E-Rechnung empfangen und verarbeiten

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In 2025 - 2027 kann ja, falls ich es richtig im Kopf habe, weiterhin Papier verwendet werden und wenn der Empfänger zustimmt, PDF. Die Frage in 2027 wäre allenfalls, ob Ihr Vermieter mehr als 800 T€ Vorjahresumsatz gemacht hat und somit der vorgezogenen E-Rechnungspflicht unterliegt. Wenn dies nicht bekannt ist, würde ich es mir notfalls vom Vermieter bestätigen lassen.

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nochmal zur Leitweg-ID:

start - leitweg-id

Da steht etwas weiter unten:

ZRE und OZG-RE Portale

Wenn Sie Ihre Rechnung an Plattformen wie ZRE oder OZG-RE übermitteln, ist es zwingend erforderlich, im Feld „Buyer Reference“ (BT-10 Buyer Reference) das Leitweg-ID anzugeben.

Wenn Sie die Rechnung per E-Mail direkt an den Kunden senden, ist die Verwendung der Leitweg-ID optional. Klären Sie direkt mit dem Auftraggeber, ob die Leitweg-ID erforderlich ist oder nicht.

-> also vermutlich doch kein Pflichtfeld bei B2B-X-Rechnungen, nur an öffentliche Auftraggeber oder bei Nutzung der entsprechenden Übermittlungsplattformen

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Geilo @guenther! Dann wird's mal so richtig kompliziert, aufwendig und bürokratisch 😅. Nicht nur 2 Formate, sondern auch 2 Übermittlungswege und der ERP-Hersteller legt fest, ob die ID ein Pflichtfeld ist? Wenn das 2025 schon in so einem Chaos anfängt, wer fängt das 2028 wieder ein? 

Und wer Steuerbetrug vermeiden möchte, möge es seinen Bürgern einfach machen - nicht kompliziert, weil man sonst sich Worakrounds baut. Aber was erzähle ich hier. Muss ich mal in Berlin den Fachleuten in Gremien, Ausschüssen und Beratungsstuhlkreisen erzählen 😅.

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@guenther  schrieb:

das Leitweg-ID

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Das Leitweg-ID. Das ID. Das …

Und überall sonst schreiben sie natürlich "die ID". Korrekturlesen ist ja soo 2000.

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Spoiler

... eine schöne Nachtlektüre, das Verzeichnis der Leitweg-IDs (https://verzeichnis.leitweg-id.de/?_gl=1*11nykhh*_ga*MzA1MzAxMTgzLjE3MTc0OTM5NDU.*_ga_4W83GSYMFK*MTcxNzQ5Mzk0NC4xLjEuMTcxNzQ5NDg4MC4wLjAuMA..&_ga=2.250256070.1131949899.1717493945-305301183.1717493945 )...

... falls man sich das Postleitzahlenverzeichnis schon gemerkt hat

Ich rechne fest damit, dass dieses Verzeichnis noch viiiiiel länger und dadurch noch spannender wird

... jedenfalls gut zu wissen, welche Leitweg-ID die 

"Landesforschungsanstalt für Landwirtschaft und Fischerei Mecklenburg-Vorpommern (LFA)"

hat, 

falls man ihr mal eine E-Rechnung zustellen muss

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Herr @vogtsburger, ich dachte, da kommt jetzt sowas wie: Hoffentlich leitet einen die Leidweg-ID nicht ins Nirwana 😂.

Achso und an DATEV gerichtet:

DATEV so: Wir können nur maximal 20 Einträge pro Seite darstellen 😅. #BigData und so is calling you DATEV ☎️. Oder sind Anwender mit 1500 Einträgen maximal überfordert und DATEV möchte den Anwender vor seiner selbst schützen ⚔️?

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Genau das ist gemeint: Jetzt muss ich mir um wirklich sicher zu gehen auch noch Bestätigungen abholen die im Falle einer Prüfung genau was bewirken? Richtig, VStA versagt und Kommentar "wenden Sie sich an den Rechnungsersteller" 😄

Ja, sorry, aber das ist Gesetzgebung wie ich sie Liebe und gerne anderen im UN Nahe bringe 😉

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@metalposaunist  schrieb:

#BigData und so is calling you DATEV ☎️.

