Freigabe Datenvisualisierung in DATEV Unternehmen online

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Bitteschön. Ein kostenloses Konzept für euch! Ihr dürft es nutzen!

die Datenvisualisierung ist darauf ausgelegt, die strukturierten Daten der E-Rechnung unabhängig von der PDF-Dateivollständigdarzustellen.

Ja herzlichen Glückwunsch - interessiert aber keinen. Die Datenvisualisierung soll Hauptsache dem entsprechen, was auch in den Daten steht und KEINE DIN A4 PDF ZUM AUSDRUCKEN generieren. Was für ein Unsinn. Peinlich. 

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Wir hatten bei uns gestern den Fall, dass unsere eigene E-Rechnung (1 einseitiges PDF) von der Datenvisualisierung auf 7 (!) Seiten (inklusive der 1 Seite Sichtkomponente auf Seite 7) aufgebläht wird.

@Gerlinde_Huebl @Selina_Gottwald Das kann doch wohl nicht wirklich so gewollt sein.

Es heißt immer, in der Datenvisualisierung bzw. in den strukturierten Daten können mehr Informationen enthalten sein, als auf dem PDF, deswegen "bläht" die Datenvisualisierung das unfassbar auf.

Aber ganz ehrlich... das, was die E-Rechnung zusätzlich zu unserem PDF an Daten enthält, ist:

1) Name des Ansprechpartners

Das rechtfertigt doch keine 6 Seiten....

Die 6 Seiten kommen daher, dass DATEV die vorhandenen Informationen leider - wie sehr häufig - nicht kompakt umsetzt sondern immer viel Platz verschwendet.

@DATEV: nur weil nichts mehr ausgedruckt wird, heißt das nicht, dass Ihr nicht mehr auf einen kompakten Aufbau einer Ansicht achten müsst...

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Hallo Frau Gottwald, 

bei mir ist jetzt leider auch die Datenvisualisierung aktiv. 

Ich habe direkt gegoogelt, wie man dieses schreckliche Tool ausschaltet. Die Google-Suche "Datev Datenvisualisierung ausschalten" trendet bereits und das wundert mich nicht, ebenso wenig wie die vielen gefrusteten Einträge hier im Forum.

Schade, dass Sie dieses Thema so nutzer-feindlich umgesetzt haben.

Es wäre toll, wenn wenigstens die Reihenfolge Visualisierung - PDF-Rechnung getauscht werden könnte...

schöne Grüße, J. Kockerols

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@Franziska_Pfadenhauer Werden E-Rechnungen welche vor dem 29.04. hochgeladen wurden nicht visualisiert?

Hintergrund mich rief ein Mandant an. "Was ist denn das für eine neue Ansicht. Logischer wäre es wenn unsere Rechnung zu oberst stünde." (Ich habe darauf hingewiesen, dass die Daten die Rechnung sind.)

Auf gut Deutsch: Der Mandant ist absolut nicht amüsiert über den "Schrott" welchen die DATEV dort liefert.

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Hallo @jjunker,

es werden nur die Belege visualisiert, die ab der Freigabe neu hochgeladen wurden. 

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@Franziska_Pfadenhauer: Danke für die Rückmeldung. Es wird sicherlich einen Grund dafür geben.

Mit fällt nur kein triftiger ein.

Maximal, dass die Datenvisualisierung im Rahmen des Uploads erstellt wird? Da bereits hochgeladene E-Rechnungen diesen Schritt nicht mehr durchlaufen....🤔

Ich habe heute nochmals mit dem Mandanten telefoniert welcher die Datenvisualisierung gestern mit wenig liebsamen Begriffen umschrieben hat. Ich möge bitte seinen dringenden Wunsch weiter geben, dass die Datenvisualisierung, wie im ReWe, optional an zweiter Stelle im DUO dargestellt wird. Was ich hiermit getan habe.

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Wo gibt es die Möglichkeit, einzustellen, ob man die Datenvisualisierung oder die Sichtkomponente sehen möchte.

Bitte unbedingt Testen:

Ist es in der UO Belegübersicht, Symbolansicht weiterhin möglich, den Lieferanten auf den ersten Blick zu erkennen?

