innerhalb Outlook bleiben die E-Mails natürlich verschlüsselt. Ein Öffnen der E-Mails ist nur mit gesteckter SmartCard möglich ... Mehr anzeigen

E-Mail-Verschlüsselung nur auf dem Transportweg vom Absender zu dem/den Empfänger(n) Archivierung unverschlüsselt entweder in der Dokumentenablage oder in einem externen DMS bei 'persönlichen' E-Mails hat nur der SmartCard-Besitzer Zugriff bei Urlaub/Krankheit/Abwesenheit gibt es eine Abwesenheitsnachricht. In dringenden Fällen muss die Nachricht an einen anderen Empfänger gesendet werden. ... Mehr anzeigen

Danke ! ... wäre einfacher als erwartet ... ! Es handelt sich um einen neuen Mandanten, der bisher selbst noch kein Datev-Produkt einsetzt. ... Mehr anzeigen

@ Daniel Bohle @ Jan wow, ich bin beeindruckt, wie tief Sie beide in der Materie 'stecken'. Danke für die Hinweise. Sie haben recht. Es gibt bei der Spam- und Malware-Erkennung inzwischen sehr ausgefeilte Methoden. Meine eigenen Erkenntnisse bezüglich der 'dummen' Spamfilter sind veraltet. 'Open XChange' könnte tatsächlich eine Alternative zu Exchange Server sein. Ich hatte vor mehreren Jahren 'Open XChange' für mein privates E-Mailkonto (über den Provider 1&1) für mehrere Monate getestet, war allerdings nicht zufrieden mit dem Funktionsumfang und der Bedienungsfreundlichkeit. Vielleicht hat sich das inzwischen stark verbessert. Es ist mir 'sympathisch', dass 'Open XChange' sowohl in der Cloud als auch lokal einsetzbar ist, dass die Kompatibilität zu MS Office-Dateiformaten gegeben ist und dass die Web-Schnittstellen flexibler und stärker sind als bei MS Exchange. Vielleicht reicht ja eine 'abgespeckte' Open XChange Suite oder ein entsprechendes Online-Abo, das nur die benötigten Kernfunktionen (E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben) bereitstellt und entsprechend günstig ist. Mal sehen (bzw. testen), ob das Produkt für uns in Frage kommt. Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

Ich kann mir wirklich nicht vorstellen, dass sich Steuerkanzleien mit technischen Detailfragen zur Spam- und Virenabwehr beschäftigen können/wollen. Wenn es tatsächlich so kompliziert ist, den Exchange-Server (vor allem bei fester ip-Adresse) für den direkten E-Mail-Empfang zu konfigurieren, dann sollte man meiner Meinung nach diese Spam- und Viren-Prüfung und -Filterung einem guten Provider zu überlassen, der wirksamere Methoden und passende Listen einsetzen kann. Die E-Mails können doch auch sehr gut per POP3 'abgeholt' werden. Ich hatte bisher jedenfalls keine nennenswerten Probleme mit Spams und Viren, war aber schon öfter irritiert, wenn Kollegen am Telefon um Geduld baten, da der Empfang von gerade versendeten E-Mails 'etwas dauern könne'. Ich finde es sehr angenehm und völlig ausreichend, dass ich im Posteingang sehr wenig Spam vorfinde und dass ich einen täglichen Bericht der aussortierten E-Mails erhalte. Ich kann dann selbst erkennen, ob ich evtl. eine 'seriöse' E-mail aus dem Spamordner holen muss. Ganz allgemein sollte die IT längerfristig wartungsfrei laufen, sonst müssten wir einen Supportvertrag mit dem IT-Partner abschließen oder eine Einlieger-Wohnung für den Administrator einrichten. Viele Grüße Michael Vogtsburger P.S. Im Übrigen zählt der Exchange-Server nicht mehr zu den 'Bordmitteln'. Wenn ich Alternativen hätte, würde ich lieber auf ihn verzichten. Provozierend gesagt: "Das Bisschen E-Mail müsste man doch auch anders verwalten können" Nachtrag: Ich habe mir schon mehrere Algorithmen von Spamfiltern angeschaut und war entsetzt, wie unflexibel und 'dumm' solche Regeln sind. Es ist für die Spammer nicht schwer, diese Hindernisse zu überwinden. Es ist im Prinzip eine Volltextsuche mit einem Schlüsselwort. Wenn das Schlüsselwort minimal verändert wird, gibt es keine Funde. ... Mehr anzeigen

