Hallo @lablue, vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, uns Ihre Eindrücke mitzuteilen. Es tut uns leid, dass der Start mit MyDATEV Kanzlei für Sie und Ihre Mandanten so herausfordernd war. Wir schätzen Ihre Offenheit sehr und nehmen Ihre Rückmeldung ernst. Alle Neuerungen von MyDATEV Kanzlei und deren Freigabezeitpunkte finden Sie auf DATEV MyUpdates. Dort erhalten Sie auch Informationen, sobald eine Ihrer hier genannten Anforderungen umgesetzt wird. Bereits jetzt sind einige Themen bekannt und befinden sich in der Analyse. Darüber hinaus haben Sie viele wichtige Punkte angesprochen, die ich nachfolgend ausführlich beantworten werde. Durch Feedback wie dieses können wir MyDATEV Kanzlei weiterentwickeln und noch besser auf Ihre Bedürfnisse ausrichten. 1. Mandant hat die Aufgabe erledigt – na und? Wir planen, den Status der Aufgaben so zu erweitern, dass eine vom Mandanten bearbeitete Aufgabe den Status „bearbeitet“ erhält. Der Status „erledigt“ wird dann von der Kanzlei gesetzt. Damit wird in der Aufgabenübersicht zukünftig erkennbar sein, bei welchen Aufgaben für die Kanzlei noch Handlungsbedarf besteht. Dies ist der aktuelle Stand der Konzepte – der genaue Wortlaut kann sich noch ändern. 2. Aufgaben kann man nur löschen. Klingt nach Zukunft, oder? Die Kommunikationsfunktionen in MyDATEV Kanzlei sind ausschließlich als Austauschplattform gedacht, nicht als Archivlösung. Für die Archivierung ist DATEV DMS/Dokumentenablage vorgesehen, bis sich entsprechende Anwendungen auch in der Cloud-Umgebung befinden. Daher findet die revisionssichere Ablage nach wie vor in der Dokumentenmanagementlösung statt. Zum jetzigen Zeitpunkt können Aufgaben und Unterhaltungen über die Exportfunktion exportiert und dann per Drag-and-Drop im DATEV DMS/Dokumentenablage archiviert werden. 3. Löschen ist wirklich löschen – für immer! Aufbewahrungspflichtige Informationen sollten immer in ein revisionssicheres Archiv wie DATEV DMS überführt werden, solange dieses als zentraler Ablageort dient. MyDATEV Kanzlei selbst ist, wie zuvor beschrieben, kein Archiv. Der Wunsch nach einer „Rückgängig“-Option oder einem zweistufigen Löschprozess ist uns bekannt. Aktuell ist dieser in MyDATEV Kanzlei nicht verfügbar. Eine zukünftige Umsetzung wird aber geprüft. 4. DMS / DokOrg? Ja, aber bitte ohne Zusammenhang. Interne Workflows werden optimiert, sobald auch die Eigenorganisations-Lösungen inkl. Dokumente auf die Online-Lösung DATEV Kanzleimanagement umgestellt wird und vollständig in das Cloud-Portfolio integriert ist. Dies wird zu einer besseren Harmonisierung der Kanzleiprozesse führen, ohne dass ein Absprung zu bestehenden On-Premises-Lösungen notwendig ist. 5. Aufgabe erledigt – aber wann genau? Bleibt unser Geheimnis. Derzeit wird die Information, wann eine Aufgabe erledigt wurde, ausschließlich in der Historie angezeigt. Diese Historie ist aktuell nicht im Export enthalten, wir arbeiten aber bereits an einer Anpassung. Wir prüfen zudem, ob das Datum, wann eine Aufgabe vom Mandanten bearbeitet wurde, nicht nur in der Historie, sondern auch in der Aufgabenliste oder den Details ersichtlich gemacht werden kann. 6. Die Benutzeroberfläche: Minimalismus trifft auf Sehbehinderung. Wir legen großen Wert auf Barrierefreiheit in MyDATEV Kanzlei und stellen sicher, dass die Darstellung für verschiedene Bildschirmgrößen optimiert ist. Die Anforderung nehmen wir auf und prüfen, wie wir die Benutzerfreundlichkeit weiter verbessern können. 7. Wechsel zwischen Aufgabe und Unterhaltung Nach aktuellem Stand kann in der Detailansicht einer Aufgabe lediglich die Verknüpfung zur Unterhaltung aufgerufen werden. Dies wird jedoch zukünftig erweitert: vergleichbar dazu, wie es bereits in der Detailansicht von Dokumenten umgesetzt ist. Unterhaltungen können dort direkt aufgeklappt und Nachrichten unmittelbar beantwortet werden. Bis zur Umsetzung dieser Funktionalität in den Aufgaben können mehrere Fenster geöffnet werden – eines für die Aufgabe und eines für die verknüpfte Unterhaltung. Dies erleichtert den Wechsel zwischen den Ansichten. 8. Dokumentenliste – Transparenz und Verknüpfungen In der Dokumentenliste wird bereits jetzt angezeigt, wenn Verknüpfungen zwischen Dokumenten, Aufgaben oder Unterhaltungen bestehen. Hierfür gibt es eine eigene Spalte, in der Icons für die jeweiligen Verknüpfungen (Unterhaltung, Aufgabe, Freigabeprozess) dargestellt werden. Wenn die Detailansicht ausgeblendet wird, ist in der vollständigen Ansicht der Dokumentenliste zudem erkennbar, ob ein Dokument in eine andere Anwendung übergeben wurde. Weitere Details zur Weiterleitung, beispielsweise in welche Anwendung das Dokument übergeben wurde, können in der Detailansicht unter "Historie" eingesehen werden. Ein Gelesen-Kennzeichen seitens des Mandanten ist derzeit nicht vorgesehen. Diese Anforderung nehmen wir auf. 9. Startseiten-Widget: Optimierungen und Zusammenfassungen Im Rahmen der Benachrichtigungen wurden bereits einige Optimierungen vorgenommen, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Dazu gehören: Fachliche Zusammenfassung: Wenn mehrere Aktionen gleichzeitig stattfinden (z. B. eine neue Unterhaltung mit einem neuen Dokument), wird nur eine Benachrichtigung gesendet. Zeitliche Zusammenfassung: Wenn innerhalb von 5 Minuten mehrere Nachrichten von derselben Person in einer Unterhaltung geschrieben werden, erfolgt nur eine Benachrichtigung. Aktionsbasierte Zusammenfassung: Werden mehrere Dokumente in einem einzigen Upload-Prozess hochgeladen, wird ebenfalls nur eine Benachrichtigung erstellt. Benachrichtigung auf Basis der Zuständigkeiten Weitere Informationen zu diesem Konzept finden Sie hier: Benachrichtigungen in MyDATEV Kommunikation – DATEV Hilfe-Center. Sollten dennoch in Situationen wie diesen ungewöhnlich viele Benachrichtigungen (z. B. 20) auftreten, empfehlen wir, die Einstellungen zu prüfen und gegebenenfalls einen Servicekontakt zu erstellen. Viele Grüße aus Nürnberg Franziska Hackner
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