Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

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Hier ist die überarbeitete Version:

Nachdem wir unsere Prozesse auf das MyDATEV Portal inklusive Kommunikation umgestellt haben, sind uns einige Optimierungsmöglichkeiten im Workflow aufgefallen:

1. Trennung nach Kanzlei-Nutzern und Individualisierung von Benachrichtigungen

-> Es wäre vorteilhaft, wenn einzelne Sachbearbeiter nur dann per E-Mail über Neuerungen in Unterhaltungen oder Aufgaben informiert würden, wenn sie die Verfasser der Nachricht oder Aufgabe sind. Derzeit nutzen wir das info@-Postfach als Alternative, wodurch die gesamte Kanzlei benachrichtigt wird, sobald ein Mandant im Portal schreibt. Eine direkte Benachrichtigung des zuständigen Sachbearbeiters wäre eleganter, da aktuell erst ermittelt werden muss, für wen die Nachricht bestimmt ist. Bei unterschiedlichen Sachbearbeitern (z.B. FiBu/Lohn) führt dies schnell zu Chaos. Wir wissen, dass die Mail-Adressen konfigurierbar sind, jedoch gibt es keine Einstellungsmöglichkeit, nur den Verfasser zu benachrichtigen.

2. Mandantenübergreifende Filtereinstellung

-> Im Dashboard des MyDATEV Portals wäre eine Erweiterung der Filtermöglichkeiten sinnvoll, insbesondere nach Verfasser oder Sachbearbeiter. Weiterhin wäre eine mandantenübergreifende Filtermöglichkeit nach noch "offenen" Aufgaben bereits im Dashboard sinnvoll

Es wäre zudem hilfreich, wenn Mandanten bei Initiierung einer Unterhaltung angeben könnten, für wen in der Kanzlei die Nachricht bestimmt ist.

Beitrag verschoben und Kategorie ergänzt durch @Sarah_Reitzmann 

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gibt es doch schon lange auf dem marktplatz von datev

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Ich glaube ich kann nicht ganz folgen. Was genau ist auf dem Marktplatz verfügbar?

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Moin Moin @StBNagy ,

@mjsapxrwswxöa  meint, dass Drittanbieter dass schon können. Natürlich gegen Cash.

Das Thema wurde auch schon dieses Frühjahr diskutiert - ich meine im IT-Club in Hamburg (und sicherlich nicht nur dort).

In der Tat gibt es dort gravierende Schwächen. Ist meines Wissens auch bereits an anderen Stellen klar diskutiert worden - weiß sie aber nicht aus dem Kopf.

Wichtiges Gegenbeispiel war jedenfalls, dass eine Aufgabe an den Mandanten von diesem nur mit OK oder Nein (bei letzterem bin ich mir nicht sicher) beantwortet werden kann. Hat der Mandant eine Frage dazu, kann er nnicht direkt antworten. Dazu muss er einen neuen Thread/Austausch - oder wie auch immer benannt - anlegen. Das ist für beide Seiten mißt und schreit nach Mißverständnissen.

In der jetzigen Form (auch mit Information an alle Kanzleimitarbeiter, keine nur der zuständigen Mitarbeiterin (und nur ihr, ggf. einer benannten Vertretung) direkt zu kommende Information) ist das Mist. Es kostet im einfachsten Fall unnötig Arbeitszeit und damit Geld für die Kanzlei. Im schlimmsten Fall nimmt es niemand wahr, so wie das System jetzt kommuniziert.

Sorry Datev, aber bitte entwickelt erst einmal einen halbwegs brauchbaren Stand, bevor ihr dies Online stellt.

So gilt mein Credo immer noch: Wartet mindestens 2 Jahre, bis eine Cloud-/Online-App in Erwägung gezogen wird, weil es zuvor nur Ärger und keinen Mehrwert bringt. Und das, weil einfach nicht die Entwicklung den hinreichenden Stand erreicht hat.

QJ

PS: Ich würde liebend gerne mal etwas anderes als Kritik schreiben, mIr fehlt nur der Stoff dafür!

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Hallo StbNagy,

danke für Ihre Vorschläge! 

Ich habe allerdings noch ein paar Hinweise und Rückfragen: 

Zu 1: Wie die „richtigen“ Mitarbeitern sowohl in der Kanzlei als auch beim Mandanten aktiv auf neuen Vorgängen in MyDATEV Kanzlei hingewiesen werden, ist ein sehr wichtiges Feature für MyDATEV Kanzlei.