der 'GFI Archiver' spielt offenbar in der gleichen Liga, war für mich beim kurzen Check aber nicht so intuitiv bedienbar und nicht so 'aufgeräumt'. Das ist natürlich nur ein subjektiver Eindruck und sagt nichts über die Leistungsfähigkeit der Software aus. Die Usability ist für mich als Anwender aber auch ein wichtiges Kriterium. Oft sind es nicht die grooooßen und mächtigen Pakete (Word, Excel, Access & Co), die uns begeistern, sondern eher die kleinen, schnellen, raffinierten und spezialisierten Tools. ... Mehr anzeigen

wir hatten für ca 15 Jahre einen Datev-Systempartner mit 3 datev-zertifizierten Technikern 'im Boot', mit dem die Kooperation sehr gut funktionierte. Alles was man nicht selbst erledigen konnte (Datev-Server einrichten, Kanzlei 'verkabeln', Hardware liefern und warten, Netzwerk erweitern etc.), hat er gemacht, der Rest in Eigenregie. Nachdem der Inhaber aus Altersgründen vor mehreren Jahren in den Ruhestand gegangen ist, gab es tatsächlich mehrere Reinfälle mit anderen (darunter auch datev-zertifizierten) Systempartnern, z.B. mit großen Büro-Fachhändlern mit zusätzlichen Datev-Zertifikaten oder mit IT-Spezialisten, die aber mit der Datev-Welt nicht zurecht kamen. Zur Zeit gibt es bei uns leider nur jeweils separate Partner für die Telefonanlage, für die Drucker, für das Webdesign, für die Fotokopierer, für die Elektrik etc., aber niemanden, der im Netzwerkbereich fit, innovativ und bei Bedarf gut erreichbar ist. Ich war tatsächlich gezwungen, den letzten Serverwechsel und den Austausch der Arbeitsstationen alleine zu erledigen. Das Netzwerk läuft zwar stabil und ohne Probleme, trotzdem ist mir nicht wohl dabei. In etwa einem Jahr wird der nächste Serverwechsel fällig. Mir fehlen einfach die Spezialkenntnisse, die mehrere User hier offenbar haben. Wenn wir nicht auf ASP umsteigen, führt kein Weg an qualifizierter technischer Unterstützung (möglichst eines Datev-Systempartners) vorbei. Falls Sie, Herr Hofmeister, selbst Kanzleiinhaber sind, hat Ihr Systempartner sicher keinen leichten Stand, da Sie anscheinend viel KnowHow in vielen Bereichen haben 😉 Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

Wenn ich die vorherigen Posts richtig 'lese', kann es evtl. Probleme geben, wenn man einen eigenen Mailserver und/oder Webserver mit fester ip-Adresse betreibt. Wir haben eine feste ip-Adresse, betreiben aber weder einen eigenen Mailserver noch einen eigenen Webserver. Ich sehe schon, der nächste Serverwechsel muss besser vorbereitet werden. Vor allem muss der 'richtige' Techniker gefunden werden Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

