🟩 Feedback zu MyDATEV Kanzlei – oder: Warum einfach, wenn’s auch umständlich geht?
Nach mehreren Tagen im Feldversuch, mit einem Mandanten, der bereitwillig als Testobjekt herhielt, bleibt mir ehrlicherweise nicht mehr viel anderes übrig – außer Humor. Und selbst der wird langsam knapp.
Man möge mir daher verzeihen, dass ich nicht umhinkomme im Folgenden gewisse Passagen mit Ironie und Sarkasmus zu würzen.
- ✅ Mandant hat die Aufgabe erledigt – na und?
Nur weil der Mandant denkt, er hätte was erledigt, heißt das doch nicht, dass wir das auch so sehen. Ich vermisse schmerzlich einen internen Bearbeitungsstatus. Ich möchte nicht raten müssen, ob wir schon gehandelt haben, oder ob die Rückantwort noch auf meinem unsichtbaren To-do-Zettel steht. Eine Funktion „von Kanzlei bearbeitet“ ist für mich unabdingbar.
- 🗑️ Aufgaben kann man nur löschen. Klingt nach Zukunft, oder?
Wenn die Kommunikation weg von E-Mail und rein in MyDATEV wandern soll: Warum kann ich dann Aufgaben nur löschen, statt sie sinnvoll zu archivieren? Wer hat sich das ausgedacht? Hat man bei DATEV einfach mal den Begriff Dokumentationspflicht und Verfahrenssicherheit vergessen? Oder hielt man das bei Steuerberatern für optionalen Freizeitspaß?
- ❌ Löschen ist wirklich löschen – für immer!
Also kein Papierkorb, kein „Oops, war doch wichtig“, keine Revision. Einfach: Weg. Puff. Als wäre es nie dagewesen. Klingt ja fast nach DSGVO auf Steroiden – nur diesmal gegen die Kanzlei gerichtet.
Revisionssicherheit? Nie gehört. Aber hey, Hauptsache grün im Logo.
- 📂 DMS / DokOrg? Ja, aber bitte ohne Zusammenhang.
Ich kann entweder die Aufgabeninfos ablegen – ohne Info zu beigefügten Belege – oder die Kommunikation – ohne Aufgabenbezug.
Die Verknüpfung? Fehlanzeige.
Aber immerhin darf ich mir alles als PDF exportieren, das ich dann wieder mühsam per Hand ins DMS / DokOrg schiebe. Wer braucht schon intelligente Workflows, wenn man den Tag mit so viel Sinnvollem verbringen kann?
- 📆 Aufgabe erledigt – aber wann genau? Bleibt unser Geheimnis.
Erstellt am – check.
Fällig am – check.
Erledigt am? Ach komm, das wäre ja fast schon zu informativ. Wer will schon wissen, wann ein Mandant etwas tatsächlich gemacht hat? Zeit ist relativ.
- 🖥️ Die Benutzeroberfläche: Minimalismus trifft auf Sehbehinderung
Wenn man eine Aufgabe anklickt, öffnet sich rechts eine Seitenleiste mit 40 % Bildschirm zu den Aufgabendetails – wow, großzügig. Und dann klick ich auf den Anhang, und zack – da ist er ja auf den verbliebenen 60 %. Dort darf ich den gewünschten Inhalt dann mit der Lupe suchen. Zoom- Klick, Zoom-Klick, Zoom-Klick ….
Barrierefrei? Ja, für Menschen mit 400 % Zoom-Fetisch. Warum kein separates Fenster?
- 🔄 Switch dich blöd: Aufgabe – Unterhaltung – zurück – wieder hin – repeat
Eine Aufgabe zeigt nur die erste Zeile der Unterhaltung – für den Rest wechselt DATEV aus der Aufgabenansicht raus in die Unterhaltungsansicht. Dort sehe ich dann alles, außer: die Aufgabe und selbstverständlich auch nicht mehr das mit der Aufgabe verknüpfte Dokument.
