E-Rechnung empfangen und verarbeiten

[#1]

Hallo Community,

das Thema E-Rechnungen wirft seine Schatten voraus und wir sehen uns nach der ersten Informationsrunde an unsere Mandantschaft mit schier unendlichen Fragen konfrontiert. Ein Großteil der Fragen lässt sich aufgrund der fehlenden Glaskugel zur Zeit nicht beantworten.

Wir können jedoch festhalten, dass wir nach der momentanen Informationslage mit der Einführung von DUO (Belege online) bei unserer Mandantschaft zumindest die Anforderung der Empfangsbereitschaft ab 01.01.2025 sowie die revisionssichere Ablage von XRechnungen sowie E-Rechnungen im Format ZUGFeRD (ab Version 2.x) sicherstellen können.

Siehe dazu auch: 4 Empfangene elektronische Rechnungen mit DATEV verarbeiten

Mir stellt sich jetzt die Frage des Early Adopter. Gerade die "Großen" die seit Jahren bereits XML im EDI Verfahren ,bspw. bei den Zulieferern der Automobilbranche, im Einsatz haben, könnten auf die Idee kommen, mangels national zertifizierter Transferplattformen (ab 2028 vorhanden?, wer es glaubt!), eine E-Rechnung im reinen XML-Format an die Rechnungseingangsadressen der Unternehmen zu versenden.

Belege online hat da beim gestrigen Test noch versagt.

Beim Test des neuen E-Rechnung XML-Viewer (Quba-Viewer, Download: Quba e-Rechnungs-Viewer ) wollte ich es mir nicht nehmen lassen, die Sample-XML (Download: E-Rechnung XML Beispiele ins DUO zu laden.

Momentan sieht das dann noch so aus:

Bin ich hier zu technisch unterwegs? Ist davon auszugehen das ab 01.01.2025 nur hybride E-Rechnungen, sprich PDF mit embedded XML oder XRechnungen verschickt werden bis die Transferportale verfügbar sind?

Ich sehe hier großen Angriffsflächen für die Einschleusung von Schadcode wenn ungeprüft XML-Dateien "verarbeitet" werden.

Sehe ich das zu schwarz?

[#2]

Ich habe tatsächlich gestern mal eine XRechnung hochgeladen.

In meiner Ansicht wird nicht die XML angezeigt, sondern eine 6 Seite grobe Zusammenfassung der Rechnung. Siehe Screenshot - Auch nicht sonderlich schön für die weitere Verarbeitung.

Die XRechnung habe ich über PDF24 erzeugt (zu Testzwecken).

Was ich schade fand: Aus den XML-Daten wurde quasi nichts erkannt - kein Umsatz, keine Lieferantendaten. Aber vielleicht denke ich hier auch falsch. 

Gleiches habe ich auch mit Zugpferd gemacht. 

Keine Ahnung warum bei dir anders aussieht.

LG PaHeld

[#3]

Aktuell glaube ich, liege ich persönlich noch falsch, was die E-Rechnungsplattfform tatsächlich für meinen UO-Online-Mandant darstellen soll. Ich hatte es im ersten Moment so verstanden, dass das meine erste Anlaufstelle für z.B. eingehende E-Rechnungen sein wird.

Aber wenn ich diese mit UO schon grundsätzlich irgendwie verarbeiten kann, wäre das zumindest ein erster Schritt. Dann bräuchte ich den Schritt über die Plattform nicht.

Mir persönlich war auch nicht bewusst, dass die Ablage in UO komplett als revisionssichere Archivierung gilt. Das liegt aber vermutlich an meiner Unwissenheit. Es war mir einfach nicht klar. Auch hier dachte ich: Revisionssicher wird sicherlich nur die E-Rechnungsplattform sein.

Ich bin gespannt, wie schnell die Datev das Thema tatsächlich umsetzen kann. 

[#4]

Ich kann bestätigen, dass DUo für X-Rechnungen eine komisch anmutende 7-seitige pdf-Datei als "Sichtkomponente" erzeugt. Die Daten wurden indes alle korrekt ausgelesen.

