@sternenreiterin schrieb: Hallo Zusammen, momentan "streiten" meine Chefin, unser Admin und ich über das Thema digitale Belege. Was ist mein Ziel? Ich möchte die Belege der Mandanten einscannen (bzw. teilweise werden die bereits per E-Mail geschickt) und dann in Datev Rechnungswesen über das digitale Belegbuchen verarbeiten. Im besten Fall ist der Beleg dann mit der Buchung verknüpft. Da die Verknüpfung (anscheinend) nicht lokal passiert, sondern über das Rechenzentrum läuft stellt sich natürlich unweigerlich die Frage nach den Kosten für die Speicherung der Belege. Die einhellige Meinung hier ist, es sei zu teuer. Unternehmen online ist keine Option, da hier Kosten für die Mandanten entstehen, die sie nicht bereit sind zu zahlen. Wie seht ihr das? Wir sind eine recht kleine Kanzlei mit eher so mittelständischen Mandanten. Lohnt sich das wirklich nicht? Müssen kleinere Kanzleien tatsächlich weiterhin mit Ordnern und Papier und so weiter rumhantieren? Irgendwie glaube ich das nicht. Ich bedanke mich schon mal recht herzlich für Eure Rückmeldungen. Bei ganz kleinen Mandanten können die Belege auch in der Dokumentanablage/DMS gespeichert werden und dann ganz normal über digitale Belege gebucht werden. Beim Buchen dann in den Eigenschaften die Quelle ändern: Dann entstehen keine Kosten für Belege-Online. Nachteil: Die Dokumentenablage wird voll, ein Export für das FA ist m.E. auch nicht möglich. Wir nutzen dass auch bei "Papiermandanten", um Belege für Zugänge Anlagevermögen, Bankbestand 31.12. usw. anzuhängen. Meine Meinung ist, digitale Belege usw. sind sinnvoll, es muss aber im Ablauf der FiBu Vorteile bringen. Nur scannen, damit alles digital ist, macht keinen Sinn, wenn dadurch ein höherer Zeitaufwand entsteht. Auch das Argument, dass der JA schneller geht, teile ich nur bedingt, da man sich im JA eh nur größere Belege noch mal ansieht, aber i.d.R. keine kleinen Quittungen. Scannen sollte i.d.R. der Mandant. Für den bringt das aber nur Vorteile, wenn er auch mit DUO oder Lexoffice gleich die offenen Posten überwacht und überweist. Ansetzen muss man eine Stufe eher beim Mandanten und dort den Ablauf vom Rechnungseingang, OPOS-Überwachung, Ablage usw. prüfen und optimieren. Wir haben auch Mandante, die noch ganz klassisch die Belege vorbeibringen, wenn man dann die Bank elektronisch bucht, passt das auch.
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