Das aktuelle Benachrichtigungskonzept im Hilfedokument 1037942 beschrieben. Benachrichtigungen in MyDATEV Kommunikation - DATEV Hilfe-Center

1. Immer benachrichtigt werden die sog. Beteiligten (Unterhaltung erstellt oder eine Nachricht dazu geschrieben, Aufgabe erstellt oder Zuständiger der Aufgabe). Für Unterhaltungen oder Aufgaben, die von der Kanzlei ausgehen sollten so Antworten beim „richtigen“ Kanzlei-Mitarbeiter ankommen.
   
   
2. Hinzu kommt die Berücksichtigung des zuständigen Kanzlei-Mitarbeiters aus der Eigenorganisation pro Mandant. Je nach ausgewähltem Thema der Unterhaltung/Aufgabe/Dokument wird der Mitarbeiter benachrichtigt, der in der EO beim Mandanten eingetragen ist. Ggf. zusätzlich zu dem Beteiligten, falls diese sich unterscheiden. 

   So wie ich es verstehe, haben Sie und Ihre Kollegen/Mitarbeiter im MyDATEV Profil (Rechts oben, Konto verwalten) als E-Mail-Adresse das  Info @ Postfach hinterlegt. Ergo werden ALLE Benachrichtigungen an dieses Postfach gesendet, auch wenn es eigentlich eindeutige Zuordnungen via Authentifizierung gibt. Ich empfehle Ihnen, diese E-Mail-Adresse wieder auf die Personen umzuändern, damit das von uns vorgesehene Benachrichtigungskonzept greifen kann. Alternativ das Info-Postfach lassen für Vertretung/Ausfälle (ggf. mit Regel im Outlook umrouten) und als Mitarbeiter selbst regelmäßig im Portal beim Glöckchen oder Kommunikationswidget nachschauen. 

   Aktuell arbeiten wir derzeit an einer Darstellung, die anzeigt, wer für die Unterhaltung/Aufgabe/Dokument berechtigt ist und wer aktiv dazu benachrichtigt wird. Das wird auch für mehr Transparenz sorgen.

   Eine Sache interessiert mich dazu von Ihnen: Sie haben angegeben, dass es hilfreich für Sie wäre, wenn der Mandant bei Initiierung angeben könnte, für wen in der Kanzlei die Nachricht bestimmt ist. Heißt das im Umkehrschluss, dass es für Sie ok wäre, wenn der Mandant namentlich aufgeführt alle berechtigten Kanzlei-Mitarbeiter sieht (im Zweifel ja oft die gesamte Kanzlei). Wäre das ok für Sie? 

   Zu 2: 

   Aktuell kann das Kommunikations-Widget auf der Aktuelles-Seite im MyDATEV Portal neue Ereignisse
   für den aktuell angemeldeten Benutzer anzuzeigen. Die Anforderung nach filterbaren, mandantenübergreifenden Übersichten (z.B. für Aufgaben) ist uns bewusst und für eine künftige Ausbaustufe vorgesehen. Aktuell arbeiten wir noch an den dafür benötigten technische Voraussetzungen.

   Ich freu mich auf Ihre Antworten!

   Liebe Grüße!

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Der Kommentar wurde aufgrund der Community Netiquette entfernt.

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Ich ergänze den Beitrag um den Link, in dem ich monierte, dass DATEV Kommunikation nicht einmal über Basics verfügt:

DATEV Kommunikation verfügt nicht einmal über Basi... - DATEV-Community - 483280

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Moin Moin @Nicole_Müller 

ich bin zwar nicht angesprochen, aber habe dieses Jahr bereits mehrfach mit MyDatev-Kanzlei zu tun gehabt, zuletzt heute im KAM-Online.

Die Benachrichtigung muss an die zuständige Person gehen. Dazu hat Datev leider nur den Mandatsverantwortlichen zur Verfügung, nicht den Sachbearbeiter oder gar dessen Vertreter.

Das ist natürlich den in die Cloud transferierten Daten geschuldet. Da ist halt nur der Mandatsverantwortliche gespeichert. Da haben die Entwickler keine Chance. Es hätte hier das Konzept im Vorfeld bereits verändert werden müssen, also auch die Sachbearbeiter in die Cloud zu den Mandanten-Daten übernommen werden müssen. Mal ehrlich, wie kann sowas passieren?

