DATEV Upload mobil funktioniert nur mit einem DATEV-Account; nicht jeder Mitarbeiter oder Freiberufler verfügt darüber. Die Dokumente werden direkt in das Rechenzentrum bzw. in DUo hochgeladen. Der Zugriff darauf darf daher nur für berechtigte Personen erfolgen. ... Mehr anzeigen

Mit der Funktion „Drucken“ wird eine E-Mail (in Thunderbird) in eine PDF-Datei umgewandelt.   1. E-Mail-Programm öffnen. 2. Die gewünschte Nachricht suchen und anklicken, sodass sie im Lesebereich angezeigt wird. 3. Rechtsklick auf die Nachricht (oder im Menü) → Drucken… 4. Falls ein Druckdialog erscheint: Als Drucker „Als PDF speichern“ auswählen. (je nach System z. B. „Microsoft Print to PDF“ oder „Save as PDF“) 5. Dateiname und Speicherort festlegen → Speichern.   Alternative: 1. Die E-Mail öffnen. 2. Im Menü (rechts oben) Datei → Drucken … wählen.   Oder:   3. Tastenkürzel drücken: Strg + P (Windows/Linux) bzw. Cmd + P (macOS). 4. „Als PDF speichern“ auswählen.   Des Weiteren bietet zB. PDF24 ein Tool, um viele Dateien in ein PDF umzuwandeln. ... Mehr anzeigen

oben werden große Geräte angesprochen, aber wie sieht's aus mit einem Smartphone als Scanner?   Für das Scannen von Belegen für die Weiterverarbeitung in der Buchhaltungssoftware gilt: Ein Smartphone ist grundsätzlich ebenfalls geeignet, insbesondere bei kleineren Belegmengen. Beim Abfotografieren solltest du, wenn verfügbar, die integrierte Scan-Funktion nutzen, da sie typischerweise OCR unterstützt (also eine Texterkennung der Belegdaten ermöglicht). Achte jedoch unbedingt auf die Dateigröße: Übermittle nicht unnötig große Bilddateien. Reduziere die Auflösung oder komprimiere die Datei direkt auf dem Smartphone und sende erst danach den Beleg. ... Mehr anzeigen

Hier geht es um Auftragswesen next, das hat nichts mit Rewe zu tun.   Meister, keiner weiß was du hier gerade willst. Auftragswesen next ist ein Zusatzmodul zu DATEV Unternehmen online (DUo). Wenn die von Mandanten in DUo bereitgestellten Belegkopien und Metadaten nicht über die von DATEV vorgesehene Schnittstelle aus DUo abgeholt, in Rewe bearbeitet und anschließend wieder in DUo zurückgeschrieben werden, kommt es zu ähnlichen Problemen wie zuvor beschrieben. DUo ist dabei keine „Stand-alone“-Software, sondern dient dem Austausch zwischen Mandant und Kanzlei. In diesem Prozess übernimmt K-RW (Rewe) das Bearbeiten bzw. Buchen sowie das anschließende Zurückschreiben. FYI @jjunker @VerenaWied  ... Mehr anzeigen

Der Automatisierungsservice Rechnungen (ASR) läuft nach dem aktuellen Stand der DATEV-Technik im Hintergrund über die Microsoft-Cloud-Infrastruktur. Nicht alle Mandanten sind mit diesem Datentransfer einverstanden. Technologisch gesehen handelt es sich beim ASR um Machine Learning (Maschinelles Lernen) – genauer gesagt um überwachtes Lernen (Supervised Learning). Diese algorithmische Kontierungslogik beherrscht DATEV auch selbst.   Die Bearbeitungsform Erweitert in DATEV Unternehmen online ist, wenn sie richtig eingerichtet und genutzt wird, eine hervorragende Lösung für den strukturierten, kontrollierenden Mandanten, die meines Erachtens auf keinen Fall abgeschafft werden sollte.   Für den unstrukturierten ‚Schuhkarton-Mandanten‘ hingegen ist die Bearbeitungsform Standard (reines Hochladen) in Kombination mit dem ASR vermutlich der bessere Schutz: Der Mandant kann im DATEV-System mangels Rechten keine Stammdaten falsch pflegen oder Warnmeldungen ignorieren. Die Qualitätskontrolle und das Filtern von Fehlern übernimmt die Kanzlei mithilfe der KI-Ampel im Rechnungswesen.   ... Mehr anzeigen

