Mit der connect-API selber coden

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Moin zusammen.
Frisch eingetreten in die Community und schon den ersten Beitrag 😉

Kurze Hintergrund-Info:
Ich bin IT-Verantwortlicher in einer Kanzlei mit 60 Mitarbeitern und seit über 15 Jahren unter anderem für die Digitalisierung und die Prozessoptimierung zuständig.
Derzeit stellt die Kanzlei auf Datev um.

Im Rahmen der Migrationsarbeiten habe ich mit direkt als erstes die Connect-API geholt, um unsere ZMSD automatisiert anzulegen und auch von unserem derzeitigen DMS zu Datev-DMS zu migrieren.
Das hat schon mal sehr gut funktioniert.

Das aktuelle Projekt ist nun die Programmierung eines sinnvollen Prozesses für den Post- und Maileingang. Die von der Datev propagierte Lösung über die AddIn-Ablage aus Outlook ist aus meiner Sicht ein ziemlich unproduktiver Zeitfresser mit ordentlich Verbesserungspotential. Die "Lösung" haben wir bereits seit 10 Jahren im Einsatz - ich muss sie "nur noch" an die Datev anpassen.

Gleichzeitig wollte ich auch unseren "Scan-Prozess" automatisieren. Momentan sitzen da noch 2 Kolleginnen jeden Tag dran, die eingescannten Dokumente vorzuverschlagworten und an das DMS zu übergeben. Das wollte ich KI-unterstützt automatisieren - eine entsprechende Azure OpenAI ist bereits eingerichtet und wartet nur darauf, dass ich sie bespiele.

Jetzt meine Frage:
Gibt es hier in der Community ähnliche Typen, die sowas "einfach mal selbst machen", wenn sie was brauchen? 
Ich würd mich da super gern vernetzen.

Herzliche Grüße aus dem hohen Norden

Micha

Beitrag zu Technisches zu Software verschoben von @Christina_Schulze 

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@Viking-Micha  schrieb:

Moin zusammen.
Frisch eingetreten in die Community und schon den ersten Beitrag 😉

Kurze Hintergrund-Info:
Ich bin IT-Verantwortlicher in einer Kanzlei mit 60 Mitarbeitern und seit über 15 Jahren unter anderem für die Digitalisierung und die Prozessoptimierung zuständig.
Derzeit stellt die Kanzlei auf Datev um.

...

Jetzt meine Frage:
Gibt es hier in der Community ähnliche Typen, die sowas "einfach mal selbst machen", wenn sie was brauchen? 
Ich würd mich da super gern vernetzen.

Herzliche Grüße aus dem hohen Norden

Micha

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Moin und willkommen in der Runde,

da schau her, Sie stellen auf DATEV um. Es geschehen noch Zeiten und Wunder...

Ja, es gibt diese "Typen" , die das "einfach mal machen, wenn Sie was brauchen".

Leider haben sich viele aus dieser Kategorie hier leider im Laufe des letzten Jahrzehnts aus Frust verabschiedet, hin und wieder werden alte  Threads hochgespült, in denen noch pfiffige Lösungen präsentiert wurden.

Aber keine Bange, hier finden sich in kürzester Zeit Lösungen zu Problemen, die im tagtäglichen DATEV-Doing aufkommen...

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Aus Frust? Worüber???

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Aus Frust passt schon. 

Am Ende hat sich in den letzten 20 Jahren vieles zum negativen entwickelt. Auch wenn die DATEV immer noch das aktuell beste Produkt am Markt ist, so hat man in den letzten Jahren zusehends bemerkt, dass man dort nicht mehr für den Steuerberater entwickelt, sondern andere Interessen verfolgt. 

Ich bin in verschiedenen Arbeitskreisen und alle die sich um eCommerce, Digitalisierung, KI drehen sind eigentlich am gleichen Gedankenpunkt wie ich, die DATEV wird an Bedeutung verlieren, weil sie über kurz oder lang nur noch Datenverarbeiter sein wird. Schon jetzt ist es bei uns zu 70% so, dass die DATEV mit Buchungsdatenservice beliefert wird und die Belege nativ gar nicht mehr zur DATEV kommen. 