Mit dem Sachbearbeiter macht eine Email "Da ist eine Nachricht" mehr Sinn und mit einer einfachen Weiterleitung an die Urlaubsvertretung würde das Konzept auch funktionieren können.
Doch so ... würden die Mandatsverantwortlichen Mail um Mail bekommen und viel Zeit nur für die Weiterleitung an die richtigen Sachbearbeiter verlieren. Mandatsverantwortliche sind oft Berufsträger mit entsprechend hohen Zeitkosten.
Sprich, die Nutzung würde derzeit auch noch viel Geld kosten. Für eine Kanzlei rechnen kann sich das (bestenfalls) nicht.

Es ist m.E. der Fehler all der letzten Jahre: Datev haut etwas raus, was nicht nur unfertig ist, sondern auch kaum oder ganz unbrauchbar. Heute im KAM Online hieß es, dass Datev sich ausführlich über die Bedürfnisse der Kanzleien zunächst informiert hat. Wenn ja, dann auf alle Fälle nicht verstanden, dass grob unfertige Produkte nicht helfen, sondern sich als nicht nutzbar in den Köpfen festsetzen. Ihr tut den Genossen damit wirklich keinen Gefallen!

Noch zum jetzigen Stand mit den Nachrichten und Aufgaben: Die Klickorgie ist unzumutbar. Das muss alles schneller und direkter funktionieren.

Klicken ist Zeit und Zeit ist Geld für die Genossen.

QJ

Gemeint als konstruktive Kritik!

Nicht als Gemecker

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Moin Moin zurück quantenjoe!

Nein, nein und nochmals nein - Ich muss dich korrigieren, was deine Anmerkungen zu "Benachrichtigungen gehen nur an den Mandatsverantwortlichen" betrifft.

Die Zuständigkeitsbereiche aus den Stammdaten OnPrem werden mit den Themen in MyDATEV Kanzlei gemappt, nicht nur der Mandatsverantwortliche!
Siehe Tabelle in o.g. Hilfe-Dok

• Steuererklärung/Private Steuern, Jahresabschluss/Betrieb. Steuern, Bescheidprüfung --> Thema Steuern
• Lohnbuchführung --> Thema Lohn
• Buchführung, Anlagenbuchführung --> Thema FIBU
• Betriebswirtschaftliche Beratung, Steuerberatung --> Thema Beratung
• Wirtschaftsprüfung --> Thema Wirtschaftsprüfung
• Mandatsverantwortung --> Thema Allgemein oder wenn kein Thema ausgewählt wird

Diese Zuständigkeiten sind auch online beim Mandanten in der 360 Grad -Ansicht zu sehen (Unter Stammdaten bei Zuständigkeiten aufklappen)

Und ja, weil wir intensiv unseren Piloten zuhört haben, wurde das Thema asap noch in der Pilotphase zum Jahreswechsel umgesetzt. Ist also bereits auch in der ersten Marktfreigabe von MyDATEV Kanzlei enthalten.

Stichwort Unnötige Klicks: Magst du Beispiele bringen, wo für dich Klicks bei Aufgaben und Unterhaltungen zu viel sind? 

Danke für deine konstruktive Mitarbeit!
LG an diesem sonnigen Freitag,
Nicole

PS: In all unseren Veranstaltungen und Kommunikationen merken wir folgende Botschaft an: MyDATEV Kanzlei ist jetzt in einer ersten Marktversion freigegeben - wir werden nach und nach weitere Funktionen und Verbesserungen implementieren. Wir gehen hier sehr transparent damit um, damit die Kanzleien selbst entscheiden können, ob die Software im jetzigen Stand schon etwas für sie ist. Die Rückmeldung unserer über 100 Pilotkanzleien hat uns aber bestärkt, dass MyDATEV Kanzlei auch in der ersten Version einen Mehrwert liefert, ansonsten hätten wir nicht freigegeben.

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Moin Moin @Nicole_Müller ,

der Stand meines Wissens "Benachrichtigungen gehen nur an den Mandatsverantwortlichen" ist recht aktuell. März dieses Jahres von der Datev. Wenn es jetzt besser ist: Wunderbar, wenn es denn so ist. Denn Sorry, ich sehe dies bisher nicht.