Die Rede war vom ‚alten‘ System. Wenn das neue System über keine ‚Dublettenwarnung‘ verfügt, ist es in dieser Form nicht nutzbar. ... Mehr anzeigen

womit wir und die Mandanten nicht zufrieden waren? zB doppelt hochgeladene Belege hängen rum   Wird ein Beleg vom Mandanten doppelt hochgeladen, warnt das System bereits beim Speichern. Sie erhalten einen Hinweis, dass bereits ein Beleg mit derselben Rechnungs‑/ Belegnummer (bzw. demselben Dateinamen) im System existiert. In diesem Moment können Mandanten den Vorgang abbrechen und den Dublett‑Eintrag aus dem Posteingang in den Papierkorb verschieben. Wenn sowohl Mandant als auch Kanzlei die gleiche Vorgehensweise kennen und konsequent anwenden, entstehen keine doppelten Belege.   Sollten Sie trotz dieser Warnung immer wieder Doppelbelege erhalten, empfehle ich, gemeinsam mit dem Mandanten folgende Punkte zu prüfen: Einheitliche Beleg‑Bezeichnung (Rechnungs‑/ Belegnummer) verwenden. Kurze Schulung des Mandanten im Upload‑Prozess (z. B. nur einmalig auf „Speichern“ klicken). Regelmäßige Bereinigung des Posteingangs – nicht archivierte Belege im Papierkorb löschen. ... Mehr anzeigen

@AKW @Kerstin_Schulz Danke! ... Mehr anzeigen

M.E. wird an der Stelle im DUO kontiert. Das macht Sinn wenn der Mandant viele verschiedene Warenkonten hat oder Kostenstellen und weiss was er tut. Für die meisten Mandanten, die ich kenne, würde ich es für eine überflüssige ABM halten, den Mandant jeden Beleg bearbeiten zu lassen.   DATEV Unternehmen online (DUO) im Arbeitsmodus „Erweitert“ wandelt der digitale Pendelordner zu einem kleinen, aber voll funktionsfähigen kaufmännischen Vorsystem beim Mandanten. Der Mandant sieht sofort, welche Rechnungen noch offen sind und welche bereits bezahlt wurden. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt das Liquiditätsmanagement.     ... Mehr anzeigen

dass dem Mandanten nicht gleich aufgezeigt wird, was muss ich noch zahlen? wg Skonto Ausnutzung und wer muss mir noch zahlen? Im Arbeitsmodus ‚Erweitert‘ ist das machbar. Das System kann das.   In der Praxis scheitert es erstaunlich oft an den gleichen Dingen: Mal wird der Modus nicht sauber konfiguriert. Mal fehlt dem Mandanten die nötige Schulung. Und oft wird in der Kanzlei der digitale Kreislauf unterbrochen: Wer die Daten nicht via RZ abholt, nicht konsequent über die Buchungsvorschläge verarbeitet und am Ende beim Schließen die Buchungsinformationen zurückschreibt, verschenkt den ganzen Zauber. DATEV Unternhemen online in der Modus ‚Erweitert‘ ist eben kein digitaler Pendelordner, sondern eine Prozessspezialisierung.   Hilfedokumente:    https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1071453 https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1071560 https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1080873   https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1026117     Video:   https://secure16.datev.de/dlpon/course/view.php?id=272           ... Mehr anzeigen

