Neu: Lodas Sepa-Lastschriftmandat online erteilen

[#1]

Hallo,

in der neuen Version kann man jetzt die Sepa-Mandate direkt online der Krankenkasse aus Lodas heraus senden.

Allerdings muß dafür der Haken gesetzt werden, daß man die rechtliche Voraussetzung dafür besitzt.

Muß das zwingend eine Kontovollmacht gegenüber der Bank sein? Oder kann mich der Mandant für diese

Aktion formlos bevollmächtigen?

Gruß

Schmitty

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Hallo @sabineschmidt,

rechtlich können wir diesen Sachverhalt nicht beurteilen.
Hat ein Mitglied der Community bereits Erfahrungen hierzu, die an dieser Stelle geteilt werden wollen?

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Hallo Frau Schmidt!

So einfach scheint das gar nicht zu funktionieren.

Wollte das heute gleich mal ausprobieren, bevor ich manuell erst ein Formular ausfülle und schön Papier durch die Gegend schickt.

Klappt aber nicht.

Daten alle eingegeben und ins Rechenzentrum geschickt.

Fehlerprotokoll:

Also muss man warten bis die Krankenkasse irgendwas anfordert. Einfach kann das SEPA-Mandat scheinbar nicht eingerichtet werden. Im SV-Net klappt das auch ohne Anforderung.

Könnte sich DATEV bitte mal positionieren? Das Hilfedokument schweigt zur zwingenden Anforderung durch die Krankenkasse aus.

Wieso kann/darf ich nciht einfach Firmendaten übermitteln? Wäre ja bspw. auch für Bestandsmeldungen ganz sinnvoll.

Gruß

E.H.

[#4]

Nachtrag:

Eben mit einem Kollegen das Problem erörtert.

So wie das im Moment läuft geht das gar nicht. Das muß ein Programmfehler sein.

Klassicher Fall wäre ja der, daß die Krankenkasse neu angelegt wird und für den bzw. die ersten Monat überwiesen wird. Dann fällt dem Arbeitgeber irgendwann ein, man könnte ja auch abbuchen lassen.

Also wird einfach so und ohne Anlaß ein Sepa-Mandat erteilt. Und das muß ja auch einfach so erteilt werden können. Die Kasse kann ja nicht erahnen wann genau ein Sepa-Mandat erteilt werden soll und dann genau zu dem Zeitpunkt auch eine Anforderung sendet damit alle Daten zusammen übermittelt werden können.

Daher nochmal die Bitte an die Leute in Nürnberg:

Ist das ein Fehler oder ist das so gewollt? Das Sepa-Mandat muß dringend auch ohne Anforderung durch die Kasse übermittelt werden können!!!!

Danke

E.H.

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Als einen Programmfehler würde ich es nicht definieren.

Seit einiger Zeit (4-8 Wochen) tauchen immer wieder Meldungen auf:

Angaben zum Arbeitgeberkonto: Die Krankenkasse mit der Betriebsnummer XXXXXXXXX hat für den Arbeitgeber mit der Betriebsnummer XXXXXXXXX Daten zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos angefordert. Die erforderlichen Angaben werden übermittelt, wenn Sie das nächste Mal Daten senden. Die übermittelten Daten sind in der Auswertung 435 DÜ Protokoll Arbeitgeberkonto Krankenkassen dokumentiert.

Ich nehme an, dass das SEPA Mandat nach erfolgter Abrechnung und dieser Rückmeldung erst angelegt werden kann/darf/soll!

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Aber selbst wenn wäre das blöd.

Neue Krankenkasse, Beitragsnachweis geht raus, es soll gleich und sofort abgebucht werden.

Fazit: Bei jeder neuen Krankenkasse muß trotzdem dann erstmalig immer überwiesen werden.

Völlig unpraktikabel

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Wir legen neue Krankenkassen beim Mandanten immer mit dem Haken bei Lastschrift an.

Der Mandant bekommt Post - füllt das angehängte Formular je nach Wissen und Kenntnisstand aus und schickt es zurück und die Kuh ist vom Eis.

Für den ein oder anderen Mandanten bereiten wir es fertig zur Unterschrift vor und übermitteln dann das unterschriebene Formular an die Krankenkasse. Manche rufen auch an und Fragen danach.

Ich persönlich brauche nicht für jeden Schritt in meiner täglichen Arbeit einen Klick der das Leben leichter macht - auch wenn es hilfreich ist. Irgendwann wird mein Posten dann obsolet, weil es nur noch "Knöpfe drücken" ist.

Hin und wieder Kontakt mit dem Mandanten und den Institutionen ist, meines Erachtens in vielen Fällen hilfreich.

