Digitale Personalakte

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Da stimme ich voll und ganz zu! In der "alten" Version (DATEV Personalakte) konnte ich in der Kanzleiansicht einfach mehrere Dokumente markieren und mit einem Klick einer/m Mitarbeitenden zuordnen und musste nur noch die restlichen Parameter für jedes einzelne Dokument vergeben. In der "neuen" Version (Dokumente (Personalakte) muss jedes Dokument einzeln einem Mitarbeiter zugeordnet werden.

Wir haben die DATEV Personalakte bisher nicht genutzt und müssen diese somit komplett neu Einrichten (alle Mandanten haben eine Befreiung bis Ende 2026). Da wir die kompletten Akten (DMS) übernehmen wollen, wäre eine vereinfachte Zuordnung sehr hilfreich!

Oder gibt es eine Möglichkeit, wie man bei Neueinrichtung der Personalakte noch auf die "alte" Version zugreifen kann?

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Tatsächlich habe ich falsch zitiert und mir dazu mal den Clip angeschaut. Tatsächlich sagt Gandalf bedeutungsschwer: "Du kannst nicht vorbei!" 

Ich zitiere gern aus Filmen und finde daher falsche Zitate einfach unangenehm. Daher vielen Dank für die Aufklärung. 

Frage: aus welchem Film stammt: "Mein Name ist Lohse, ich kaufe hier ein?" 

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Das ist tatsächlich schade, weil eine neu angelegte Personalakte jetzt leider immer nur in der Cloud landet.  Das musste ich für einen neuen Mandanten leider auch erfahren. Da muss man sich leider den geänderten Spielregeln in der Cloud unterwerfen.

Habt Ihr Euch schon eine einheitliche Benennung der abzulegenden Dokumente überlegt? Würde ich vorher unbedingt machen, um überhaupt etwas wiederfinden zu können. Wir haben bei uns auf mittlerweile sechs Seiten zu jeder Dokumentenkategorie die Bezeichnungen einheitlich festgelegt. 

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Einen Ablage Knigge für die Personalakte haben wir tatsächlich noch nicht.

Bei DMS ist das einfacher, weil es ja vom System so vorgegeben wird.

Die Personalakte kann man ja dahingehend leider nicht mit festen Regeln versehen. Da ist man immer darauf angewiesen, dass es alle Mitarbeiter einheitlich machen.

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Pappa ante Portas!😀

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Ich freue mich, dass es auch hier immer noch Loriot-Fans gibt. OKOK, das ist off topic hier.

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@MartinSeemann  schrieb:

Ich zitiere gern aus Filmen und finde daher falsche Zitate einfach unangenehm.

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Das muss es nicht; das Känguru bzw. Marc-Uwe Kling machen ein Spiel daraus 😉

https://marcuwekling.reimkultur-shop.de/products/marc-uwe-kling-der-falsche-kalender-abreisskalender-6400161?srsltid=AU7gw4UZEzJeQ_C8bQKMu2XBi5VdGeHdF8x_7r5bCaZ_4FGwL_maLm7S

VG

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Hallo Herr Seemann, gewähren Sie uns einen Blick in diese Ihre Aufstellung von sechs Seiten?

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Ich habe mir auch einen Mandanten umgestellt und muss feststellen, Finger weg noch nicht umstellen!

Das hat jetzt auch nichts mit "daran gewöhnen" zu tun, die neue Version ist nicht nur 1 sondern mindestens 3 Rückschritte. Ich habe noch nicht mal gefunden, wo ich Dokumente dem Arbeitnehmer im Posteingang zuordnen kann. Die Hilfeseite ist noch nicht aktualisiert und es gibt nichts zum Nachlesen über die Funktionen und Bedienung.

Satz mit x!

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Bei einem neu eingerichteten Mandanten bin ich zwangsweise in den Genuss der Cloudversion gekommen. 

