Hallo Frau Wall, wir setzen neben DMS auch EO-Comfort ein. Dort kann ein Dokument der DMS einem Auftrag zugeordnet werden. Wenn Sie dann die Auftragssichten von EO comfort verwenden sehen Sie in der Schnellinfo Dokumente zum Auftrag "Jahresabschluss" nur noch die Dokumente, die zu diesem Jahresabschluss gehören. Leider ist die DMS Integration in den Arbeitsplatz aber noch eine Baustelle (siehe z. B. hier: EO comfort / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zusammenarbeiten - Fortsetzung). Mit dem Suchbegriff "EO comfort /" finden sie noch mehr "Baustellen" zum Programm EO comfort. Mehr Beiträge zu den "Baustellen" von DMS finden Sie in der alten Newsgroup (https://archiv.datev-community.de/ ) unter dem Stichwort "Premiumprodukt" (https://archiv.datev-community.de/index.php?r=search%2Fquery&query=premiumprodukt). Wenn Sie EO comfort nicht einsetzen, hilft Ihnen eigentlich nur ein guter "Knigge". So beginnen bei uns z. B. alle Dokumente die zum Auftrag Jahresabschluss gehören im Knigge mit "Jaa". Warum eine solche seltsame Abkürzung. Sie müssen Abkürzungen wählen, die nicht so oft vorkommen. Wenn Sie dann in der Schnellsuche "Jaa" und den VJ eingeben, erhalten Sie nur die Dokumente, die zum Auftrag Jahresabschluss gehören (auch ohne EO comfort). Bei uns beginnen alle Dokumente zur Fibu mit "Fibu" und alle Dokumente zum Lohn mit "Lohn". So werden Dokumente nach meiner Meinung am schnellsten gefunden. Wir benutzen aber auch Sammelmappen. Immer dann, wenn Dokumente aus verschiedenen Aufträgen oder auch aus der Stammakte (beginnt bei uns immer mit "Stamm") oder auch aus verschiedenen ZMSD-Nummern zu einem "Projekt" zusammengefasst werden sollen. Beispiele: Es soll eine Ebschaftsteuererklärung erstellt werden für eine Person, die an mehreren Gesellschaften beteiligt ist. Hier können Sie dann die Sammelmappe bei der natürlichen Person abspeichern, aber Dokumente aus den anderen Mandantennummern der Gesellschaften wie z. B. die Bilanzen, Gesellschaftsverträge, Steuererklärungen oder ähnliches speichern. Für diesen Zweck haben wir uns eine "Mustersammelmappe" angelegt, die wir dann mit speichern unter beim betreffenden Mandanten speichern und dann mit den Verknüpfungen füllen. Ein anderer Anwendungsfall sind komplexe Beratungsanlässe wie z. B. Umwandlungen oder Unternehmensnachfolgeplanungen. Hier kann in die Sammelmappe dann Dokumente mit unterschiedlichen "Knigge" Anfangsbezeichnungen zusammengefasste werden. Auch kann die Sammelmappe dann wenn diese bei der Gesellschaft angelegt wurde als "Verknüpfung" bei allen betroffenen Gesellschaftern zusätzlich abgelegt werden. Wie die anderen Kollegen vor mir, haben wir auch im Bereich JA eine Papierakte und scannen später. Mit dem Unterschied, dass alle Dokumente, die elektronisch bei uns eingehen, auch in der DMS mit dem richtigen Knigge und der Zuordnung zum Auftrag schon beim Eingang gespeichert werden. Wenn es sich um eine reine "Transportmail" handelt, speichern wir nur die Anlagen gesondert in der DMS. Wenn mehr als eine Transportmail ist, speichern wir auch die Mail in der DMS. Sind die Anlage für die weitere Bearbeitung oder für Folgejahre wichtig, wird dann die Anlage auch gesondert in der DMS gespeichert. Darüber hinaus kommt ein Ausdruck in die Papierakte, die später nach Fertigstellung des Folgejahres durch eine Aushilfe in einem "Rutsch" mit dem Kniggezusatz "scann" gescannt und in der DMS als PDF gespeichert wird. Ich hoffe ich konnte Ihnen etwas helfen. Gruß Ralf Blum
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