Aktuell haben wir es auch so umgesetzt (Rechnungen@musterholz.de) und der Mailserver leitet eine Kopie aller eingehenden E-Mail an das DATEV-Postfach weiter.   Damit archiviert der Unternehmer Musterholz dann auch seinen Rechnungs-Posteingang und die Rechnung ist gleichzeitig automatisch in DUo vorhanden.   Setzt aber voraus, dass auf dem Rechnungen@ kein Spam ankommt und dass der Unternehmer Musterholz nicht einfach ungeprüft in DUo alle Rechnungen zahlt, die per Upload mail reingekommen sind. Wenn also die Workflows zur Rechnungseingangsprüfung außerhalb von DUo stattfinden, ist das schon ein gewisses Risiko. Denn die Mitarbeiter des Unternehmers haben bisher in DUo immer die Zahlungen vorbereitet für die Belege, die in DUo vorhanden waren (weil die Rechnungsprüfung vorher stattgefunden hatte und nur die Belege, die gezahlt werden sollten auch in DUo landeten...   Daher ist eine manuelle Weiterleitung meiner Meinung nach sinnvoll, wenn nicht anderweitig verhindert werden kann, dass Rechnungen in DUo landen, die dann (ungeprüft) gezahlt werden aus DUo heraus. ... Mehr anzeigen

Ah, super, das habe ich eben getestet und in der Tat: der Absender muss zwar seine E-Mail-Adresse bestätigen und dafür eine SmardCard / SmartLogin verwenden - dazu reicht es aber in der Tat, wenn die Autorisierung ein mit SC / SL ausgestatteter Mitarbeiter des Mandanten durchführt.   Damit ist es also doch möglich, in Absprache mit Lieferanten deren Rechnungen per E-Mail in Upload mail direkt zu empfangen.   Wenn jetzt noch sichergestellt wäre, dass   die Absender-Adresse (ggf. weitere relevante Meta-Informationen aus dem E-Mail-Header) das Empfangs-Datum der E-Mail (wenige Bytey) und der Body-Text der E-Mail (i.d.R. rund 10 oder 20 Kilobyte)   gespeichert würde in DUo, hätte man doch ein schönes, einfach zu bedienendes und revisionssicheres Archiv für elektronisch per E-Mail empfangene Rechnungen / Buchungsbelege).   Und hoffentlich wird die Beschränkung auf eine PDF Datei pro Mail aufgehoben, so dass auch mehrere PDF-Dateien pro E-Mail nach DUo übernommen werden. ... Mehr anzeigen

Da mit der neuen Community-Software ein Bearbeiten meines oben geschriebenen Beitrags technisch nicht möglich ist (wenn ich bei meinem Beitrag auf "Antwort bearbeiten" klicke, kommt nur ein leeres Beitragsfenster, ohne meinen ursprünglichen Beitrag): Herr @chrisocki es sollte natürlich heißen "Vielen Dank für Ihre Antwort" (und nicht "Vielen Dank für Ihre Mail") 😀 ... Mehr anzeigen

Hallo @chrisocki,   vielen Dank für Ihre Mail. Wenn ich Sie richtig verstehe, kann nur derjenige E-Mails an das entsprechende E-Mail-Postfach bei der DATEV senden, der sich mittels seinem SmartLogin / seiner SmartCards in DUo authentifiziert hat? Das wird also in der Regel nur der Unternehmer sein - nicht aber seine Lieferanten... Schade!   Ich hatte Upload mail ebenfalls pilotiert und hatte nur wahrgenommen, dass man unter Einstellungen -> "Berechtigte Absender" -> E-Mail-Adressen hinzufügen konnte. Auch das ein Aktivierungslink an diese E-Mail-Adresse geschickt wurde, hatte ich gesehen. Nur war mir entgangen, dass sich die Adressen nur mit DATEV-Konto aktivieren / nutzen lassen...   Wenn also nur der Unternehmer selbst senden kann, und nicht seine Lieferanten auf direktem Wege, erübrigt sich natürlich auch die Protokollierung der "E-Mail-Adresse des Absenders", sowie weiterer Meta-Informationen, die man für eine GoBD-konforme Archivierung benötigen würde: denn in dem Moment, wo der Unternehmer die E-Mail weiterleitet, leitet er ja eine Kopie weiter (und nicht das Original). Und damit ist eine GoBD-konforme Archivierung von E-Mails via Upload mail in DUo nicht möglich. ... Mehr anzeigen