Sie haben geschrieben: "Und jetzt bitte kein Hosted Exchange." ... hört sich an, als ob Hosted Exchange keine gute Lösung sei. Uns wurde tatsächlich für den nächsten Serverwechsel "Hosted Exchange" als 'pflegeleichtes' Produkt empfohlen. Zur Zeit haben wir noch 'Exchange 2010', ... davor war es 'Exchange Server 2003', .........und davor 'Communigate Pro' Bei jedem Serverwechsel ist es spannend, ob die Migration funktioniert oder nicht. Gewöhnlich sind einige 'Klimmzüge' erforderlich und neue Anschaffungskosten fällig, von den 'Kollateral-Kosten' ganz zu schweigen. Einige Techniker machen einen großen Bogen um Exchange. Es wäre schon interessant zu wissen, ob "Hosted Exchange" für eine Steuerkanzlei mit ca 20 Mitarbeitern geeignet ist/wäre Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Hofmeister, Sie hatten das Exchange-Journalpostfach in's Spiel gebracht. Allerdings werden die E-Mails bis zur Ablage im Journalpostfach mehrere Male 'angefasst' und müssen anschließend ja auch wieder verwaltet und gesichert werden. Wäre es nicht viel einfacher und direkter, eintreffende E-Mail schon beim Provider mit Hilfe einer zusätzlichen 'Weiterleitung' als Kopie direkt an ein speziell für diesen Zweck eingerichtetes E-Mail-Konto zu senden ? Außerdem, manchmal werden in der Kanzlei E-Mails gesucht, die jemand entweder versehentlich gelöscht oder in irgendeinen Unter-Unter-Unter-Ordner verschoben hat. In diesem Fall könnte man im chronologischen Posteingang des Jounalpostfachs viel schneller zum Ziel kommen. Es soll auch Kanzleien geben, die kein Exchange einsetzen. Hier wäre es ebenfalls möglich, alle auf den Mitarbeiter-E-Mail-Konten eingegangenen E-Mails zusätzlich als Kopie auf ein gemeinsames Journal-Konto weiterzuleiten. Keine Ahnung, ob hier die DSGVO ein Hindernis ist. Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

Vermutlich geht es um einen Mandantenübertrag. Dann müssten Sie beim Importvorgang auch die Ordnungsbegriffe (Beraternummer, Mandantennummer) ändern. Und (nicht zu vergessen,) prüfen, ob das "alte" Steuerbüro den gleichen SKR verwendet (hat). .... aber vielleicht ist das längst Schnee von gestern und Sie sind schon wunschlos glücklich 😉 Viel Erfolg wünscht Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

ASCII-Format ist ein 'dummes' Format. Ich würde zuerst mal mit einem Editor (z.B.  Notepad) in die Textdatei hineinschauen. Ein Doppelklick startet normalerweise den Notepad. Dann können Sie an den ersten Zeilen erkennen, ob die Daten verwendbar sind. Wenn Sie bisher aber noch nie mit dem ASCII-Import gearbeitet haben, wird es vermutlich einige Probleme und Zeitaufwand geben. Warum schickt Ihnen ein Steuerbüro Daten im ASCII-Format ? Fragen Sie dort am besten mal nach dem Datev-Format (csv-Dateien) ... Mehr anzeigen

.... jeder geht eben eigene P)fade, um seine P)robleme zu lösen und wieder ruhig p)ennen zu können. :-)) ... Mehr anzeigen

Vielen Dank für die Tipps, den 'Profile Migrator' habe ich noch nicht gefunden. Der Hersteller bietet das Tool anscheinend nicht mehr an. Das Tool von ForensiT hatte ich schon heruntergeladen, aber noch nicht getestet. Das Original-Profil soll bei den Tests nicht verloren gehen. Eine Sicherungs-und Wiederherstellungsmöglichkeit für das Profil wäre mir sehr lieb. Ich werde mal Windows Easy Transfer verwenden, um das Profil auf einen Datenträger zu sichern, bevor ich andere Tools ausprobiere. Es handelt sich hier um einen bereits ausrangierten Kanzlei-File-Server, der in einem separaten, kleinen Netzwerk ein paar andere Aufgaben (ohne Datev) erledigt. Die Namen und ip-Adressen sind identisch. Die beiden Netzwerke sind nicht miteinander verbunden. Jetzt soll ein Kanzlei-Arbeitsplatz ausrangiert und am alten Server noch weiter benutzt werden. Dieser Arbeitsplatz ist dem alten Server aber noch nicht 'bekannt'. Er müsste der Domäne des alten Servers erst mal 'offiziell' beitreten. .... hört sich vermutlich etwas abenteuerlich an. Aber 'alle Wege führen nach Rom'. Ob der Weg steinig oder gut asphaltiert ist, macht den Unterschied. ... Mehr anzeigen