Zum Thema "unnötige Klicks". Nee, dass muss Datev jetzt wirklich selber nachvollziehen! Schwer ist das wahrlich nicht! Ich sehe auch nicht ein, warum meine Zeit opfern soll, um Datev Offensichtlicheres noch einmal darzulegen. Zumal in der Community dies immer und immer wieder bereits beklagt wurde. Da ist jetzt wirklich Datev am Zug. Will also sagen: Datev, hast du nie mitgelesen???

Aber ich möchte auch sagen: Ich finde es gut, dass Sie sich der Kritik annehmen. Wenn es Ihnen gelingt, die Kritiken/Probleme der Entwicklung bzw. deren übergeordneten Stelle begreiflich zu machen können wir alle gewinnen.

QJ

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Liebe DATEV,

eine Frage zu den Benachrichtigungen:

Ich erhalte heute morgen um 06::00 eine E-Mail mit einer Übersicht über die neuen Mitteilungen in MyDATEV Kommunikation.

Darin enthalten sind Aufgaben mit dem Status "Aufgabe fällig", die ich gestern angelegt habe und die direkt gestern vom Mandanten erledigt worden sind.

Warum sind diese Aufgaben noch in der Übersicht enthalten? Sie sind ja erledigt!

Sofern man MyDATEV Kommunikation kanzleiweit nutzt, denke ich, dass die E-Mail-Benachrichtigung eh an ihre Grenzen stößt, da es zu unübersichtlich wird.

Wann ist denn mit einem Dashboard zu rechnen, in der ich kanzle weit die fälligen Aufgaben sehe bzw. diese filtern kann? Ohne diese Möglichkeit ist das Portal derzeit mit einer Vielzahl von Mandanten nicht nutzbar.

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Hallo @rlueke,

bitte melden Sie sich bei uns im Programmservice, damit wir uns die Thematik der Benachrichtigungen gemeinsam ansehen können.

Der Wunsch eines Dashboards liegt uns bereits vor. Ich habe Ihren Beitrag als weitere Nennung hierzu erfasst.

Vielen Dank.


Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo @Magdalena_Szczepańska ,

wichtig wäre bitte auch, dass man gleichzeitig in der Kommunikation und in DUO eingeloggt sein kann. Immer wenn ich in der Kommunikation bin und DUO öffne, muss ich mich neu anmelden (was noch nicht das Problem wäre) und dadurch wird die Kommunikation ausgeloggt.

DUO öffnen:

gleichzeitig in der Kommunikation bei Zustimmung:

Anderes herum funktioniert es teilweise. Ich glaube, dass das auch (zumindest teilweise) passiert, wenn man die Kommunikation offen hat und Meine Steuern öffnet.

Und noch ein anderer Vorschlag: vom Mandanten erledigte Aufgaben sollten durch die Kanzlei änderbar bleiben. Ich hatte schon den Fall, dass der Mandant die Aufgabe erledigt, obwohl er nur dazu geantwortet hat, dass er sich in 2 Tagen darum kümmert. Ich konnte diese nicht mehr auf offen setzen.

Können Mandanten Aufgaben intern eigentlich weiterleiten? Wenn ich z.B. dem Mitarbeiter in der Buchhaltung beim Mandanten eine Aufgabe stelle und dieser weiß es nicht und möchte es seinem Chef weiterleiten. Ist das möglich oder können Mandanten ausschließlich antworten und erledigen?

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Jetzt habe ich noch ein Ergänzung:

Wir überlegen gerade, wie wir im Arbeitsplatz kenntlich machen, dass ein Mandant bereits das Portal nutzt. Langfristig wird das vielleicht nicht mehr so relevant wenn das der überwiegende Teil ist, aber gerade in der Umstellungsphase wird es noch viele geben, die noch nicht umgestellt sind.

Man kann das natürlich in der Notiz erfassen, das finde ich allerdings ziemlich mühsam und nicht auf den ersten Blick ersichtlich.

Könnte da nicht im Arbeitsplatz eine Spalte eingefügt werden, ob die MyDatev Kommunikation für diese Mandantennummer angelegt ist? Idealerweise würde sich der Haken durch die Bestellung automatisch setzen. Aber schon die Möglichkeit, das manuell anzuhaken würde ich besser finden, als nur ein Hinweis in der Notiz.