Wichtig ist auch, dass Sie nach einem Mandanten‑Übertrag (MU) prüfen, in welchem Arbeits‑Modus DATEV Unternehmen online (DUO) beim Vorberater verwendet wurde. So vermeiden Sie Doppelarbeit, fehlende Auswertungen und Dateninkonsistenzen.   Standard‑Modus → Basis-Funktionen: Beleg-Upload, Beleg-Vorschau, einfache Buchungs-Vorschläge vorerfassen. Erweiterter Modus → Vorerfassen von Lieferanten- und Kundenrechnungen. Hier existieren bereits vordefinierte Konten‑ und Stammdaten‑Strukturen. Ohne genaue Abstimmung laufen die Systeme aneinander vorbei. Sie sollten also die bestehenden Rollen, Konten‑zuordnungen und ggf. benutzerdefinierte Felder in Ihrer RVO abgleichen. Prüfen Sie, ob bereits Erweiterte‑Rollen (z. B. Kostenstellen‑Verwalter, Lohn‑Buchhalter) existieren und übernehmen Sie sie, oder passen Sie Ihre eigenen Rollen an. Nur Posteingang → erstellen Sie ggf. nur Upload‑Rollen und planen Sie die nachträgliche Buchung intern. Hier ist Lassen Sie sich auch den genauen Umfang der bereits erfassten Belege und Buchungen mitteilen. Hinweis für den Arbeitsmodus 'Erweitert': Im erweiterten Modus stehen dem Mandanten erweiterte Funktionen wie automatisierte Belegerkennung, vorgefüllte Zahlungsträger, automatisierter Kontrolle der Kontoauszüge, intelligente Rechnungslisten sowie zentrale Auswertungen zur Verfügung. Die Kanzlei stellt zentrale Auswertungen bereit, die auf den durch die automatisierten Prozesse erzeugten, konsistenten Stammdaten und Buchungssätzen basieren. Diese Prozesse setzen die von DATEV bereitgestellten, automatisierten Daten‑Abhol‑ und Verarbeitungs‑Schnittstellen in der Kanzlei voraus.   Siehe auch: https://www.datev.de/content/dam/markenassets/themen-und-produktgruppen/mydatev/pdf/hilfe-center-datev-unternehmen-online/Leitfaden_DUO_Inbetriebnahme_Kanzlei.pdf     ... Mehr anzeigen

Wie setzt man eine Anzahlungsrechnung (Vorschuss) um? Es wurde noch keine Leistung erbracht. Die Umsatzsteuer entsteht erst im Monat des Geldeingangs (Ist-Versteuerung). ... Mehr anzeigen

Bei Gewerbe- und Umsatzsteuer rechne ich in Excel aus, was am Ende rauskommen sollte und mache dann die Programmübergabe. Differenzen gehe ich dann nach, da habe ich auch viel gelernt. Mich würde interessieren, ob DATEV solche Auswertungen nicht bereits automatisiert bereitstellen kann. Falls ja, wäre es dann nicht zielführender, Berufseinsteiger im Umgang mit diesen Funktionen zu schulen? Sonst besteht am Ende eher die Gefahr, dass man Excel an die Grenzen von DATEV anpasst – statt die Möglichkeiten von DATEV auszuschöpfen.   ... Mehr anzeigen

Die Kunst ist, einen komplexen Sachverhalt mit einfachen Worten verständlich wiederzugeben (in der Mandantensprache, wie du sie nennst), so dass auch der Handwerker am Ende sagt "Ah, alles klar, so ist das also!" und nicht nur der Prof. Dr. Dr.   Steuerberatersprache ist in der Regel weder für den Handwerker noch für den Prof. Dr. Dr. wirklich verständlich. Fachbegriffe sind an sich keine Auszeichnung für Kompetenz. Gute Beratung zeigt sich darin, komplexe steuerliche Sachverhalte so zu erklären und zu erläutern, dass sie jeder Mandant nachvollziehen kann – unabhängig von seinem Bildungsgrad.     ... Mehr anzeigen

Wahrcheinlich als Kanzlei Fall (X,XX€), ohne seperaten DUO Vertrag? Kanzlei lädt Belege hoch etc., der MD weiß dann meistens gar nicht, das DUO benutzt wird.   Vielleicht soll die Kanzlei in diesem Fall auch nur Belege online abonnieren? ... Mehr anzeigen

Mandanten sollten unbedingt die Möglichkeit behalten, Belege in Ordner abzuheften und die Ordner revisionssicher ins RZ zu archivieren. Nicht nur um Belege einfach zurückfinden zu können, auch als Kontrolle   Volltextsuche in einem Belegozean wird voraussichtlich in vielen Fällen zu viele Resultate geben. Eine optische Suche ist bei E‑Rechnungen schwierig, wenn nicht die ‚PDF‘‑Rechnung als erste Seite gezeigt wird. ... Mehr anzeigen

