Neue elektronische Bescheidbekanntgabe ab 2026 - DATEV-Community

ReinerGärtner · ‎09.10.2025

Hallo in die Runde,

Habe mal grds Fragen zur neuen Bescheidbekanntgabe ab 2026.

Grds werden also die Bescheide ab 2026 elektronische bekanntgegeben und die postalische Zustellung ist nur noch die Ausnahme. Der elektronischen Bekanntgabe muss man widersprechen, falls man dies nicht wünscht.

Meine Fragen:

Wenn ich dem Finanzamt keine Email Adresse mitteilen, wie erfolgt dann die Bekanntgabe? Doch postalisch, obwohl nicht widersprochen wurde?

Wie sendet ihr die Bescheide dann an die Mandanten? Elektronischen Bescheid ausdrucken und versenden, ich denke nicht, dass von den meisten Mandanten Email Adressen für die Versendung von Bescheiden vorliegen.

Mit den besten Grüßen

Reiner Gärtner

Beitrag nach "Steuern und Expertisen" verschoben von @Ute_Höpfner

XYZ1 · ‎10.10.2025

Hallo Herr Gärtner,

das Thema elektronische Bescheidbekanntgabe ab 2026 sorgt aktuell bei vielen für Fragen – Sie sind also nicht allein. Hier ein kurzer Überblick zur aktuellen Lage und zu den praktischen Auswirkungen:

Grundsätzliches zur elektronischen Bekanntgabe
- Ab dem 1. Januar 2026 gilt die elektronische Bekanntgabe als Regelfall (§ 122a AO-neu).
- Das bedeutet: Finanzämter stellen Bescheide elektronisch über das Postfach im ELSTER-Portal (Mein ELSTER bzw. Unternehmen-Portal) zu.
- Eine E-Mail-Adresse ist dafür nicht erforderlich – die E-Mail dient nur optional als Benachrichtigung, dass ein neuer Bescheid vorliegt.
👉 Wenn also keine E-Mail hinterlegt ist, erfolgt trotzdem eine elektronische Bereitstellung im ELSTER-Postfach – nicht postalisch, solange kein Widerspruch gegen die elektronische Bekanntgabe eingelegt wurde.
Postalische Zustellung nur auf Antrag
- Wer Bescheide weiterhin auf Papier erhalten möchte, muss aktiv widersprechen (bzw. einen Antrag auf postalische Bekanntgabe stellen).
- Ohne diesen Widerspruch gilt die elektronische Form automatisch als zugestellt.
Versand an Mandanten in der Praxis
- Die Bescheide können über DATEV Unternehmen online / Kanzlei-Rechnungswesen / DMS digital weitergeleitet werden.
- Alternativ können sie – wenn keine digitale Infrastruktur beim Mandanten vorhanden ist – ausgedruckt und per Post versendet werden (so wie bisher mit Ausdruck aus „Steuerkonto online“ oder „E-Steuern“).
- Langfristig ist es sinnvoll, Mandanten nach und nach auf digitale Mandantenpostfächer (z. B. DUO, MyDATEV) oder ELSTER-Zugang umzustellen.
Empfehlung für Kanzleien
- Frühzeitig Mandanten informieren und ggf. Vollmachten oder Einverständniserklärungen zur elektronischen Bekanntgabe anpassen.
- Prüfen, ob die internen Prozesse (DMS, DUO, Mandantenkommunikation) für die digitale Weiterleitung vorbereitet sind.

Kurz gesagt:

Keine E-Mail = trotzdem elektronische Bekanntgabe (über ELSTER)
Papierbescheid nur bei aktivem Widerspruch
Weiterleitung an Mandanten bleibt Kanzleiorganisationsthema (digital oder klassisch per Post).

Viele Grüße

m_brunzendorf · ‎10.10.2025

Ich hätte da mal eine blöde Frage:

bisher finde ich in der Regel dazu nur "geplante Änderung" und bei der Bundessteuerberaterkammer lese ich nur "sollen".

Für mich -persönlich- ist "sollen" und "geplant" kein müssen und keine definitiv umgesetzte Änderung des § 122a AO per 01.01.2026.

Gibt es eine zuverlässige Quelle, in der steht, dass aus dem "geplant" und "sollen" ein "werden" gemacht wurde?

