GoBD-konforme Minimallösung für E-Mail-Archivierung mit 'Bordmitteln' möglich ?

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Haben Sie keinen "Techniker" sondern machen das alles selbst?

Noch nie mit dem Gedanken gespielt, einen DATEV-Servicepartner ins Boot zu holen?

Bei der von Ihnen genannten Größe (Sie erwähnten 20 MA) ist das doch durchaus eine Überlegung wert, oder?

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wir hatten für ca 15 Jahre einen Datev-Systempartner mit 3 datev-zertifizierten Technikern 'im Boot', mit dem die Kooperation sehr gut funktionierte.

Alles was man nicht selbst erledigen konnte (Datev-Server einrichten, Kanzlei 'verkabeln', Hardware liefern und warten, Netzwerk erweitern etc.), hat er gemacht, der Rest in Eigenregie.

Nachdem der Inhaber aus Altersgründen vor mehreren Jahren in den Ruhestand gegangen ist, gab es tatsächlich mehrere Reinfälle mit anderen (darunter auch datev-zertifizierten) Systempartnern, z.B. mit großen Büro-Fachhändlern mit zusätzlichen Datev-Zertifikaten oder mit IT-Spezialisten, die aber mit der Datev-Welt nicht zurecht kamen.

Zur Zeit gibt es bei uns leider nur jeweils separate Partner für die Telefonanlage, für die Drucker, für das Webdesign, für die Fotokopierer, für die Elektrik etc., aber niemanden, der im Netzwerkbereich fit, innovativ und bei Bedarf gut erreichbar ist.

Ich war tatsächlich gezwungen, den letzten Serverwechsel und den Austausch der Arbeitsstationen alleine zu erledigen.

Das Netzwerk läuft zwar stabil und ohne Probleme, trotzdem ist mir nicht wohl dabei. In etwa einem Jahr wird der nächste Serverwechsel fällig.

Mir fehlen einfach die Spezialkenntnisse, die mehrere User hier offenbar haben.

Wenn wir nicht auf ASP umsteigen, führt kein Weg an qualifizierter technischer Unterstützung (möglichst eines Datev-Systempartners) vorbei.

Falls Sie, Herr Hofmeister, selbst Kanzleiinhaber sind, hat Ihr Systempartner sicher keinen leichten Stand, da Sie anscheinend viel KnowHow in vielen Bereichen haben 😉

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

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.... habe soeben 'Mailstore' kurz getestet ... und bin ziemlich begeistert.

Wir haben Mailstore seit ca. acht Monate im Einsatz. Ich finde die Lösung sehr gut, in der Praxis ist es so, dass ich nun sehr viel schneller Mails lösche und nicht für irgendwelche Eventualitäten aufhebe. Dadurch ist Outlook viel übersichtlicher. Auch die Such- und Wiederherstellungsmöglichkeiten werden häufig genutzt. Für mich eine perfekte Lösung, nicht nur auf Grund der GoBD.

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der 'GFI Archiver' spielt offenbar in der gleichen Liga, war für mich beim kurzen Check aber nicht so intuitiv bedienbar und nicht so 'aufgeräumt'.

Das ist natürlich nur ein subjektiver Eindruck und sagt nichts über die Leistungsfähigkeit der Software aus. Die Usability ist für mich als Anwender aber auch ein wichtiges Kriterium.

Oft sind es nicht die grooooßen und mächtigen Pakete (Word, Excel, Access & Co), die uns begeistern, sondern eher die kleinen, schnellen, raffinierten und spezialisierten Tools.

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Wohin denn sonst?

Und jetzt bitte kein Hosted Exchange.

Wie schon korrekt dargestellt wurde, geht es um den Viren / Spamschutz, den ggf. nicht unbedingt auch noch der Exchange übernehmen muss.

DATEV hat dank WebRadar und Greylisting + mit Sicherheit mehrerer AntiSpamListen den Job übernommen und leitet danach erst alle Mails zum Exchange weiter oder stellt sie per POP / IMAP zur Verfügung.

