Liebe Community,    zunächst bitte ich um Entschuldigung, falls meine Fragen schon an anderer Stelle behandelt worden sein sollten (und wäre in diesem Fall für entsprechende Links dankbar). Wir suchen nach einer Möglichkeit wie wir die Mitarbeiter-Stammdaten einmal pro Jahr checken und bestätigen lassen können, möglichst in einem automatisierten digitalen Prozess. (Man könnte jetzt darüber diskutieren , ob das überhaupt notwendig sei, nach unserer Erfahrung aber schon ... ) Folgende Situation:    Wir betreuen vorrangig kleine internationale Mandanten (deutsche Tochtergesellschaften oder Betriebsstätten) häufig unter fünf Mitarbeiter, Personalchef sitzt im Ausland, ist mit deutscher Sprache + Abläufen nicht vertraut.  Erstmalige Erfassung der Mitarbeiter-Stammdaten: Wir nutzen aktuell den zweisprachigen Excel-Fragebogen der DATEV. Mitarbeiter sind damit jedoch oft überfordert, Personal-Ansprechpartner erst recht, am Ende geht es am schnellsten, wenn wir zum Ausfüllen direkt mit dem Mitarbeiter kommunizieren, was wir uns zwar bezahlen lassen, worauf wir aber trotzdem gern verzichten können. Fast-Docs als Alternative zum Excel-Fragebogen haben wir im Blick, ebenso DATEV-Personaldaten. Laufende Pflege der Mitarbeiter-Stammdaten  Für einen etwas größeren Mandanten testen wir gerade HR-Works mit Schnittstelle zu Lohn und Gehalt Positiv Guter Online-Fragebogen für erstmalige Erfassung durch den Mitarbeiter Mitarbeiter können nach meinem Verständnis auch spätere Änderungen ihrer Stammdaten selbständig in ihrem Mitarbeiter-Portal einpflegen, von wo sie dem Lohnsachbearbeiter bereitgestellt (bzw. offenbar direkt in LuG übernommen werden) Negativ Hoher Administrationsauswand bis das System läuft HR-Works ist erst für Unternehmen ab 20 Mitarbeiter vorgesehen und für kleinere Unternehmen daher sehr teuer DATEV Personaldaten unterstützt laut Programmhilfe nur die erstmalige Erfassung der Stammdaten durch den Mitarbeiter, nicht aber die spätere Korrektur / Pflege durch den Mitarbeiter (was ich sehr sehr schade finde) So scheint es auch bei Fast-Docs zu sein, es geht offenbar nur um die erstmalige Erfassung der Daten. Für Arbeitnehmer-Online, was sich m.E. anbieten würde, scheint auch keine Stammdaten-Kontrolle oder gar aktive Pflege durch die Mitarbeiter geplant zu sein, was m.E. ebenfalls naheliegen würde.  Für kleine Mandate fällt uns daher nur noch die Lösung ein, den Mitarbeitern ihre eigenen Daten  in regelmäßigen Abständen, z.B. ein mal pro Jahr schriftlich zur Verfügung zu stellen und manuell bestätigen bzw. korrigieren zu lassen. Aber selbst das gestaltet sich schwer: In LuG kann man auf Mandantenebene / Mandant / Ausgeben / Auswertungspaket / Stammdaten zwar die Stammdaten eines Mitarbeiters komplett ausgeben aber Nur im PDF-Format (unverständlicherweise nicht Excel) Nur in deutscher Sprache und daher im internationalen Kontext kaum verwertbar In LuG gibt es weiterhin die Möglichkeit auf Mandantenebene / Mandant / Exportieren / Mitarbeiterdaten exportieren die Daten als TXT- und Jason-Datei zu erhalten: Damit kann man schon besser arbeiten, wobei mir der saubere Import in Excel (klar getrennt in Spalten bislang nicht gelingt Die Daten sind so umfassend, dass sie den Mitarbeiter überfordern und manuell reduziert werden müssten (wesentlich mehr Felder als im Personalfragebogen) In DATEV Personal ist ein Export der eigentlich schön gegliederten und dargestellten Stammdaten offenbar auch nicht vorgesehen. Als letzte Lösung haben wir daher an das Daten-Analyse System Personalwirtschaft gedacht, hier könnte man basierend auf der Auswertung "Stammdatenexport" wohl einen individuellen, ggf. auch mehrsprachigen bereits vorausgefüllten Personalfragebogen basteln. Irgendwie bekommt man es dann sogar nach Word. Aber es sieht nach sehr viel Arbeit aus... Nun meine Fragen:    Habe ich irgendwo Denkfehler oder Informationslücken? Fallen Euch noch weitere Möglichkeiten ein oder wie macht Ihr das? Hat jemand Erfahrungen mit dem Daten-Analyse-System Personalwirtschaft und vielleicht einen Tipp, wie man so ein Stammdatenblatt für Mitarbeiter möglichst schnell einfach konfigurieren könnte? Vielen Dank vorab!🙂   ... Mehr anzeigen