Oder kommt hier kurzfristig eine Verlinkung in der Leistungsübersicht auf die Kommunikation (dann bitte aber nur bei den Mandanten, die wirklich angelegt sind und nicht pauschal bei allen, so wie das aktuell gerade bei Datev Personal ist)

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Ich würde mit dem Kennzeichen "Informationen/Merkmale" arbeiten. Das lässt sich auch filtern und macht einen schnellen Überblick (für Datevverhältnisse) möglich

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Vielen Dank. Die Funktion hab ich mir gerade angesehen (irgendwie wird das bei uns im Moment gar nicht genutzt). Das ist eine gute Lösung, vor allem da ich mir das auch als Spalte in der Mandantenübersicht einblenden kann. 👍

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Guten Morgen @mspoetzl,

zu der Anmeldeproblematik finden Sie im Dokument  „Erneute Anmeldung erforderlich“ beim Aufruf von DATEV-Cloud-Anwendungen Abhilfe.

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@mspoetzl  schrieb:

Und noch ein anderer Vorschlag: vom Mandanten erledigte Aufgaben sollten durch die Kanzlei änderbar bleiben. Ich hatte schon den Fall, dass der Mandant die Aufgabe erledigt, obwohl er nur dazu geantwortet hat, dass er sich in 2 Tagen darum kümmert. Ich konnte diese nicht mehr auf offen setzen.

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➡️Hierzu liegt uns bereits ein Wunsch vor. Ich habe Ihren Beitrag als weitere Nennung erfasst.

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@mspoetzl  schrieb:

Können Mandanten Aufgaben intern eigentlich weiterleiten? Wenn ich z.B. dem Mitarbeiter in der Buchhaltung beim Mandanten eine Aufgabe stelle und dieser weiß es nicht und möchte es seinem Chef weiterleiten. Ist das möglich oder können Mandanten ausschließlich antworten und erledigen?

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➡️  Aufgaben: Zuständigkeit ändern in MyDATEV Kommunikation 

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepańska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Hallo @Magdalena_Szczepańska 

vielen Dank für den Link zu den Anmeldeverfahren.

Bitte uns auch für den Wunsch zur Reaktivierung der Aufgaben aufnehmen, danke.

Gruß

Taxit

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Moin @Magdalena_Szczepańska ,

der Link erklärt das Problem mit der 2. Anmeldung natürlich. Wenn man am bestehenden Rechtemanagement bzw. dem Prozess der Ausübung nichts verändern will, geht dies auch nicht anders.

Ist halt ein Relikt des Datev-Benutzers in der Cloud.

Ist jetzt keine Kritik, sondern eine Idee, wie Datev dies anpassen kann, auch im Hinblick auf die weitere Entwicklung mit Smartcard, SmartLogin und den Datev-Konto.

Mir ist dies bisher nicht aufgefallen, weil wir alle in der Kanzlei morgens die Smartcard stecken (deren Anmeldung Vorrang vor dem Datev-Benutzer hat) und abends abnehmen.

Deshalb denke ich, dass der Datev-Benutzer Online ausgemustert werden sollte.

Ich setze dabei voraus, das inzwischen fast alle ein Smartxyz für den Zugang besitzen. Sollte ich mich irren, mit dem Datev-Konto wird dies ohnehin obsolet werden, nach dem was Admin-Workshop berichtet wurde. D.h., kommen die Deaktivierung des Datev-Benutzers sowieso. Warum nicht jetzt bereits die Nutzung anpassen und damit solche Nebenwirkungen vermeiden.

Die aufgezeigten Browser-Lösungen sind für die Sachbearbeiter keine gute Lösung. Erstmal wird es viele Rückfragen geben, es wird den Workflow für einige Zeit (mal mehr mal weniger) empfindlich stören und wenn man beide Browserfenster braucht und auch noch ein On premise Programm, dann gibt es bei 2 Bildschirmen ein Problem. Irgendwann wird sicherlich der 3-,4,..., etc-Bildschirm kommen, aber noch ist es nicht soweit.

Anmerkung noch zum Datev-Konto (keine Kritik, sondern Besorgnis):

Bitte, bitte liebe Datev, stützt euch nicht auf Google und Microsoft-Authentifikator!!!

Als zusätzliche Möglichkeiten sind sie OK, sofern es die Kanzlei-Policies erlauben. Gegenargumente gibt es genug.