„Rette die Cheerleaderin, rette die Welt!“

martin65 · ‎10.10.2025

Hallo @ReinerGärtner

Mit den Mandanten haben wir vereinbart, dass die Bescheide per E-Mail an die Mandanten weitergeleitet werden. Wegen des E-Mail-Verkehrs haben wir generell mit den Mandanten vereinbart mit welcher "Sicherheitsstufe" die Kommunikation erfolgt.

Gruß

Martin Heim

edit.

steme · ‎10.10.2025

Dazu hab ich dann auch mal eine - vielleicht blöde - Frage:

Was ist denn, wenn der Mandant gar keinen Elster-Zugang hat?

XYZ1 · ‎10.10.2025

Hallo,

keine blöde Frage – die stellen sich gerade viele! 😊

Wenn der Mandant keinen eigenen ELSTER-Zugang hat, ändert das an der elektronischen Bekanntgabe ab 2026 grundsätzlich nichts:

👉 Die Bescheide werden dann in das ELSTER-Postfach der steuerlichen Vertretung (also der Kanzlei) eingestellt, nicht direkt an den Mandanten.

Das heißt:

Ihr als Kanzlei bekommt den Bescheid wie bisher über die Schnittstelle (z. B. DATEV „E-Steuern“) bzw. über das ELSTER-Postfach zugestellt.
Der Mandant selbst braucht keinen eigenen ELSTER-Zugang, solange ihr für ihn bevollmächtigt seid (Vollmacht zur Vertretung beim Finanzamt liegt vor).
Ihr könnt den Bescheid dann wie gewohnt digital weiterleiten (z. B. über DATEV Unternehmen online, MyDATEV, DMS) oder – falls der Mandant noch „papieraffin“ ist – ausdrucken und per Post versenden.

Nur wenn ein Mandant komplett ohne steuerlichen Vertreter ist, würde er selbst ein ELSTER-Konto benötigen, um seine Bescheide elektronisch abrufen zu können.

Viele Grüße

steme · ‎10.10.2025

Danke für die Erläuterung.

Mir geht es da hauptsächlich um die Mandanten, die uns keine Vollmacht erteilt haben (Einkommensteuermandanten machen das oft nicht) und die selber keinen Elster-Zugang haben.

Werden die dann quasi zwangsverpflichtet sich einen ELSTER-Zugang "anzuschaffen"?

Bei denen, bei denen eine Vollmacht vorliegt, ist mir das Vorgehen klar. 🙂

XYZ1 · ‎10.10.2025

nun es ist keine „Zwangsverpflichtung“ im engeren Sinne, aber de facto wird der ELSTER-Zugang zur Voraussetzung, wenn man seine Bescheide ohne Vertreter digital erhalten möchte.

steme · ‎10.10.2025

Na, die, die ihre Bescheide digital erhalten möchten, sind da eher weniger die "Bauchschmerzkandidaten". 😉

FrankB · ‎10.10.2025

Hallo @m_brunzendorf ,

das Gesetz wurde bereits am 23.10.2024 zum 01.01.2026 angepasst.

Hierzu der Link https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__122a.html

Die Finanzverwaltung soll den Bescheid elektronisch bereitstellen, soweit die dazugehörige Erklärung elektronisch eingereicht wurde.

@steme gem. dem neuen §122a (1) AO ist der Empfänger zuerst der Steuerpflichtige mit seinem Nutzerkonto oder nach Punkt 2 der Bevollmächtigte, der/sie die Erklärung elektronisch übermittelt hat.

Mit freundlichen Grüßen

Frank Bähren

m_brunzendorf · ‎10.10.2025

@FrankB schrieb:
Hallo @m_brunzendorf ,

das Gesetz wurde bereits am 23.10.2024 zum 01.01.2026 angepasst.

Hierzu der Link https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__122a.html

Die Finanzverwaltung soll den Bescheid elektronisch bereitstellen, soweit die dazugehörige Erklärung elektronisch eingereicht wurde.

Vielen, vielen Dank für die Info.

Ich lese da trotzdem nur "können" und nicht "soll". 😞

Aber lassen wir das. Glücklicherweise bin ich kein Chef und muss es nicht umsetzen.

Danke nochmals.

„Rette die Cheerleaderin, rette die Welt!“

VerenaWied · ‎10.10.2025

@m_brunzendorf schrieb:
@FrankB schrieb:
Hallo @m_brunzendorf ,

das Gesetz wurde bereits am 23.10.2024 zum 01.01.2026 angepasst.

Hierzu der Link https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__122a.html

Die Finanzverwaltung soll den Bescheid elektronisch bereitstellen, soweit die dazugehörige Erklärung elektronisch eingereicht wurde.