Ich kenne auch Systempartner, die WebHosting anbieten inkl. "gleichwertiger" E-Mail-Funktion, sodass erst dort die E-Mails geprüft werden, dank Greylisting sowieso 90% des Spams schon unterbunden werden und erst danach an die Exchanges der Kunden weitergeleitet werden.

Ein Traum - insbesondere kann der Systempartner genau sagen, wo genau eine E-Mail ist und weshalb genau die E-Mail gleich schon bei ihm abgewiesen wurde. Wie viele da draußen Exchange abseits jeglicher Regeln aufsetzen und E-Mails verschicken lassen und meinen, sie hätten nichts geändert, was man schön in den Protokollen widerlegen kann.

Ein super Service. Klar, auch hier können Spams auftreten aber zu 99% weniger als wenn man den Exchange per fester IP öffentlich im Internet mit MX Record zugänglich macht. Wer hier keinen Spamschutz vor hat, wird in Spams ertrinken.

Wenn hosted Exchange auch so arbeitet, coole Info!

Nachteil: es kann schon mal dauern, bis eine E-Mail dann wirklich eintrifft. Grund: Greylisting. Das verstehen leider nicht viele, werden dann ungeduldig, weil E-Mails ja immer von jetzt auf gleich geschehen muss .

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Ich kann mir wirklich nicht vorstellen, dass sich Steuerkanzleien mit technischen Detailfragen zur Spam- und Virenabwehr beschäftigen können/wollen.

Wenn es tatsächlich so kompliziert ist, den Exchange-Server (vor allem bei fester ip-Adresse) für den direkten E-Mail-Empfang zu konfigurieren, dann sollte man meiner Meinung nach diese Spam- und Viren-Prüfung und -Filterung einem guten Provider zu überlassen, der wirksamere Methoden und passende Listen einsetzen kann. Die E-Mails können doch auch sehr gut per POP3 'abgeholt' werden.

Ich hatte bisher jedenfalls keine nennenswerten Probleme mit Spams und Viren, war aber schon öfter irritiert, wenn Kollegen am Telefon um Geduld baten, da der Empfang von gerade versendeten E-Mails 'etwas dauern könne'.

Ich finde es sehr angenehm und völlig ausreichend, dass ich im Posteingang sehr wenig Spam vorfinde und dass ich einen täglichen Bericht der aussortierten E-Mails erhalte. Ich kann dann selbst erkennen, ob ich evtl. eine 'seriöse' E-mail aus dem Spamordner holen muss.

Ganz allgemein sollte die IT längerfristig wartungsfrei laufen, sonst müssten wir einen Supportvertrag mit dem IT-Partner abschließen oder eine Einlieger-Wohnung für den Administrator einrichten.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger

P.S.

Im Übrigen zählt der Exchange-Server nicht mehr zu den 'Bordmitteln'.

Wenn ich Alternativen hätte, würde ich lieber auf ihn verzichten.

Provozierend gesagt: "Das Bisschen E-Mail müsste man doch auch anders verwalten können"

Nachtrag:

Ich habe mir schon mehrere Algorithmen von Spamfiltern angeschaut und war entsetzt, wie unflexibel und 'dumm' solche Regeln sind.

Es ist für die Spammer nicht schwer, diese Hindernisse zu überwinden.

Es ist im Prinzip eine Volltextsuche mit einem Schlüsselwort. Wenn das Schlüsselwort minimal verändert wird, gibt es keine Funde.

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Ganz allgemein sollte die IT längerfristig wartungsfrei laufen, sonst müssten wir einen Supportvertrag mit dem IT-Partner abschließen oder eine Einlieger-Wohnung für den Administrator einrichten.

Im Prinzip gebe ich Ihnen Recht. Dann darf man aber auch gleich, wenn man Mitarbeiter sucht, jene "aussortieren", die gar kein Verständnis im Umgang mit PCs haben und "nur" REWE können. Denen einfach mal Aufgaben geben und schauen, wie IT-technisch und einfach und richtig die gelöst werden.

