Weiterentwicklung DATEV DMS Dokumentzuordnung

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Hintergrund:

Seit Mitte 2020 haben wir als Steuerbüro alle ein Signierpad im Einsatz und unterschreiben unsere Dokumente digital. Bis zur Umstellung auf DATEV DMS haben wir bereits mit der Vorgängerversion der Dokumentzuordnung gearbeitet. So konnte durch das Einfügen eines Platzhalters (Dok.-Nr.) in unsere Briefvorlagen, unterschriebene Dokumente automatisch in DMS hinzugefügt werden. Das hat auch einwandfrei geklappt.

Problem:

Nach der Umstellung auf das neue DMS und die neue DATEV DMS Dokumentzuordnung, die ganz anders arbeitet (Dokumentenkorb und Posteingangsassistent mit OCR-Erkennung), bleiben vermehrt Dokumente im Dokumentenkorb hängen und müssen manuell in DATEV DMS angehängt werden. Das ist anscheinend immer dann der Fall, wenn die Adressaten sich ähneln. Bei uns z.B. die Mandaten, die eine Mandantennummer für den Betrieb und eine Nummer als Privatperson haben. Das hat mir auch so von der DATEV Fachabteilung bestätigt worden.

Wunsch:

Daher würden wir uns wünschen, das die neue DATEV Dokumentzuordnung so weiterentwickelt wird, dass das manuelle Anhängen in DATEV DMS entfallen würde und somit Zeit und Geld gespart werden könnte.   

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Guten Tag @b_kück,

wenn Sie schreiben, dass die Dokumente "manuell in DATEV DMS angehängt werden" müssen, meinen Sie dann, dass man im Dokumentenkorb auf dem Anhängen-Register landet und dort noch die Zuordnung treffen muss oder meinen Sie ein echtes manuelles Anhängen?

Meine Erfahrung ist, dass - sofern wirklich der korrekte Ausdruck im Dokument steht ("Dok.-Nr.: 12345") - die Dokument-Nr. quasi immer korrekt erkannt und auch auf der Anhängen-Seite in die Schnellsuche eingetragen wird. ZUSÄTZLICH wird dann allerdings teilweise ein falscher Mandant erkannt und ebenfalls in die Suche eingetragen und daher scheitert die vollautomatische Ablage. Die Lösung: einfach auf dem Anhängen-Register den Mandanten löschen, dann erfolgt die Suche nur anhand der Dokument-Nr., es wird das eine Dokument gefunden und mit Klick auf "Ablegen" ist man fertig.

Tatsächlich prüfen die Kollegen gerade den Wunsch, auf die Plausibilitätsprüfung gegen den erkannten Mandanten zu verzichten. Sobald die entsprechende Anpassung erfolgt ist, werden wir in den Neuerungen dazu informieren.

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

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Liebe Frau Teich,

vielleicht habe ich mich an der Stelle missverständlich ausgedrückt. Eine Lösung für das jetzige Problem habe ich, aber ich gebe ehrlich zu, das ist nervig. Da es mit der "alten" Dokumentzuordnung kein Problem in der Zuordnung über die Dok-Nr. gab und Lösungen von anderen Anbieter ( mit andere Technik) ein automatisches "matchen" können, wollte ich eine  Verbesserung anregen. Wer mag schon gerne freiwillig in seinem automatisierten Workflow nach drei Jahren downgraden...

Aber vielen Dank trotzdem für Ihre Antwort und ich würde mich freuen, wenn ihre Kollegen eine schnelle Lösung finden.

Beste Grüße

Britta Kück

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Kann mich @b_kück nur voll und ganz anschließen, ein klarer Rückschritt gegenüber der sehr gut funktionierenden Lösung in DMS classic. Ich wollte es zunächst gar nicht glauben, habe mich dann aber für EUR 9,00 belehren lassen: it's not a bug, it's a feature! 🙄

Gruß Taxit

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Hallo @Nicola_Teich,

Oh ja! Bitte entfernen Sie die Erkennung des Mandanten! Das ist für die Dokumentenzuordnung absolut kontraproduktiv.

Man kann natürlich die Mandanten, die zu häufigen Fehlerkennungen führen in die Blacklist eintragen - das können aber in bestimmten Konstellationen sehr viele sein. Das ist sehr mühselig und verschlechtert natürlich die Erkennungsquote des Posteingangsassistenten ohne Not.

mfG, F.Lange

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Hallo DATEV Ideas, 

ich möchte hierzu einen Status geben: wir befinden uns aktuell in der Analyse zur Optimierung der Dokumentzuordnung. 

Für eine bessere Zuordnung wird geprüft, den Mandanten als Paramenter entfallen zu lassen. Eine Auslieferung ist aktuell noch in diesem Jahr denkbar. Bei einem gesicherten Zeitpunkt informiere ich gern an dieser Stelle. 

Viele Grüße

Franziska Hackner

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Hallo @b_kück , hallo Community, 

für 2024 ist die Optimierung der Dokumentzuordnung in Planung. Der Zeitpunkt ist akutell noch offen, jedoch informiere ich gern bei feststehenden Details an dieser Stelle. 

Viele Grüße

Franziska Hackner