Nach längerer Sucherei habe ich gefunden, wonach Sie suchen: im Posteingang gibt es rechts oben den Schalter "Vorschau". Darunter ist ein Menüpunkt mit grünen Klötzchen, welches die "Details" öffnet. Dort können Sie alles, fast wie bisher, eintragen. Und sobald Sie ein Dokument ausgewählt haben, können Sie dieses dann auch mit dem Schaltknopf "Zuordnen" (ganz unten) ablegen.

Vielleicht kommt ja auch die Funktion wieder, die Bezeichnungen speichert und mir bei Wiederholung anbietet. (Wunsch an die DATEV!)  

Wie so oft schafft das selbständige Ausprobieren Erfahrungswerte, die mehr bringen als das sture Lesen einer Anleitung. 

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Moin,

die Liste stelle ich gern zur Verfügung. Es muss ja nicht jeder das Rad neu erfinden. Und zu verbessern gibt es auch immer etwas.

Viele Grüße

Martin Seemann

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@MichaelB1  schrieb:

Gibt es für die die noch nicht umgestellt haben eine Programmvorschau/Demovideo?

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Wie @MartinSeemann sagt, neu angelegte Mandanten bekommen automatisch die Cloud-Personalakte. Ansonsten habe ich mir bislang nur einen Mandanten (bei dem außer Stundenzetteln nicht viel passiert) umgestellt, damit ich es mir anschauen kann.

Die Umstellung muss ohnehin für jeden Mandanten einzeln vorgenommen werden. Da wäre ich jetzt noch gespannt, ob DATEV die Umstellung im Februar dann zwangsweise für alle Mandanten vornimmt, oder wir bei nicht umgestellten Mandanten einfach nicht mehr in die Personalakte kommen, @Kristin_Frohmeyer?

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@MartinSeemann  schrieb:

Vielleicht kommt ja auch die Funktion wieder, die Bezeichnungen speichert und mir bei Wiederholung anbietet. (Wunsch an die DATEV!)  

Wie so oft schafft das selbständige Ausprobieren Erfahrungswerte, die mehr bringen als das sture Lesen einer Anleitung. 

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Hallo @MartinSeemann,

Ihre Anforderung habe ich an die Verantwortlichen für DATEV Personal weitergeleitet.

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Hallo @rschoepe,

wenn die Umstellung bis Ende Januar nicht durchgeführt wird, lässt sich die bisherige Anwendung nicht mehr öffnen.
Eine automatische Umstellung wird es nicht geben.

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echt jetzt?

Die Datev wirft (wieder mal weil die neue Belege Online auch so "unvollständig" ist) eine Anwendung auf den Markt die nicht alle benötigten Funktionen für einen reibungslosen Workflow hat und wundert sich warum niemand umstellt, gibt aber gleichzeitig eine Deatline vor! 

Was passiert mit den bisherigen Unterlagen sind diese dann verloren oder kann man durch nachträgliches Umstellen die wieder bearbeiten?

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Wie bitte?

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Nach der kompletten Unterordnung unter die Microsoft-Welt nähert sich die DATEV offensichtlich leider auch immer mehr der Firmenpolitik dieses Unternehmens an. Da werden wir alle in der letzten Januar-Woche noch reichlich Arbeit haben. Oder glaubt jemand, dass durch diese Androhung ein Anwender früher umstellt? Tut mir leid, Herr Fürther, dass ich diese drastischen Worte wählen muss. Ich verstehe aber ansonsten nicht, warum eine automatisierte Umstellung zu diesem Stichtag nicht möglich sein soll. Es sind doch durch den Anwender keine weiteren Handlungen zu vollziehen, die gegen eine automatisierte Umstellung sprechen.

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@Christopher_Fürther  schrieb:

wenn die Umstellung bis Ende Januar nicht durchgeführt wird, lässt sich die bisherige Anwendung nicht mehr öffnen.

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Das heißt für mich aber auch, wenn ich einen Mandanten vergesse (z.B. weil dort längere Zeit kein Lohn war), habe ich keine Möglichkeit zur nachträglichen Umstellung? Oder wie geht das dann, @Christopher_Fürther?