Ich habe heute morgen bei einem Mandanten eine ZUGFeRD V. 2.2 getestet, die aus seinem ERP-System (sage) erzeugt wurde. Hier wurde die  (korrekte/gültige) IBAN von DUo nicht übernommen, obwohl diese m.E. korrekt in der XML-Datei angegeben ist.
Auszug der XML:

<ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount>

<ram:IBANID>DE5XXXXX01860010XXXX6X</ram:IBANID>

(die "X" sind natürlich von mir, wie gesagt, die IBAN ist gültig gewesen)

Würde gerne verstehen, woran das liegt.

Bringt ja nichts, sich auf die E-Rechnung i.Z.m. DUo zu freuen, und dann hat man weniger Daten als durch die OCR-Erkennung (kein Spaß, wir haben dies getestet, dieselbe Rechnung wurde mittels OCR korrekt mitsamt IBAN ausgelesen...

[#5]

Hallo PAHeld,

danke für den input.

Ich hatte das tatsächlich auch bereits vor geraumer Zeit über die XRechnungsplattform vom Bund probiert ( XRechnung Bund ) und da eine netten Hinweis in der Anzeige von DATEV bekommen:

ZUGFeRD sah da schon um einiges besser aus.

Vermutlich war das Testfile der E-Rechnungs XML von QUBA noch nicht mit DUO kompatibel (Fehler im Header oder Steuerzeilen etc.)

PDF24 ist ein guter Tipp. Danke!

[#6]

Hallo dirk2018,

genau das war meine Hoffnung. Ich dachte das zumindest mit dem Vorliegen der XML-Daten das "OCR-Rätselraten" ein Ende hat.

Hoffen wir mal das DATEV das noch bis 01.01.2025 in den Griff bekommt.

[#7 · Accepted solution]

---

@S_U_P_E_R_V_I_S_O_R  schrieb:

Vermutlich war das Testfile der E-Rechnungs XML von QUBA noch nicht mit DUO kompatibel (Fehler im Header oder Steuerzeilen etc.)

---

Alternativ: DUO ist (noch) nicht 100 % konform zum Standard. Würde ich auch nicht ausschließen wollen, dass QUBA oder sage da korrekte Sachen machen und der Fehler bei DUO liegt.

[#8]

---

@rschoepe  schrieb:
Alternativ: DUO ist (noch) nicht 100 % konform zum Standard. 

---

Und ich habe gerade die Aussage bekommen "Datev kann das schon seit Jahren" 😄

Danke für die Info die schon Lust macht 😄

@S_U_P_E_R_V_I_S_O_R  schrieb:
Mir stellt sich jetzt die Frage des Early Adopter. Gerade die "Großen" die seit Jahren bereits XML im EDI Verfahren ,bspw. bei den Zulieferern der Automobilbranche, im Einsatz haben, könnten auf die Idee kommen, mangels national zertifizierter Transferplattformen (ab 2028 vorhanden?, wer es glaubt!), eine E-Rechnung im reinen XML-Format an die Rechnungseingangsadressen der Unternehmen zu versenden.

Ähm, ab 2025 ist das ja Pflicht und man darf ja nur dann auf eRechnung verzichten wenn der Empfänger das explizit sagt. Da werden ja alle drüber fallen...

EDI ist ja übrigens auch nicht 100% korrekt, aber bis 2027 geduldet. Dann muss das Format erneuert werden um die Steuerdaten auslesen zu können.

Also wir werden allen Geschäftspartner grundsätzlich die Erlaubnis erteilen uns eine Rechnung wie bisher zu stellen. Dann ist das doch in Ordnung das DUO das doch noch nicht so gut kann 😄

[#9]

Hallo @dirk2018 

die IBAN, die zum Element
<ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount>

gehört, wird vorbelegt, wenn die Rechnung mit Belegtyp/-kreis Rechnungseingang hochgeladen wurde und auch ansonsten valide ist.

Sie könnten das Importprotokoll prüfen, ob hier ein entsprechender Hinweis vorliegt.