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Und nicht vergessen: Too big for Excel is not "Big Data"!

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Hallo @PaHeld.

vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

Wir arbeiten aktuell daran, die Datenvisualisierung von E-Rechnungen zu verbessern und die Daten übersichtlich, gut strukturiert und dennoch vollständig anzuzeigen.

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Nur mal eine Gedankenspielerei - ab Oktober etwa sollen ja die Wirtschafts-Identifikationsnummern vergeben werden, vielleicht benötigt man diese, um dann die Leitweg-ID zu beantragen. 🙈

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Nein, an die SV Nummer @Wuppergirl, die dann ggf. wechselst, wenn Du dein Geschlecht wechselst. Damit wechselt auch die Wirtschafts-ID mit und alles geht per Post raus 😅.  

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Hallo,

habt ihr euch auch schon mit der Frage befasst, wie es für die Gewinnermittler aussieht?

Müssen wir alle Gewinnermittlung künftig "zwingen" mit DATEV U.O. zu arbeiten und

die Belege an die Bank die verknüpfen, damit ihnen der Vorsteuerabzug gesichert ist?

Oder wie sieht die Lösung aus?

LG BB

[#13]

Für den Vorsteuerabzug benötigt man eine ordnungsgemäße Rechnung, ggf, eine E-Rechnung (siehe Entwurf BMF-Schreiben).

Lt. BMF soll/muss die Rechnung revisionssicher aufbewahrt werden, in welchem System ist egal, nur revisionssicher.

Eine Verknüpfung mit der Bank in DUO ist somit nicht notwendig, den Ablauf muss jeder für sich abstimmen.

Zwischen den Regelungen zur Aufbewahrung der E-Rechnung und den jetzigen pdf-Rechnungen u.ä. gibt es aber keine Unterschiede, die Archivierungspflichten bestehen schon viele Jahre, das ist also nichts neues.

Spannende ungeklärte Frage ist folgende:

Der Mandant speichert die E-Rechnungen alle im Win-Dateisystem ab, Finanzamt prüft, Mandant übergibt die Rechnungen auf einem Datenträger. M.E. müsste der VSt-Abzug trotzdem funktionieren, obwohl die Rechnungen nicht revisionssicher archiviert sind.

[#14]

OK, aber denkst du nicht, dass hier das "Zahlprinzip" für die Vorsteuer greift?

LG BB

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@BB66119  schrieb:

OK, aber denkst du nicht, dass hier das "Zahlprinzip" für die Vorsteuer greift?

LG BB

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Die Zahlung ist für den Vorsteuerabzug vollkommen egal, nur ggf. § 17 UStG, wenn überhaupt nicht gezahlt wird.

Das ändert sich evtl. erst ab 2016 durch das JStG 2024

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Finde ich interessant. Woher weiß ich als Leistungsempfänger ob der Leistungserbringer nach § 20 UStG versteuert??? 🙄

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@renek  schrieb:

Finde ich interessant. Woher weiß ich als Leistungsempfänger ob der Leistungserbringer nach § 20 UStG versteuert??? 🙄

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Ich vermute, dass es ähnlich wie beim Kleinunternehmer als Hinweis auf der Rechnung stehen muss. Oder wenn sich die Frage auf den technischen Bereich der E-Rechnung bezieht, muss in der E-Rechnung eine entsprechende Kennzeichnung 0 oder 1 hinterlegt sein.

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Spannende ungeklärte Frage ist folgende:

Der Mandant speichert die E-Rechnungen alle im Win-Dateisystem ab, Finanzamt prüft, Mandant übergibt die Rechnungen auf einem Datenträger. M.E. müsste der VSt-Abzug trotzdem funktionieren, obwohl die Rechnungen nicht revisionssicher archiviert sind.