Danke für den Hinweis, Herr Hofmeister, sorry, ich bin noch recht neu hier und irre ein wenig planlos (bzw. ohne Plan) durch die langen und verzweigten Flure dieses Forums. Ich sollte mir angewöhnen, bei jeder Abweichung vom Thema erstmal zu checken, ob es nicht schon einen passenderen Beitrag gibt. Die Routiniers hier im Forum bewegen sich schlafwandlerisch sicher durch die vielen Beiträge. Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

Mir ist vor allem auch wichtig, ob es Beschränkungen und/oder Alternativen für das jeweilige Verfahren gibt. Man fängt gewöhnlich klein an und freut sich, überhaupt eine technische Lösung gefunden zu haben. Dann sieht man die Chancen und den Bedarf und das Thema wird größer und größer, weil man 'die Welle reiten' will. Und plötzlich läuft man gegen eine Wand, weil die Methode entweder zu zeitaufwändig ist oder weil die eingesetzte Software an technische Grenzen stößt. Welche Banken und/oder Finanzdienstleister zählen aus Ihrer Erfahrung zu den fortschrittlichsten ? Wird die PSD2-Schnittstelle alternativlos sein ? Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

Danke Herr Wielgoß, Sie haben mir nochmal gut vor Augen geführt, dass es nicht mit einem schnellen 'Griff' getan ist. Da war ich etwas zu optimistisch. Ich werde nämlich immer nervös, wenn ich 'stupide' Tätigkeiten mehrfach ausführen muss und investiere dann lieber Zeit in die Suche nach Optimierung und Automatisierung als in diese 'Sklavenarbeit'. In Zahlungsverkehr muss ich ja erst einen Mandanten anlegen und diesen Mandanten öffnen bevor ich importieren oder exportieren könnte. Insofern wird wohl der mandantenübergreifende Import oder Export sowieso nicht möglich sein. Ich warte vielleicht doch lieber auf Godot ..... bzw. auf PSD2. Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

