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Ideen zum MyDATEV Portal/Kommunikation

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letzte Antwort am 09.05.2025 08:29:54 von rlueke
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StBNagy
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Hier ist die überarbeitete Version:

 

Nachdem wir unsere Prozesse auf das MyDATEV Portal inklusive Kommunikation umgestellt haben, sind uns einige Optimierungsmöglichkeiten im Workflow aufgefallen:

 

1. Trennung nach Kanzlei-Nutzern und Individualisierung von Benachrichtigungen

-> Es wäre vorteilhaft, wenn einzelne Sachbearbeiter nur dann per E-Mail über Neuerungen in Unterhaltungen oder Aufgaben informiert würden, wenn sie die Verfasser der Nachricht oder Aufgabe sind. Derzeit nutzen wir das info@-Postfach als Alternative, wodurch die gesamte Kanzlei benachrichtigt wird, sobald ein Mandant im Portal schreibt. Eine direkte Benachrichtigung des zuständigen Sachbearbeiters wäre eleganter, da aktuell erst ermittelt werden muss, für wen die Nachricht bestimmt ist. Bei unterschiedlichen Sachbearbeitern (z.B. FiBu/Lohn) führt dies schnell zu Chaos. Wir wissen, dass die Mail-Adressen konfigurierbar sind, jedoch gibt es keine Einstellungsmöglichkeit, nur den Verfasser zu benachrichtigen.

 

2. Mandantenübergreifende Filtereinstellung

-> Im Dashboard des MyDATEV Portals wäre eine Erweiterung der Filtermöglichkeiten sinnvoll, insbesondere nach Verfasser oder Sachbearbeiter. Weiterhin wäre eine mandantenübergreifende Filtermöglichkeit nach noch "offenen" Aufgaben bereits im Dashboard sinnvoll


Es wäre zudem hilfreich, wenn Mandanten bei Initiierung einer Unterhaltung angeben könnten, für wen in der Kanzlei die Nachricht bestimmt ist.

 

 

Beitrag verschoben und Kategorie ergänzt durch @Sarah_Reitzmann 

 

mjsapxrwswxöa
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gibt es doch schon lange auf dem marktplatz von datev

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StBNagy
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Ich glaube ich kann nicht ganz folgen. Was genau ist auf dem Marktplatz verfügbar?

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quantenjoe
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Moin Moin @StBNagy ,

 

@mjsapxrwswxöa  meint, dass Drittanbieter dass schon können. Natürlich gegen Cash.

 

Das Thema wurde auch schon dieses Frühjahr diskutiert - ich meine im IT-Club in Hamburg (und sicherlich nicht nur dort).

 

In der Tat gibt es dort gravierende Schwächen. Ist meines Wissens auch bereits an anderen Stellen klar diskutiert worden - weiß sie aber nicht aus dem Kopf.

 

Wichtiges Gegenbeispiel war jedenfalls, dass eine Aufgabe an den Mandanten von diesem nur mit OK oder Nein (bei letzterem bin ich mir nicht sicher) beantwortet werden kann. Hat der Mandant eine Frage dazu, kann er nnicht direkt antworten. Dazu muss er einen neuen Thread/Austausch - oder wie auch immer benannt - anlegen. Das ist für beide Seiten mißt und schreit nach Mißverständnissen.

 

In der jetzigen Form (auch mit Information an alle Kanzleimitarbeiter, keine nur der zuständigen Mitarbeiterin (und nur ihr, ggf. einer benannten Vertretung) direkt zu kommende Information) ist das Mist. Es kostet im einfachsten Fall unnötig Arbeitszeit und damit Geld für die Kanzlei. Im schlimmsten Fall nimmt es niemand wahr, so wie das System jetzt kommuniziert.

 

Sorry Datev, aber bitte entwickelt erst einmal einen halbwegs brauchbaren Stand, bevor ihr dies Online stellt.