Vielen, vielen Dank für die Info.

Ich lese da trotzdem nur "können" und nicht "soll". 😞

Aber lassen wir das. Glücklicherweise bin ich kein Chef und muss es nicht umsetzen.

Danke nochmals.

Die Umsetzung ist aber wirklich nicht schwierig. Selbst meine Kollegin im Sekretariat, die immer erst Mal meckert, wenn ich einen neuen Prozess "anschleppe" und sich am Anfang schwer tut, fragt mittlerweile nach, warum manche Bescheide immer noch in Papier kommen (Wir sind in NRW...) . Die nervt das nämlich. Der elektronische Workflow ist schneller und einfacher als der "manuelle".

314159 · ‎10.10.2025

Ich hoffe, dass in Zukunft alles vom Finanzamt, also zum Beispiel auch Rückfragen zu Steuererklärungen, über den digitalen Weg versendet wird. Schön wäre auch, wenn es in allen Bundesländern einheitlich läuft.

Für die Bereitstellung der digitalen Bescheide an unsere Mandanten nutzen wir kanzlei.land.

mehrkaffee · ‎10.10.2025

Wie handhabt ihr eigentlich Vertretungsregelungen etc. wenn jemand krank ist?

Wir stellen auch gerade auf die digitalen Bescheide um und vorher gab es halt physische Papierbescheide, bei denen aufgefallen ist, das diese nicht bearbeitet wurden.

Wenn jetzt die Dokumente im DMS beim (nicht anwesenden) Kollegen versauern, muss man das erstmal merken.

Gibts da noch weitere Möglichkeiten als "Fristen der Kanzlei" im Datev Arbeitsplatz?

Bin gerade dabei "Vertretungsfilter" für DMS-Dokumente im Datev Arbeitsplatz zu basteln, damit auch sonstige Dokumente wie Schreiben vom Finanzamt etc. von abwesenden Kollegen auf einen Blick angezeigt werden können.

314159 · ‎10.10.2025

@mehrkaffee schrieb:
Gibts da noch weitere Möglichkeiten als "Fristen der Kanzlei" im Datev Arbeitsplatz?

Bin gerade dabei "Vertretungsfilter" für DMS-Dokumente im Datev Arbeitsplatz zu basteln, damit auch sonstige Dokumente wie Schreiben vom Finanzamt etc. von abwesenden Kollegen auf einen Blick angezeigt werden können.

Den Filter musst du nicht selber basteln. DATEV hat bereits einen Standard-Filter "Stellvertretung".

Interceptor · ‎10.10.2025

@mehrkaffee schrieb:
Wie handhabt ihr eigentlich Vertretungsregelungen etc. wenn jemand krank ist?
...
Bin gerade dabei "Vertretungsfilter" für DMS-Dokumente im Datev Arbeitsplatz zu basteln, damit auch sonstige Dokumente wie Schreiben vom Finanzamt etc. von abwesenden Kollegen auf einen Blick angezeigt werden können.

Genau so.

mfg

marcohüwe · ‎10.10.2025

@mehrkaffee: Zum Thema Stellvertretung gibt es DMS schon eine fertige Lösung. Damit fahren wir seit Jahren ganz gut -> Stellvertretung mit DATEV DMS - DATEV Hilfe-Center

Nur für den Filter "Fristen der Kanzlei/Meine Fristen" haben wir einen eigenen Filter erstellt.

VerenaWied · ‎10.10.2025

@314159 schrieb:
@mehrkaffee schrieb:
Gibts da noch weitere Möglichkeiten als "Fristen der Kanzlei" im Datev Arbeitsplatz?

Bin gerade dabei "Vertretungsfilter" für DMS-Dokumente im Datev Arbeitsplatz zu basteln, damit auch sonstige Dokumente wie Schreiben vom Finanzamt etc. von abwesenden Kollegen auf einen Blick angezeigt werden können.
Den Filter musst du nicht selber basteln. DATEV hat bereits einen Standard-Filter "Stellvertretung".

Cool, danke. Das kannten wir hier auch noch nicht. (Ging bis jetzt auch so, aber vllt. ist es damit ja einfacher).

kristin · ‎13.10.2025

Hallo,

mich interessiert auch die Frage, was ist ab dem 01.01.2026, wenn es keine Vollmacht in der VDB gibt.

Dies betrifft z.B. die eigene Kanzlei, aber auch so vereinzelte Mandanten.