[#10]

Wir sind derzeit auch dabei unsere Mandanten zu informieren. Da mich die aufbereitete XRechnung in Unternehmen online nicht überzeugt hat, habe ich mal in Finmatics eine XRechnung hochgeladen.

Als Ergebnis habe ich das bekommen, was ich bei einer aufbereiteten XRechnung erwartet hatte. Alle Daten auf einer Seite und ganz üblich wie eine normale Rechnung. Es wäre schön, wenn DATEV die Darstellung einer XRechnung nochmal überarbeitet und die 6 oder 7 Seiten ebenfalls auf einer Seite aufbereitet.

[#11]

Hallo @Silvija_Döbereiner,

wir erarbeiten gerade auch eine Strategie & Wissen um die E-Rechnung bei Mandanten "begleitend" zu informieren.

1. Wird es ein "Prüftool" der Datev geben mit welchem man erhaltene Rechnungen auf deren "EU-Norm" prüfen kann? Handelt es sich um eine ZUGFeRD 1.x oder bereits um 2.X ...

2. Wann werden Norm EN 16931 Rechnungen richtig in DUO angezeigt - wird es einen Hinweis geben das es sich um eine Norm EN 1693 konforme Rechnung handelt?

3. Werden beim Upload der Rechnungen bereits Prüfungen durchgeführt und ggfs. veraltete Versionen abgelehnt oder mit Hinweis (siehe 2.) versehen?

4. Es wird hoffentlich nicht möglich sein ZUGFeRD 2.X Rechnungen zu trennen oder zu heften damit diese regelkonform erhalten bleiben?

5. Verstehen wir das richtig: Die neue E-Rechnungsplattform von Datev ermöglicht wie ein "Mailpostfach" den Empfang, Prüfung auf Norm EN 1693, Weiterleitung an ERP Systeme oder DUO genauso wie den Versand?

Können hier also (perspektivisch) auch Rechnungsportale angebunden werden wie es aktuell getmyinvocies kann (amazon, etc.)? Findet dort auch eine Archivierung statt oder werden die Rechnungen nach Weiterleitung an ein System gelöscht?

Gerade zu den Programm / Prüfungsmechanismen von Datev fehlen uns noch Informationsquellen. 

E-Rechnung mit DATEV ist relativ "allgemein" gehalten.

[#12]

Mal was ganz anderes, was ich heute als Pilot erfahren habe:

---

Im nächsten Schritt wird das DATEV E-Rechnungspostfach entwickelt, welches zukünftig den zentralen Empfang und Versand der E-Rechnungen bündelt.

---

Wozu genau? Wird da auch EOcomfort/classic/compact und DATEV Mittelstand und Auftragswesen next angeschlossen? Wozu soll das dienen, wenn laut §§§ der Übertragungsweg einer E-Rechnung nicht festgelegt ist und sicherlich wie heute auch schon einfach die E-Mail als Transportmedium genutzt wird?

Was hat DATEV da vor und wie viel Aufwand, Personal und Ressourcen werden dazu aufgewendet? 

Ich habe leicht das Gefühl, dass uns da das nächste Auftragswesen next droht. 

Wozu gibt es die E-Rechnungsschreibung von der neuen Plattform, wenn es schon Auftragswesen next gibt? 

[#13]

Die Plattformen werden (nicht nur von der DATEV) dazu entwickelt, damit zukünftig

a) die E-Mail aus unsichere Übermittlungsform wegfallen kann

b) ein Kontrollsystem entwickelt werden kann, damit über die Portale der Lieferant meldet, dass er Betrag x als Umsatzsteuer ausweist und der Kunde, dass er diesen Betrag als Vorsteuer geltend macht bzw. bei Steuerfreiheit die Steuer empfangen hat, so dass der Fiskus einen Haken dran machen kann, dass in diesem Fall kein USt-Betrug begangen wurde. So wird zukünftig die Umsatzsteuer quasi in Echtzeit ermittelt. Die Voranmeldung wird dann von den Kanzleien weg zum Mandanten verlagert, da über die Plattform zum Monatsende die Daten für die Voranmeldung schon feststeht. Etwas kleiner gibt es das schon in Ansätzen z.B. bei den Fiskaltaxametern, die jede Fahrt in ein RZ melden, auf das auch die Finanzverwaltung Zugriff hat.

