digitale Personalakte Pflicht ab dem 01.01.2027

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Hallo liebe Community,

wir wurden bereits von einigen Mandanten inkl. Informationen von anderen Anbietern angesprochen, wie es sich mit der kommenden Pflicht zur Führung der digitalen Personalakte ab dem 01.01.2027 verhält.

Hat hier schon jemand Informationen von DATEV erhalten. Normalerweise erhält man hierzu von DATEV für die Mandanten ein Standard-Informationsschreiben. Ist dies noch in Planung oder hat jemand einen Link?

Obliegt es in der Pflicht des Mandanten auf uns zu zukommen oder müssen wir als Steuerbüro hinter dem Mandanten hinter sein, wenn hier noch keine digitale Lohnakte besteht?

Dann noch meine Frage; wir nutzen die DATEV Personal über DUO - wenn wir jetzt ein Mandat haben, wo wir ausschließlich die Lohnbuchhaltung übernehmen, muss dann hier ein kompletter Vertrag mit DUO abgeschlossen werden oder ist hier eine abgespeckte Version angedacht?

Danke schon für alle Infos die kommen.

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Hallo,

die Pflicht der Führung einer digitalen Personalakte wäre mir nicht bekannt.

Wenn sie auf die digitale Zurverfügungstellung bei der SV-Prüfung abzielen, so dürfen Sie das nach meiner Kenntnis auch anders sicher stellen.

Hier wurde auch schon über die Pflicht gesprochen.

Wenn Sie die digitale Personalakte der Datev dafür nutzen wollen, werden Sie wohl ohne aktive Ansprache bei den Mandanten nicht weiterkommen.

Datev Unternehmen online ist der "Eintritt" in die Onlinewelt der Datev, also daher ohne geht - nach meiner Kenntnis - nix.

Viele Grüße

Thomas Reich

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Aus diesem Artikel, erschließt sich das aus meiner Auffassung etwas anders. Daher meine Rückfrage hier an die Community und evtl. eine Rückmeldung von DATEV selbst hierzu.

Wichtige Änderung ab 01.01.2027: Digitale Personalakten werden Pflicht! - EVOTAX

Bin gerade erst dabei mich in das Thema einzulesen und dachte mir, hierüber erhalte ich bestimmt hilfreiche Informationen

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Hallo @Kim_Schmidt .

Die Pflicht zur Vorhaltung von Entgeltunterlagen in elektronischer Form ergibt sich aus § 8 (2) BVV: § 8 BVV - Einzelnorm

Dies allerdings nicht erst ab dem 01.01.2027, sondern durchaus schon länger; der 01.01.2027 ist in unserer Kanzlei der Stichtag, weil eine bis dahin geltende Ausnahmegenehmigung durch die DRV (musste seinerzeit, ca. 2021, schriftlich für die in unserer Kanzlei betreuten Lohnmandate beantragt werden) ausläuft - vielleicht analog bei euch?

Eine DATEV-Info wird es wohl dazu nicht geben.

Wir informieren unsere Mandanten aktiv über diese Verpflichtung, die in ihrer eigenen Verantwortung liegt; falls eine Lösung angefragt wird, gibt es natürlich auch entsprechende Infos von unserer Seite.

Für DATEV Personal wird DUO (ohne Belege Online) benötigt.

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Hallo @Kim_Schmidt ,

ja, das ist ein Problem: wenn der Begriff "digitale Personalakte" nicht einheitlich und mit identischem Inhalt genutzt wird.

In dem von Ihnen verlinkten Artikel und der (bereits jetzt bestehenden Pflicht, von der man sich aber bis 31.12.2026 befreien lassen kann/konnte) spätestens ab 01.01.2027 eintretenden Notwendigkeit, Unterlagen in Rahmen der euBP elektronisch zur Verfügung zu stellen, handelt es sich um eine Vorschrift innerhalb der BVV. Nur die dort genannten  Unterlagen sind betroffen und auch nur jene, die erst ab dem 01.01.2027 entstehen. 

Sinnvoll ist es wahrscheinlich jedoch, alle Personalunterlagen dann in elektronischer Form aufzubewahren, um ein umfangreiches Nebeneinander von analog und elektronisch zu vermeiden. Ob man bis zum 01.01.2027 allerdings auch alle bis 31.12.2026 entstandenen Belege in die vorgeschriebende Form bringt, muss man selbst entscheiden.

VG

PS: @LarsSchladitz war schneller 😉

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Danke an eure Rückmeldungen. 

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Die Pflicht zur digitalen Personalakte ab 01.01.2027 ergibt sich aus dem Bürokratieentlastungsgesetz IV. Konkret bedeutet das: Arbeitgeber müssen Nachweise über Arbeitszeitkonten, Urlaubsansprüche und bestimmte Vertragsunterlagen digital führen und auf Anfrage der Behörden elektronisch bereitstellen können.
Wichtig: Es gibt keine Pflicht zu einer bestimmten Software — nur zur digitalen Verfügbarkeit und zur GoBD-konformen Unveränderbarkeit der Dokumente. Papierarchive allein reichen dann nicht mehr.
Hat Ihre Kanzlei schon Mandanten, die das Thema aktiv ansprechen?

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Dann noch meine Frage; wir nutzen die DATEV Personal über DUO - wenn wir jetzt ein Mandat haben, wo wir ausschließlich die Lohnbuchhaltung übernehmen, muss dann hier ein kompletter Vertrag mit DUO abgeschlossen werden oder ist hier eine abgespeckte Version angedacht?

Eine abgespeckte Version gab es unter dem Produktnamen "DATEV Personal-AddOn". Das Produkt wurde jedoch zum 31.12.2026 angekündigt und kann darum seit einigen Monaten nicht mehr bestellt werden. 

https://www.datev.de/web/de/berufsgruppenuebergreifend/service-und-support/umstellungen/datev-personal-add-on-produktausstieg-zum-31-12-2026 

Damit gibt es keine Alternative mehr zu DUO, wenn DATEV Personal eingesetzt werden soll.