Sie erhöhen die Abhängigkeit von den US-Firmen, die US-Administration kann uns da einfach den Stecker ziehen! Nicht umsonst beginnt Europa langsam, Alternativen zu suchen. Insbesondere ist Dänemark kalt erwischt worden mit der neuen Weltlage.

Datev muss nicht in dieselbe Falle laufen - was sie mit Office bereits ist. 

Es ist keine gute Nachricht, aber die Bindung an MS-Office ist für die nächsten Jahre auch nicht zukunftsfähig.

Soweit die Anmerkung, denn ich halte sie für sehr wichtig für die Zukunft der Genossenschaft im Ganzen und den Kanzleien im Einzelnen.

QJ

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@quantenjoe  schrieb:

Anmerkung noch zum Datev-Konto (keine Kritik, sondern Besorgnis):

Bitte, bitte liebe Datev, stützt euch nicht auf Google und Microsoft-Authentifikator!!!

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Ich nutze FreeOTP+, ansonsten kann auch jede andere App genutzt werden, das Verfahren ist schließlich offen und standardisiert. Du kannst auch ein Hardware-Gerät nehmen wie YubiKey oder den Reiner Authenticator. Wünschenswert wäre aber schon, dass DATEV nicht nur auf die zwei großen Apps verweist, ja.

[#21]

Hallo @Nicole_Müller 

Die Zuständigkeitsbereiche aus den Stammdaten OnPrem werden mit den Themen in MyDATEV Kanzlei gemappt, nicht nur der Mandatsverantwortliche!
Siehe Tabelle in o.g.Hilfe-Dok

• Steuererklärung/Private Steuern, Jahresabschluss/Betrieb. Steuern, Bescheidprüfung --> Thema Steuern
• Lohnbuchführung --> Thema Lohn
• Buchführung, Anlagenbuchführung --> Thema FIBU
• Betriebswirtschaftliche Beratung, Steuerberatung --> Thema Beratung
• Wirtschaftsprüfung --> Thema Wirtschaftsprüfung
• Mandatsverantwortung --> Thema Allgemein oder wenn kein Thema ausgewählt wird

Ihre Darstellung kann ich bestätigen.

Aus unseren ersten praktischen Erfahrungen haben wir jedoch zwei aus unserer Sicht wirklich wichtigen Verbesserungsvorschläge dazu:

1. Das Feld "Thema" muss ein Pflichtfeld werden (wurde meine ich schon an anderer Stelle angeregt) und

2. das Thema "Allgemein" muss, ggf. optional, einem anderen Zuständigen als dem Mandatsverantworlichen zugeordnet werden können.

Hintergrund ist ganz einfach, das keiner unserer Berufsträger hier den 1st-level-support machen möchte, indem er alle nicht oder als "Allgemein" getaggten Benachrichtigungen erhält und diese dann verteilen muss... Das könnte bei uns sonst wirklich der Showstopper werden...

Danke & Gruß Taxit

[#22]

2. das Thema "Allgemein" muss, ggf. optional, einem anderen Zuständigen als dem Mandatsverantworlichen zugeordnet werden können.

Hintergrund ist ganz einfach, das keiner unserer Berufsträger hier den 1st-level-support machen möchte, indem er alle nicht oder als "Allgemein" getaggten Benachrichtigungen erhält und diese dann verteilen muss... Das könnte bei uns sonst wirklich der Showstopper werden...

Bei uns ist als Mandatsverantwortliche jeweils der Mitarbeiter eingetragen, der den Mandaten betreut. Meist ist das der Abschlusssachbearbeiter. Die Berufsträger sind in der Kategorie Kanzleileitung/Partner und bei Steuerberatung eingetragen. Nach unserer Logik wäre die Datev-Lösung nicht schlecht, wobei wir das Portal noch nicht in der breiten  Anwendung, sondern erst Testweise im Einsatz haben. Dazu kann ich also noch keine echten Erfahrungswerte abgeben.

Nur als Anregung/Feedback, wie es auch gelöst sein könnte.

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Guten Morgen @taxit ! 

ich habe eine gute und ggf. eine schlechte Nachricht ... 😳

Zuerst die Gute: Das Thema wird zum Pflichtfeld, vsl. um den 30.6., siehe Programmänderungen - DATEV MyUpdates

Die für Sie vermutlich herausfordernde Nachricht: Alle Unterhaltungen/Dokumente/Aufgaben ohne Thema erhalten automatisch das Thema Allgemein. Programmänderungen - DATEV MyUpdates 
Eventuell können Sie hier vorher noch das korrekte Thema zuweisen, damit nicht der Mandatsverantwortliche hier zu sehr benachrichtigt wird, falls diese Unterhaltungen/Aufgaben noch "aktiv" sind.