Die DATEV will im Rahmen der E-Rechnungsplattform ein minimales E-Rechnungsschreibungstool anbieten, da einerseits das Portal auch von Kunden benutzt werden kann, die nicht mit DUO arbeiten und andererseits unseren Mandanten ein Tool an die Hand geben, die nur ganz wenige Rechnungen im Jahr schreiben, z.B. Vermietern, damit diese sich nicht für 2 Rechnungen im Jahr DUO mit Auftragswesen next anschaffen müssen.

[#14]

Servus Daniel,

naja, das Portal soll wahrscheinlich so etwas wie Peppol für alle Unternehmen werden. Wobei man auch bei Peppol daran arbeitet für alle komplett offen zu sein.

Ich persönlich habe Deinen Vorschlag mit EasyBill zum schreiben tatsächlich in die Tat umgesetzt, bis wir bei uns ein eigenes Tool bekommen um die Rechnungen wieder so zu schreiben wie wir das brauchen (geht aufgrund der Einschränkungen der möglichen Kandidaten leider nicht). Bis dahin für den Übergang geht das. Und dort gibt es ja auch die Möglichkeit des Empfangs!

Ich halte das vom Grundsatz her richtig, wenn es einen klar definierten Weg für das schreiben, empfangen und verarbeiten gibt. Ich werde aber aus meiner persönlichen Erfahrung heraus da nicht auf DATEV setzen. Die "paar" Ausfälle mit DUO und dergleichen in den ersten 5 Monaten des Jahres zeigen dass man an der ein oder anderen Stelle sicher nicht der geeignete Dienstleister ist.

Persönliche Meinung: erst einmal Empfang der ZUGFeRD-Rg über E-Mail und damit verbunden einer inhouse-Lösung bis sich in 2 Jahren herauskristallisiert hat welcher Anbieter die beste Lösung hat. Wer vorschnell irgendetwas macht wird am Ende der gelackmeierte sein...

[#15]

Hallo @tu_heggi 

Folgendes habe ich dazu in Erfahrung gebracht 🙂: 

Prüftool & Prüfung bei Upload: 
Für DUo wird es so ein Prüftool nicht geben, da es hier zu spät angesetzt wäre. Für die E-Rechnungsplattform ist das geplant: "Darüber hinaus sind zusätzlich ergänzende Services, wie die Validierung von E-Rechnungen und das Bereitstellen von Statusinformationen [...] geplant." (siehe: DATEV E-Rechnungsplattform )

Bei DUO gibt es bereits heute schon Validierungen. Invalide Rechnungen werden aber nicht per se abgelehnt, sondern können trotzdem weiterverarbeitet werden.

Normen:

Bei der Anzeige der X-Rechnungen orientieren wir uns am KOSIT-Standard. Eine Änderung ist nicht geplant.

Trennen / Heften: 

Nein, sie können nicht getrennt werden.

Anbindung an Rechnungsportale /Archiv:

Die DATEV E-Rechnungsplattform wird mit dem noch in Entwicklung befindlichen DATEV E-Rechnungspostfach E-Rechnungen empfangen und versenden können.

Die E-Rechnungsplattform und damit auch das E-Rechnungspostfach wird die Möglichkeit bieten, die E-Rechnungen an DATEV Unternehmen online automatisiert weiterzugeben. Daneben laufen gerade Gespräche mit Softwarepartnern, die ihre Anwendungen an die E-Rechnungsplattform zum Versand und Empfang anbinden werden.

Zur GoBD konformen Langzeitarchivierung benötigt man DATEV Belege online oder eine andere Archiv-Softwarelösung.

Ein schönes Wochenende und 

[#16]

---

Darüber hinaus sind zusätzlich ergänzende Services, wie die Validierung von E-Rechnungen und das Bereitstellen von Statusinformationen [...] geplant.