in einem Forum wie diesem ist es sehr hilfreich, über Stärken und Schwächen von Software und Hardware und über diverse Möglichkeiten zur Optimierung von Geschäftsprozessen zu diskutieren. Alle hier im Forum haben ein sehr enges Verhältnis zur Datev-Welt, entweder als Anwender, Mitarbeiter, Kanzleiinhaber, Systempartner etc. Vermutlich behauptet hier niemand, dass Datev in allen Bereichen das Optimum anbietet. Und genau diese Verbesserungsmöglichkeiten gilt es herauszukitzeln. Einige Community-Mitglieder erinnern sich bestimmt noch an Zeiten von KIS, MIS, IDVS, NOVELL, OS/2, MIDIAS ... und ... und ... und ... Ob Frühgeburt oder Fehlgeburt, ob Selbstläufer oder Rohrkrepierer, wer weiß das schon, wenn ein neues Produkt angepriesen wird. Man hat leider selbst schon mehrere Male auf das falsche Pferd gesetzt. Mir tun immer die Pilotanwender und Betatester leid, die jede Menge Zeit in den Sand setzen (müssen), aber dafür den Eindruck vermittelt bekommen, technologisch führend zu sein. Manche Datev-Anwender haben hier anscheinend mehr Datev-Knowhow als so mancher Datev-Systempartner oder Datev-Mitarbeiter. Es gibt aber auch Techniker, die es den Anwendern und Kanzleiinhabern vermutlich schwer machen, selbst zu entscheiden, ob sie die Standard-/ Komfort-/ oder Luxusvariante der Hard-/ und Software einsetzen sollen. Am Ende zählt das Ergebnis (und die Kosten) Der Gedankenaustausch ist hier jedenfalls sehr, sehr hilfreich Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Bohle, wenn man jeweils den perfekten Berater hätte, müsste man sich nicht so viel Gedanken und so viel überflüssige Arbeit machen. Die perfekte Software und Hardware, den perfekten Handwerker, Banker, Ingenieur, Versicherungsmakler, Rechtsanwalt, Systempartner, Administrator usw.,  ein unerfüllbarer Traum .... Es gibt sicher auch Riesen-Unterschiede bei den Steuerberatern. Der Kunde/Mandant hat kaum Vergleichsmöglichkeiten. Hier: ein engagierter IT-Berater mit breitem Wissen ist selten und ist 'Gold wert'. Aber nicht jede Kanzlei liegt in der Region Iserlohn 😉 Zurück zum Thema: Eine perfekt funktionierende Soft- und Hardware ist zwar das Ziel, reicht aber trotzdem in Zeiten von DSGVO und GoBD nicht aus. - Eine Datensicherung ist dann gut, wenn die Wiederherstellung im Notfall funktioniert - Eine Archivierung muss zwingend GoBD-konform sein 'Mailstore' hat mir tatsächlich Spaß gemacht. Ich konnte mal 'auf die Schnelle' direkt nach der Installation ein privates E-Mail-Konto mit über 700 E-Mails archivieren, das Archiv durchsuchen, alle E-Mails in eine PST-Datei exportieren, die PST-Datei in Outlook einbinden, auf beliebige E-Mails und Anlagen zugreifen etc. Wenn bei einer Prüfung durch die Finanzverwaltung irgendwelche Nachweise fehlen, wird es immer kompliziert (und teuer). Also tut man gut daran, die erforderlichen Daten bereitzuhalten. Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

@Herr Kohls Nachtrag: .... habe soeben 'Mailstore' kurz getestet ... und bin ziemlich begeistert. Die Software ist schlank, schnell, flexibel und erledigt die Aufgabe der Archivierung und Wiederherstellung sehr gut. Die Oberfläche ist intuitiv bedienbar, auch für reine Anwender. Ich werde noch die eine oder andere Alternative testen und dann eine geeignete Lösung auswählen. Eine gute Archivierung ist auch gleichzeitig eine perfekte Datensicherung. Exchange-Anwender wissen, wie kompliziert dort eine Datensicherung und Wiederherstellung ist. Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

Nachtrag: Wenn das Exchange-Journalpostfach periodisch ausgelagert und dann revisionssicher irgendwo (z.B. online) gespeichert werden kann, wäre das nicht die schlechteste Lösung. ... Mehr anzeigen

Danke für das Feedback, ja wir nutzen Exchange, aber nicht diese Journalfunktion. Wenn das Journal-Postfach tatsächlich sämtliche E-Mails manipulationssicher und im Original-Format fortlaufend (inkl. der E-Mail-Anlagen) speichert, wäre diese Anforderung erfüllt. Aber ist diese Lösung auch GoBD-konform ? Außerdem hätte ich Bedenken, dass die Größe des Journalpostfachs ausufert. Ich erinnere mich an schlechte Erfahrungen mit der Journalfunktion in MS-Office. Und wenn die Exchange-Datenbank 'zickt', hat man ein Problem, an die Daten heranzukommen.  Die Exchange Management Shell bietet zwar eine Menge Möglichkeiten (und jede Menge kryptische Befehle und Parameter), aber mir ist ein Zugriff mit einem weitverbreiteten Standardprogramm viel lieber. Eine PST-Datei kann in jedem Outlook geöffnet werden. Ich will natürlich auch nicht laufend Kopien der Outlook-Datendatei erstellen, sondern 'nur' die neu eingetroffenen oder neu gesendeten E-Mails laufend 'protokollieren' (in das Archiv aufnehmen) Gut möglich, dass dafür eine zusätzlicheSoftware erforderlich ist Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Klose, ich sprach davon, die gesendeten und empfangenen E-Mails laufend in eine separate PST-Datei zu kopieren (archivieren) und diese 'Archive' dann manipulationssicher in ein Archivsystem zu überführen, entweder lokal oder in der Cloud. Bei Bedarf, z.B. bei einer Prüfung, müssten die Inhalte dieser Archive durchsuchbar und wiederherstellbar sein. Dieses Archiv dient also nur zur Dokumentation und zur Protokollierung des Posteingangs und Postausgangs, nicht zur Weiterbearbeitung. Ob man das mit Bordmitteln oder mit frei zugänglichen Tools erreichen kann, ist ungewiss und eher unwahrscheinlich. Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