Ist die Schnellansicht der Listenansicht so überarbeitet, daß man weiterhin halbwegs schnell die Belege durchwandern kann und erkennt, worum es sich handelt.

Problem: beim normalen Lieferanten haben wir eine Rechnung mit einer Labor- Maschine, die zu aktivieren ist.

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wenn die Datenvisualisierung in DATEV Unternehmen online für Sie bereits integriert wurde, erhalten Sie beispielsweise beim Öffnen der ersten visualisierten Rechnung in Belege online folgenden Hinweis:

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Bitte auch einen Screenshot der Schnellansicht.
Danke.

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die Datenvisualisierung ist darauf ausgelegt, die strukturierten Daten der E-Rechnung unabhängig von der PDF-Datei vollständig darzustellen. Diese strukturierten Daten enthalten oft mehr Informationen als herkömmliche PDF-Rechnungen, weshalb die Datenvisualisierung mehr Seiten umfassen kann als die entsprechende PDF-Datei.

Bitte nehmen Sie die Ansicht der aktuellen DATEV- Rechnung an eine normale Kanzlei und versuchen Sie, diese korrekt zu buchen.

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Problemstellung bei der Belegverarbeitung:

Einige Mandanten laden Rechnungen per E-Mail-Transfer ins System und drucken diese anschließend aus ihrem E-Mail-Programm erneut aus – etwa für interne Abgleiche. Später werden diese Papierbelege von einem anderen Mitarbeiter eingescannt und erneut ins System hochgeladen.

Herausforderung bei der Duplikaterkennung:

Wie lassen sich doppelte Belege erkennen, wenn dieselbe Rechnung einmal digital (Visualisierung) und einmal als Scan der ausgedruckten Version (Scan-PDF) vorliegt?

Typische Unterschiede:

• Dateinamen: Originaldatei vs. Scandatei

• Visueller Inhalt: Visualisierung vs. gescannte Kopie

Folgeprobleme:

• Der Mandant versteht nicht, warum er den ursprünglichen Beleg (aus dem E-Mail-Programm) im System nicht mehr findet.

• Erwartungshaltung: Der Beleg soll in der Buchhaltungssoftware genauso aussehen wie im E-Mail-Programm.

Vorschlag für die Systemkonfiguration:

• Als Standard sollte die Originalansicht (Sichtkomponente) genutzt werden.

• Bei Abweichungen soll das System eine Warnung anzeigen.

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Prüfung des Belegs:

• Mandanten prüfen Rechnungen oft manuell gegen Lieferscheine und passen notfalls Positionen oder Beträge an. 

• Bei widerkehrenden Rechnungen ist die formale Korrektheit nicht bei jedem Beleg zu prüfen

• Die Kanzlei hingegen möchte die Rechnung idealerweise automatisiert und schnell verbuchen (grüne Ampel).

Realität:
Erst wenn bei der Zahlung Unstimmigkeiten auftreten, wird der Beleg im Detail geprüft – meist anhand der Sichtkomponenten – um zu analysieren, wo der Fehler liegt (beim Mandanten oder der DATEV- KI).

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Zusätzliche Prüfungen erforderlich:

• Empfängeranschrift kontrollieren: Besonders bei verbundenen Unternehmen, da Rechnungen oft an den falschen Betrieb adressiert werden. Auch bei Rechnungen an die Privatanschrift des Unternehmers problematisch.

  • Hinweise: Abweichende Adresse oder Kundennummer

• Rechtliches Risiko: Wird eine formal korrekte Rechnung vom falschen Unternehmen gebucht, besteht kein Anspruch auf Vorsteuerabzug – es sei denn, die Umsatzsteuer wird später konsolidiert.

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Fazit:
Für eine korrekte, effiziente und rechtssichere Buchhaltung ist es essenziell:

• Duplikate frühzeitig zu erkennen

• Die Sichtkomponente standardmäßig zu verwenden

• Abweichungen klar zu kennzeichnen

• Mandanten für Risiken bei falsch adressierten Rechnungen zu sensibilisieren

Vielen Dank!