---

Hier sehe ich schon den ersten Aufpreis der Lösung 🤑. Weil das ja Features sind, die man früher auch nicht hatte und brauchte oder durch Manuel erledigt wurden. 

---

@Silvija_Döbereiner schrieb:

Invalide Rechnungen werden aber nicht per se abgelehnt, sondern können trotzdem weiterverarbeitet werden.

---

Das wird bei der Plattform anders sein? Das glaube ich nicht. Das sind wieder Daten, die DATEV nicht gehören. Ergo wird sich DATEV wie bei den Lohndaten älter als 14J verhalte und der Nutzer der Plattform muss manuell entscheiden, was passieren soll. DATEV darf ja keine Rechnung im Namen des Kunden verwerfen, auch wenn sie falsch sein sollte. 

---

@Silvija_Döbereiner schrieb:

Daneben laufen gerade Gespräche mit Softwarepartnern, die ihre Anwendungen an die E-Rechnungsplattform zum Versand und Empfang anbinden werden.

---

Welche Partner sind das? Die stehen unter NDA? Anhand der Partner lässt sich auch schon ein gewisses Bild erkennen.  

---

@Silvija_Döbereiner schrieb:

Zur GoBD konformen Langzeitarchivierung benötigt man DATEV Belege online oder eine andere Archiv-Softwarelösung.

---

Microsoft Exchange online - Plan 2 und ab damit, wo automatisiert Rechnungen = E-Mails älter als 14 Jahre gelöscht werden und man mit Retention Regeln viel erreichen kann: Archivierung von E-Mails Dazu ist keine Lösung von DATEV notwendig. 

Ferner ist bei mir auf dem IT-Tisch bislang keine Verfahrensdokumentation aufgekommen; noch wollten Prüfer explizit wissen, wie Rechnungen archiviert werden. Wer hier dann wem was erklären muss, würde mich aber schon interessieren. 

[#17]

Solange der Vermieter ust-frei vermietet muss er gar keine E- Rechnung schreiben.

[#18]

Richtig, hier greift die Befreiung für alle die unter § 4 Nr. 8 - 29 UStG fallen.

Allerdings sind die § 9 UStG ja auch nur betroffen wenn über 800k VJ-Umsatz.

Ich stelle mir echt die Frage: Wenn ich dann von meinem Gewerbe-Vermieter eine Papierrechnung bekommen (oder gar keine weil er meint der Mietvertrag reicht weiterhin), wie kann ich denn sicher gehen dass dies korrekt ist? Und kann mir eventuell Unheil blühen in Form von Versagen des VStA wenn der es falsch macht und ich deshalb keine ordnungsgemäße Rechnung habe? 🤔

Das ist etwas ungar glaube ich...

[#19]

Da ab 2028 eine elektronische Rechnung Pflicht ist, glaube ich kaum, dass man aus einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung einen Vorsteuerabzug geltend machen kann.

Ich war der Meinung, dass das mit der umsatzsteuerpflichtigen Vermietung klar wäre, da ansonsten der Vermieter ja nicht unter das B in B2B fällt.

[#20]

Hallo,

das ab 2028 dann sowieso alle müssen ist ja richtig, mir geht es aber um den Zwischenzeitraum.

Das wurde bisher m.E. kaum irgendwo thematisiert. Bsp: Ich habe eine Rechnung die mir der Vermieter in Papierform zukommen lässt, da er sagt er falle nicht unter die Verpflichtung. Bei einer späteren Prüfung kommt aber genau das Gegenteil heraus und der Prüfer streicht mir(!) den VStA.

Wie kann ich dem entgegenwirken? Ich kann es gar nicht prüfen ob die Aussage des Rechnungssteller stimmt. Ich kann es auch gar nicht prüfen!

Gibt es da rechtliche Möglichkeiten?

Ich denke das hier mehr Probleme geschaffen wurden die dann auf den Rechnungsempfänger abgewälzt werden...