Ich wünsche mir dazu bitte eine Stellungnahme von Datev, denn schließlich steckt ja Datev hinter der VDB und müsste doch wissen, was dann passiert.

Landen die Bescheide dann im Nirvana? Und man bekommt es nicht einmal mit.

Gruß

Kristin Ullrich

ReinerGärtner · ‎13.10.2025

Hallo,

kurzes update meiner Informationen (siehe auch Antworten hier von XYZ1):
Die Bescheide werden grds elektronisch vom Finanzamt bereitgestellt.
Die Mitteilung einer EMail-Adresse an das Finanzamt dient nur dazu, ob man eine Benachrichtigung über die Bereitstellung erhält, oder nicht.

Da wo keine Vollmacht hinterlegt ist und die Steuererklärung nicht per Elster übermittelt wurde, erfolgt die Zusendung noch postalisch (wird aber dann die Ausnahme sein).

Damit wir nun nicht unnötig viel Papier verbrauchen, um die elektronischen Bescheide an die Mandanten zu schicken, holen wir eine entsprechende Einverständniserklärung zur EMail-Kommunikation von den Mandanten ein.

Mit den besten Grüßen

Reiner Gärtner

StB_in · ‎13.10.2025

@ReinerGärtner Vielen Dank.

Ich habe es allerdings so verstanden, dass das Bekanntgabedatum der Emailversand der Benachrichtigung sei.

Was ist, wenn keine Infomail erfolgt? Muss man dann täglich nachschauen, ob ein Bescheid eingegangen ist, weil die Rechtsbehelfsfrist schon läuft?

Interceptor · ‎13.10.2025

@kristin schrieb:
...
mich interessiert auch die Frage, was ist ab dem 01.01.2026, wenn es keine Vollmacht in der VDB gibt.
...

Wo es keine Vollmacht gibt, kann auch keine Bekanntgabe erfolgen - das wäre ja wie eine Vertretung ohne Vertretungsmacht.

mfg

jjunker · ‎13.10.2025

@kristin Wir werden noch ein Infoschreiben an alle Mandate rausschicken. Einige haben selber ein Elster Zertifikat.

Wir hatten jetzt erst den Fall bei dem wir übermittelt haben, der Mandant den Bescheid aber in sein Elster Postfach bekommen hat.

a) Mandant weiß nicht zu welchem Zeitpunkt wir genau übermitteln. Will es in der Regel auch nicht wissen Hauptsache Fristgerecht.

b) Mandant hat keine Mailadresse in Elster hinterlegt. Wird Ergo nicht benachrichtigt.

c) Mandant schaut wohl nicht täglich in sein Elster Postfach

a+b+c kann locker mal dazu führen das bei einem Fehler behafteten Bescheid die vier Wochen Frist nicht gehalten wird.

Eventuell kommt noch d) hinzu: Mandant hat ein uraltes Elsterpostfach in dem aktuell die postalische Zustellung eingetragen ist. Diese fällt ab dem 01.01.26 ja grundsätzlich weg. Der Mandant hat also ein elektronisches Postfach von dem er evtl. gar nichts weiß.

gerade der Fall d) hat mich in der letzten Woche und leider auch am Wochenende gedanklich umgetrieben.

Wo und wie kann man abfragen ob man ein Elsterpostfach hat?

MVP 

VerenaWied · ‎13.10.2025

@jjunker schrieb:
@kristin Wir werden noch ein Infoschreiben an alle Mandate rausschicken. Einige haben selber ein Elster Zertifikat.
Wir hatten jetzt erst den Fall bei dem wir übermittelt haben, der Mandant den Bescheid aber in sein Elster Postfach bekommen hat.
a) Mandant weiß nicht zu welchem Zeitpunkt wir genau übermitteln. Will es in der Regel auch nicht wissen Hauptsache Fristgerecht.
b) Mandant hat keine Mailadresse in Elster hinterlegt. Wird Ergo nicht benachrichtigt.
c) Mandant schaut wohl nicht täglich in sein Elster Postfach

a+b+c kann locker mal dazu führen das bei einem Fehler behafteten Bescheid die vier Wochen Frist nicht gehalten wird.

Eventuell kommt noch d) hinzu: Mandant hat ein uraltes Elsterpostfach in dem aktuell die postalische Zustellung eingetragen ist. Diese fällt ab dem 01.01.26 ja grundsätzlich weg. Der Mandant hat also ein elektronisches Postfach von dem er evtl. gar nichts weiß.

gerade der Fall d) hat mich in der letzten Woche und leider auch am Wochenende gedanklich umgetrieben.
Wo und wie kann man abfragen ob man ein Elsterpostfach hat?