Daher haben hier viele aufgegeben, weil viele Ideen und Möglichkeiten ziemlich direkt abgeblockt werden und es hier eher um Hilfe zur Selbsthilfe geht. 

Aber ihr (dein) Weg ist nicht verkehrt und geht über das hinaus was wir machen. Ich bin gerade Dank Claude dabei solche Daten zu sammeln und erstmal die Schnittstelle zur DATEV kennen zu lernen.

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Moin aus dem hohen Norden an den hohen Norden,

es macht super viel Sinn, möglichst viele Dinge zu automatisieren und darüber zu reden. In der Hoffnung, dass das nicht unter Werbung fällt: Google mal nach "Tax-KI Community". Falls das gestrichen wird, schreib mir gern ne PN.

Hast du deine Verschlagwortungslösung bereits getestet? Ich plane ähnliche Spielereien - hatte im Fokus aber zunächst nicht den Posteingang, sondern die Mandatsanlage inkl. Dokumentenmanagement.

Vor allem aber eine Interessensfrage: wie löst du die Compliance-Themen rund um §62 StBerG und §203 StGB?

LG aus Kiel

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@Viking-Micha  schrieb:

Aus Frust? Worüber???

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Frust drüber, dass die DATEV-Cloudstrategie eine große Wundertüte mit sehr vielen Unbekannten ist und deshalb keine vernünftige Prozessplanungen ermöglicht.

Was Sie heute on-prem für DATEV-DMS entwickeln, wird irgendwann nicht mehr nutzbar sein. Bei technischen Umstellungen wird man vieles nachbauen können. Problematischer sind datenstrukturelle Änderungen wie diese; wenn also die Informationsbasis verändert / eingekürzt wird.

Von dieser Webseite:

"Eine funktionale 1:1-Nachfolgelösung für DATEV DMS ist nicht vorgesehen. Die zentralen Dokumentenfunktionen werden künftig in die neuen DATEV-Kanzleimanagement-Pakete integriert.

Dazu gehören insbesondere Funktionen wie Dokumentenablage, Suche, Fristenmanagement und Aufgabensteuerung. Die künftige Lösung wird modular in DATEV Kanzleimanagement eingebunden und orientiert sich am Konzept eines modernen Enterprise Content Managements.

Ziel ist nicht nur, bestehende Funktionen in die neue Produktwelt zu überführen, sondern Dokumentenprozesse insgesamt weiterzuentwickeln. Geplant sind unter anderem verbesserte Workflows, ein erweiterter Posteingangsassistent, konfigurierbare Fristbenachrichtigungen und Möglichkeiten zur kollaborativen Bearbeitung direkt in der Anwendung.

Das konkrete Angebot einer DMS-Nachfolge wird derzeit noch geprüft. DATEV informiert rechtzeitig, sobald verbindliche Aussagen zu Funktionsumfang, Verfügbarkeit und Umstellung möglich sind."

Es gibt also nur vage Absichtserklärungen; keine Angaben zu Schnittstellen, Formaten, Funktionsumfang, Zeitrahmen, Kosten etc.

Es wäre interessant zu erfahren, warum der Umstieg bei Ihnen zu diesem Zeitpunkt für sinnvoll gehalten wurde.

Die DATEV schreibt auf der verlinkten Webseite: „Wer heute noch ein On-Premises-Produkt einführt, sollte das spätere Umstiegsszenario in die Cloud direkt mitplanen.“ Es gibt jedoch keine brauchbaren Informationen, die eine solche Planung ermöglichen.

Ich vermute, dass es kein vollwertiges DATEV-DMS, sondern nur eine rudimentäre Dokumentenablage sowie Anbindungen an Fremdlösungen geben wird.

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@NadimBhatti  schrieb:

...es macht super viel Sinn, möglichst viele Dinge zu automatisieren

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Etwas irritierend ist, dass bei Automatisierung nur noch an KI gedacht wird.