Mir geht es um die Situation, in der ‚Auftragswesen next‘ von Mandanten als Modul in DATEV Unternehmen online genutzt wird. Dann müssen die Belege sec, oder angereichert mit buchungsrelevanten Daten, zur Buchung von der Kanzlei aus DUo abgeholt werden. Dabei ist es wichtig, dass die Kanzlei die für den jeweiligen Bearbeitungsmodus vorgesehene Abholmethode und Bearbeitungsmethode nutzt.   Arbeitet der Mandant im Bearbeitungsmodus 'erweitert' und bucht die Kanzlei mit der Methode ‚Digitale Belege buchen‘ statt ‚Buchungsvorschläge bearbeiten‘, werden die Daten nicht einwandfrei in DUo zurückgeschrieben und gibt es Fehler. ... Mehr anzeigen

Danke für den Hinweis. Gibt es in dieser Variante für den Mandanten vielleicht nicht die Wahl zwischen dem Arbeitsmodus ‚Standard‘ und ‚Erweitert‘? ... Mehr anzeigen

Guten Abend Herr Thaler, sollte nicht zuerst geprüft werden, ob der Mandant DUo im Arbeitsmodus „Standard“ oder „Erweitert“ nutzt? Wie ich verstanden habe, ist für Kanzleien eine andere Bearbeitungsmethode vorgesehen, wenn im Modus "Erweitert" gearbeitet wird. Wird eine 'falsche' Methode gewählt, gehen vorerfasste Daten verloren und läuft der Austausch zwischen DUo und K-RW nicht reibungslos? ... Mehr anzeigen

Es kann sein, dass der Datenaustausch zwischen DUo 'erweitert' und K-RW nicht einwandfrei läuft, weil Mandant und/oder Kanzlei irgendwo im Prozess anders arbeiten als von DATEV vorgesehen. Leider gibt es dazu keine klaren Hilfedokumente. ... Mehr anzeigen

Zu Punkt 2: Bei unserem Mandant erscheinen bei den offenen Kunden- und Lieferanten Rechnungen auch solche die bereits bezahlt wurden.   Ich habe es auch noch nicht so richtig erlebt, dass es zu 100% automatisiert läuft. @ManjaT    Das kann damit zu tun haben, dass irgendwo in dem Prozess etwas nicht ausgeführt wird, wie von DATEV vorgesehen. DATEV hat bis jetzt leider kein klares Hilfedokument mit einer eindeutigen Prozessbeschreibung von dem vorgesehenen End-to-End-Workflow erstellt.   Bei den Kanzleien sind laut unserem DATEV-Berater oft nicht die notwendigen Kenntnisse vorhanden. Es würde Kanzleien helfen, wenn DATEV den Gesamtprozess als Best Practice beschreibt und dokumentiert. Nur so kann das vorhandene Automatisierungspotenzial konsequent genutzt werden.   Ein allgemeiner Rat: Lasst euch bei der Einrichtung von DUo 'erweitert'; der Abstimmung zwischen Mandant und Kanzlei und der zu nutzenden Bearbeitungsweise, von einem Experten unterstützen. Gehe als Steuerberater nicht standardmäßig davon aus, dass man sich hier 'reinfuchsen' kann. Wichtig ist es auf jeden Fall, dass, wenn der Mandant im Arbeitsmodus 'erweitert' arbeitet, die Belege von der Kanzlei nicht abgeholt werden aus einem Ordner und dann über "Digitale Belege buchen" gebucht werden. Dann gehen die vom Mandanten zugefügten Daten verloren und der Datenaustausch zwischen Kanzlei (Kanzlei-Rechnungswesen) und Mandant (DUo) läuft nicht einwandfrei. Es kommt zu Dubletten in den Stammdaten, und Belege werden zweimal eingetragen, mit unterschiedlichen Beleg-ID's. Die schönen Überwachungstools, die DATEV Unternehmen online 'erweitert' bietet, funktionieren nun nicht mehr. Nutze stattdessen die Methode „Buchungsvorschläge bearbeiten." Siehe den Beitrag: https://www.datev-community.de/t5/Unternehmen-online/Erweitert-Belege-bereitstellen-Belege-abholen/m-p/562142#M64535     ... Mehr anzeigen

