen,
Dana Stoll