Warum machen wir das: Das Thema wird nicht nur zur Benachrichtigungssteuerung verwendet, sondern soll auch zukünftig eine differenzierte Berechtigung ermöglichen. Um mehr Transparenz über Berechtigung und Benachrichtigung der jeweiligen Unterhaltung/Dokument/Aufgabe zu erhalten, arbeiten wir zudem an einer Visualisierung ("Personen anzeigen").

Wie ist Ihre Einschätzung? Wenn Thema zum Pflichtfeld wird, taggen die Mandanten dann das korrekte Fachthema? 
Eine Ihrer Kolleginnen hat uns von ihrer Bestpractise erzählt, dass sie bereits vorab dem Mandanten einzelne Unterhaltungen pro Fachgebiet erstellt ("hier sprechen wir über Steuern"), so dass der Mandant gar nicht unbedingt neue Unterhaltungen beginnt und damit das Thema setzen muss. Ein bisschen wie das Kanal-Prinzip in Teams.

Viele Grüße,
Nicole

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Guten Morgen Frau Müller,

super Nachricht mit dem Pflichtfeld, da ständig mein Mandant mein Thema nicht wählt.

Den Part:

"Warum machen wir das: Das Thema wird nicht nur zur Benachrichtigungssteuerung verwendet, sondern soll auch zukünftig eine differenzierte Berechtigung ermöglichen. Um mehr Transparenz über Berechtigung und Benachrichtigung der jeweiligen Unterhaltung/Dokument/Aufgabe zu erhalten, arbeiten wir zudem an einer Visualisierung ("Personen anzeigen"). "

Verstehe ich nicht ganz, soll das heißen es ist im Prinzip wie bei Mails gedacht (Datenschutz), dass dann die Kollegen das nicht mehr lesen können?
Weil es dann nicht mehr an einen direkt adressiert ist?
D. h. wenn das mal für 2 Bereiche gedacht ist, dann muss der Mandant darauf achten, alle Themenfelder entsprechend anzuklicken, richtig?

MfG nh

[#25]

Hallo Nicole,

vielen Dank für die schnelle und zu 50% sehr positive Rückmeldung 😉

ich befürchte, dass dennoch zuviele Mandanten das Thema Allgemein nutzen werden und werde hier noch nach einer Lösung suchen müssen.

Das Feld Mandatsverantwortung ist bei uns von Anbeginn mit dem zuständigen Partner gefüllt und wird auch in vielen nachgelagerten Prozessen bis hin zu Profitcenter-Abrechnungen verwendet (wir exportieren regelmäßig Stammdaten in Drittsysteme, früher per ODBC-Lesezugriff).

Eine Umstellung auf "Kanzleileitung/Partner" wie dankenswerterweise von @mspoetzl  vorgeschlagen wäre denkbar, was mir dazu aber aktuell fehlt ist eine Übersicht, welche Zuständigkeiten innerhalb Datev für welche Programmfunktion genutzt werden. Aktuell bewusst ist mir beispielsweise "Bescheidprüfung" für den Eintrag als Fristzuständiger in Fristen und Bescheide. Ich habe dazu im Helpcenter recherchiert aber auf die Schnelle kein aussagekräftiges Dokument gefunden. Evtl. haben Sie oder ein anderes Community-Mitglied hier einen Tipp für mich?

Danke & viele Grüße,

Taxit

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Moin @rschoepe 

mein Stand ist, was im IT-Workshop in Hamburg erzählt wurde.

Passkeys waren dort kein Thema - will sagen, wurden nicht als Option angeboten.

Ob Passkeys für Arbeitnehmer Online auch eine gute Wahl sein kann?

Hintergrund dazu: Eine Mitarbeitern hat uns verlassen und wollte ihre Daten von AO herunterladen (mit ihrem Smartphone). Ihr wurde ausschließlich der MS-Authenticator angeboten. Gut ich wußte, dass ihre Smartcard das auch kann, nur die ist mit dem Handy nicht nutzbar. Das ist sehr sehr schlecht, zumal Datev die Daten in AO 3 Monate nach dem Ausscheiden löscht.