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Moin nach Kiel

Ich habe mich da mal direkt angemeldet! Falls Du mal in der Flensburger Ecke unterwegs bist lass uns gern mal auf nen Kaffee treffen 😉

Ich baue gerade unseren Posteingang neu. Mal ganz grob die Idee skizziert:
Alle ein- und ausgehenden Mails und die digitalisierte Post landen in ner "Aufgaben-Datenbank", werden dort vorverschlagwortet und dem zuständigen Mitarbeiter vorgelegt. Der hat seinen "Posteingang" dann wann immer er mag zur Bearbeitung. Von dort legt er die Dokumente in die Akten ab (Oder halt auch nicht oder beantwortet oder schickt an einen anderen Kollegen weiter. Was man halt so macht, wenn man inbox-zero betreibt...)
Vorteil zur Datev-Lösung: Der Mitarbeiter hat die wesentlichen Dinge bereits vorgegeben und muss sich keine Gedanken mehr um den Knigge machen. Außerdem ist das ganze Ding mit Tastatur steuerbar und deutlich flotter als jeder Dokumentenkorb oder Outlook-AddIn...
Das Tool läuft schon seit 2 Jahren in das derzeitige DMS. Ich muss es jetzt "nur noch" an die Datev anbinden und die KI-Vorverschlagwortung einbauen. Die alte Lösung lief bei der Post mit Human-Power und bei den Mails mit Algorithmen...

Die ganze Vor-Verarbeitung läuft auf ner kleinen VM. Die KI-Anfragen steuere ich an einen Azure OpenAI-Dienst mit EU-Data, Professional Secrecy Amendment und Abuse-Monitoring-Opt-out. Damit bin ich selbst für den 203 auf der sicheren Seite. Die größte Herausforderung ist noch, das möglichst "token-sparend" zu coden.

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Tja.... Die Datev-Cloud.....
Jetzt bin ich schon so alt und habe schon so viel kommen und gehen sehen - aber der Vorteil für die Berater, in der Cloud zu arbeiten, hat sich mir leider noch nicht erschlossen...

Musik, Fotos, Daten? Klar - Cloud!

Aber arbeiten in der Cloud? Ich sehe da wenig Vorteile... Plattformunabhängig arbeiten zu können? Okay, dann kann ich direkt an meinem MacBook buchen - toll! Am iPad macht das dann schon weniger Spaß. Die üblichen Einschränkungen in der GUI, die sich dem Anwender stellen? Sind bei den Überlegungen offenbar egal! 
Weniger Supportaufwand beim Kunden? Mag sein, aber ausgerollte Fehler patentieren sich dann auch gleich mit.
Wie gesagt: Bei der Datev bin ich derzeit (wieder) frisch. Meine Datev-Jahre liegen jetzt 19 Jahre zurück. Aber den Weg in die Cloud kann ich bislang noch nicht nachvollziehen. Vielleicht finde ich ja auf der TaxArena in Hamburg mal jemanden, der mir das erklären kann!

Das es für das DMS noch keine Nachfolgelösung gibt ist dann natürlich auch total nachvollziehbar. Das ist halt auch echt keine Art von Software, die man typischerweise in einer Cloud zum Arbeiten benutzt.
Darum denke ich noch: Abwarten, Aquavit trinken.... Irgendwann wird das vielleicht konkreter. Dann mache ich mir auch konkrete Gedanken, wie ich das lösen kann. Vielleicht habe ich ja auch Glück und das ist so ein "typisch deutsches Langzeitprojekt", das noch 12 Mal verlängert wird und es wird erst zu meiner Rente umgesetzt,,.,.

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@Viking-Micha 

So wie ich das lese ist es kein DATEV DMS. Hier biete sich, noch, die connect Desktop API an. Bei mir in ähnlicher Situation im Einsatz. Die ZMSD lässt sehr gut auslesen.

Ein wenig weiter südlich von @NadimBhatti angesiedelt.

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@hapet  schrieb:

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@NadimBhatti  schrieb:

...es macht super viel Sinn, möglichst viele Dinge zu automatisieren

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Etwas irritierend ist, dass bei Automatisierung nur noch an KI gedacht wird.

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... vermutlich, weil der KI mehr zutraut wird als den eigenen Synapsen 😎

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Moin Micha,

bei uns wird auch selbst gebaut. Aktuell haben wir eine KI an DATEVconnect angebunden und gehen jetzt den nächsten Schritt: Für den Massenversand bietet DATEV aktuell noch SMTP an, und Microsoft stellt das nächstes Jahr ein, also brauchen wir hier eine eigene Lösung. Ob von DATEV etwas kommt, kann ich noch nicht sagen. Nach meinen Informationen liegt das Thema bei den Entwicklern.