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@martinkolberg  schrieb:

Später werden diese Papierbelege von einem anderen Mitarbeiter eingescannt und erneut ins System hochgeladen.

Falls sich DATEV mit Problemstellung dieser Art beschäftigen soll und dies vielleicht sogar tut, erklärt sich mir, warum der Fortschritt in der Entwicklung ziemlich lahmt.

Das Zitat ist kein DATEV-Problem sondern ein Beratungs-Problem.

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Stimmt. Leider sind bisher StB keine IT-Prozessberater gewesen und somit ist das Neuland. Wenn man jetzt Softwarehersteller ist und sich etwas bei seiner Software denken würde, dann könnte man nutzerfreundliche Bedienung und oder verständliche Tutorials mitliefern. Und die Erklärvideos der Datev sind entweder zu komplex oder für Kinder produziert.

Datev sollte sich mal einen sympathischen Influencer schnappen, der einmal die Software verstehen soll und darüber jeweils ein Video macht aus Sicht eines 4(3) und eines Bilanzierers. Und dann auch eins für die StB, weil viele auch kein Plan haben was DUO alles kann, was nicht und was man alles einzustellen hat. 

Oder wer soll hier beraten? Externe DATEV-Berater? 

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@martinkolberg  schrieb:

....Später werden diese Papierbelege von einem anderen Mitarbeiter eingescannt und erneut ins System hochgeladen.

Au ha.....

"Digitalisierung in Deutschland", Email als Speichermedium...

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Herunter zu brechen sehe ich das Problem daran, daß niemand in der Lage ist, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die sich an die Begebenheiten des Mandanten anlehnt.
Diese Dokumentation muß gut lesbar auf eine Din á 4- Seite passen, die dann laminiert neben dem Scanner liegt. Auch die Problematik der Visualisierung E- Rechnungen sollte <heute> bereits in dieser Dokumentation eingepflegt sein, so daß die Mitarbeiter wissen, worauf sie achten müssen.

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@prudentius  schrieb:

..

Datev sollte sich mal einen sympathischen Influencer schnappen,....

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Haben sie doch: Philipp Lahm, der grüßt in fast jedem Bahnhof dieses Landes..... 

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Wäre mal interessant zu wissen wieviel Kohle da geflossen ist.

Wie peinlich, dass man seine eigenen Teilhaber und damit deren Mandanten nicht mit einem guten Produkt überzeugt bekommt und stattdessen Werbepartner sucht.

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@martinkolberg  schrieb:

Problemstellung bei der Belegverarbeitung:

Einige Mandanten laden Rechnungen per E-Mail-Transfer ins System und drucken diese anschließend aus ihrem E-Mail-Programm erneut aus – etwa für interne Abgleiche. Später werden diese Papierbelege von einem anderen Mitarbeiter eingescannt und erneut ins System hochgeladen.

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würde sich dafür nicht die Belegfreigabe anbieten?

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@jjunker  schrieb:

Wäre mal interessant zu wissen wieviel Kohle da geflossen ist.

...

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Früher hat man sich über die schnöde DATEV-Lichtwerbung in den Bahnhöfen aufgeregt.

Heute über prominente Werbeträger. Man kann es eben niemanden recht machen....

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Man muss die Mitarbeiter beim Mandanten vernünftig schulen. Außerdem hört es sich bei diesem Mandanten so an, das man da mit der Belegfreigabe arbeiten sollte, wenn jemand sich den Beleg noch einmal ansehen muss.

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Da nützt keine vernünftige Schulung von Mandanten, wenn eine Übersichtlichkeit nicht gegeben ist. Die Datenvisualisierung ist einfach aufgebläht. Wir arbeiten mit der Belegfreigabe zwecks Rechnungsprüfung, müssen jetzt aber die Rechnungen ausdrucken und diese mit den Lieferscheinen abgleichen, den zusätzlichen Aufwand bezahlt uns keiner. 

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@SW3  schrieb:

Wir arbeiten mit der Belegfreigabe zwecks Rechnungsprüfung, müssen jetzt aber die Rechnungen ausdrucken und diese mit den Lieferscheinen abgleichen, den zusätzlichen Aufwand bezahlt uns keiner. 