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Ja da sollte es eine extra DÜ-Schaltfläche geben, dass man das gleich vor der Lohnabrechnung noch alles schick einrichten kann.

In der Mitteilung von DATEV steht außerdem:

"Beachten Sie: Um ein SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen, müssen Sie die rechtliche Legitimation für die Mandanten-Bankverbindung besitzen."

Das bedeutet, die Lohnabrechnungsstelle braucht eine Vollmacht vom Arbeitgeber?

VG, Nina

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Unter der rechtlichen Legitimation für die Bankverbindung verstehe ich eine Bankvollmacht.

Was wiederum heißt, dass die Lodas Lastschrift nur für Steuerkanzleien praktikabel ist, welche die Bankgeschäfte ohnehin für den Mandant abwickeln.

Eine normale Vollmacht reicht meiner Meinung nicht aus.

Und wer haftet, wenn die Lastschrift fehlerhaft übermittelt und gar nicht übermittelt wurde und dann Säumnis anfällt.

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Ist es dann möglich, das Sepa-Mandat über Personaldaten Online zu vergeben?

Hier hat der Mandant bzw. der bevollmächtigte Mitarbeiter ja bereits Zugriff.

Ansonsten ist diese Funktion wirklich nur brauchbar, wenn der Mandant selbst Löhne abrechnet bzw. für den Kanzleiinhaber

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Danke für Deine Meinung, wir als Lohnabrechnungsstelle sehen das auch etwas kritisch...

Das ist wieder mal alles schön gemeint, aber in der Praxis sind dann wieder Stolperfallen.

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@ennoh  schrieb:

So einfach scheint das gar nicht zu funktionieren.

...

Fehlerprotokoll:

Also muss man warten bis die Krankenkasse irgendwas anfordert.

Ich bin jetzt auch gespannt, was in meinem Fall passiert.

Die KK bei mir wurde vor 3+ Jahren das letzte mal benutzt.

Das Lastschriftmandat von damals ist also nicht mehr gültig (auf Nachfrage bestätigt).

Also hab ich es in LODAS weggeschickt und ebenfalls diese Meldung erhalten.

Im Anschluss daran erfolgte die Abrechnung mit Anmeldung des MA bei der KK.

Jetzt frage ich mich, ob die KK überhaupt eine Anforderung von Daten schickt, da das Arbeitgeberkonto mit allen Daten ja im Prinzip schon vorliegt.

[#13]

Hallo @ennoh,

es handelt sich bei dem Vorgehen um keinen Programmfehler.

Wir müssen den Sachverhalt rund um das SEPA-Lastschriftmandat in zwei Varianten unterscheiden:

1. Wenn das Arbeitgeberkonto bei einer Krankenkasse bereits besteht oder bestätigt wurde:

Sie können das SEPA-Lastschriftverfahren in LODAS einrichten.
Per Klick auf "SEPA-Lastschriftmandat erteilen" wird dieses an das Rechenzentrum gesendet.
Nach erfolgreicher Prüfung im Rechenzentrum wird das SEPA-Lastschriftmandat direkt an die Krankenkasse übermittelt.

Das genaue Vorgehen zur Neu-Einrichtung des SEPA-Lastschriftmandats finden Sie im Dokument 1026736 - Punkt 3.3.1.

2. Wenn das Arbeitgeberkonto bei einer neuen Krankenkasse noch nicht besteht:

Auch hier kann die Erteilung des SEPA-Lastschriftmandats bereits zusammen mit der Abrechnung erfolgen.
Der Zeitpunkt der Übermittlung an die Krankenkasse ist hier aber zeitverzögert.

Beispiel:

Der Arbeitnehmer mit der neuen Krankenkasse wird beim Mandanten angelegt und abgerechnet. Gleichzeitig wird bereits das SEPA-Lastschriftmandant erteilt.

Da noch kein Arbeitgeberkonto bei der Krankenkasse für den Arbeitgeber besteht, kann noch keine Erteilung/Übermittlung des SEPA-Lastschriftmandats erfolgen.
Die Erteilung des SEPA-Lastschriftmandant wird im Rechenzentrum gespeichert.

Mit der Lohnabrechnung wird der Beitragsnachweises an die Krankenkasse übermittelt. Diese fordert daraufhin die Arbeitgeberdaten im Rahmen des Arbeitgeberkonto-Verfahrens an.
Das kann durch die Krankenkasse noch am gleichen Tag oder ggf. später erfolgen. Dies ist von Krankenkasse zu Krankenkasse verschieden.