 

So gilt mein Credo immer noch: Wartet mindestens 2 Jahre, bis eine Cloud-/Online-App in Erwägung gezogen wird, weil es zuvor nur Ärger und keinen Mehrwert bringt. Und das, weil einfach nicht die Entwicklung den hinreichenden Stand erreicht hat.

 

QJ

 

 

PS: Ich würde liebend gerne mal etwas anderes als Kritik schreiben, mIr fehlt nur der Stoff dafür!

DATEV-Mitarbeiter
Nicole_Müller
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Hallo StbNagy,

 

danke für Ihre Vorschläge! 


Ich habe allerdings noch ein paar Hinweise und Rückfragen: 

 

Zu 1: Wie die „richtigen“ Mitarbeitern sowohl in der Kanzlei als auch beim Mandanten aktiv auf neuen Vorgängen in MyDATEV Kanzlei hingewiesen werden, ist ein sehr wichtiges Feature für MyDATEV Kanzlei.

Das aktuelle Benachrichtigungskonzept im Hilfedokument 1037942 beschrieben. Benachrichtigungen in MyDATEV Kommunikation - DATEV Hilfe-Center

 

  1. Immer benachrichtigt werden die sog. Beteiligten (Unterhaltung erstellt oder eine Nachricht dazu geschrieben, Aufgabe erstellt oder Zuständiger der Aufgabe). Für Unterhaltungen oder Aufgaben, die von der Kanzlei ausgehen sollten so Antworten beim „richtigen“ Kanzlei-Mitarbeiter ankommen.

  2. Hinzu kommt die Berücksichtigung des zuständigen Kanzlei-Mitarbeiters aus der Eigenorganisation pro Mandant. Je nach ausgewähltem Thema der Unterhaltung/Aufgabe/Dokument wird der Mitarbeiter benachrichtigt, der in der EO beim Mandanten eingetragen ist. Ggf. zusätzlich zu dem Beteiligten, falls diese sich unterscheiden. 

     

    So wie ich es verstehe, haben Sie und Ihre Kollegen/Mitarbeiter im MyDATEV Profil (Rechts oben, Konto verwalten) als E-Mail-Adresse das  Info @ Postfach hinterlegt. Ergo werden ALLE Benachrichtigungen an dieses Postfach gesendet, auch wenn es eigentlich eindeutige Zuordnungen via Authentifizierung gibt. Ich empfehle Ihnen, diese E-Mail-Adresse wieder auf die Personen umzuändern, damit das von uns vorgesehene Benachrichtigungskonzept greifen kann. Alternativ das Info-Postfach lassen für Vertretung/Ausfälle (ggf. mit Regel im Outlook umrouten) und als Mitarbeiter selbst regelmäßig im Portal beim Glöckchen oder Kommunikationswidget nachschauen. 

     

    Aktuell arbeiten wir derzeit an einer Darstellung, die anzeigt, wer für die Unterhaltung/Aufgabe/Dokument berechtigt ist und wer aktiv dazu benachrichtigt wird. Das wird auch für mehr Transparenz sorgen.

     

    Eine Sache interessiert mich dazu von Ihnen: Sie haben angegeben, dass es hilfreich für Sie wäre, wenn der Mandant bei Initiierung angeben könnte, für wen in der Kanzlei die Nachricht bestimmt ist. Heißt das im Umkehrschluss, dass es für Sie ok wäre, wenn der Mandant namentlich aufgeführt alle berechtigten Kanzlei-Mitarbeiter sieht (im Zweifel ja oft die gesamte Kanzlei). Wäre das ok für Sie? 

     

    Zu 2: 

    Aktuell kann das Kommunikations-Widget auf der Aktuelles-Seite im MyDATEV Portal neue Ereignisse
    für den aktuell angemeldeten Benutzer anzuzeigen. Die Anforderung nach filterbaren, mandantenübergreifenden Übersichten (z.B. für Aufgaben) ist uns bewusst und für eine künftige Ausbaustufe vorgesehen. Aktuell arbeiten wir noch an den dafür benötigten technische Voraussetzungen.