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Wie machen Sie das, wenn ihnen eine X-Rechnung ohne Sicht-PDF übermittelt wird? Nicht freigeben? Nicht bezahlen? 

@prudentius schrieb:

Leider sind bisher StB keine IT-Prozessberater gewesen und somit ist das Neuland.

Die beschriebene Problematik ist kein IT-Prozess. In Bereich GoBD und bei Rechnungswesen-Prozessen sollten Steuerberater hoffentlich kein Neuland sehen, da sich hier gegenüber "regulären" digitalen Rechnungen nichts geändert hat. Wenn der Mandant seine digitalen Rechnungen ausdruckt läuft etwas schief. Nicht in der IT, sondern im Prozess als solchem.

@prudentius schrieb:

Und dann auch eins für die StB, weil viele auch kein Plan haben was DUO alles kann, was nicht und was man alles einzustellen hat. 

Dazu folgendes Zitat der DATEV: "Der erste Vertrag für Unternehmen online wurde 2007 unterzeichnet."

Sicherlich gibt es hier Optimierungspotential, aber die Abwehrhaltung gegenüber dem Einsatz und das konsequente Aufschieben der entsprechenden Weiterbildung liegt in der Verantwortung der StB. Unternehmen Online ist nicht komplex genug, dass man hier Wochenseminare belegen müsste um in die Nutzung einzusteigen.

@martinkolberg schrieb:

Diese Dokumentation muß gut lesbar auf eine Din á 4- Seite passen, die dann laminiert neben dem Scanner liegt.

Wenn eine Verfahrensdokumentation erstellt wird, sollte ein entsprechender Prozess den Scanner gar nicht mehr beinhalten. Digitaler Rechnungsversand, Freigabe über DATEV oder Dritt-Anbieter, automatische Weiterleitung an DUO. Niemand scannt, niemand verschiebt Dateien, niemand lädt irgendwo was runter und irgendwo wieder hoch.

Mit der stufenweisen Verpflichtung zur Nutzung der E-Rechnung bewegen wir uns dort so oder so hin. Jetzt Brückenlösungen zu schaffen um dann 2028 vom Hammer geplättet zu werden, halte ich nicht für sinnvoll.

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Eigentlich sollte es absolut kein Hexenwerk sein:

Voreinstellung ob PDF oder Visualisierung - Umschaltung der Ansicht per Button

Vernünftige Dublettenprüfung

Vorbelegung, welche Rechnung per LS bezahlt werden...

Es könnte schon viel nutzerfreundlicher sein

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Wie schon geschrieben, ausdrucken - kontrollieren - freigeben.

Die Rechnungen sind komplexer, ich schreibe hier nicht von einem Einkauf von drei Ordnern. Bei uns haben teilweise Rechnungen über dreihundert Positionen in einem. Wir sind in der Baustellenlogistik unterwegs, und dies ist etwas komplexer in der Kontrolle. Im Prozess läuft nichts schief, in der digitalen Rechnung bzw. in der Visualisierung werden bei uns wichtige Informationen nicht angezeigt und somit ist der Prüfer gezwungen, die letzten Seiten auszudrucken, nur da stehen die prüfungsrelevanten Daten.

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Die Belegfreigabe ist sinnvoll, wenn Rechnungen zu 90 % ohne Fehler freigegeben werden können.

Bei einer höheren Anzahl an Rechnungen, die evtl. gekürzt oder zum Teil einbehalten werden müssen, ist es mit der "Info-Eingabe" allein visuell eher umständlich.

Zudem ist ein Abgleich von Rechnungen mit vielen Positionen (zB Baustoffhandel und div. Lieferscheinen)  rein visuell sehr mühsam. Schon bei der PDF-Sichtvariante einer ZUGFeRD-Rechnung. Von der Datenvisualisierung möchte ich dann gar nicht mehr reden... "une catastrophe", wie der Franzose sagt...

Ein automatischer Abgleich von Lieferscheinen mit eingehenden Rechnungen in der Belegfreigabe ist derzeit lt. Datev nicht geplant.

