Upload Mail - Zieladresse gesperrt

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@NadimBhatti ich bin ganz bei Ihnen - ich wüsste auch gerne, was KONKRET zu tun ist, um die Prüfung durchzuführen.

Eben, um 12 Uhr, kam die Mail von der DATEV mit den betroffenen Mandanten. Es sind rund 3 Dutzend. Und da hängen pro Mandant zwischen 6 und 20 E-Mail-Adressen dran. Das sind grob überschlagen rund 300 E-Mail-Adressen, die jetzt geprüft werden sollen. Aha.

Wie, bitte, liebe DATEV, soll nun geprüft werden?

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Ganz einfach:

Gehört die Zieladresse rechts neben "Kasse" zu dem Belegtyp "Kasse"?
Wenn ja, Haken dran und fertig.

Ob die Zieladresse aber tatsächlich korrekt ist, kann nur derjenige beurteilen, der sie angelegt hat und die Adresse z.B. in Outlook entsprechend als Kontakt hinterlegt hat. Das ist aber eine ganz andere Frage, nämlich wer die entsprechende Prüf-/Korrekturaufgabe hat. Das ist der Mandant, wenn er die Weiterleitungsadressen selber vergeben hat.

Wer das als StB für das Mandat getan hat, hätte die Konfiguration für sich abspeichern sollen (müssen?), dann wäre die Prüfung auch durch den StB für das Mandat möglich. 

Das DATEV-Problem war ein Zuordnungsproblem zwischen Belegtyp (z.B. Kasse) und der Absenderadresse. Das hat man versucht wieder herzustellen, bei unsicheren Kandidaten muss aber manuell geprüft werden.

Im übrigen ist die Korrektur m.E. nicht originäre Aufgabe des Steuerberaters. DUO ist in erster Linie eine Software des Mandanten, der nun selber tätig werden muss - zumindest dann wenn der StB schon keine Datenbasis für eine Korrektur hat. 

Wenn nun der StB in ein Helfersyndrom verfällt und ohne Not und Auftrag hier prüft und abhakt und dabei etwas falsch macht, kann sich bei den folgenden Fehlern dann auch zurecht bei Schäden warm anziehen.

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Einfach nur prüfen, ob der gesperrte Belegtyp zum Belegkreis passt.

Wenn es passt, den Belegtyp freigeben, einmal und nicht für alle E-Mail Adressen separat.

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So sieht das bei nicht wenigen unserer Mandanten aus. Das hier ist einer...

Wie soll ich da jetzt - ohne zwischen der Verwaltung der Belegtypen und der Administration von Upload Mail hin und her springen zu müssen, überblicken können, ob die E-Mail-Adressen zu den richtigen Belegtypen zeigen (ich kann allenfalls erkennen, zu welchen E-Mail-Adressen welche INSTANZ eines Belegtyps zugeordnet ist, nicht aber welche ART von Belegtyp).

Ich will um alles in der Welt vermeiden, hier für zig Mandanten den Prüfling zu spielen - aber wie bitte soll der Mandant aus der Kommunikation der DATEV (damit ist nicht die Kommunikation hier in der Community gemeint) verstehen, was zu tun ist?

Wir haben z.B. ganz oft den Fall, dass ein Mandat mehrere INSTANZEN vom Belegtyp "Sonstiges" (Kasse gibt es ja nicht mehr) hat, weil er z.B. für unterschiedliche KOST1 Kostenstellen unterschiedliche Kassen und dazugehörige Belege hat.

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Warum "ich"? Man muss sich nicht jeden Schuh anziehen, es sei denn man hat es selber gemacht.

Irgendwer hat das eingerichtet und (wenn man es korrekt macht) bei der Menge an Einzeladressen und Belegtypen eine entsprechende Legende geführt (für was wurde was eingerichtet). 

Wenn keine Legende geführt wurde ist das wertvolles Lehrgeld um künftig anständige Prozessbeschreibungen anzufertigen.

Ärgerlich ist es trotzdem und DATEV sollte hier nicht so einfach vom Haken gelassen werden.

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In dem abgebildeten Fall kam der Mandanten "fertig eingerichtet" vom Vorberater, ohne jegliche Dokumentation.

Aber auch bei den Fällen, in denen ich die Einrichtung für den Mandanten vorgenommen habe: ich lebe auch oft nach dem Motto, wer schreibt, der bleibt. Nur in diesem Fall sehe ich das anders. Die Verhältnismäßigkeit, dieses Detail (E-Mail-Adresse zu Instanz von Belegtyp) zu dokumentieren, die sehe ich nicht. Das ist mir zu feingranular.

