digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

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Hallo liebe Community,

wir wurden bereits von einigen Mandanten inkl. Informationen von anderen Anbietern angesprochen, wie es sich mit der kommenden Pflicht zur Führung der digitalen Personalakte ab dem 01.01.2027 verhält.

Hat hier schon jemand Informationen von DATEV erhalten. Normalerweise erhält man hierzu von DATEV für die Mandanten ein Standard-Informationsschreiben. Ist dies noch in Planung oder hat jemand einen Link?

Obliegt es in der Pflicht des Mandanten auf uns zu zukommen oder müssen wir als Steuerbüro hinter dem Mandanten hinter sein, wenn hier noch keine digitale Lohnakte besteht?

Dann noch meine Frage; wir nutzen die DATEV Personal über DUO - wenn wir jetzt ein Mandat haben, wo wir ausschließlich die Lohnbuchhaltung übernehmen, muss dann hier ein kompletter Vertrag mit DUO abgeschlossen werden oder ist hier eine abgespeckte Version angedacht?

Danke schon für alle Infos die kommen.

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Hallo,

die Pflicht der Führung einer digitalen Personalakte wäre mir nicht bekannt.

Wenn sie auf die digitale Zurverfügungstellung bei der SV-Prüfung abzielen, so dürfen Sie das nach meiner Kenntnis auch anders sicher stellen.

Hier wurde auch schon über die Pflicht gesprochen.

Wenn Sie die digitale Personalakte der Datev dafür nutzen wollen, werden Sie wohl ohne aktive Ansprache bei den Mandanten nicht weiterkommen.

Datev Unternehmen online ist der "Eintritt" in die Onlinewelt der Datev, also daher ohne geht - nach meiner Kenntnis - nix.

Viele Grüße

Thomas Reich

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Aus diesem Artikel, erschließt sich das aus meiner Auffassung etwas anders. Daher meine Rückfrage hier an die Community und evtl. eine Rückmeldung von DATEV selbst hierzu.

Wichtige Änderung ab 01.01.2027: Digitale Personalakten werden Pflicht! - EVOTAX

Bin gerade erst dabei mich in das Thema einzulesen und dachte mir, hierüber erhalte ich bestimmt hilfreiche Informationen

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Hallo @Kim_Schmidt .

Die Pflicht zur Vorhaltung von Entgeltunterlagen in elektronischer Form ergibt sich aus § 8 (2) BVV: § 8 BVV - Einzelnorm

Dies allerdings nicht erst ab dem 01.01.2027, sondern durchaus schon länger; der 01.01.2027 ist in unserer Kanzlei der Stichtag, weil eine bis dahin geltende Ausnahmegenehmigung durch die DRV (musste seinerzeit, ca. 2021, schriftlich für die in unserer Kanzlei betreuten Lohnmandate beantragt werden) ausläuft - vielleicht analog bei euch?

Eine DATEV-Info wird es wohl dazu nicht geben.

Wir informieren unsere Mandanten aktiv über diese Verpflichtung, die in ihrer eigenen Verantwortung liegt; falls eine Lösung angefragt wird, gibt es natürlich auch entsprechende Infos von unserer Seite.

Für DATEV Personal wird DUO (ohne Belege Online) benötigt.

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Hallo @Kim_Schmidt ,

ja, das ist ein Problem: wenn der Begriff "digitale Personalakte" nicht einheitlich und mit identischem Inhalt genutzt wird.

In dem von Ihnen verlinkten Artikel und der (bereits jetzt bestehenden Pflicht, von der man sich aber bis 31.12.2026 befreien lassen kann/konnte) spätestens ab 01.01.2027 eintretenden Notwendigkeit, Unterlagen in Rahmen der euBP elektronisch zur Verfügung zu stellen, handelt es sich um eine Vorschrift innerhalb der BVV. Nur die dort genannten  Unterlagen sind betroffen und auch nur jene, die erst ab dem 01.01.2027 entstehen. 

Sinnvoll ist es wahrscheinlich jedoch, alle Personalunterlagen dann in elektronischer Form aufzubewahren, um ein umfangreiches Nebeneinander von analog und elektronisch zu vermeiden. Ob man bis zum 01.01.2027 allerdings auch alle bis 31.12.2026 entstandenen Belege in die vorgeschriebende Form bringt, muss man selbst entscheiden.

VG

PS: @LarsSchladitz war schneller 😉

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Danke an eure Rückmeldungen. 