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Irgendwie kommen bei mir gerade Erinnerungen an die Abschaltung der alten Lohn-Vorerfassung und der neuen Monatsdaten wieder hoch.

Die Lohn-Vorerfassung wurde per Stichtag abgeschalten obwohl die neue Monatsdatenerfassung noch lange nicht den Funktionsumfang zur Verfügung hatte. Und ich glaube den hat sie bis heute noch nicht, fast ein Jahr später...

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Das ist das unter Softwareentwicklern bekannte und früher verpönte Prinzip der Bananen-Software (reift beim Anwender). Mittlerweile ist das leider auch bei der DATEV (aber nicht nur dort) der Regelfall geworden, weil diese einem aufgezwungenen Cloud-Zeitplan hinterherläuft. 

Hoffnung besteht nur deswegen, weil die Entwickler wenigstens aktiv an dieser Software arbeiten und daher Wünsche von Anwendern vielleicht verwirklichen. Es besteht zumindest (wie Mr. Spock mal so schön gesagt hat), die Chance einer Möglichkeit. 

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Naja, nur leider scheinen derzeit eher die Design-Entwickler an etwas zu arbeiten.

Bei den anderen tut sich eher weniger etwas

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Gibt es Tips ? Ich bekomme die neuen Mitarbeiter nicht rein, egal wie oft ich was aktualisiere 😞 Früher hat 1x neu öffnen gereicht...

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Einfach die Stammdaten an das RZ senden und eine Verarbeitung abwarten. Erst damit gehen die Personaldaten in die Cloud und damit in den Zugriff der Personalakte. LODAS hat keine direkte Verbindung in die Cloud.

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Danke... absolut Bescheiden für den Workflow... bei einer großen Firma mit unzähligen Neueintritten kann ich jetzt nicht mehr abarbeiten und ablegen und darf mich immer durchklicken wo ich aufgehört hab. 

Bin richtig unzufrieden 😞

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Nicht umsonst habe ich mich, wie fast alle Kollegen, gegen einen Umstieg entschieden und werden es erst im Januar 2027 machen. Leider lassen sich Neumandate nur in der Cloud anlegen. 

Also nochmal ganz deutlich: WARNUNG VOR EINER UMSTELLUNG! Schaut Euch deutlich die Konsequenzen an. Vorteile? Sehe ich nicht!

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Ich hätte zu dem ganzen Bearbeitungsprozess der neuen Personalakte auch ein paar Fragen. Bisher war es doch so: Mandant lädt Dokumente hoch, ordnet diese dem Mitarbeiter zu und erfasst ggf. nach Kategorie etc., Mandant gibt Dokument frei > danach konnte ich aus der Kanzleiansicht die Sachen im Posteingang abarbeiten und final zuordnen.

Wie hat man sich das jetzt gedacht??? Soll der Mandant jetzt nur noch im Posteingang die Dokumente bearbeiten und anschließen speichern, damit ich diese noch als "neu" erkenne und entsprechend bearbeiten kann? Denn sobald auf "Zuordnen" geklickt wird, verschwindet das Dokument doch in den Untiefen aller vorhandenen Dokumente und es beginnt eine wilde Suche nach Dokumenten die im Lohn noch zu bearbeiten sind. Oder verstehe ich da am Prozess etwas falsch?

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Der Mandant kann nicht zuordnen, sondern nur Vorschläge für die Kanzlei erfassen.

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Alles klar, vielen Dank. Hab es gerade gefunden (Kanzleiansicht / Mandantenansicht).

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Hallo Herr Fürther,

ich will hier nicht nur meckern, sondern auch eine Anregung geben: auch auf einem riesengroßen Bildschirm verbreitert sich die Spaltenansicht nicht und der Text ist mit "..." abgeschnitten. So lässt sich bei längeren Bezeichnungen nicht vernünftig arbeiten. Die Breite einer Spalte müsste sich anpassen oder manuell aufziehen lassen.