Wir haben für uns schon das Infoschreiben an alle Mandanten umgesetzt und getestet. Als Nächstes automatisieren wir den Rechnungsversand über Jobs und das Signieren von Dokumenten mit der DATEV SmartCard als fortgeschrittene elektronische Signatur.

Herzliche Grüße aus dem tiefen Süden

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So tief stecke ich gar nicht in Thema, aber es gibt doch interne Mailserver die SMTP weiterhin unterstützen. Wenn ich mich richtig erinnere, habe ich das mal auf einer Synology für den privaten Gebrauch gehabt. Sicherheit ist da ja gar nicht so thematisch, Maileingang gibt es nicht, noreply Adresse, nur ausgehend und da wahrscheinlich auch keine sehr sensiblen Daten. 

Alternativ wäre nach meinem Gedanken auch ein SMTP Relay ala Mailgun denkbar. 

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Interessant!
Das Senden der Rechnungen haben wir in der alten Kanzlei-Software über einen kleinen Linux-Server gestaltet. Die Rechnungen legen wir im Zugferd-Format mit PDF auf dem Fileserver in einem Ordner ab. Jeden Abend um 20 Uhr läuft da ein kleines Script, dass die Rechnungen einsammelt, eine Mail dranhängt und dann automatisch versendet. Auf das Signieren der Rechnungen haben wir bewusst verzichtet!
Beim Wechsel auf die Datev wurde uns versichert, das Senden der Rechnung "sei überhaupt kein Problem" - offensichtlich wird es demnächst zu einem?
Dann sollte ich den Linux-Rechner vorsorglich nicht einstampfen!

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Moin,

danke für die Anregung!

Wenn wirklich nur eine noreply-Adresse im Spiel ist und keine sensiblen Daten verschickt werden, kann ein eigener Mailserver oder ein Relay-Dienst gut funktionieren.

Sobald aber Mandantendaten dabei sind, wird es heikel. Dann sollte die Sicherheit stimmen: sauber verschlüsselter Versand, ein vertrauenswürdiger Anbieter mit Datenschutzvertrag und korrekte Absenderangaben, damit die Mails nicht im Spam landen.

Bei uns geht es um genau solche Mandantenpost, deshalb ersetzen wir den Massenversand durch ein eigenes Tool, das wir selbst unter Kontrolle haben. Ehrlicherweise ist SMTP ohnehin nicht die schönste Lösung: Die Anmeldung per Passwort gilt als veraltet und anfällig für Brute-Force-Angriffe, Microsoft rückt davon ab, und DATEV bietet dafür bisher keine moderne Anmeldung an.

Zum Glück wurde der Termin noch etwas nach hinten geschoben, also gibt es keinen akuten Zeitdruck, aber was wir jetzt haben fällt uns morgen nicht auf die Füße 😇

Viele Grüße

[#16]

Spätestens, wenn Microsoft SMTP abschaltet. Ab Ende 2026 ist es für bestehende Tenants standardmäßig aus, das endgültige Datum soll 2027 genannt werden, und sowas kommt meistens schneller als gedacht 😅

Rechnungen werden bei uns auch nicht unterzeichnet. Bei den Berichten ist das ein Thema: Soweit ich informiert bin, erwartet die Steuerberaterkammer eine Unterschrift, auch wenn es offiziell keine Pflicht gibt. Banken verlangen sie dagegen meines Wissens nicht.

Euer Linux-Rechner ist also noch nicht ganz überflüssig 😉

Viele Grüße

[#17]

Ein Linux-Rechner ist NIEMALS überflüssig 😉

Die ganze Signier-Geschichte lösen wir übrigens über Penneo. Flutscht wie warme Butter!

[#18]

Ganz deiner Meinung 😉

Penneo kenn ich noch nicht, sehe ich mir aber mal an, meinst du das Tool kann signierte Dokumente ohne viel Aufwand automatisch in DMS zuordnen?

Meine Tests vom letzten Freitag liefen schon Recht gut. Vorgemerkte Dokumenten konnten nach Eingabe der SmarCard Pin signiert werden, ich muss mich nur um das zurückschreiben kümmern, das sollte aber machbar sein.