Ich glaube, dann sucht man etliche Jahre nach passenden Mitarbeitern.

Provozierend gesagt: "Das Bisschen E-Mail müsste man doch auch anders verwalten können"

Wenn Sie eine schicke Alternative finden, die nicht Lotus Notes und Co. heißt und sich trotzdem perfekt ins AD einbinden lässt - gerne, die suche ich nämlich auch, da der Exchange mit seinen 750€ + CALs für kleinere Umgebungen echt teuer ist. Und: eine lokale Alternative bitte, kein Exchange online.

Es ist im Prinzip eine Volltextsuche mit einem Schlüsselwort. Wenn das Schlüsselwort minimal verändert wird, gibt es keine Funde.

Nein, da muss ich Ihnen klar widersprechen. Es gibt derart viele Methoden, wie man E-Mails auf Echtheit prüfen kann und: wenn alles immer bei allen richtig konfiguriert wäre (inkl. DNS und MX Einträge, ...) gäbe es erst gar keine Spams, da die nie die Kriterien echter E-Mails erfüllen können.

Zum Beispiel lässt sich noch prüfen/vergleichen: von welcher IP wurde die E-Mail tatsächlich verschickt (IP des absendenden Exchange) mit welche IPs stehen beim Provider drin, wenn man die Domain per DNS auflöst. Aber aktiviert man diese Prüfung kommen ungefähr 1, 2 E-Mails pro Tag noch an, da wie gesagt "der Rest" der Exchange Server, die E-Mails verschicken nicht korrekt aufgesetzt / konfiguriert wurde .

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Nein, da muss ich Ihnen klar widersprechen. Es gibt derart viele Methoden, wie man E-Mails auf Echtheit prüfen kann und: wenn alles immer bei allen richtig konfiguriert wäre (inkl. DNS und MX Einträge, ...) gäbe es erst gar keine Spams, da die nie die Kriterien echter E-Mails erfüllen können.

Nennen wir es doch einfach SPF / DMARC / DKIM was allerdings sogesehen auch nur mit DNSSEC wirklich weiterhelfen würde.

Wenn Sie eine schicke Alternative finden, die nicht Lotus Notes und Co. heißt und sich trotzdem perfekt ins AD einbinden lässt - gerne, die suche ich nämlich auch, da der Exchange mit seinen 750€ + CALs für kleinere Umgebungen echt teuer ist. Und: eine lokale Alternative bitte, kein Exchange online.

Warum darf es nie Exchange Online sein? Ansonsten Kolab, Open Exchange, Zarafa, ... Allerdings sind die Alternativen meist nur auf den ersten Blick günstig.

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@ Daniel Bohle

@ Jan

wow, ich bin beeindruckt, wie tief Sie beide in der Materie 'stecken'.

Danke für die Hinweise.

Sie haben recht. Es gibt bei der Spam- und Malware-Erkennung inzwischen sehr ausgefeilte Methoden. Meine eigenen Erkenntnisse bezüglich der 'dummen' Spamfilter sind veraltet.

'Open XChange' könnte tatsächlich eine Alternative zu Exchange Server sein.

Ich hatte vor mehreren Jahren 'Open XChange' für mein privates E-Mailkonto (über den Provider 1&1) für mehrere Monate getestet, war allerdings nicht zufrieden mit dem Funktionsumfang und der Bedienungsfreundlichkeit.

Vielleicht hat sich das inzwischen stark verbessert.

Es ist mir 'sympathisch', dass 'Open XChange' sowohl in der Cloud als auch lokal einsetzbar ist, dass die Kompatibilität zu MS Office-Dateiformaten gegeben ist und dass die Web-Schnittstellen flexibler und stärker sind als bei MS Exchange.

Vielleicht reicht ja eine 'abgespeckte' Open XChange Suite oder ein entsprechendes Online-Abo, das nur die benötigten Kernfunktionen (E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben) bereitstellt und entsprechend günstig ist.

Mal sehen (bzw. testen), ob das Produkt für uns in Frage kommt.

Viele Grüße

Michael Vogtsburger