Verständnisfrage: Habt ihr in diesem Fall eine Vertretungsvollmacht für den Mandanten? Oder liegt keine vor, weswegen er in Elster den Bescheid erhalten hat?

jjunker · ‎13.10.2025

Wir haben eine Vertretungsvollmacht ohne Empfangsvollmacht bei dem Mandat. Das Mandat hat ein eigenes Elster Zertifikat in dem er als Empfänger eingetragen ist.

Frage ist jetzt wird immer dem übermittelndem Zertifikat der Bescheid elektronisch bekannt gegeben oder gilt das Mandatseigene Zertifikat als Trumpf?

MVP 

VerenaWied · ‎13.10.2025

Super danke, dann kann ich die Problematik einordnen. Wir haben einen Mandanten von dem ich weiß, dass er einen Elsterzugang hat, er hat die Zugangsdaten nicht mehr. Da haben wir aber auch Empfangsvollmacht, somit in dem Fall kein Problem.

mehrkaffee · ‎13.10.2025

Ohne Empfangsvollmacht kann ja eigentlich nur "an das Zertifikat des Mandanten" bekanntgegeben werden.

(Vertretung ja: / Empfang: nein)

kristin · ‎14.10.2025

@ jjunker

Wir haben auch einige Mandanten, die damals ihre Grundsteuererkl. selbst erstellt haben und somit mit Sicherheit noch diesen alten Elsteraccount haben. Das heißt, ich muss jetzt alle Mandanten ohne Empfangsvollmacht informieren, dass Sie unter Umständen nächstes Jahr ihre Bescheide elektronisch an diesen Elsteraccount erhalten oder sie aktiv widersprechen müssen.

Aber was ist nun mit den firmeneigenen Steuererklärungen? Diese werden mit Datev gesendet, es gibt kein Elster und auch keine VDB (da ja nicht möglich). Wo gehen da die Bescheide hin?

Und dann hatten wir in der Vergangenheit schon öfters Fälle, wo sich die Steuernummer geändert hat und das FA die Vollmacht bei der neuen Steuernummer nicht hinterlegt hat. Somit sind die Bescheide per Post an den Mandanten gegangen (z.B. getrennte Veranlagung statt Zusammenveranlagung oder ESt-Mandant hatte nun noch nebenberuflich selbstständ. Einkünfte). Wenn diese Mandanten nun auch noch einen Elsteraccount haben sollten, gehen die Bescheide dann wahrscheinlich in solchen Fällen auch an den alten Elsteraccount und u.U. merkt es keiner?

Gruß Kristin

Interceptor · ‎14.10.2025

@kristin schrieb:
...
Aber was ist nun mit den firmeneigenen Steuererklärungen? Diese werden mit Datev gesendet, es gibt kein Elster und auch keine VDB (da ja nicht möglich). Wo gehen da die Bescheide hin?

Dafür dürfte auch keine Bekanntgabevollmacht hinterlegt sein - also in Papier, per Post.

@kristin schrieb:
...
Und dann hatten wir in der Vergangenheit schon öfters Fälle, wo sich die Steuernummer geändert hat und das FA die Vollmacht bei der neuen Steuernummer nicht hinterlegt hat. Somit sind die Bescheide per Post an den Mandanten gegangen ...
...

Das sind genau die ungelegten Eier, die uns nur die Finanzverwaltung erklären kann.

mfg

jjunker · ‎14.10.2025

Das heißt, ich muss jetzt alle Mandanten ohne Empfangsvollmacht informieren, dass Sie unter Umständen nächstes Jahr ihre Bescheide elektronisch an diesen Elsteraccount erhalten oder sie aktiv widersprechen müssen.

@kristin Was heißt müssen? Eine Pflicht zur Information sehe ich dort nicht bei uns. --> Service am Mandanten und richtig wäre es natürlich schon.

Aber was ist nun mit den firmeneigenen Steuererklärungen? Diese werden mit Datev gesendet, es gibt kein Elster und auch keine VDB (da ja nicht möglich). Wo gehen da die Bescheide hin?

Die Frage verstehe ich nicht. was meinen Sie mit firmeneigenen Steuererklärungen? wir nutzen die VDB auch oder gerade für unsere "gewerblichen/freiberuflichen" Mandate.

MVP 