Will ich das Dokument sehen, zurück zur Aufgabe, Zoom-Orgie, dann wieder raus zur Unterhaltung.
Was zur Hölle?! Wer hat das gebaut – offensichtlich jemand, der noch nie selbst damit gearbeitet hat? Es wäre aber auch zu trivial, wenn man wirklich alles, was zu einer Aufgabe gehört auf einen Blick auch sehen könnte.
- 🕵️♂️ Dokumentenliste – Black Box deluxe
Ich sehe nicht:
- Ob ein Dokument vom Mandanten überhaupt gelesen wurde.
- Ob es Teil einer Aufgabe war.
- Ob ich es bereits verarbeitet habe, z.B. weitergeleitet an einer andere Anwendung
Nach längerer Anwendung habe ich dann ein Sammelsurium an 100en Dokumenten und denke mir – schöne Liste. Die schau ich mir bestimmt häufiger an, weil sie so aussagekräftig ist. Symbole? Status? Na, wozu denn. Raten ist doch auch eine Kompetenz.
- 🧩 Startseiten-Widget: Alles in einen Topf, bitte kräftig umrühren
Das Widget auf der Startseite schmeißt Aufgaben, Kommunikation, Signaturen und Dokumente wild durcheinander – der pure Wahnsinn in Listenform.
Und wehe, der Mandant schreibt in WhatsApp-Manier 20 Nachrichten in Folge – dann habe ich auch 20 Benachrichtigungen.
EINE Diskussion = EINE Info wäre zu simpel gewesen, oder? Stattdessen:
- A) Mandant hat Aufgabe erledigt.
- B) Mandant hat Unterhaltung begonnen oder ergänzt - 20 Mal!
- C) Mandant hat Dokument hinzugefügt.
Spoiler: Es war EIN Vorgang. Und ich brauch nicht 22 Infos darüber. Ich will einfach wissen: „Da hat sich was geändert“ in der Aufgabe. Punkt. Gerne auch mit einem Symbolindikator, der mir zeigt „neues Dokument“, „neue Antwort“, „Status geändert“.
🟥 FAZIT: MyDATEV Kanzlei-Dokumentation – ein Traum… aus dem man schweißgebadet aufwacht
Diese Testphase war... lehrreich.
Was hier als Kommunikations- und Dokumentationslösung verkauft wird, ist ein Paradebeispiel dafür, wie man aus einem eigentlich guten Ansatz (Mandantenkommunikation strukturieren!) ein usability-technisches Desaster machen kann.
Meine Vorstellung war eigentlich ganz simpel: Ich wollte dem Mandanten eine bessere, strukturierte Übersicht und Kommunikationsplattform bieten – deutlich übersichtlicher und effizienter als das, was uns der chaotische E-Mail-Verkehr aktuell zumutet. Ich dachte an eine saubere Liste aller To-dos, mit den nötigen Antworten und Dokumenten direkt daneben, damit ich strukturiert, nachvollziehbar und zeiteffizient arbeiten kann.
Die Realität?
Mit E-Mail wäre ich – ungelogen – tausendmal schneller gewesen. Die Arbeit mit MyDATEV Kanzlei hat mich in diesem Zustand nicht nur wertvolle Zeit gekostet, sondern vor allem eins: Nerven, Geduld und Vertrauen in digitale Prozessoptimierung.
Gerade die Punkte 1, 2, 6 und 7 machen das Tool für mich aktuell vollkommen unbrauchbar. Was eigentlich als Unterstützung gedacht war, entpuppt sich als nervenaufreibende, zeitraubende Stolperfalle – ein digitales Hindernis, das sich mir aktiv in den Weg stellt.
Ich frage mich ernsthaft, wer diese Anwendung pilotiert und sie in dieser Form zur Nutzung freigegeben hat – eine Zumutung für jeden Berater, der mit echtem Mandatsdruck, knappen Ressourcen und dem Anspruch auf Qualität arbeitet.
Was bleibt, ist die Frage:
Was genau wollte DATEV mit dieser Anwendung eigentlich erreichen?