Das kann noch richtig trouble geben. Danke Datev!

QJ

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@n_h_2015  schrieb:

Verstehe ich nicht ganz, soll das heißen es ist im Prinzip wie bei Mails gedacht (Datenschutz), dass dann die Kollegen das nicht mehr lesen können?
Weil es dann nicht mehr an einen direkt adressiert ist?
D. h. wenn das mal für 2 Bereiche gedacht ist, dann muss der Mandant darauf achten, alle Themenfelder entsprechend anzuklicken, richtig?

---

Ich verstehe das so, dass es Beschränkungen ermöglichen soll. Das würde ich aber eher auf Mandanten-Seite sehen, dass z.B. die Personal-Mitarbeiterin dort nicht die Kommunikation zum Jahresabschluss sehen bzw. neue Unterhaltungen dazu starten kann.

Geht natürlich auch auf Kanzlei-Seite, dass z.B. der externe Fibu-Sachbearbeiter auch nur Zugriff auf die Fibu bekommt (aktuell lassen sich Mitarbeiter-Rechte m.W. nur auf die Mandantennummer, nicht aber auf bestimmte Themengebiete beschränken).

[#28]

Ja, DATEV "wirbt" bei der ANO-Registrierung nur für den Microsoft- und Google-Authenticator, grundsätzlich funktioniert aber jede TOTP-App. Das grundsätzliche Verfahren ist offen, die relevanten Informationen (Uhrenabgleich, Rhythmus, Startwert) werden bei der Registrierung ausgehandelt.

Am Smartphone wird es in der Tat etwas schwierig mit USB-Hardware-Keys. Aber zumindest für die Nutzung im Büro finde ich sie nochmal eine Stufe sicherer, weil man sie tatsächlich in die Hände bekommen muss und nicht, wie bei einer App, theoretisch auch aus der Ferne darauf zugreifen kann. Oder sich sogar "nur" auf den Google-/Microsoft-Account Zugriff verschaffen braucht und über das dort gespeicherte Backup eine Kopie der App hat. (Da sehe ich sogar das größere Risiko als bei einem Trojaner auf dem Smartphone.)

[#29]

Hallo @Nicole_Müller ,

Eine Ihrer Kolleginnen hat uns von ihrer Bestpractise erzählt, dass sie bereits vorab dem Mandanten einzelne Unterhaltungen pro Fachgebiet erstellt ("hier sprechen wir über Steuern"), so dass der Mandant gar nicht unbedingt neue Unterhaltungen beginnt und damit das Thema setzen muss. Ein bisschen wie das Kanal-Prinzip in Teams.

ich finde, das könnte man schon machen. Allerdings entsteht mit jeder Aufgabe, auf die geantwortet wird eine Unterhaltung und diese hat dann auch noch den unschönen Titel z.B. "Bitte noch xy hochladen". Dadurch wird der Unterhaltungsfeed unübersichtlich und die vorgegebenen Kanäle "verschwinden" wahrscheinlich irgendwo oben. 

Meiner Meinung nach sollte es die Möglichkeit geben, Aufgaben zu beantworten, ohne eine eigene Unterhaltung anzufangen. Die kurze Antwort sollte einfach nur bei der Aufgabe ersichtlich sein. Man könnte ja vielleicht eine Checkbox einführen, dass man anhaken kann, wenn es direkt eine neue Unterhaltung werden soll und standardmäßig nur in der Aufgabe belassen. 

[#30]

Genau so ist es, @rschoepe .

@taxit  und @n_h_2015 

Grundsätzlich bleibt es beim Transparenz-Prinzip: Unterhaltungen/Aufgaben/Dokumentenaustausch sind für registrierte Benutzer mit entsprechenden Rechten (jetzt Mandant, zukünftig auch noch Thema) sichtbar.
Gerade bzgl. Mandantenseite haben uns viele eurer Anforderungen erreicht: Gewisse Themen wie z.B. Lohn sollen nur von bestimmten Unternehmens-Mitarbeitern eingesehen werden können. 

Aber wie von Euch schon bemerkt: Wenn mehrere Themen angegeben werden, sieht man bei restriktiver Vorgehensweise nur die Unterhaltung/Aufgabe/Dokumente, wenn man auf beide Themen Zugriff hat.
Wie ist da eure Meinung? Wie oft gibt es solche Sachverhalte mit mehreren Themen?