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Wenn die Speicherung nicht revisionssicher erfolgt sind die Aufbewahrungsvorschriften der AO verletzt.

--> vermutlich Sicherheitszuschläge oder schlimmstenfalls Verwerfung

Nach dem UStG sind mir (noch) keine Vorschriften die gegen den VSt Abzug sprechen  

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Ohne Onlinesystem (DUO oder was auch immer) wird es künftig nicht mehr funktionieren.

Egal welche Unternehmensgröße.

Ob man jetzt die Verknüpfung mit der Bank macht, die Rechnungen kreditorisch und debitorisch vorerfasst oder mit dem ASR vorkontieren lässt ist m.M.n. egal.

Mittelfristig ist der ASR aber auch hier gesetzt.

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@renek  schrieb:

Finde ich interessant. Woher weiß ich als Leistungsempfänger ob der Leistungserbringer nach § 20 UStG versteuert??? 🙄

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Hier soll der § 14 UStG um die Angabe Soll- oder Ist-Versteuerung beim Leistenden ergänzt werden, Fundstelle habe ich gerade nicht...

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hab es gefunden: Jahressteuergesetz 2024 (Regierungsentwurf) Seite 65...

Damit wird es immer aufwendiger. Und bei der DATEV muss man dann auch überlegen wie man das umsetzt 😄

[#22]

Damit wird es immer aufwendiger. Und bei der DATEV muss man dann auch überlegen wie man das umsetzt

Die Möglichkeit, den Geschäftspartner als Ist-Versteuerer in den Geschäftspartnerstammdaten zu kennzeichnen, gibt es schon. (unterhalb der USt-ID-Nummer)

[#23]

??? Wo?

V.12.48 hat das nicht.

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Habe es gerade ebenfalls geprüft. Die Checkbox war genau an der Stelle aus Ihrem Screenshot. In der aktuellen Programmversion ist sie wieder verschwunden.

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Hier sehe ich ebenfalls (vielleicht auch zu unrecht) das größte Problem beim Mandanten.

Der Empfang sollte letztlich kein Problem sein, die Bezahlung und die Weiterleitung an den Steuerberater oder zur Buchführung grundsätzlich ebenfalls nicht.

Aber die revisionssichere, GoBD-konforme Ablage...

Das Problem existiert ja schon seit PDF-Dateien oder ähnliches per E-Mail versendet werden. 

Natürlich werben die Anbieter wie DATEV etc. mit revisionssicheren Angeboten.

Aber was ist mit dem Weg bis z.B. Unternehmen Online?

Thema Verfahrensdokumentation/-anweisung... welches in der Praxis wahrscheinlich selten korrekt beachtet, aber auch selten bis nie geprüft wurde.

Muss die E-Mail vielleicht mit abgelegt werden? Wenn es mal keine reine "Briefumschlag"-E-Mail ist. In Unternehmen Online?

Oder habe ich einen kompletten Denkfehler?

Mir erscheint ein weiteres DMS-System beim Mandanten sinnvoll, aber meist nicht zu bezahlen.

Der Mandant will ja (gerade mit zunehmender Digitalisierung) das Ganze nicht nur für den Steuerberater oder die Buchführung machen, sondern vielleicht auch Lieferscheine, Korrespondenz, Abschlüsse, Fotos für Kunden/Versicherungen etc. abspeichern und verwalten. Unternehmen Online ist hier wohl nicht die letzte Lösung...

Cloud-Anwendungen gibt es zwar, aber für kleine Unternehmen habe ich bisher wenig sinnvolles gesehen.

Ein "digitales Cloud-Büro" inklusive E-Mail-Bereich etc. und Schnittstellen zu den Buchführungsprogrammen wäre wahrscheinlich die beste und kostengünstigste Lösung. Habt Ihr Erfahrungen hier?

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@Hoas schrieb:

Mir erscheint ein weiteres DMS-System beim Mandanten sinnvoll, aber meist nicht zu bezahlen.

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Nur wegen der E-Mail Archivierung? Da hilft auch schon Microsoft Exchange online Plan 2 oder die passende Option fürs Postfach und ab damit: Archivierung von E-Mails Die Telekom ist hier nur M365 Reseller. 