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Die Pflicht zur digitalen Personalakte ab 01.01.2027 ergibt sich aus dem Bürokratieentlastungsgesetz IV. Konkret bedeutet das: Arbeitgeber müssen Nachweise über Arbeitszeitkonten, Urlaubsansprüche und bestimmte Vertragsunterlagen digital führen und auf Anfrage der Behörden elektronisch bereitstellen können.
Wichtig: Es gibt keine Pflicht zu einer bestimmten Software — nur zur digitalen Verfügbarkeit und zur GoBD-konformen Unveränderbarkeit der Dokumente. Papierarchive allein reichen dann nicht mehr.
Hat Ihre Kanzlei schon Mandanten, die das Thema aktiv ansprechen?

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Dann noch meine Frage; wir nutzen die DATEV Personal über DUO - wenn wir jetzt ein Mandat haben, wo wir ausschließlich die Lohnbuchhaltung übernehmen, muss dann hier ein kompletter Vertrag mit DUO abgeschlossen werden oder ist hier eine abgespeckte Version angedacht?

Eine abgespeckte Version gab es unter dem Produktnamen "DATEV Personal-AddOn". Das Produkt wurde jedoch zum 31.12.2026 angekündigt und kann darum seit einigen Monaten nicht mehr bestellt werden. 

https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/service-und-support/umstellungen/datev-personal-add-on-produktausstieg-zum-31-12-2026 

Damit gibt es keine Alternative mehr zu DUO, wenn DATEV Personal eingesetzt werden soll. 

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Hierzu nochmal eine kleine Rückfrage; welche Lösungen/Anwendungen werden von euch genutzt?

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Wir nutzen die digitale Personalakte der Datev und halten die Originale beim Mandanten vor.

Hier ist die Erfahrung, dass digitale Belege oder Kopien in der Regel reichen, zumindest bisher. Schauen wir mal nächstes Jahr...

Bei ganz kleinen Mandanten wägen wir noch ab, ob wir die digitale Personalakte zur Pflicht machen. Wenn nicht, werden die paar Belege in eine Vorgangsmappe in DMS gepackt und für den Prüfer per cryptshare zur Verfügung gestellt.

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So halten wir es bisher auch. 

Ich könnte mir gut vorstellen, wenn die E-Rechnungspflicht erstmal durch ist, dass hier auch für weitere Bereiche nachgezogen wird und der Weg weiter auf digital ausgebaut wird bzw. umgesetzt werden muss.

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@t_r_  schrieb:

Bei ganz kleinen Mandanten wägen wir noch ab, ob wir die digitale Personalakte zur Pflicht machen.

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Wir haben sie für alle Mandanten bestellt, im Zweifel dann eben auf die Kanzlei, damit das Vorgehen einheitlich ist. Und man braucht nicht umspeichern, wenn aus einem ganz kleinen Mandanten doch mal ein größerer wird.

Mandanten mit nur ein oder zwei AN sind im Lohn (zumindest bei uns) ohnehin nicht kostendeckend, da macht das Brötchen im Monat für DATEV Personal den Braten auch nicht mehr fett.

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Aktuell nutzen wir nicht die Personalakte. Wir laden alles in die Dokumentenablage. Allerdings wird unsere Kanzlei Mitte nächsten Jahres verkauft. Dann müssen wir sehen, was sich ändert.

Die Frage für mich ist, reicht es die Minijob-Erklärung, Personalfragebogen, Arbeitsverträge einfach digital als pdf-Datei vorrätig zu haben?

Ich habe vor Jahren, als das Thema erstmalig aufkam gelesen, dass solche Unterlagen, die unterschrieben werden eine digitale zertifizierte Signatur benötigen?

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@rschoepe

Mandanten mit nur ein oder zwei AN sind im Lohn (zumindest bei uns) ohnehin nicht kostendeckend, da macht das Brötchen im Monat für DATEV Personal den Braten auch nicht mehr fett.

Das ist im Grunde was dran. Ich brauche aber doch DUO, wenn ich Datev Personal nutzen will. Daran scheitet es bei uns bei vielen Kleinen. Oder ist das der Fall, wo DUO der Kanzlei ausreicht, wenn der Mandant darauf nicht zugreifen soll?

@tbehrens

Die Frage für mich ist, reicht es die Minijob-Erklärung, Personalfragebogen, Arbeitsverträge einfach digital als pdf-Datei vorrätig zu haben?

Solange es die Originale mit Unterschrift noch gibt, ist das kein Problem.