Hier sollte man eh auf einen Fremdanbieter zurückgreifen, oder warten, bis die KI entsprechend versiert einen Abgleich erledigen kann.

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Der Freigeber kann die Rechnung ja ausdrucken, wenn er sie so wirklich besser Prüfen kann. Anschliessend kann er diese dann digital freigeben.

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Was ja Sinn der Digitalisierung ist...

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@SW3  schrieb:

in der digitalen Rechnung bzw. in der Visualisierung werden bei uns wichtige Informationen nicht angezeigt und somit ist der Prüfer gezwungen, die letzten Seiten auszudrucken, nur da stehen die prüfungsrelevanten Daten.

Haben Sie hier konkrete Beispiele, welche Informationen in der Rechnungs-PDF stehen aber nicht Teil der E-Rechnung/Visualisierung sind?

Probleme treten z.B. auf, wenn Rechnungspositionen nur über den Freitext zur Position differenzierbar sind und in der Visualisierung der Positionen dann dutzende Male der identische Posten auftaucht. Die DATEV-Rechnung ist hier ein gutes Beispiel. Das ist aber eigentlich nicht Sinn der Sache und mMn ein Fehler auf Seiten des Rechnungsstellers. 

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Die beschriebene Problematik ist kein IT-Prozess. In Bereich GoBD und bei Rechnungswesen-Prozessen sollten Steuerberater hoffentlich kein Neuland sehen, da sich hier gegenüber "regulären" digitalen Rechnungen nichts geändert hat.

Achso "Belegfreigabe Online" einzurichten für die Mitarbeiter ein PC oder Smartphone mit Smartlogin etc. ist kein IT-Prozess. Genau. Und wenn wir E-Rechnungen die per Mail kommen serverseitig archivieren sollen, da diese ja das original ist und nicht die Weiterleitung an DUO. Dann ist das auch kein IT-Prozess... Wer soll das einrichten der StB? Allein die Rechtevergabe sollte mMn keine StB-Aufgabe sein.

Wenn der Mandant seine digitalen Rechnungen ausdruckt..

dann sollte das den Steuerberater garnicht erst interessieren. Wenn der Mandant das aber macht, nur weil der Steuerberater so eine undurchdachte und unintuitive Software empfohlen hat, dann muss er sich plötzlich doch damit auseinander setzen. 

Sicherlich gibt es hier Optimierungspotential, aber die Abwehrhaltung gegenüber dem Einsatz und das konsequente Aufschieben der entsprechenden Weiterbildung liegt in der Verantwortung der StB. Unternehmen Online ist nicht komplex genug, dass man hier Wochenseminare belegen müsste um in die Nutzung einzusteigen.

😄Das sag ich so meinem Chef. Ich hab hier 2023 als Azubi die erste Umstellung auf DUO begleitet und es sieht nicht so aus als wenn die Chefs wüssten was DUO alles kann/ können sollte. Vielleicht ganz gut so. So ersparen sie sich nh menge Kopfschmerzen. Und stellen dann flächenmäßig um wenn DUO vielleicht nach knapp 20 Jahren keine Kinderkrankheiten mehr hat. 😂

hier gleich drei auf einmal 🙈:

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@andreashofmeister Jedem Tierchen sein....

Ob Werbetafel, Flugblatt, Sponsoring von Sportveranstaltungen,..... Wenn man einfach gute Produkte liefern würde bräuchte es den ganzen Raffel nicht. E-Rechnungsplattform. Dafür zu werben bezahlt man einen Ex Nationalspieler...

Wie gerne würde ich unsere Mandanten mit guter Software der Genossenschaft meiner Frau ausstatten.

Weder die E-Rechnungsplattform, noch AW-next, noch der Nachfolger von Freizeichnung online,.... erfüllen die Anforderungen welche man an moderne Software stellen darf.

Keines der Produkte ist bei einem unserer Mandanten im Einsatz. --> SCHADE das ich mich in Drittanbieter Software einfuchsen muss und diese unseren Mandanten empfehlen muss.

Wäre mal eine Überlegung wenn man die Kohle von Schein (Werbung) in Sein (Entwicklung) stecken würde. Keine Ahnung ob das was ändern würde.