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@Hoas schrieb:

sondern vielleicht auch Lieferscheine, Korrespondenz, Abschlüsse, Fotos für Kunden/Versicherungen etc. abspeichern und verwalten. Unternehmen Online ist hier wohl nicht die letzte Lösung...

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Für den Fall ja. Dann braucht's aber eher ein ERP / CRM System statt DMS. Und mit der E-Rechnung hat das Thema erstmal nichts zu tun. 

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@Hoas schrieb:

Habt Ihr Erfahrungen hier?

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Kommt auf den Mandanten drauf an. Ich bin mit M365 und lexOffice happy. Handwerker brauchen sicher andere Tools als lexOffice, je nach Gewerbe. M365 sollte man in allen Fällen anbinden können. Hausverwaltungen nutzen z.B. DOMUS. IT-Dienstleister ggf. eher WeClapp. Für jeden gibt es seine eigene Lösung. 

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@Hoas  schrieb:

Aber die revisionssichere, GoBD-konforme Ablage...

Das Problem existiert ja schon seit PDF-Dateien oder ähnliches per E-Mail versendet werden. 

... 

Mir erscheint ein weiteres DMS-System beim Mandanten sinnvoll, aber meist nicht zu bezahlen.

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Das kommt ganz darauf an. ich habe zu Hause einen UnRaid-Server am laufen und da gibt es als docker auch DMS-Systeme für lau. Das Ganze könnte man also recht kostengünstig (Hardware geht bereits ab 2.000 Euro) realisiert werden.

In größeren UN sollte zumindest ein DMS Pflicht sein. Unseres ist mit selfhosting (also on premise) unter 30k Einmalzahlung und 3,5k jährliche Wartungspauschale relativ günstig verglichen mit anderen Systemen die auf cloud mal eben 36k+ jährlich kosten würden... Es hängt da viel davon ab ob ich Leute im UN habe die sich gerne bei der Administration damit auseinandersetzen wollen und was man für Ansprüche an solche Systeme stellt...

sondern vielleicht auch Lieferscheine, Korrespondenz, Abschlüsse, Fotos für Kunden/Versicherungen etc. abspeichern und verwalten.

Läuft bei uns ebenfalls im DMS. Da brauch ich keinen StB dafür, gerade weil die Speicherkosten bei DATEV dann ins unermessliche laufen können....

Für alle die nur alles über Mail machen und dort archivieren wollen gibt es u.a. auch Lösungen wie MailStore und Co.. Die Aussagen das gerade kleine UN jetzt durch die eRechnung geschröpft werden weil sie extrem großen Aufwand betreiben müssen ist so nicht richtig. Und kostenintensiv muss es auch nicht sein. Es lohnt sich da für alle verschiedene Angebote durch Systemintegratoren erstellen zu lassen und nicht auf pauschale Aussagen zu hören.

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Hallo,

nach stundenlangem durch Foren und Beiträgen überall im Netz durchforsten erschließt sich mir die Umsetzung der GodB Archivierung von E-Rechnungen auch noch nicht gänzlich.

Daher nehme ich diesen Verlauf hier gerne wieder auf.

Gerade in Bezug auf  Datev-Anwendungen sind wir selbst in unserer Steuerkanzlei aktuell unsicher, ob durch Ablage im DATEV DMS die Aufbewahrungspflicht erfüllt ist, bzw. ob der Rechnungsimport ins DMS über den Dokumentenkorb (welcher e-Rechnungen verarbeiten kann) erfüllt ist, oder tatsächlich die Original E-Mail abgelegt werden muss oder sogar die Verarbeitung über DUO zwingend ist (Stichwort Archivierung des Originals!).

Wir nutzen zwar auch DUO, wollen aber aufgrund interner Abläufe unsere Eingangsrechnungen nach wie vor über DMS und NICHT über DUO verwalten.

Gibt es hierzu aktuelle Infos?

Danke vorweg!