Wenn ich den Gedanken weiterspinne, dann müsste ich ja auch nochmal in einem Zweitsystem notieren, welches Belegbild zu welcher Buchung in DATEV gehört. Ne, das ist mir für eine Prozessbeschreibung zu feingranular. Oder in die andere Richtung gedacht: ich lausche ja auch nicht am IP Stack und schreibe jedes Paket mit, was auf meinen PC rein oder raus läuft. Warum nicht: weil das für mich Basis-Dienste sind, die funktionieren müssen - sonst habe ich kein Vertrauen mehr in die Anwendung oder das Produkt. Wenn meine Netzwerkkarte Pakete verschluckt, tausche ich sie aus und versuche nicht, aus meinen handschriftlichen Aufzeichnungen die Pakete wieder zu rekonstruieren... 🙂

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DAs Schreiben habe ich auch bekommen und heute eine Mail mit den betroffenen Mandanten bei denen noch Handlungsbedarf besteht - glücklicherweise nur einer. 

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Guten Morgen,

doch, es wird gemeldet. Wir haben eine Nachricht erhalten, mit den betroffenen Beständen. Mir ist nur nicht klar, wie ich die Konfiguration prüfen kann, da ich diese Mailadresse ja nicht angelegt habe. Jemand eine Idee?

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Also ich habe aktuell noch nichts von der Datev bekommen. Ich habe mir aber schon die Bestände angeschaut ca. 80 Stück (der frühe Vogel oder so). Da sind wirklich einige, wo ich jetzt mit den Mandanten telefonieren darf und den ganzen Mist prüfen muss. Das kann doch nicht ernsthaft deren Lösung sein. Vor allem was das für einen Zeitaufwand ist, den wir nicht bezahlt bekommen. Hat da jemand die Zuordnung zerschossen und dann gesagt "ja müssen die jetzt selber machen" das kann doch nicht deren ernst sein...

Bin wirklich sauer darüber, vor allem sind viele Mandanten froh gewesen das ich ihnen alles eingerichtet habe (viele Mandanten sind nicht so technisch versiert).

Der Tag ist absolut gelaufen. 

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Die alten Community-Hasen werden jetzt lachen, aber:

Liebe DATEV, betrachtet bitte mal aus Anwendersicht das Problem und eure Lösungsvorschläge. Wenn ich nicht verstehe, was ich wie prüfen soll, und mich von unseren 30+ betroffenen Mandanten rund 1/3 bereits zum wiederholten Male mit Fragenzeichen in dieser Angelegenheit kontaktiert, dann kann ich wie die Vorredner nur nochmal darum bitten:

Sagt den Mandanten und uns bitte konkret und leicht verständlich, was genau wie zu prüfen ist!

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Mir ist hier ein Fall aufgeschlagen.
Natürlich ist nur ein Belegtyp, also der Rechnungseingang eingerichtet.
Also Kreuz "Geprüft" gesetzt und ich hoffe daß kein Beleg verunfallt.
Was ist hier wirklich passiert?

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Hallo Seb,

also ich werde wie folgt vorgehen:

1. Ich lasse mir die Kontakte bzw. Screenshots der Upload E-Mail Adressen von den betroffenen Mandanten geben

2. Prüfe, ob die Zuordnung der Uploadadressen mit den entsprechenden Belegtypen übereinstimmt

3. Ist die Zuordnung weiterhin korrekt, wird die Uploadadresse in Unternehmen Online bestätigt

4. Für den Fall, dass die E-Mail nicht korrekt ist -> neu Erstellen (hoffentlich sind es nicht so viele)

Ich muss ehrlich sagen, ich habe überhaupt keine Lust darauf. Die Zeit dem Mandanten das zu erklären ist vermutlich höher, als wenn ich das eben selbst prüfe. Bei Fehlern werden ich mit dem Mandanten telefonieren und gemeinsam Uploadmail neu einrichten.

Könnte mir heute nichts besseres vorstellen. Ist ja nicht so als wäre Montag der USt-VA Termin 😞

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Wie viele Fehler sind bereits aufgetreten und waren diese so gravierend, dass die Buchhaltung sie nicht einfach korrigieren könnte?
Wenn bei unserem Mandanten Belege fälschlicherweise statt im Rechnungseingang in der Kasse verbucht würden, ließe sich dies mit einem Handgriff berichtigen, bevor eine Überprüfung der Einstellungen erfolgt. Eine Funktion im automatischen Workflow bei vielen Mandanten prophylaktisch zu deaktivieren, erscheint fragwürdig – wer käme auf eine derartige Idee?

