Wie wird die Verfahrensdokumentation erstellt?

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Ich wurde in unserer Finanzabteilung damit betraut. Juchu. Ich finde leider kaum Infos, wie sowas aufgebaut sein muss, in welcher Form geschrieben wird, in welchem Programm das möglich ist und ob das nicht vielleicht doch Aufgabe des Steuerbüros ist?

Wird hier der gesamte Ablauf beschrieben? Computer an, Passwort blabla oder nur Infos, wo was abgelegt wird? Ich bin ja sowas von verwirrt.

Wer kann und mag mir helfen?

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Welches Verfahren soll genau dokumentiert werden? Für die Digitalisierung gibt es Vorlagen.

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Danke für die schnelle Antwort.

Es hieß nur, dass im Bereich der Finanzbuchhaltung eine Verfahrensdokumentation erstellt werden soll, welche dann bei Steuerprüfungen vorliegen muss.

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Es gab eine Vorlage. Diese scheint nun aber in ein kostenpflichtiges Dokument umgewandelt worden zu sein

Es muss festgelegt werden, wer für was verantwortlich ist. Für mögliche Fehler sollten Szenarien entwickelt werden und es sollten Vorschriften für die Dokumentation der Vorgänge vorhanden sein.

Änderungen müssen dokumentiert werden

https://www.datev.de/web/de/top-themen/steuerberater/weitere-themen/ersetzendes-scannen/

Edit:

https://www.bstbk.de/export/sites/standard/de/ressourcen/Dokumente/04_presse/publikationen/03_berufsrecht/49_Musterverfa…

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Ist es nicht so, dass es mittlerweile Pflicht ist, für die Vorgänge im Unternehmen eine Verfahrensdokumentation zu erstellen?

Oder hat mein Arbeitgeber hier was falsch verstanden?

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Moin, moin,

die Frage ist gut und berechtigt. Wenn dies flächendeckend bekannt wäre, lägen sicher auch weit mehr VFDs vor. Immer wieder frage ich bei Gelegenheit im Kollegenkreis herum, geoutet hat sich bisher niemand, er habe diese. Ich hab's auch einmal mit dem DATEV Muster vor einigen Monaten begonnen und habe irgendwann (vorläufig)aufgegeben, es ging zu sehr in Details und spätestens bei der Dokumentation mit welcher Software und welchem Stand wir arbeiten und wie die Änderungen dokumentiert werden, bin ich gescheitert. Bislang habe ich auch auf verschiedenen Nachfragen bei DATEV-Veranstaltungen noch keine konkrete Auskunft erhalten. Hinweise auf den Installationsmanager helfen ja auch nicht, da (so wie ich es sehe) nur der aktuelle Stand angezeigt wird.

Wenn sich hier jemand melden würde, der eine Lösung oder zumindest einen nachvollziehbaren Vorschlag für kleine Unternehmen (also komplett und nicht "nur" ersetzendes Scannen) hätte, wäre auch ich dankbar. Kurzfristig werde ich mir mal das Muster vom DWS-Verlag durcharbeiten, vielleicht hilft dieses ja.

Ein schönes Wochenende wünscht

WF

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Auch in 2021 noch weit umstritten.

Klare gesetzliche Vorgaben gibt es nicht. 
Die Buchführung muss halt nachvollziehbar sein aber es ist nicht geregelt wie das auszusehen hat.

Im GoBD BMF Schreiben sagt selbst das BMF das dass nicht vorliegen einer Verfahrensdokumentation nicht automatisch zum verwerfen der Buchführung führen kann.

Es ist vielmehr das überdenken und optimieren der eigenen Prozesse und dies für die Mitarbeiter und vorallem  neuen Kollegen zum nachschlagen.

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Hallo tu_heggi, hallo Community, 

mit dem Zusatzmodul "Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation – Art.-Nr. 40314" kann eine Verfahrensdokumentation erstellt werden. 

Um das Zusatzmodul nutzen zu können, wird mindestens ein Berichtsschreibungsprogramm, in dem Fall Bilanzbericht comfort oder Abschlussprüfung compact/classic/comfort benötigt.

Mit dem Zusatzmodul "Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation" stehen mehrere Dokumentvorlagen zur Erfassung bereit:

z.B. Verfahrensdokumentation…
… zur Belegablage
… zum Ersetzenden Scannen
… zur ordentlichen Kassenführung
… Corona Dokumentation
… uvm. 

