Ein sonniges Hallo an alle 
Wir beschäftigen uns aktuell mit der Umstellung von einzelnen Mandanten auf die digitale Personalakte in unserer Lohnabteilung. Ziel ist es, den Austausch von Unterlagen komplett digital abzuwickeln.
Bei unseren ersten praktischen Schritten ist nun die Frage aufgetaucht, wie der Lohnmitarbeiter vom Eingang neuer Belege erfährt?
Beim bisherigen "Papieraustausch" hat der Lohnmitarbeiter die eingegangenen Belege je nach Eingang auf seinen Schreibtisch bekommen und hat die Belege in der "Lohnvorzeit" zeitnah beim jeweiligen Mandanten erfasst. Zum Lohnstichtag ist dann die eigentliche Lohnabrechnung durchgeführt worden.
Da es jetzt keine Papierbelege mehr auf seinen Schreibtisch gibt, müsste der Lohnmitarbeiter nun jeden Tag jeden Mandant im Unternehmen online oder im Programm dig. Personalakte öffnen und schauen, ob es neue Belege gibt?!? Das kam in der Lohnabteilung verständlicherweise gar nicht gut an
Erste Idee war es nun, die E-Mail Benachrichtigung bei Belegeingang im Unternehmen online zu aktivieren. Dies ist aber auch nutzlos, da in der E-Mail zwar der Mandant, aber nicht der Belegtyp aufgeführt wird - so daß man auch wieder den Mandant öffnen und kontrollieren müsste, ob jetzt eine Eingangsrechnung (der wesentlich häufigere Fall) oder ein Lohnbeleg übermittelt wurde.
Haben wir eine Möglichkeit übersehen? Wie wird das in anderen Kanzlei vom Workflow gehandhabt? Wie hat sich Datev den Ablauf vorgestellt?
Vielen Dank für etwaige Anregungen,
Dana Stoll
Sie zählen doch hoffentlich die Nennung enes Abteilungsleiters oder eins Admins einer Großkanzlei anders, als die Nennung einer normalen Lohnbuchhalterin, bei deren drei Fällen bereits eine Sofortanmeldung von einer Kollegin während ihres Urlaubs verpennt wurde, da es keine aktive Benachrichtigung gab.
Ich gebe Ihnen in der Form Recht, dass da ggf. 10 oder mehr Lohnbuchhalter diesen Änderungswunsch haben. Auf der anderen Seite könnte es aber auch nicht sein, wenn ein bis zwei Großkanzleien eine Wunsch haben, dass das als was weiß ich wie viel Nennungen zählt und deshalb dann "nur" noch für die ein bis zwei Kanzleien "gesprungen" wird.
andreashofmeister, dann sollten wir hier vielleicht mal einen Aufruf für Nennungen starten. 
Vernetzung, na dann vielleicht doch noch Regional-Stammtische für solche Planungen.
Bitte +1 bei Wunsch, denn es sollte eine Kleinigkeit sein, in die Mail den Belegtyp mit aufzunehmen, schöner wären ordnerindividuelle Benachrichtigungen, aber man kann auch auf Empfängerseite filtern.
Bis dahin kann ich den CP-Datenspeicher empfehlen, dort kann man genau das einrichten! Dies ist unser Ersatz für E-Mail geworden und dort ist es möglich, Ordner einzurichten und diese mit Mandanten zu teilen. Mit diesen Ordner lassen sich individuelle Benachrichtigungen verknüpfen. So kann unterhalb von dem Mandanten "Muster" der Ordner "Lohn > Steuerberater" eingerichtet werden.
Der Mandant bekommt eine E-Mail:
Alternativ kann auch ein Link geteilt werden, der nach Eingabe des Passworts den Zugriff auf den Browser gewährt. Bei uns sieht der (noch) so aus, hier kann auch eine Einbindung in die eigene Website oder eine individuelle Domain stehen:
https://ds22726.mycomp-pro.com/s/4S89zpZGRrSzIeQ
Wer es probieren möchte: Das Passwort lautet Muster!12
Dank Nutzung von Standards, gibt es für den Zugriff auch Apps und Desktop-Anwendungen, die eine Einbindung in Workflows erlauben.
Und das ganze für 40€ im Monat für 20GB und unendlich User.
Warum mache ich Werbung: Es ist die kurzfristige (max. 10 Tage Einrichtungszeit) Lösung des geschilderten Problems und vollständig in die eigenen Prozesse integrierbar. Dazu finde ich die Lösung und vor allem das Preis-Leistungsverhältnis super. Zuletzt ist Comp-Pro seit vielen Jahren unser DATEV Lösungspartner, den ich gerne unterstütze. Ansprechpartner ist Andree Kühnel (Andree.Kuehnel@comp-pro.de), da das Programm so neu ist, dass es nicht einmal auf der Homepage steht...
Dropbox ist genau der richtige Vergleich, mit dem entscheidenden Unterschied, dass die Daten in Deutschland liegen.
Das heißt die Mandanten packen z.B. die Daten für neue Arbeitnehmer (Fragebogen, Arbeitsvertrag, Mitgliedsbescheinigungen usw.) in den Ordner "Lohnunterlagen für Steuerberater" und der zuständige Mitarbeiter in der Kanzlei erhält automatisch eine E-Mail?
Andersherum kann man so die Lohnauswertungen und erstellten Zahlungsverkehrsdateien in den Ordner "Lohnunterlagen für Mandant" packen und der Mandant erhält ebenfalls automatisch eine Datei?
Angeblich muss ich sagen, soll das genau so funktionieren, wir haben diesbezüglich am Montag einen Termin mit einem Techniker, wenn es dann nicht klappt, werde ich hier berichten.
Man kann einer Vorhalte-Dauer individuell festlegen, anschließend werden Daten und Linkfreigaben gelöscht.
Der Mandant muss nichts installieren, einfach zu prüfen, indem Sie auf den Link klicken 
Er kann aber auch über Programme automatisiert zugreifen.