Sobald die Anforderung vorliegt, wird die Erteilung des SEPA-Lastschriftmandats automatisch an die Krankenkasse übermittelt.
Wann die Krankenkasse die Beiträge über das SEPA-Lastschriftmandant (aktueller Monat/Folgemonat) durchführt ist individuell mit der Krankenkasse abzustimmen.

Beachten Sie dazu den Hinweis in unserem Dokument 1026736 - Punkt 3.3.1:
"Wenn von einer in LODAS neu angelegten Krankenkasse noch keine Anforderung der Arbeitgeberdaten vorliegt, kann keine Übermittlung des SEPA-Lastschriftmandats erfolgen. In diesem Fall wird das von Ihnen gesendete Lastschriftmandat im Rechenzentrum gespeichert und automatisch übermittelt, wenn die Krankenkasse Daten im Rahmen des Arbeitgeberkonto-Verfahrens anfordert."

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Hallo Herr Fürther,

das klingt gut und logisch. Allerdings erklärt es nicht meine Frage, was mit der rechtlichen Voraussetzung

gemeint ist. Darf ich als Sachbearbeiter ohne Bankvollmacht das Sepa-Mandat erstellen?

Viele Grüße

Schmitty

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Hallo Herr Fürther,

ich habe nun Ihren Fall 1 und diverse Sepa-Mandate übermittelt.

Normalerweise gibt es bei allem was digital übermittelt wird ein Übertragungsprotokoll, hier nicht? Oder doch?

LG WS

[#16]

Hallo @sabineschmidt ,

wie bereits mein Kollege @Christopher_Fürther  erwähnt hat, können wir rechtlich nicht beurteilen, ob Sie das SEPA-Mandat erstellen dürfen, wenn Sie keine Bankvollmacht haben.

Bitte klären Sie dies mit dem zuständigen Kreditinstitut.

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Hallo @StarkWo ,

die Datenübermittlung an die Krankenkasse wird auf der Auswertung 435 protokolliert.
Statusmeldungen zum SEPA-Lastschriftmandat können Sie dem Fehlerprotokoll entnehmen.

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Ich habe es gestern mit dem Einverständnis der Mandantin getestet, es hat funktioniert und habe es auch in der Auswertung 435 drin 🙂

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Hallo @Sabrina_Simmerlein ,

wir haben bereits versucht dies mit dem zuständigen Kreditinstitut zu klären. Hier konnte uns leider keiner der Mitarbeiter weiterhelfen.

Von daher ist es zwar schön, dass es die Funktion gibt, aber wenn die rechtliche Situation nicht geklärt ist und keiner dazu eine Antwort geben kann, führt dies leider nicht zur gewünschten Arbeitserleichterung.

Von daher wäre es zu begrüßen, wenn DATEV hierzu weitere Hilfestellung geben könnte.

[#20]

Guten Morgen zusammen,

ich stimme meinen Vorrednern zu. Das Tool wäre für uns eine immense Arbeitserleichterung, allerdings ohne rechtliche Abbildbarkeit leider nicht von Nutzen. 

Auch von uns hier die Anforderung an Datev, einen Lösungsweg zu erarbeiten.

Vielen Dank!

[#21]

Ich frage mich, warum eine Funktion neu eingeführt wird, ohne zu klären wer dies überhaupt ausführen darf. 

Ich denke, dass in der Mehrzahl die Löhne von Steuerkanzleien o.ä. abgerechnet wird und nicht vom den Mandaten direkt. 

Kann man dies nicht im Vorfeld abklären? 

Auch zu der Hinweismeldung, dass das SEPA-Lastschriftmandat nicht übermittelt werden konnte, da keine Anforderung der Krankenkasse zum Arbeitgeberkonto vorliegt ist sehr verunsichernd. Ich habe in den letzten Tagen im Kanzleilohn auf Anweisung auch zwei SEPA-Lastschriftmandate für neue Krankenkassen übermittelt. Nun muss ich nächste Woche bei den Krankenkassen anrufen, und nachfragen, ob diese SEPA-Mandate nun hinterlegt sind oder ob ich diese nochmals per Papier übermitteln muss.

Leider finde ich dies sehr unglücklich geregelt.

[#22]

Kleines Update:

Ich habe soeben bei beiden Krankenkassen angerufen. Die SEPA-Lastschriftmandate waren bei beiden hinterlegt.