     

    Ich freu mich auf Ihre Antworten!

    Liebe Grüße!

 

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prudentius
Aufsteiger
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Der Kommentar wurde aufgrund der Community Netiquette entfernt.

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s_seibold
Fortgeschrittener
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Ich ergänze den Beitrag um den Link, in dem ich monierte, dass DATEV Kommunikation nicht einmal über Basics verfügt:

DATEV Kommunikation verfügt nicht einmal über Basi... - DATEV-Community - 483280

Sonja Seibold, Steuerberaterin - Systemischer Coach
Leinfelden-Echterdingen - Telefon 0711 7941380 - info@sonjaseibold.de
quantenjoe
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Moin Moin @Nicole_Müller 

 

ich bin zwar nicht angesprochen, aber habe dieses Jahr bereits mehrfach mit MyDatev-Kanzlei zu tun gehabt, zuletzt heute im KAM-Online.

 

Die Benachrichtigung muss an die zuständige Person gehen. Dazu hat Datev leider nur den Mandatsverantwortlichen zur Verfügung, nicht den Sachbearbeiter oder gar dessen Vertreter.

 

Das ist natürlich den in die Cloud transferierten Daten geschuldet. Da ist halt nur der Mandatsverantwortliche gespeichert. Da haben die Entwickler keine Chance. Es hätte hier das Konzept im Vorfeld bereits verändert werden müssen, also auch die Sachbearbeiter in die Cloud zu den Mandanten-Daten übernommen werden müssen. Mal ehrlich, wie kann sowas passieren?

 

Mit dem Sachbearbeiter macht eine Email "Da ist eine Nachricht" mehr Sinn und mit einer einfachen Weiterleitung an die Urlaubsvertretung würde das Konzept auch funktionieren können.
Doch so ... würden die Mandatsverantwortlichen Mail um Mail bekommen und viel Zeit nur für die Weiterleitung an die richtigen Sachbearbeiter verlieren. Mandatsverantwortliche sind oft Berufsträger mit entsprechend hohen Zeitkosten.
Sprich, die Nutzung würde derzeit auch noch viel Geld kosten. Für eine Kanzlei rechnen kann sich das (bestenfalls) nicht.

 

Es ist m.E. der Fehler all der letzten Jahre: Datev haut etwas raus, was nicht nur unfertig ist, sondern auch kaum oder ganz unbrauchbar. Heute im KAM Online hieß es, dass Datev sich ausführlich über die Bedürfnisse der Kanzleien zunächst informiert hat. Wenn ja, dann auf alle Fälle nicht verstanden, dass grob unfertige Produkte nicht helfen, sondern sich als nicht nutzbar in den Köpfen festsetzen. Ihr tut den Genossen damit wirklich keinen Gefallen!

 

Noch zum jetzigen Stand mit den Nachrichten und Aufgaben: Die Klickorgie ist unzumutbar. Das muss alles schneller und direkter funktionieren.

Klicken ist Zeit und Zeit ist Geld für die Genossen.

 

QJ

 

Gemeint als konstruktive Kritik!

Nicht als Gemecker

DATEV-Mitarbeiter
Nicole_Müller
DATEV-Mitarbeiter
DATEV-Mitarbeiter
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Moin Moin zurück quantenjoe!

 

Nein, nein und nochmals nein - Ich muss dich korrigieren, was deine Anmerkungen zu "Benachrichtigungen gehen nur an den Mandatsverantwortlichen" betrifft.