[#21]

Zum Thema E-Rechnung kommt noch ein BMF-Schreiben, bis dahin würde ich erst mal abwarten, aktuell gibt es noch viel mehr unklare Fragestellungen ...

-> Wichtig wäre nur (das habe ich aber noch nicht getestet), dass eine reine X-Rechnung / nur xml-Rechnung ohne Belegbild in DUO ordentlich angezeigt und verarbeitet wird.

[#22]

Ich gehe davon aus das die wenigsten die X-Rechnung bekommen. Dazu wäre ja eine Leitweg-ID nötig, die die meisten schlicht nicht haben 😉

[#23]

Ich habe letzte Woche probiert, eine Leitweg-ID zu bekommen.

Es war in Berlin nicht möglich, es bekommen nur Behörden usw. Mal sehen, wann das Fußvolk auch eine bekommen kann, wahrscheinlich erst am 02.01.2025. 

[#24]

Hast Du mal nachgefragt, ob die einem per Post 📯 mitgeteilt wird? 😂

[#25]

Hihi, neee. 😁

Ich übe mich einfach noch ein bisschen in  Geduld, das lernt man hier ja.

Ich wollte es einfach schon mal ausprobieren, zumal mir ein Lieferant angeboten hat, wenn ich ihm die Leitweg-ID mitteile, dann würde er mir in Zukunft E-Rechnungen schicken.

Es hat nicht sollen sein.

[#26]

Ist die Leitweg-ID auch bei einer X-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht?

Ich dachte, nur bei Rechnungen an den Bund usw?

FAQ zum Thema Leitweg-ID | E-Rechnung in der Bundesverwaltung (e-rechnung-bund.de)

[#27]

---

@guenther schrieb:

Ist die Leitweg-ID auch bei einer X-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht?

---

Davon gehe ich aus, weil XRechnung mit Leidweg-ID doch verheiratet ist? Die ZUGFeRD Rechnung braucht ja nur eine E-Mail Adresse. 

[#28]

Normen:

Bei der Anzeige der X-Rechnungen orientieren wir uns am KOSIT-Standard. Eine Änderung ist nicht geplant.

Hallo @Silvija_Döbereiner ,

bitte verstehen Sie das nicht als privaten Angriff - aber geben Sie bitte an die Entwicklung weiter, dass das wieder voll an den Bedürfnissen des Benutzers vorbei geht.

Die Datev möchte doch "Prozesse verändern", oder? Oder will die Datev sich an einen Standard halten, der von der usebility einfach "grütze" ist.

Soll der Anwender zukünftig durch 7 PDF-Seiten scrollen, um zu erkennen wofür die Rechnung war? Selbst eine Rechnung mit einem Cent-Artikel wird auf 7 eher chaotisch wirkenden Seiten dargestellt.

Das ist für den Benutzer nicht aktzeptabel.

[#29]

---

@guenther  schrieb:

Ist die Leitweg-ID auch bei einer X-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht?

---

Alle bisher getesteten Rechnungsprogramme schreiben die xRechnung erst wenn eine LeitwegID hinterlegt wird. Ich gehe davon aus dass dies auch bei DATEV so sein sollte.

[#30]

---

@-Kila-  schrieb:

Ich habe letzte Woche probiert, eine Leitweg-ID zu bekommen.

Es war in Berlin nicht möglich, es bekommen nur Behörden usw. Mal sehen, wann das Fußvolk auch eine bekommen kann, wahrscheinlich erst am 02.01.2025. 

---

Daran wird aktuell noch gearbeitet. Die LeitwegID haben derzeit nur Behörden und Unternehmen wie die DB! Denke das es auch Großkonzerne gibt die bereits eine besitzen. Eine einfache Beantragung ist derzeit noch nicht drin. Hintergrund ist ja, dass die xRechnung bisher von Behörden genutzt wurde. Mit der neuen EU-Pflicht einer e-Rechnung wurde der Bedarf allerdings bereits - so habe ich es gelesen - erkannt.

Das ist ja der Grund warum ich jetzt mal die nächsten 2 Jahre abwarten möchte um hier nicht voreilig zu handeln.