Wir nutzen DATEV Unternehmen online (DUo) als Gesamtpaket, inklusive des Moduls „Auftragswesen next" und sehen die Stammdaten als Dreh- und Angelpunkt der Automatisierung. Dort werden so viele Eckdaten wie möglich eingespeist, darunter E-Mail-Adressen. In den DUo Arbeitsmodus 'erweitert' geht das. Wenn bis jetzt überwiegend der klassische Postweg benutzt wurde und umgestellt wird auf digital, gibt es tatsächlich extra Arbeit. Aber dafür kann DATEV ja nichts … ... Mehr anzeigen

DATEV Unternehmen online erweitert, ohne Möglichkeit, E‑Rechnungen zu erstellen, wäre nicht zeitgemäß und ineffizient. Die Stammdatenbank ist doch schon da. Noch eine Bitte an DATEV, die Softwareversionen zu nummerieren, statt neuere Versionen ‚online‘ oder ‚next‘ zu nennen … @Eva_Hartwich  ... Mehr anzeigen

Danke fürs Feedback. Bei DUo erweitert wird grundsätzlich nicht kontiert und gebucht. Mandanten legen die Stammdaten an und pflegen sie, laden digitale oder digitalisierte Belege hoch und erweitern diese mit buchungsrelevanten Details: Ware/Leistung; Zahlungsziel, Skonto, Überweisung erstellen etc. DATEV verknüpft erkannte Belege automatisiert mit Bankkontoumsätzen, Mandanten ergänzen per Hand.   Die Kontennummern werden von Mandanten in den Stammdaten eingepflegt, in Absprache mit der Kanzlei. Kontenstellen dito. DATEV stellt diese automatisiert in den Vorerfassungsmasken bereit, wenn bei einem Beleg über OCR ein Kunde oder Lieferant aus den Stammdaten erkannt wird.   Die BuHa-Kenntnisse kommen also von der Kanzlei. DUo ist für uns ein Werkzeug der Zusammenarbeit. ... Mehr anzeigen

@dombrowski @dotic Zum besseren Verständnis: Was genau meinen Sie mit "On-Premise Cloud"? Die Kanzlei-interne Cloud? Das DATEV-RZ?   Und was ist gemeint mit 'Cloud'? Servern von Amazon, Google, Microsoft & Co?   Könnte es sein, dass mit dem Begriff „Cloud“ Unterschiedliches gemeint ist und vielleicht Erklärungsbedarf besteht? ... Mehr anzeigen

Vielleicht antworte ich hiermit nicht genau auf die Frage, aber es könnte hilfreich sein, unsere Arbeitsmethode einzubringen. Auch wir nutzen DATEV Unternehmen online in der erweiterten Version. Bei der Einrichtung haben wir uns unterstützen lassen von einem DATEV-System-Partner. Wir legen die Stammdaten an und pflegen sie. In Absprache mit der Kanzlei, haben wir die Konten in den jeweiligen Stammdaten festgelegt. Bei der Vorerfassung in DUo liest DATEV via OCR die Belege und verknüpft Rechnungen automatisiert mit den Stammdaten. So fließen die in den Stammdaten festgelegten Konten automatisiert in die Belegmaske. Die mit buchungsrelevanten Daten angereicherten Belege werden von uns monatlich für die Kanzlei bereitgestellt in DUo. Wenn die Kanzlei diese Buchungsstapel abholt mit der Methode "Buchungsvorschläge bearbeiten", fließen die von uns vorerfassten Daten automatisch mit rüber ins K‑RW.   Aus der Praxis ist bekannt, dass es gängig ist, mit der Methode "Digitale Belege buchen" zu arbeiten und die Belege aus Ordnern in Duo abzuholen. In diesem Fall gehen die vorerfassten Daten verloren. Das passiert nicht, wenn die Methode „Buchungsvorschläge bearbeiten“ genutzt wird. Vielleicht ist es so möglich, 'nervige' Arbeit zu verringern. ... Mehr anzeigen