[#29]

Hallo,

diese Fragen habe ich mir selbst auch gestellt und würde das für mich wie folgt beantworten:

1. Ablage in DATEV DMS mittels DATEV Outlook Add-In

Hier ist die Ablage der gesamten E-Mail möglich.

Gerade in Bezug auf die GoBD Rz 135 würde ich bei E-Rechnungen immer die gesamte Mail im DMS archivieren um auf Nummer sicher zu gehen.

Bei dieser Lösung gibt es aus meiner Sicht nur das altbekannte Problem, das ich im Falle einer Prüfung nicht nachweisen kann, das ich Belege "versehentlich/mutwillig" gelöscht habe die eigentlich aufbewahrungspflichtig sind.

Bei einer E-Mail Archivierung wird das Original ja bereits vor Zustellung an den Empfänger in der Software-/Hardwarelösung revisionssicher abgelegt und der Empfänger erhält nur noch eine Kopie die er dann auch "versehentlich" löschen oder manipulieren kann, denn das Original ist ja archiviert.

Wir haben in unserer Verfahrensdokumentation den Prozess der Nutzung des DATEV Outlook-Ad Inn peinlichst genau beschrieben und hoffen das es im Falle einer Prüfung nicht zur Unterstellung der "mutwilligen" Löschung kommt.

Man kann dieses Problem aus meiner Sicht nur mit einer E-Mail Archivierung umgehen.

Bitte gebt mir Feedback ob ich mit dieser Einschätzung falsch liege. Danke.

2. DATEV DUO und Upload Mail

Aus meiner Sicht die richtige Lösung für Mandanten die DUO bereits haben und noch kein eigenes DMS nutzen.
In Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation lässt sich aber auch hier das Problem mit dem versehentlichen/mutwilligen Löschen einer mail nicht umgehen.

Aus technischer Sicht erfüllen die Produkte wie DATEV DMS Outlook Add-in, DATEV DMS Dokumentenkorb und DATEV Belege online mit upload Mail die Anforderungen laut den GoBD.

Idee 1:
- Mailadresse für E-Rechnungen erstellen (bspw. rechnung@musterdomain.de)
- Lieferanten informieren das E-Rechnungen/ZUGFeRD-Rechnungen nur noch an diese Adresse geschickt werden dürfen
- Upload Mail einrichten
- automatische Weiterleitung an Upload Mail Adresse im Mailserver konfigurieren

Problem dabei:
- sonstige Rechnungen mit Rechnungsinformationen im Mailtext können nicht verarbeitet werden

- reine E-Rechnungen im XML-Format werden momentan mit Hinweis falscher Dateityp abgelehnt

- SPAM und Irrläufer landen ggf. im DUO

- E-Rechnungen die noch über Portale zum Download bereitgestellt werden (Amazon bspw.) müssen manuell hochgeladen werden (Upload online)

Ich merke gerade das es wohl noch keine "All-In-One"-Lösung für diese Problematik gibt.

So, und jetzt freue ich mich auf Eurer Feedback / Kopf waschen 😉

[#30]

Moin,

danke für deine ausführliche Schilderung. 

Ich sehe es ziemlich genauso.

Leider ist das Belegverwalten in DUO insbesondere wenn möglichst viele Mitarbeitende auf Eingangsrechnungen zugreifen können sollen und insbesondere für den schnellen Zugriff meiner Ansicht nach einfach nicht schön und noch viel weniger schnell....

Daher unsere interne Verwaltung im DMS. Zeitersparnis ist bei der Doppelablage hierbei gleich null.

Outlook Addin nutzen wir bereits ebenso haben wir eine differenzierte Verfahrensbeschreibung durch QM.

Wünschenswert wäre meiner Ansicht nach grundsätzlich eine direkte Verknüpfung von DUO und DMS (egal ob Datev oder andere) .

Das würde auch die Problematik des Belegtransfers bzw. der Aufbewahrung bei Mandatsaufgabe deutlich vereinfachen. Wird jedoch wohl weiter ein Wunsch bleiben.