Danke Herr Hofmeister, PSD2 hatte ich gar nicht 'auf dem Schirm', aber eine baldige Umsetzung dieser Richtlinie wird die heutigen Methoden zur digitalen 'Kommunikation' mit Finanzdienstleistern (Banking, Übernahme von Zahlungsinformationen etc.) völlig verändern. Vermutlich kommen dann auch die neuen großen Internet-Player (Google, Apple, Facebook, Amazon, ...) viel stärker in's Spiel. Wir werden unsere jetzige Methode nur ändern, wenn  der Wechsel mit wenig Zeitaufwand möglich ist. Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

Danke Herr Kohls für das Feedback, 'Mailstore' wirkt tatsächlich interessant. Wenn die Software so leistungsfähig, flexibel und vor allem GoBD-konform ist wie es der Hersteller verspricht, dann wäre mir eine solche weitgehend systemunabhängige Software lieber als eine datev-eigene Lösung (z.B. integriert in Datev-DMS). Falls sie zusätzlich bezahlbar ist bzw. ein gutes Preis-Leistungsverhältnis hat, spricht nichts gegen einen Test bzw. gegen den Einsatz. Viele Grüße Michael Vogtsburger . ... Mehr anzeigen

Danke Herr Wielgoß, ich weiß, dass man importieren kann, aber ich weiß nicht, ob ich die gesamte Liste aller bisher angelegten Bankverbindungen in einem Arbeitsschritt importieren kann, z.B. in einen temporären Mandanten 'Kanzlei'. Falls ja, werden dann die abgerufenen Kontoauszüge in den zugehörigen Mandanten-Rewe-Beständen zur Verfügung gestellt ? Die (abgewandelte)  Gretchenfrage wäre: „Nun sag, wie hast du’s mit dem Gesamt-Import ? Du bist ein herzlich gutes Programm, allein ich glaub, du hältst nicht viel davon.“ 😉 Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

Danke Herr Brost, aber das ist ja gerade mein Vorhaben, der Umstieg auf Zahlungsverkehr. Wenn Zahlungsverkehr das kann, was bisher ProfiCash kann (oder sogar noch mehr) ... und wenn Zahlungsverkehr keine Beschränkungen hat bezüglich der Anzahl der Bankverbindungen, ... dann stellt sich meine ursprüngliche Frage: "kann man die bereits mühsam eingerichteten ca 150 Konten mandantenübergreifend (also in einem Rutsch) importieren oder muss ich jeden einzelnen Mandanten händisch manuell einrichten ?" Viele Grüße Michael Vogtsburger ... Mehr anzeigen

Nachtrag 2: Eine proprietäre Archivierungs-Software hätte den hässlichen Nachteil, dass man sich schlecht aus dieser 'Zwangsehe' befreien kann. Man sollte sich bei solchen übergreifenden Anforderungen nicht an einen speziellen Anbieter binden. Die Archiv-Daten müssen in einem 'Standard-Format' (z.B. Outlook-PST-Format) vorgehalten werden. ... Mehr anzeigen