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Sehr geehrte @_datev ,

im Zusammenhang mit dem von Ihnen kommunizierten Fehler bei DATEV Upload Mail erreichen

uns derzeit zahlreiche Rückfragen unserer Mandanten.

In vielen Fällen müssen wir die Fehlerbehebung per Fernwartung durchführen und die betroffenen Zieladressen neu einrichten. Hierdurch entsteht sowohl unseren Mandanten als auch unserer Kanzlei ein erheblicher zusätzlicher Zeit- und Kostenaufwand, der ausschließlich auf den seitens DATEV verursachten Fehler zurückzuführen ist.

Entsprechend werden wir von unseren Mandanten verständlicherweise gefragt, weshalb sie die Kosten für die Fehlerbeseitigung tragen sollen, obwohl sie keinerlei Beitrag zur Verursachung geleistet haben.

Darüber hinaus haben wir den Eindruck, dass deutlich mehr Bestände im DATEV-Rechenzentrum betroffen sind, als aufgrund der an die Kanzleien versendeten Informationen zunächst anzunehmen war. Wir werden aktuell auch von Mandanten kontaktiert, deren Bestände nach unserem Kenntnisstand nicht zu den ursprünglich als betroffen kommunizierten Fällen gehören. Vor diesem Hintergrund bitten wir um eine Stellungnahme, wie DATEV den entstandenen finanziellen Mehraufwand für Kanzleien und Mandanten zu kompensieren gedenkt.

Insbesondere interessiert uns, ob eine Kostenübernahme oder eine andere Form der Entschädigung

für den notwendigen Aufwand zur Fehlerbehebung vorgesehen ist.

Für eine zeitnahe Rückmeldung wären wir Ihnen sehr dankbar, da wir unseren Mandanten hierzu eine belastbare Auskunft geben möchten.

Vielen Dank.

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Bei uns sind über 30 Mandanten betroffen, mit rund 300 E-Mail-Adressen. Und wir haben tatsächliche einige Fälle in der Vergangenheit gehabt, wo die Mandanten Stein und Bein geschworen haben, dass sie die Belege richtig hochgeladen haben per Upload Mail - und sie bei uns in der Buchhaltung immer falsch ankamen. War jetzt kein Beinbruch, weil das natürlich beim Sichten der Belege auffällt. Wenn ich aber überlege, wie viele Stunden ich mit der Fehlersuche damals zugetan habe und nie einen Fehler erkennen konnte (E-Mail-Adresse passte zur Instanz des Belegtyps). Absolut nervig.

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Dem kann ich nur zustimmen. Genau diese Fragen (neben den technisch-fachlichen) erhalten wir auch, und mehr als "sich im Namen der DATEV zu entschuldigen für diesen Fehler" können wir bisher nicht anbieten. Absolut unbefriedigend das alles wieder mal.

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Vor diesem Hintergrund bitten wir um eine Stellungnahme, wie DATEV den entstandenen finanziellen Mehraufwand für Kanzleien und Mandanten zu kompensieren gedenkt.

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Schlicht gar nicht... man wird sich auf die AGB und die in Kauf zu nehmenden Ausfallzeiten (Verfügbarkeit) berufen. Und Datenbankfehler gehören vermutlich auch zu den in Kauf zu nehmenden Themen. 

Ich bin kein RA, aber im Softwarebereich war es schon immer so, passiert eben, trag es (mit Fassung). Das kann nicht jeder und will nicht jeder... Dann bleibt nur noch der Weg zum Rechtsbeistand.

Ich würde im ersten Schritt nicht hier in der Community nach einer Kompensation rufen, dazu wird kein DATEV-Mitarbeiter Stellung nehmen.

Schreiben Sie über die Servicekontakte eine Beschwerde an den Vorstand. Angeblich werden diese dort einzeln gelesen und beantwortet (was bei den allgemeinen SK nicht mehr immer der Fall ist...).

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Wir haben zumindest noch eine Mail mit den betreffenden Mandantennummern bekommen.

Allerdings ist noch unklar wie ich das jetzt behebe oder prüfen soll. Hat hier jemand Infos? Eine wirkliche Anleitung dazu finde ich nicht. 

In UO kann ich wählen, Konfiguration geprüft. Aber wie soll ich diese prüfen?
Neue Email wäre nur die zweite Wahl, da die Mandanten ja bei sich dann auch alle Zielmailadressen neu hinterlegen müssten. 

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In UO kann ich wählen, Konfiguration geprüft. Aber wie soll ich diese prüfen?

