Die Begrifflichkeit Verfahrensdokumentation findest Du im BMF Schreiben vom 28.11.2019. https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=9 In diesem Schreiben hat die Finanzverwaltung alle gesetzlichen Vorschriften für sich zusammengefasst und interpretiert, die für das Aufzeichnen von Geschäftsvorfällen im digitalen Zeitalter so relevant sind. In der Verfahrensdokumentation soll man nun für das Unternehmen zusammenstellen, wie man diesen gesetzlichen Verpflichtungen ordentlich nachkommt. Bevor man jetzt in Panik verfällt, sind zwei Aussagen aus diesem Schreiben wichtig: 1) Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisations- struktur sowie des eingesetzten DV-Systems. (Rz. 151) Mit anderen Worten je einfacher alles ist, um so weniger muss geschrieben werden. Hat man bereits seine Prozesse in der Buchhaltung in Schriftform gefasst, dann sollte man einfach einen Ordner nehmen, das dort ablegen und Verfahrensdokumentation draufschreiben. Gerade bei der Nutzung von Registrierkassen sollte man dort die Programmbeschreibungen, Programmierprotokolle etc. ablegen. Elektronische Möglichkeiten für die Ablage bietet DATEV. Größere Firmen sollten eh Aufzeichnungen über IKS haben. Die Aufzeichnungen des DSB sind dann auch in diesem „Ordner“ aufzubewahren. 2) Rz. 155. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvoll- ziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Macht man also alles, so wie es gesetzlich vorgeschrieben ist, ist eine fehlende Verfahrensdokumentation kein Einstieg für den Betriebsprüfer zu schätzen. Solltest Du hieran Zweifel haben, dann kannst Du mit deinem Steuerberater mal gemeinsam die neuralgischen Punkte prüfen. Z. B - Vorsysteme zur Rechnungsschreibung GoBD konform? - Umgang mit Bargeld geregelt? - Werden buchführungsrelevante Daten außerhalb der EU gespeichert? - Werden E-Mails professionell und unveränderbar archiviert? - Werden Geschäftsvorfälle zeitnah erfasst? Dann einfach dokumentieren. Rz 153 gibt einen Hinweis, nach welchen Gesichtspunkten man den Ordner aufteilen kann. VG Sven Ehlers
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