Eine Auflistung aller Dokumentvorlagen des Zusatzmoduls findet man hier:

• Hilfe-Dokument 1002448

Das Zusatzmodul im DATEV-Shop:

• Abschlussprüfung Verfahrensdokumentation

Viele Grüße aus Nürnberg

Kristina Fink

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Das testen wir bereits gerade.

Es fehlt aber an einer eindeutigen gesetzlichen Vorschrift die das Vorhandensein und den Inhalt festlegt! 

Solange es das nicht gibt wird es immer Diskussionen mit den Mandanten geben warum der Aufwand betrieben werden (muss)

Da wird einem schonmal Geldgeilheit vorgeworfen.

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@Gelöschter Nutzer ,

das Thema "Verfahrensdokumentation" ist wie ein Damoklesschwert, bei dem man nicht weiß, ob und wann es mal herunterfällt oder ob es evtl. nur zur 'Dekoration' dient, wie der Krummdolch in arabischen Ländern 😄

... aber Ihnen "Geldgeilheit" vorzuwerfen, ist ja wirklich gemein und völlig abwegig 

... Spaß beiseite, ich hasse auch Prosa, die man sich gezwungenermaßen 'aus den Fingern saugen' muss und die jede Menge Zeit frisst

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Zeitfresser und wieder mal so ein Ungetüm namens Verfahrensdokumentation. 

Gab es nicht mal einen Film von Fassbender Angst essen Seele auf,  auf heute gemünzt Bürokratie essen Seele auf oder Zeitfresser essen Seele und vor allem den eigenen Frieden auf. 

In diesem Sinne schönes Wochenende. 

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Die Begrifflichkeit Verfahrensdokumentation findest Du im BMF Schreiben vom 28.11.2019.

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2019-11-28-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=9

In diesem Schreiben hat die Finanzverwaltung alle gesetzlichen Vorschriften für sich zusammengefasst und interpretiert, die für das Aufzeichnen von Geschäftsvorfällen im digitalen Zeitalter so relevant sind.

In der Verfahrensdokumentation soll man nun für das Unternehmen zusammenstellen, wie man diesen gesetzlichen Verpflichtungen ordentlich nachkommt.

Bevor man jetzt in Panik verfällt, sind zwei Aussagen aus diesem Schreiben wichtig:

1) Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisations- struktur sowie des eingesetzten DV-Systems. (Rz. 151)

Mit anderen Worten je einfacher alles ist, um so weniger muss geschrieben werden. Hat man bereits seine Prozesse in der Buchhaltung in Schriftform gefasst, dann sollte man einfach einen Ordner nehmen, das dort ablegen und Verfahrensdokumentation draufschreiben. Gerade bei der Nutzung von Registrierkassen sollte man dort die Programmbeschreibungen, Programmierprotokolle etc. ablegen. Elektronische Möglichkeiten für die Ablage bietet DATEV.

Größere Firmen sollten eh Aufzeichnungen über IKS haben. Die Aufzeichnungen des DSB sind dann auch in diesem „Ordner“ aufzubewahren.

2) Rz. 155. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvoll- ziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

Macht man also alles, so wie es gesetzlich vorgeschrieben ist, ist eine fehlende Verfahrensdokumentation kein Einstieg für den Betriebsprüfer zu schätzen.

Solltest Du hieran Zweifel haben, dann kannst Du mit deinem Steuerberater mal gemeinsam die neuralgischen Punkte prüfen. Z. B

- Vorsysteme zur Rechnungsschreibung GoBD konform?

- Umgang mit Bargeld geregelt?

- Werden buchführungsrelevante Daten außerhalb der EU gespeichert?

- Werden E-Mails professionell und unveränderbar archiviert?

- Werden Geschäftsvorfälle zeitnah erfasst?

Dann einfach dokumentieren. Rz 153 gibt einen Hinweis, nach welchen Gesichtspunkten man den Ordner aufteilen kann.

VG Sven Ehlers

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Wird es in absehbarer Zeit hier eine moderne Lösung von Datev zu geben?

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Ein Versuch wäre es wert, das Verfahren in einfachsten Worten zu beschreiben und die KI (ChatGPT) bitten, daraus eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Wichtig: Anonymisierte Namen nutzen!