Es funktioniert also 😊

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ja, grds. funktioniert es digital und der Zeitverzug hält sich auch in Grenzen, wenn man dran denkt. Es würde unserer Lohnabrechnungsstelle helfen, wenn die Rückmeldungen über die Anforderung von AG-Daten, allgemein kommen könnten und nicht erst, wenn man den Mandanten, den es betrifft, aktiv anklickt. Die Rückmeldezeit der KK ist doch recht unterschiedlich und es ist schwierig, nach der Lohnabrechnungszeit jeden Mandanten einzeln aufzurufen, um zu schauen, ob die Anforderung schon vorliegt und dann die Stammdaten noch einmal zu senden. Und das am besten zeitnah, also quasi täglich. 

Von daher, Frage an Community (oder DATEV :-)), gibt es eine Möglichkeit, das Abo-System für diese Art Rückmeldungen so einzustellen, dass es mandantenübergreifend kommt? Ich wüsste nicht, wie.

Danke

[#24]

Hallo,

einen solchen Abo-Auftrag gibt es leider nicht.

Auch wenn der Abo-Auftrag zum Holen der Rückmeldedaten eingerichtet ist, ist es notwendig, den jeweiligen Mandanten zu öffnen, um zu prüfen, ob und welche Rückmeldungen im Rechenzentrum ankamen.

[#25]

Hallo Zusammen,

wir bekommen in diesem Zusammenhang auch die Fehlermeldung

Habe ich das richtig verstanden, dass der Mitarbeiter und die Krankenkasse zunächst in Lodas angelegt werden müssen und dann die Stammdaten an das Rechenzentrum zu schicken sind. 

Dann DEÜV-abrechnungsunabhängige Anmeldung für den Mitarbeiter vornehmen.

Dann in Lodas SEPA-Lastschrift anlegen und nochmals die Stammdaten an das Rechenzentrum schicken.

Wäre das die Lösung um bei einem neuen Mitarbeiter mit neuer Krankenkasse die Lastschrift bereits im ersten Monat anzustoßen?

Vielen Dank für Eure Antwort.

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@adams  schrieb:

Wäre das die Lösung um bei einem neuen Mitarbeiter mit neuer Krankenkasse die Lastschrift bereits im ersten Monat anzustoßen?

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Ich fürchte, das wird nicht klappen.

Eine abrechungsunabhängige Anmeldung können Sie nur vornehmen, wenn die Krankenkasse bereits im Vormonat angelegt und abgerechnet war. Bei einer Neuanlage im aktuellen Monat können Sie die Anmeldung nicht vorab senden.

Und eine rückwirkende Anlage im Vormonat dürfte auch nicht ausreichen, da die Daten dann noch nicht mit abgerechnet sind.

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High,

dann also doch, Old School ein Formular vom PC aus faxen, vermeidet Mehrarbeit und ist auch fix gemacht.

Und dann auf Besserung der Abrechnungsprogramme hoffen (Ironie aus)😜

Gruss Mike

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Also wir lassen uns mit Originalunterschrift des Mandanten die Erlaubnis erteilen (wieder mal ein Papierordner in der Kanzlei :-)) dass wir das SEPA erteilen dürfen.

Pragmatisch gesehen: was kann schon passieren? Eine unberechtigte Lastschrift kann der Mandant doch jederzeit zurückgehen lassen ...

Zum Verfahren: ich versuche seit 20.12.23 mit einer Krankenkasse das neue Verfahren umzusetzen. Erst fehlte die Anforderung der Krankenkasse weil die Sachbearbeiterin dort einen Haken (der ihr noch unbekannt war) nicht gesetzt hatte.

Dann lief die Anforderung an die Mandantenbetriebsnummer, hätte aber lt. KK an die DATEV gehen müssen (20704202?). Jetzt wurde die Anforderung am 3.1. 24 nochmal an die DATEV geschickt. Ich habe also zwischenzeitlich a) abgerechnet und b) zweimal schon das SEPA-Mandat angestoßen. Die KK hat zweimal die Anforderung geschickt.

Stand heute ist noch nichts bei der KK angekommen.

Woran liegt das jetzt noch?

Also insgesamt ist die Möglichkeit schon super besonders bei ausländischen CEOs die jedesmal ein PAPIER unterschreiben müssen . Die langen sich ja ans Hirn^^

[#29]

von wem bekommt er Post? Die Krankenkasse senden ja keine Sepa mehr raus, bzw nur die großen netten. Die anderen verweißen auf das elektronische und eigenmächtige handeln. Mich würde interessieren wie die Mandanten über das Thema informiert werden und was für Vollmachten gültig sind.

[#30]

dies ist einfach zu lösen die Daten müssen erst an die Krankenkasse gesendet werden also hat die Krankenkasse keine Aufforderung gesendet, müssen wir die Daten senden. Erläuterung hierzu stehen in Dok 1027181