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@t_r_  schrieb:

Oder ist das der Fall, wo DUO der Kanzlei ausreicht, wenn der Mandant darauf nicht zugreifen soll?

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Ja. Das wird dann auf die primäre Beraternummer der Kanzlei bestellt und läuft über den Kanzlei-DUO-Vertrag.

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@tbehrens schrieb:

Ich habe vor Jahren, als das Thema erstmalig aufkam gelesen, dass solche Unterlagen, die unterschrieben werden eine digitale zertifizierte Signatur benötigen?

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Wenn du sie digital unterschreiben (lassen) willst, meine ich. Wenn sie auf Papier unterschrieben wurden, sollte Ersetzendes Scannen funktionieren. Ich habe auch noch nicht den Fall gehabt, dass die Betriebsprüferin unbedingt das Original sehen wollte. Wenn es soweit kommt, hat man vermutlich ganz andere, deutlich größere Probleme.

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Hallo @rschoepe , @tbehrens ,

anbei mal die Aussage aus Summa Summarum (DRV) II/2022 Seite 11.

Demnach ist ein ersetzendes scannen nur mit einer fortgeschrittenen Signatur des Arbeitgebers möglich.

Ansonsten ist das Original weiterhin aufzubewahren.

Im Artikel stand auch die weiteren Vorgaben wie Beschriftung, maximale Länge des Dateinamens und welche Formate.

Mit freundlichen Grüßen

Frank Bähren

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Hallo zusammen,

weiß denn jemand wie es mit Strafen bei Verstößen der digitalen Personalakte ausschaut?

Es gibt Mandanten die haben lediglich den seit Jahren eingestellten Minijobber und keine bzw. kaum Änderungen.

Der Mandant fragt sich natürlich wieso er jetzt für den einen Mitarbeiter ggf. ein Programm zahlen muss zur Führung der digitalen Akte.

Das bei Nichtvorliegen eines Dokuments bei einer Prüfung ggf. Beitragsnachforderungen entstehen können ist logisch bzw. das Dokument wird nicht akzeptiert wenn es nicht aus einer solchen Akte zur Verfügung gestellt werden kann. 

Hat jemand eine Quelle oder Informationen?

Ich habe lediglich auf der Homepage eines Anbieters ( taxmaro ) folgenden Text gelesen:

Verstöße führen zu abgebrochenen Betriebsprüfungen, Bußgeldern und Beitragsnachforderungen.

Danke vorab für den Austausch! 

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Hallo,

im vorherigen Beitrag von @FrankB wird doch schon darauf verwiesen, dass das Original vorgelegt werden können muss, wenn es kein "echtes" ersetzendes Scannen gibt.

Das gilt auch ab 2027 weiter. Die DRV möchte "nur" ihr Original gescannt bekommen und ggf. selbst entscheiden, ob Sie das Original noch vorlegen müssen.

Meine Erfahrung - bisher - ist, dass die Prüfer froh sind, wenn die Unterlagen als pdf direkt vorliegen und eingesehen werden können. Bisher hat noch kein Prüfer angezweifelt, dass es sich um das gescannte Original handelt. Die Originale liegen aber im Original noch beim Mandanten, wenn dieser auf uns gehört hat, diese nach dem Scannen nicht wegzuschmeißen. 😁

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@AR_WA33  schrieb:

Es gibt Mandanten die haben lediglich den seit Jahren eingestellten Minijobber und keine bzw. kaum Änderungen.

Der Mandant fragt sich natürlich wieso er jetzt für den einen Mitarbeiter ggf. ein Programm zahlen muss zur Führung der digitalen Akte.

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Niemand zwingt einen, dafür die Datev Personalakte zu verwenden. Bei kleinen übersichtlichen Fällen reicht es doch, wenn man die nötigen Unterlagen digital vorrätig hat, sei es in der Dokumentenverwaltung, in einem Cloudspeicher oder irgendwo auf der Festplatte.

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Sind denn durch die von Ihnen genannten Möglichkeiten die Anforderungen der Revisionssicherheit und jederzeit maschinell abrufbaren Unterlagen - künftig auch maschinellen Übermittlung für die Prüfung - gewährleistet?

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Die Dokumente können beim (LSt)Prüfungsexport mit exportiert werden.

Die euBP unterstützt es meines Wissens (noch) nicht.

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Wir werden unsere Mandanten über die Pflicht informieren und Datev Personalakte als Lösung anbieten.