@johndonym  @björn    Nach meinem Eindruck bleibt dieser Workflow in der Praxis häufig ungenutzt. Statt den bereitgestellten Buchungsstapel zu übernehmen und über „Buchungsvorschläge bearbeiten“ weiterzuverarbeiten, wird entweder die Funktion „Digitale Belege buchen“ verwendet oder es werden lediglich die digitalen Belege aus Ordnern in Unternehmen online übernommen.   Dadurch wird das Automatisierungspotenzial der erweiterten Vorerfassung nicht vollständig genutzt. Die vom Mandanten bereits erfassten Buchungsinformationen werden möglicherweise nicht oder nicht vollständig übernommen und stehen dann auch für weitere Automatisierungen – etwa Lerndateien – nicht mehr in vollem Umfang zur Verfügung. Zudem kann ein einwandfreier Rückfluss von Informationen nach Unternehmen online beeinträchtigt werden.   Mandanten, die Zeit in eine qualifizierte Vorerfassung investieren, sollten darauf vertrauen können, dass diese Informationen im weiteren Buchungsprozess genutzt werden. Entsteht zusätzlicher Kanzleiaufwand allein deshalb, weil der vorgesehene Automatisierungsprozess nicht ausgeschöpft wird, stellt sich zumindest die Frage, ob dieser Mehraufwand dem Mandanten zugerechnet werden sollte.   Was mir in diesem Zusammenhang fehlt, ist eine eindeutige Prozessbeschreibung von DATEV. Zu den einzelnen Funktionen gibt es zahlreiche Hilfeseiten. Eine durchgängige Dokumentation des vorgesehenen End-to-End-Workflows – von der Vorerfassung im Arbeitsmodus „Erweitert“ in DATEV Unternehmen online über „Belege bereitstellen“, die Übernahme des Buchungsstapels in Kanzlei-Rechnungswesen bis zur Weiterverarbeitung über „Buchungsvorschläge bearbeiten“ – habe ich bislang jedoch nicht gefunden.   Ich würde mir wünschen, dass DATEV den Gesamtprozess als Best Practice beschreibt und dokumentiert. Das würde Kanzleien helfen, das vorhandene Automatisierungspotenzial konsequent zu nutzen, und Mandanten die Sicherheit geben, dass ihre Vorerfassung den vorgesehenen Mehrwert im weiteren Buchungsprozess tatsächlich entfaltet.   Wie setzen andere Kanzleien diesen Workflow um? Arbeiten Sie bereits mit „Buchungsvorschläge bearbeiten“? ... Mehr anzeigen

Essenzielles Thema! Guter Vorschlag. Dazu sollte eine ordentliche Abwicklung der Übergabe mit aufgenommen werden müssen in der Vertragsgestaltung. Der Mandant sollte sich nicht mit Fehlerbehebung und Kosten beschäftigen müssen. Vielleicht können Erfahrungen gesammelt werden und eine Arbeitsgruppe gegründet werden. ... Mehr anzeigen

@CKB83 schrieb:  Wir nutzen DUO (...) rein als Belegschubse und verarbeiten die Daten mit unzähligen Tools, bspw. Tabula, (...). Viele Mandate digitalisieren wir aktuell auch selber, aber auf Grund des grottigen ASRs wechseln diese gerade alle zu Tabula und ich kann nach den ersten Tests mal anteasern, dass man sich das anschauen von Tabula lohnt. Nach den ersten 100 Belegen die noch etwas hakelig sind, sind vom zweiten Monat 94 % der Belege automatisch gebucht worden, ohne Zutun und ich hab jeden Beleg durchgeklickt und drei Umbuchungen vorgenommen."   Das kann DATEV Unternehmen online im Arbeitsmodus 'erweitert' genau so. Als Mandant würde ich nicht zulassen, dass unsere Steuerkanzlei Daten austauscht über ein Tool, betrieben von einer UG aus Berlin (siehe Impressum Tabula) die nur auf Papier Datensicherheit bietet. ... Mehr anzeigen

Genau, und vielleicht auch eine breite Marketingkampagne. Viele Kanzleien scheitern bei DATEV Unternehmen online (DUO) nicht am Wollen, sondern am konkreten Anwendungswissen und der Zeit für Abstimmung und Einrichtung. ... Mehr anzeigen