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Kann wohl nur der Mandant. Wenn er die Adresse in seinem Adressbuch hat, muss er schauen ob die Adresse dort korrekt hinterlegt ist.

Gleiches gilt auch für Kopierer, Dokumentenscanner, die Scan2Mail beherrschen und die Adressen in ihrem Adressbuch haben. 

Wenn es der Mandant nicht kann/will, muss/darf die Kanzlei sich per Fernbetreuung das Thema annehmen... 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Hat sich denn an der Zieladresse was geändert?

Für mich hört es sich eher so an, als wenn nur die Konfiguration fehlerhaft hat. Ein Rechnungsausgang hat jetzt vielleicht ein Rechnungseingang oder so ähnlich. 

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Hallo Christian,

genau so haben wir es auch gemacht ...

Erst einen link auf der Kanzleiwebseite zum Download der DATEV Mandanten Fernbetreuung erstellt, den link in DUO unter Hilfe hat die DATEV ja netterweise entfernt, um die Fernbetreuung schnell finden und starten zu können. Dann jeden Mandanten der es nicht selbst hinbekommt / hinbekommen möchte geprüft oder die Belegtypadresse neu angelegt. Die vorgenannten Tipps berücksichtigt: Immer eine Adresse stehen lassen, sonst muss man die Absender neu registrieren, dann die angelegten Kontakte in den Mail Clients und Webmailer prüfen oder bei Neuanlage Belegtypadresse anpassen. Achtung, war am Anfang die Fehlerquelle: Die Vorschlagsliste der Empfänger im Outlook schlägt immer noch den alten Kontakt für den Belegtyp vor. Dann am Besten den Kontakt anders nennen oder die Mandate sensibilisieren. Was ein [Schokosofteisemojii]. Ich bin jetzt bei Mandant 138 in der Abarbeitung der Prüfung und konnte mir schon die tollsten Sachen anhören🙈

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So, DATEV. Jetzt mal Butter bei die Fische, wie wir im Norden sagen:

WIE SOLLEN WIR DIE KONFIGURATION PRÜFEN?

Einfach kurz mitteilen, was Ihr Euch bei dem Hinweis gedacht habt, dann muss hier nicht weiter spekuliert werden...

Danke

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Hallo zusammen,

eine Anleitung zur Prüfung und Freischaltung der Zieladressen finden Sie im folgenden Hilfe-Dokument:  Meldung „Zieladresse gesperrt! Aufgrund einer Fehlerkonstellation kann es beim Upload an diese Zieladresse…“ 

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@Tabea_Wieser Danke! Das hilft auf jeden Fall weiter. Den Link zum Dokument jetzt bitte auch noch in Unternehmen online einbauen. Auf der Startseite und im Bereich Konfiguration von Belege online. Da gehört er auf jeden Fall hin - damit man auch weiß und versteht, was zu tun ist. Danke!

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@Tabea_Wieser: Zurück aus der Zukunft sozusagen. Das Dokument datiert auf den 07.08.2026 😉

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Gut, das war ein Whistleblower am Werk! 😉

Wenn der Inhalt hilft, ist mir das Datum egal. Selbst wenn die Hilfe aus der Zukunft kommt 😁

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Dann haben sich die Befürchtungen ja leider bewahrheitet,

viele Mandanten, gerade mit eingerichteten Scannern, werden es nicht hinbekommen dies selbst zu prüfen. Heißt es müsste sich jemand aus der Kanzlei beim Mandanten aufs System schalten und anschließend die Konfigurationen prüfen und freischalten. 

Gibt es nicht die Möglichkeit von der DATEV die hochgeladenen Belege - vielleicht sogar mittels KI - zu analysieren und nur bei Auffälligkeiten zu melden.

Wenn wir uns jetzt bei vielen Mandanten melden und aufschalten müssen, bleibt es ja nicht dabei - Diskussionen werden nicht ausbleiben, auch ob das System überhaupt sicher ist. 

Wie möchte die DATEV denn die Auflistung der Kosten für die Fehlerbehebung zur Verfügung gestellt haben?

Dem Mandanten werden wir die Kosten nicht auferlegen und wir werden diese auch nicht selbst tragen.

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Wir haben heute zumindest eine Rückinfo vom Beschwerdemanagement der DATEV erhalten die sich bzgl. der Stellungnahme noch etwas Zeit erbittet.

Wir werden sehen, ob und wie eine Kompensation des entstandenen Schades erfolgen wird.

Habe jetzt den 142 Mandantenbestand geprüft und die Laune der Mandanten wird nicht besser ...