Letztlich entscheidet aber der Mandant.

Wir weißen auch darauf hin, dass die digitalen Unterlagen entsprechende Anforderungen erfüllen müssen. Falls im Rahmen einer Prüfung dann die Unterlagen vorgelegt werden müssen, ist es Aufgabe des Mandanten uns diese entsprechend aufzuarbeiten sofern keine Datev Personalakte verwendet wird.

Wenn wir die Unterlagen aus unserem System heraus (DMS, weil der Mandant uns immer alles per Mail schickt und kein DUo will) aufarbeiten müssen, stellen wir den Zeitaufwand entsprechend in Rechnung.

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@AR_WA33  schrieb:

Sind denn durch die von Ihnen genannten Möglichkeiten die Anforderungen der Revisionssicherheit und jederzeit maschinell abrufbaren Unterlagen - künftig auch maschinellen Übermittlung für die Prüfung - gewährleistet?

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Revisionssicherheit:

Wenn ich diese Dokumente direkt in Datev (z.B. Dokumentenablage) speichere, natürlich.

Für andere Speicherwege (Cloud, lokal) muss natürlich jeder selbst dafür sorgen, das gilt ja aber für alles, was wir irgendwo speichern.

maschinelle Abrufbarkeit:

Also wer seine Dokumente nicht jederzeit abrufen kann, macht wohl irgendwas falsch.

künftige maschinelle Übermittlung:

Abgesehen davon, dass das aktuell noch gar nicht möglich ist, bin ich sehr sehr sicher, dass die DRV auch Wege der Übermittlung anbieten wird, wo man seine Dokumente im Zweifelsfall direkt hinsenden/hochladen kann, ohne einen automatisierten Weg über irgendein Programm.

Im Übrigen:

§ 8 BVV spricht nur von:

Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen

Mehr Anforderungen kann ich aus dieser Vorschrift nicht entnehmen. Oder ist etwas an mir vorbeigegangen? 

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https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Experten/Arbeitgeber-und-Steuerberater/elektronisch-unterstuetzte-Betriebspruefung-euBP/euBP

Unter Allgemeines > Elektronische Entgeltunterlagen

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Mandanten mit nur ein oder zwei AN sind im Lohn (zumindest bei uns) ohnehin nicht kostendeckend, da macht das Brötchen im Monat für DATEV Personal den Braten auch nicht mehr fett.

Ist halt immer nur die Frage wie viele Mandanten das betrifft. Das kann sich dann schon mal schnell aufsummieren

Soweit ich weiß, kann Datev Personal nur auf ein bestehendes Mandaten DUo, also Unterberaternummer, erworben werden.

Für das Kanzleiinterne DUo, welches ja kostenfrei ist, kann leider nicht bestellt werden.

Außerdem würde man ja so den Mandant von seiner Pflicht entbinden.

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Das ist so nicht richtig, Kanzlei Intern kann man einen DUO Bestand buchen, man Bezahlt die Belege Online Kosten und kann dann auch Datev Personal buchen. 

Man kann ja auch DUO unabhängig vom Mandanten auch für Interne Zwecke beim Mandanten nutzen. 

LG 

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@NaJu2008  schrieb:

Für das Kanzleiinterne DUo, welches ja kostenfrei ist, kann leider nicht bestellt werden.

Doch, kann es. Dann kann aber nur die Kanzlei es nutzen, und die Kosten (pro AN für DATEV Personal) fallen trotzdem an. Muss man dann eben in die Abrechnung einpreisen.

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@rschoepe  schrieb:Doch, kann es. Dann kann aber nur die Kanzlei es nutzen, und die Kosten (pro AN für DATEV Personal) fallen trotzdem an. Muss man dann eben in die Abrechnung einpreisen.

Das wurde jetzt hier schon öfter erwähnt, und ich hab keine Ahnung, wie ich für einen konkreten Mandanten Datev Personal bestellen soll, der kein DUO nutzt.

Kann das mal einer genau erklären, wie das mit dem kostenlosen Kanzlei-DUO funktionieren soll?

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Hm. Eventuell ein Rechtethema? Ich gehe mal davon aus, SmartCard steckt und ist grün, und du hast die MyDATEV Mandantenregistrierung mit dem passenden Mandanten geöffnet?

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Ich bin über die Datev Personal Liste eingestiegen... aber grad mal über die My Datev Mandantenregistrierung versucht, da ist es das gleiche.

Rechte hab ich alle und SmartCard is natürlich grün.