Hallo Community,   eine Frage in Zusammenhang mit DATEV Upload mail und den Aufbewahrungspflichten aus den GoBD RZ 131:   Wenn ein Unternehmen, welches DUo und dann später - sobald es produktiv verfügbar ist - DATEV Upload mail nutzt, seine Lieferanten instruiert, alle elektronischen Rechnungen im PDF-Format an die DATEV-E-Mail-Adresse rechnungseingang.unternehmen@uploadmail.datev.de zu senden, kann man dieses Verfahren dann als "GoBD-konform" werten?   So wie ich es verstehe, ist ja nicht in jedem Fall zulässig, dass die Rechnungs-E-Mail als solche gelöscht werden darf (wenn also nur der Anhang der Rechnungs-E-Mail archiviert wird). Denn in der E-Mail selbst, im Text, könnten ja noch relevante Informationen zur Rechnung enthalten sein, die auf der eigentlichen Rechnung im Anhang nicht vorhanden sind.   Ich weiß, in der Praxis wird wohl kaum ein Unternehmen in seinen Rechnungs-E-Mails Skontobedingungen in den Text der E-Mail schreiben und die eigentliche Rechnung im PDF-Format ohne diese Skontobedingungen in den Anhang packen. Aber um z.B. später den Absender einer Rechnungs-E-Mail identifizieren zu können, oder das Datum des Zugangs, müssen ja mehr Informationen archiviert werden als der bloße Anhang.   Daher empfehlen wir unseren Mandanten, lieber die E-Mail komplett (Meta-Informationen, Text und Anhänge) zu sichern.   So wie ich es in Upload mail jetzt testen konnte, wird beim Empfang die PDF-Datei aus der E-Mail extrahiert und lediglich das Datum des Rechnungseingangs wird "protokolliert".   Mir fehlt noch die Absender-E-Mail-Adresse, um DATEV Upload mail als GoBD-konform zu akzeptieren. Oder sehe ich das zu streng?   Ansonsten wäre Upload mail meiner Meinung nach eine super Sache für kleine Unternehmen, die keine aufwändige eigene Sicherung ihrer E-Mail-Postfächer betreiben wollen / können und die dennoch GoBD-konform elektronisch empfangene Buchhaltungsbelege archivieren wollen! ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Reitter, vielen Dank für Ihre Antwort und die damit verbundenen guten Neuigkeiten. Wir würden sehr gerne an der Pilotphase teilnehmen, weshalb ich Ihnen gleich eine Nachricht senden werde. Vielen Dank! ... Mehr anzeigen

Die Idee finde ich ebenfalls eine Überlegung wert. Technisch ist das relativ einfach zu implementieren (entsprechende Funktionsbibliotheken zur Bild-Manipulation gibt es viele, da müsste die DATEV das Rad nicht neu erfinden) - ich sehe allerdings zwei Probleme im Vorgehen / Prozess: A) Mit einer Reduktion der Dateigröße geht u.U. auch ein Informationsverlust einher (der sich nicht zwangsläufig negativ auf die Bildqualität auswirken muss, wenn der Algorithmus sauber arbeitet). Die verkleinerte Datei entspricht also nicht mehr dem Original, wie es aus dem Scanner - oder hier: aus dem Smartphone - kommt und damit ist fraglich, ob die Archivierung der verkleinerten Datei den GoBD 2014 (Rz. 110 und 111) entspricht. Gerade weil dies ein automatisch ablaufender Prozess ist, der keine manuelle Sichtkontrolle umfasst. B) Was mich zum nächsten Punkt bringt: wenn die Verkleinerung automatisch abläuft, ohne manuelle Sichtkontrolle des Resultats, wie wird dann gewährleistet, dass das Ergebnis noch lesbar ist? Ich denke da nur an den Fall, wenn z.B. ein Beleg in Farbe oder Graustufen eingescannt oder abfotografiert wurde, die automatische Verkleinerung diesen in ein Schwarz-Weiß-Bild umwandelt und dabei Teile der Bild-Informationen verloren gehen (z.B. weil Farbverläufe oder Textteile, die wenig schwarz enthalten [in grau gedruckt], in einer rein schwarz-weißen Darstellung nicht wiedergegeben werden). Damit wären z.B. die Forderungen aus den Rz. 130 und 137 GoBD 2014 nach einer bildlichen Übereinstimmung von Wiedergabe und Original sowie nach einer fallweisen vollständigen Farbwiedergabe nicht umsetzbar. ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Herron, Sie schrieben in Ihrem Beitrag vom 3.6. "Wir arbeiten gerade an der Lösung, die Speichergröße der Belege zu reduzieren." Wir nutzen die aktuellste Version von Upload mobil für iOS (Version 2.1.3) und selbst bei der Einstellung S/W haben die Belege durchschnittlich 800-900kb pro A4 Seite. Nur als Vergleich: wenn ich das gleiche Dokument über einen unserer Test-Scanner jage, liefert ein Brother ADS-2400N das Bild bei 300dpi in Graustufen als PDF-Datei mit 65kb, ein Scandinavier Plustek eScan A350 das Bild bei 200dpi in SW als TIF-Datei mit 80kb und ein Konica-Minolta Kopierer/Scanner das Bild bei 300dpi in Graustufen als PDF-Datei ebenfalls mit rund 80kb ab. Auch ist die Bildqualität in der Einstellung SW in der Upload mobil App nicht für jeden Beleg optimal (bestimmte Farben, Farbschattierungen und Verläufe im Dokument werden als SW-Dokument nicht mehr lesbar), so dass wir eigentlich immer in Graustufen scannen... Wenn ich in der Upload mobil App den Filter auf Graustufen setze, landen die Zieldatei-Größen jenseits der 1MB-Marke, was für uns einfach unakzeptabel ist. Ich kenne andere Scan-Apps für iOS, bei welchen die gleichen Belege deutlich kleiner - im Bereich 100-200kb - sind. Können Sie etwas dazu sagen, wie sich die Zieldatei-Größe in Upload mobil in Zukunft entwickeln wird? ... Mehr anzeigen

Hallo Herr Reitter, ich kann den Vorrednern nur zustimmen: auch wir würden die Funktionalität eines kontextbezogenen Nachrichtenaustauschs sehr begrüßen. Da Ihre letzte Nachricht diesbezüglich aus Mai diesen Jahres stammt: gibt es Neuigkeiten von Ihrer Seite zu vermelden? ... Mehr anzeigen