Die Zuständigkeitsbereiche aus den Stammdaten OnPrem werden mit den Themen in MyDATEV Kanzlei gemappt, nicht nur der Mandatsverantwortliche!
Siehe Tabelle in o.g. Hilfe-Dok

  • Steuererklärung/Private Steuern, Jahresabschluss/Betrieb. Steuern, Bescheidprüfung --> Thema Steuern
  • Lohnbuchführung --> Thema Lohn
  • Buchführung, Anlagenbuchführung --> Thema FIBU
  • Betriebswirtschaftliche Beratung, Steuerberatung --> Thema Beratung
  • Wirtschaftsprüfung --> Thema Wirtschaftsprüfung
  • Mandatsverantwortung --> Thema Allgemein oder wenn kein Thema ausgewählt wird

 

Diese Zuständigkeiten sind auch online beim Mandanten in der 360 Grad -Ansicht zu sehen (Unter Stammdaten bei Zuständigkeiten aufklappen)

 

Und ja, weil wir intensiv unseren Piloten zuhört haben, wurde das Thema asap noch in der Pilotphase zum Jahreswechsel umgesetzt. Ist also bereits auch in der ersten Marktfreigabe von MyDATEV Kanzlei enthalten.

 

 

Stichwort Unnötige Klicks: Magst du Beispiele bringen, wo für dich Klicks bei Aufgaben und Unterhaltungen zu viel sind? 

Danke für deine konstruktive Mitarbeit!
LG an diesem sonnigen Freitag,
Nicole

PS: In all unseren Veranstaltungen und Kommunikationen merken wir folgende Botschaft an: MyDATEV Kanzlei ist jetzt in einer ersten Marktversion freigegeben - wir werden nach und nach weitere Funktionen und Verbesserungen implementieren. Wir gehen hier sehr transparent damit um, damit die Kanzleien selbst entscheiden können, ob die Software im jetzigen Stand schon etwas für sie ist. Die Rückmeldung unserer über 100 Pilotkanzleien hat uns aber bestärkt, dass MyDATEV Kanzlei auch in der ersten Version einen Mehrwert liefert, ansonsten hätten wir nicht freigegeben.

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quantenjoe
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Moin Moin @Nicole_Müller ,

 

der Stand meines Wissens "Benachrichtigungen gehen nur an den Mandatsverantwortlichen" ist recht aktuell. März dieses Jahres von der Datev. Wenn es jetzt besser ist: Wunderbar, wenn es denn so ist. Denn Sorry, ich sehe dies bisher nicht.

 

Zum Thema "unnötige Klicks". Nee, dass muss Datev jetzt wirklich selber nachvollziehen! Schwer ist das wahrlich nicht! Ich sehe auch nicht ein, warum meine Zeit opfern soll, um Datev Offensichtlicheres noch einmal darzulegen. Zumal in der Community dies immer und immer wieder bereits beklagt wurde. Da ist jetzt wirklich Datev am Zug. Will also sagen: Datev, hast du nie mitgelesen???

 

Aber ich möchte auch sagen: Ich finde es gut, dass Sie sich der Kritik annehmen. Wenn es Ihnen gelingt, die Kritiken/Probleme der Entwicklung bzw. deren übergeordneten Stelle begreiflich zu machen können wir alle gewinnen.

 

QJ

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rlueke
Aufsteiger
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Liebe DATEV,

 

eine Frage zu den Benachrichtigungen:

 

Ich erhalte heute morgen um 06::00 eine E-Mail mit einer Übersicht über die neuen Mitteilungen in MyDATEV Kommunikation.

 

Darin enthalten sind Aufgaben mit dem Status "Aufgabe fällig", die ich gestern angelegt habe und die direkt gestern vom Mandanten erledigt worden sind.

 

Warum sind diese Aufgaben noch in der Übersicht enthalten? Sie sind ja erledigt!

 

Sofern man MyDATEV Kommunikation kanzleiweit nutzt, denke ich, dass die E-Mail-Benachrichtigung eh an ihre Grenzen stößt, da es zu unübersichtlich wird.

 

Wann ist denn mit einem Dashboard zu rechnen, in der ich kanzle weit die fälligen Aufgaben sehe bzw. diese filtern kann? Ohne diese Möglichkeit ist das Portal derzeit mit einer Vielzahl von Mandanten nicht nutzbar.

 

 

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letzte Antwort am 09.05.2025 08:29:54 von rlueke
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