Nach zwei Jahren Ruhe (der 24. und 31.12. fielen jeweils auf das Wochenende) haben wir das Problem in 2024 wieder auf dem Tisch: Mandanten sagen uns (ohne arbeitsvertragliche Regelung oder Betriebsvereinbarung), dass bei ihnen "traditionell" am 24. und 31.12. jeweils nur ein halber Tag gearbeitet wird. Betriebsferien, also der zwangsweise Verbrauch eines halben oder ganzen regulären Urlaubstages an diesen Tagen, sind meistens nicht gewünscht. Ich denke, wir haben folgende Möglichkeiten: 1. Wir könnten für jeden Mitarbeiter individuell einen halben Tag Sonderurlaub abrechnen, müssten also in die erste Zeile bei den Anwesenheiten eine halben Arbeitstag mit SU schlüsseln, dabei auch die Stunden manuell auf die Hälfte kürzen. In der zweiten Zeile am gleichen Tag entweder einen halben Tag Anwesenheit (1) oder ggf. Urlaub (U) schlüsseln und ebenfalls die Stunden manuell halbieren. Das macht viel Arbeit. 2. Wir könnten den Tag als vollen Arbeitstag abrechnen, wobei das Unternehmen die Arbeitsleistung nur zur Hälfte einfordert und es sich bei der anderen Hälfte um eine stillschweigende bezahlte Freistellung handelt. So dürfte es in der Praxis in vielen Unternehmen laufen, wobei ich noch nicht ganz durchdacht habe, ob das abrechnungstechnisch zulässig ist und zu welchen Problemen es ggf. führen könnte.   Vor allem würde mich interessieren, wie wir in 2025 und zukünftigen Jahren "halbe Arbeitstage" auf Unternehmensebene in Lohn und Gehalt hinterlegen könnten. Halbe Feiertage scheint es nicht zu geben. Den Workaround (in der DATEV-internen Zeiterfassung) nur einen der beiden Tagen als vollen Feiertag zusätzlich zu definieren, habe ich gesehen, fände ich für Mandanten aber auch nicht wirklich überzeugend / transparent.   Danke vorab für Feedback und frohe ganze oder halbe Festtage. ... Mehr anzeigen

Hallo, wir wollen in LuG eine Arbeitsbescheinigung für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter erstellen und per BEA übermitteln. Das Programm zieht sich die Adresse des Beschäftigungsbetriebs. Problem ist, dass sich dort nur Mitarbeiter befinden aber kein Leitungspersonal. Der Arbeitgeber sitzt im Ausland. Das ist ungünstig, falls die Agentur für Arbeit schriftliche Rückfragen an den Arbeitgeber richten sollte.   Unter Mandantendaten in Lohn und Gehalt haben wir selbstverständlich eine abweichende Postanschrift eingegeben, die sich in Deutschland befindet (mit Postweiterleitung an die Geschäftsführung). Die wird von der BEA Funktion aber nicht gezogen.   Bei der Gelegenheit: Auch die Krankenkassen tun sich teilweise schwer damit, die abweichende Postanschrift zu respektieren und schicken fleißig Briefe an den Beschäftigungsbetrieb, was die Geschäftsführungen unserer vorrangig internationalen Mandanten natürlich nicht möchten.    Danke vorab für hilfreiches Feedback! ... Mehr anzeigen

Hallo,  in EO-Comfort kann man in den Aufträgen unter der Registerkarte "Zuordnungen" Vertragsdokumente abspeichern. Wir tragen hier unter "Notizen" die DMS-Nummer der Honorarvereinbarung mit dem Mandanten ein. Schön wäre es, wenn man das DMS-Dokument unmittelbar verknüpfen können, aber hier kann man erstaunlicherweise nur lokale Dateien verknüpfen. Ist hier evtl. etwas falsch bei mir eingestellt, oder gibt es die Möglichkeit tatsächlich nicht? Danke und beste Grüße,  JL ... Mehr anzeigen

Hallo,  wir möchten anregen, für die Schnellinfo Aufträge ein Suchfeld zu programmieren, wie es z.B. für die Schnellinfo Dokumente oder Aufgaben schon existiert. Zwar wird es bei den meisten Mandanten nicht so viele Aufträge geben, dass man es wirklich benötigt. Bei unserem Kanzlei-Mandanten sieht es aber schon anders aus. Hier haben wir für jedes Vertragsverhältnis / jedes interne Projekt einen Verwaltungsauftrag, so dass man schnell den Überblick verliert. Derzeit müssen wir für die Suche zur Hauptansicht Aufträge wechseln, was umständlich ist.   Vielen Dank und viele Grüße,  JL ... Mehr anzeigen